絶え間なく変化するメディア環境において、We Are Eraは時代の動向を常に把握し、トレンドを特定し、現在の時代精神に合ったコンテンツソリューションを提供し、積極的に時代を形作っています。 では、同社はどのようにして他の代理店よりも迅速にクライアントのリクエストに対応し、クリエイティブに実現しているのでしょうか？ We Are Era は、Asana のようなコラボレーションテクノロジーを活用してプロセスを標準化し、仕事を自動化し、いつでも情報を見つけられるように管理しています。 その結果、効率が向上し、プロジェクトのタイムラインが短縮されました。

Asana でプロセスを標準化し、自動化することで、チームは仕事を把握し、時間を節約し、本当に重要なこと、つまり説得力のあるコンテンツに集中できます。

Christian Röhrich 氏、ピッチ & プロジェクトマネジメントチームリード

ピッチ & プロジェクトマネジメントチームは、We Are Era が現在採用している成功を収めるプロジェクトマネジメントのコンセプトを開発しました。 Christian Röhrich さんが率いるこのチームは、ポジショニング、クリエイティブコンセプトの開発、会社のプレゼンデッキ、インフルエンサーの調達、メディア購入、配信計画を担当しています。 社内外のステークホルダーとのインターフェイスとして、ブランドや公的機関向けの新規プロジェクトの主導に加え、Asana を使った部門横断ワークフローの管理を担当しています。

Asana が We Are Era のプロジェクト管理の中核となるプラットフォームに

これまで、チームはコミュニケーションとコラボレーションにさまざまなソリューションを使用していました。 これは煩雑で、最終的にはプロジェクト管理チームにとって余分な業務が発生していました。

当初、We Are Era は Asana のフリーミアムバージョンを、旅行、IT サポート、デザインリクエストなど、拠点を超えた仕事リクエストのツールとして使用していました。 Christian 氏は、Asana にはさらに大きな可能性があることにすぐに気付き、チーム全体への使用拡大を開始し、プロジェクト管理や日常的なコラボレーションの中心的なプラットフォームとして Asana を活用するようになりました。

同社のプロジェクトには通常、戦略、クリエイティブ、制作など、多くの部署が関与するため、ブリーフィングやフィードバックのやり取りなど、調整が必要なことがたくさんあります。 Christian 氏とチームは、Asana でプロジェクトのワークフローを標準化しました。その結果、全員が明確に構造化された場所でコラボレーションを行えるようになり、効率的な働き方が実現しました。 繰り返しの管理や整理作業については、Christian 氏は期日などの特定のトリガーによって作動するオートメーションルールを作成し、時間を節約し、仕事量を最小限に抑えました。

Christian 氏にとって、クラス最高のワークフローを実現するのはステータスレポートと明確さです。プロジェクトに関わるすべての人が、自動化されたステータスレポートを通じて、または Asana でプロジェクトを確認することで、プロジェクトの進捗状況や仕事の現状を把握できます。 さらに、コミュニケーションはプロジェクト単位でさまざまな階層レベルで Asana で行われるため、追跡、分類、ソートが可能で、誰もが簡単に見つけることができます。

Asana が「信頼できる唯一の情報源」として貢献していることを実感できます。 もうすべてを頭に入れておく必要がないので、プレッシャーを増やすことなくプロジェクトの数を増やすことができます。

Christian Röhrich 氏、ピッチ & プロジェクトマネジメントチームリード

チームメンバーは、Asana を使用するかどうかを自分で決めることができました。 多くの人が、進行中の仕事をプラットフォームで管理することの価値をすぐに認識し、Asana でプロジェクトやタスクに取り組み始めました。 Christian 氏にとっては、チーム内でオートメーションルールを強調することが重要です。そうすることで、メンバー全員が主要なタスクに取り組んでいる間に、「バックグラウンドで何が起こっているか」を把握できるようになります。

また、Asana を強く支持する一部の従業員は「Asana タスクフォース」を結成し、新機能がリリースされるたびにテストを行い、プロセスが Asana で有意義にマッピングされていることを確認しています。 同僚をサポートするだけでなく、We Are Era 内でプラットフォームをさらに拡大することに積極的に貢献しています。

チームメンバーが Asana を最大限に活用する方法

Christian さんのチームは、新規クライアントからのピッチリクエストやブリーフィング、または既存クライアントからの新規プロジェクトのリクエストを評価する業務を担当しています。 部門や国を越えて、We Are Era のすべての拠点でリクエストを処理しています。 チームは Asana で共有プロジェクトを使って作業を行います。このプロジェクトには、セールスチームからの新規問い合わせがすべて自動的に届きます。

Asana プロジェクトで新規プロジェクトの問い合わせを受け取ると、ピッチ & プロジェクト管理チームは、目標期間、予算計画、コンサルティングの強度、ターゲットグループなどの重要な主要データを明確にします。 提供された情報が不十分な場合、セールスチームとのコミュニケーションは、標準プロセスとして Asana フォームを介して直接行われます。 従業員がお客様に直接送信できるように、別のフォームも用意されています。 固定フォームを使用した問い合わせワークフローにより、品質が確保され、プロジェクト開始時の時間の浪費が最小限に抑えられます。

必須情報がすべて収集されると、キャパシティ、スキル、関心に基づいて、プロジェクトに適したプロジェクトマネージャーとチームが選ばれます。

プロジェクトマネージャーは、Asana で締め切りや従業員の作業状況を確認できます。 これにより、別のプロジェクトを引き受けたり、サポートしたりできるメンバーを一目で確認できます。 Asana の構造により、ピッチ & プロジェクトマネジメントチームは、はるかに効率的に仕事を進めることができます。

しかし、Asana を使って仕事をすることを好むのはピッチ & プロジェクトマネジメントチームだけではありません。Asana は、部署や担当業務に応じて HubSpot、Dropbox、CreatorIQ、Tubular、Socialbakers、CrowdTangle、Frame.io とともに、会社全体で一元的なワークマネジメントプラットフォームとして使用されています。

Asana は視覚的に構築されています。これは、マーケティングをベースにした会社にとって非常に重要なことです。 また、お客様にも Asana で一緒に働きましょうとお願いしています。

Christian Röhrich 氏、ピッチ & プロジェクトマネジメントチームリード

Asana の大きなメリットの 1 つは、ユーザーがさまざまな方法で仕事を表示できる点です。 多くの人が、ワークフロー全体を視覚化し、タスクに添付された画像などのクリエイティブアセットを確認できるボードビューで作業することを好みます。 タイムラインビューも人気があり、クライアントと簡単に共有できるため、関係者全員がプロジェクトの仕事がいつ行われているか、またそれがどのようにつながっているかを確認できます。

Asana の機能は非常に直感的でユーザーフレンドリーなため、長時間のトレーニングは必要ありません。 たとえば、新規顧客のオンボーディングは、同社が開発したシンプルな手順を使えば、通常わずか 15～20 分で完了します。 

Asana @ We Are Era: 数値で見るサクセスストーリー

We Are Era では、8 か所の拠点すべてで 240 人の従業員が希望する言語で Asana を使用しています。2022 年 3 月現在、Asana で 2,500 件のプロジェクトと 40 万件近いタスクを処理しています。 Christian 氏は、Asana のルール、フォーム、プロジェクトテンプレートの使用が増えることで、年間平均 90 日分の労働時間を全体で節約できると推定しています。

Asana で作成されたタスクの数は、ここ数か月間、着実に増加しています。 これは、ツールがどれだけ広く採用されているか、どれだけ多くの機能が連携されているか、そして Asana を通じてどれだけ多くのプロジェクトが管理されているかを示しています。

Christian Röhrich 氏、ピッチ & プロジェクトマネジメントチームリード

Asana によるプロセスの継続的な最適化

Asana により、顧客とのコラボレーションもはるかに透明性が高まり、効率的になりました。 We Are Era は、Asana を介して送信されたリクエストに対して、多くのお客様がより迅速かつ頻繁に返信することに気づきました。 お客様からのフィードバックが増えるため、進行中のプロジェクトをお客様のニーズに合わせて調整し、ストレスを抑えながらより成功裏に完了させることができます。 Asana で顧客エンゲージメントを向上させることで、We Are Era は顧客満足度を高め、長期的な顧客ロイヤルティを強化しました。

Asana を使うことで、ロケーションを問わずシームレスに仕事ができるようになったため、従業員の働き方は永続的に変化しました。 Asana で一元管理されているすべての情報はどこからでもアクセスできるため、オフィスや自宅だけでなく、どんな場所からでも働くことができます。 ネイティブモバイルアプリもこの点で非常に成功しています。

Asana を使えば、毎回一から作成する必要がなく、オープンで率直な情報交換が可能になります。

Christian Röhrich 氏、ピッチ & プロジェクトマネジメントチームリード

Asana のおかげで、We Are Era は社内全体で透明性の高い共同作業を行い、すべてをオープンにコミュニケーションできています。 メディア業界はペースが速く、デジタルであり、非常にオープンな業界です。従業員は、Asana で他の人とアイデアを共有したり、サポートを依頼したりするこの働き方のメリットをすぐに認識しました。 多くの場合、他の人がすでに類似のプロジェクトを行ったり、ターゲットグループを調査したり、適切なインフルエンサーを知っていたりします。 これにより、工数の重複を回避し、経験を共有し、プロジェクトをより迅速に進めることができます。

同僚からの情報は新しいプロジェクトに大いに役立ち、知識の伝達は従業員のモチベーションを高め、仕事の質と効率を向上させます。

We Are Era における Asana の次のステップは？

We Are Era は今後、プロジェクト関連のコミュニケーションに Asana を優先的に使用し、オフィス業務を Asana で行い、全体的に Asana の使用を拡大する予定です。 また、ポートフォリオとレポート機能の使用も開始する予定です。

We Are Era は、オートメーションをさらに進めることで、プロセスをさらに使いやすく、効率的にし、従業員が本当に重要な仕事、つまりトップクラスのクリエイティビティを提供することに集中できるようにすることを目指しています。

オープンコラボレーションに沿って、会社は Asana の「ゴール」機能を使って、従業員の OKR (目標と主要な結果) を会社の目標と一緒に保存することも計画しています。 これにより、戦略的な目標が運用レベルの日々の仕事に結びつき、目的、計画、従業員自身の責任が明確になります。 これにより、全員が OKR を達成するために自分のプロジェクトやタスクに優先順位をつける方法を把握できるようになり、また、全体像を把握して、それらが会社の年間目標の達成、そして最終的には全体的なミッションの達成にどのように貢献しているかを確認できるようになります。