製造ディレクターの Whitney Gantt 氏は、職人から顧客へ製品を届けるプロセスを監督しています。 The Citizenryのプロダクト開発、デザイン、製造チームは、最大 10 件のマーケティングリリースを同時に進めており、それぞれが非常に複雑で、時間的制約が厳しいものです。 たとえば、春のシーズンのローンチでは、メキシコの枕、インドのラグ、マラウイの壁掛けなど、最大 50 のアイテムが取り上げられることがあり、各製品を市場投入するためのタスクは約 100 件にのぼります。

チームは以前、プロジェクトのステータスや期日をスプレッドシートで管理していましたが、会社の規模拡大に伴い、その方法は限界に達し始めました。

• リリースのタイムラインに関する手作業でのデータ入力に時間をかけすぎていた。

• ステークホルダー向けのレポート用に情報を細かく分析することができなかったため、スライド資料など、複数の場所で同じデータを更新する必要がありました。

• 従うべき標準的なプロセスがなかったため、リリースの重要なステップが最後まで忘れられていることがよくありました。

The Citizenry は、リリースに向けてコラボレーションを行うために従業員を増やしたため、プロジェクト全体の可視性を高めるためのワークマネジメントプラットフォームを必要としていました。

データ入力には相当の時間がかかっていました。そこで、「Asana に移行すれば、必要な形式でエクスポートできる柔軟性があるはずだ」と考えました。

Whitney Gantt 氏、制作部長

数百の締め切りを一元管理するホーム

The Citizenry は、部署間のスムーズな引き継ぎを促進するツールを探していました。25 人の従業員からなる同社では、マーケティング、e コマース、フルフィルメント、製品開発など、ほぼ全員がリリースに関わるからです。

Asana には、必要な機能が備わっていました。すべてのタスクと締め切りが一元管理され、カレンダーやリストなど、複数のビューを切り替えることができました。 Asana はまた、ユーザーフレンドリーで視覚的に魅力的なものでした。これは、デザインに重点を置くビジネスにとって重要な点でした。

チームとしてプロセスを構築する

Whitney さんのチームは、慣れ親しんだスプレッドシートビューを模倣したワークフローを Asana で作成しました。 チームメンバーが各従業員をトレーニングし、Asana の使い方を覚えるためのシンプルなプロジェクトである個人の To-Do リストの作成をサポートしました。 Asana の価値を実感し始めたメンバーは、より多くのワークフローを追加し、その構造がニーズに合っているかどうかを確認するためにフィードバックを集めました。 これらのプロセスを共同で作成することで、チームメイトはプラットフォームに慣れ親しむようになりました。

現在、チームメイトは毎週の製品開発会議の前に Asana でタスクを更新しており、Asana の導入が強化され、情報の伝達にかかる時間が短縮されています。

データ入力にかかる時間を大幅に節約できました。また、Asana によって迅速なフィードバックループが実現し、誰かのデスクに行ったり、ミーティングを予約したりする必要が最小限に抑えられています。

Whitney Gantt 氏、制作部長

リリースの期日遵守、製品納入の期日遵守

The Citizenry が Asana を使用するようになってからは、チーム間の引き継ぎがより簡単になりました。 依存関係とタイムラインが明確になり、いつ何が行われるのかを全員が正確に把握できます。 データ入力にかかる時間が 1 人あたり週に 2～3 時間短縮されました。Asana が信頼できる唯一の情報源であるため、同じ情報を 3～4 か所で更新する必要がないからです。

明確なプロセスとプロジェクトの状況が可視化されているため、Whitney 氏とチームは、予期せぬ事態や忘れられたステップに対応するのではなく、リリースに何が欠けているかを積極的に確認できます。 新しいローンチでは、Asana プロジェクトテンプレートを出発点として使用し、時間の経過とともに改善しています。

The Citizenry が最近行った日本製品の発売は、情報の引き継ぎが容易になったことで、リリースがどれほどスムーズになったかを示すものです。 リリースの遅延が減り、在庫管理がより厳密になりました。現在、在庫の問題は Asana プロジェクトで追跡されており、オーナーシップの明確化と情報の統合により、在庫の問題に対するフィードバックのスピードが少なくとも 60% 向上しています。

在庫管理を合理化することで、出荷日を守れないことや、アイテムの過剰販売が減り、また、「在庫切れ」と見なされるはずだったアイテムをより多く事前販売できるようになります。 結局のところ、情報フローの改善はビジネスの成果の向上につながります。「仕事の解剖学」インデックスによると、ワークマネジメントソフトウェアを使用する組織の 64% は、効率良い仕事ができる体制が整っていると回答しています。一方、そのようなシステムを持たない組織ではこの数字は 27% に留まっています。

在庫を超過して販売してしまう製品が減り、その結果、出荷日を延期するために顧客に連絡する回数も減りました。

Andrea Georgi 氏、EC 部門 ディレクター

フェアトレードと実店舗

The Citizenry の今後の展開は？ ニューヨークの SoHo エリアに、実際の店舗をオープンしました。 また、2020年には 3 か国から新たな製品をリリースし、Fair Trade の認証取得に向けて取り組んでいます。 同社は長年フェアトレードの慣行を実践してきましたが、正式に認定を受け、プロセスを文書化する時がやってきました。 事業の拡大を続ける中で、同社は自社の価値観に完全に沿った状態を維持したいと考えています。 なぜなら、今後大きな成長が予想されるからです。

Asana は、リリースの妨げとなる問題点を特定するのに役立ちました。リリースサイクルの最後まで、こうした問題点に気づかないことがよくあります。

Anita Akella 氏、製品開発部門ディレクター