YMCA Victoriaは、若者が前向きで自立した生活を送るためのスキルと自信を身につけられるよう支援することをミッションとする非営利団体です。 同団体は、オーストラリア全土の大規模なレクリエーションセンターやアクアティックセンターを運営し、キャンプ、スポーツイベント、保育施設、リーダーシッププログラムなどを実施しています。 

YMCA Victoria のマーケティングチームは、新型コロナウイルスのパンデミックが始まる直前に Asana の使用を開始し、チームの足並みを揃えて目標を達成できるようにしました。 これはまた、さまざまなビジネスユニットのマーケティングスペシャリストとデジタルスペシャリストを 1 つのマーケティングチーム (約 40 名) にまとめるという部署の再編とも重なりました。 

YMCA Victoria のデジタル最適化部門マネージャーである Josh Russo 氏は、2019年初頭にAsana の導入を主導しました。 当初はデジタルサービスのチームをサポートするために導入されたこのプログラムは、すぐに成功を収めました。 Asana は使いやすく、タスクを複数のプロジェクトに追加でき、すぐに使えるテンプレートが用意されていたため、チームはスムーズに導入を開始できました。 Asana を使用したことで、次のような効果が得られました。

• コミュニケーションワークフローの改善により、社内メールや重複するデータ入力が大幅に削減されました。

• 取り組んでいる仕事の透明性が高まったことで、チーム内の信頼が向上。

• ウェブサイトの構築など、戦略的な業務により多くの時間を費やせるようになり、KPI の達成率が向上しました。

Josh さんのチームでの Asana の導入が成功したことで、このプラットフォームはマーケティングチーム全体に展開されました。

Asana は私たちにとって重要な時期に導入されました。 Asana のおかげで業務効率が向上しました。リモートワークに移行した際、これは非常に重要でした。

Josh Russo 氏、デジタル最適化部門マネージャー

リモートワークへの移行 

パンデミックが始まったとき、マーケティングチームは世界中の多くのチームと同様にリモートワークに移行しました。 この時点で、チームは Asana の使用に慣れ、月次スプリントモデルに従っていました。 Asana がマーケティングチームの日常業務において中心的な役割を果たしていたおかげで、リモートワークへの移行はそれほど混乱をきたしませんでした。 実際、Asana は、世界でも有数の長期にわたるロックダウンを含む、複数回のロックダウンの開始時と解除後にチームが使用した中核的なプラットフォームでした。 

40 人ものメンバーに同じ方法で働いてもらうのは、特にリモートワークでは非常に難しいことです。 Asana では、ワークフローやテンプレートを作成し、タスクを割り当てて複数のプロジェクトに格納できるため、これが簡単に実現できました。

Josh Russo 氏、デジタル最適化部門マネージャー

YMCA Victoria は複数の業界で事業を展開しており、ロックダウン期間中にはすべての業界で大きな変化や制限が生じました。 6 万人を超える顧客や、数千人のスタッフおよびボランティアに、閉鎖や再開について伝えるのはマーケティングチームの責任でした。このプロセスにおいて、Asana は不可欠な存在でした。 

Asana でロックダウンを管理する 

YMCA Victoria のマーケティングチームは、新型コロナウイルスによるロックダウンがもたらした課題に対処するために、次のように Asana を活用しました。 

• 600 件のサブタスクを含む再開タスクテンプレートがあり、マーケティングチームがすべての YMCA 拠点を迅速に閉鎖し、再開するのに役立っています。 Google での営業時間の変更からウェブサイトの情報の更新まで、あらゆる細かい作業がテンプレートに含まれています。 最初は、施設の閉鎖や再開を伝えるのに 1 週間かかっていましたが、現在はテンプレートを使用することで 1 日もかからずに行えるようになりました。必要な時間が 85% 短縮されたことになります。 

• リクエストフォームは新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) の流行前にも使用されていましたが、ロックダウン中はさらに重要になりました。 Asana フォームを使用すると、組織内のメンバーはどこからでもマーケティングリクエストを送信できます。リクエストが迷子になったり、見落とされたりする心配はありません。 マーケティングチームは、1 か月だけで 316 件のリクエストを完了し、合計 4,258 件のタスクをこなしました。 

• Asana が完了したリクエストの数など、必要な情報を収集してくれるため、レポート作成が簡単になりました。 これにより、Josh 氏をはじめとするチームリーダーは、ロックダウンや新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) によるその他の混乱にもかかわらず、通常業務を継続しやすくなります。

全体として、Asana を使うことで、チーム全体のコミュニケーションとコラボレーションがはるかに簡単になりました。 プロジェクトを作成して共有し、タスクを割り当て、タスクにコメントできるため、社内メールの必要性が減りました。 リモートワークへの移行により、Asana の使用はさらに増加し、現在ではほとんどのチームメンバーが、勤務を開始する際に他のプラットフォームよりも先に Asana を開いています。  

最新の再開では、ウェブトラフィックが 84% 増加し、セールスリードが 80% 増加しました。 Asana がチームのサポートのもと構築したプロセスがなければ、この管理は不可能だったでしょう。

Josh Russo 氏、デジタル最適化部門マネージャー

ハイブリッドワークへの移行 

YMCA Victoria は現在、ハイブリッドワークモデルに移行しています。 マーケティングチームは引き続き Asana で仕事を管理しています。 マーケティングチームの新規メンバーは全員、「はじめての Asana 体験セミナー」のトレーニングコースを受講した後、YMCA Victoria 専用のオンボーディングプロジェクトに進みます。このプロジェクトでは、チームプロジェクトでテンプレートを使用する方法など、社内プロセスの概要が説明されています。

Josh さんは、翌年に予定されているすべてのマーケティング活動をまとめたメガプロジェクトを作成し、さらに正確に追跡および報告できるようにする予定です。 また、チームが Asana を引き続き最適な方法で使用できるよう、社内の Asana アンバサダークラブを立ち上げることも計画されています。