対外関係担当チーフの Theresa Agonia 氏は、行政のコミュニケーション、市民サービス、コミュニティ関係を統括し、18 名の専任チームを率いています。 また、Elorza 市長の主要な戦略の一部について、全米の他の都市と連携し、住宅、移民、社会的正義の改革などのトピックに関する知識や学びを共有しています。

しかし、人口 18 万人の都市を統治するのは簡単なことではありません。行政は最初から組織のサイロを解体する機会を見出していました。

• 社会正義の改革から青少年サービスまで、40 の部署がさまざまな取り組みで連携しているため、全員が共通認識を持ち、多くのメンバーやプロジェクトの締め切りを管理することが困難でした。

• 部署の建物が市内各地に点在していたため、サイロ化が進み、連携が困難でした。

• メールの優先順位を付ける適切な方法がなかったため、重要なメールが受信トレイの一番下に埋もれていました。

2015年にエロルザ市長が就任するとすぐに、市長と上級リーダーシップは市役所行政全体を Asana に移行し始めました。これにより、各部署が連携できるようになりました。

政治の世界では課題が尽きることはありませんが、コントロールできることもたくさんあります。 改善、改良できるプロセスもいくつもあります。 Asana のようなツールのおかげで、よりよい仕事ができるのです。

Jorge Elorza市長

市役所の 40 の部署を Asana に移行させる

Elorza 市長は以前から他の組織で Asana を使用しており、市長のチームは選挙運動さえもこのプラットフォームで管理していました。 そのため、市長が就任すると、市長と Theresa さんは市役所の残りの従業員を Asana にオンボーディングしました。

長年にわたり、全員が電話やメールを使って業務をこなしていました。 Theresa 氏は、Asana がどのようにスマートな働き方を実現し、それぞれの役割において優れた成果を出すのに役立つのか、そしてどのように業務を楽にしてくれるのかを強調しました。 また、Asana トレーニングを設計する際には、従業員の技術力の差にも配慮し、同僚と一緒にプラットフォームに参加できるよう、個々の質問に必ず答えるようにしました。

現在、新入従業員は最初から Asana のオンボーディングを受け、人事や倫理に関するトレーニングと並行して Asana を使い始めます。

Theresa さんは、従業員が Asana を最大限に活用するためのヒントやコツを共有しています。

• すべてのコミュニケーションに Asana を使用し、メールや電話に代えて、コラボレーションの記録を検索可能な形で残し、後から参照できるようにしましょう。 チームには、情報共有用のタスクの先頭に「FYI:」を付けたり、質問であることを示すために「Q:」を付けたりするなど、独自のルールや社内用語があります。

• Asana を使って個人的なメモを記録しておけば、何年も経ってからでも過去のプロジェクトを簡単に思い出すことができます。

• Asana のタスクをアクション指向にし、期日を設定して説明責任を明確にします。

• モバイルアプリをダウンロードしましょう (特に現場で働く従業員におすすめです)。これで、パソコンから離れているときでも、仕事の状況を確認できます。

全員が最新情報を把握できるようになり、Asana は過去の仕事の記録を適切に管理する場となり、今後の仕事のロードマップを整理する場となりました。

私たちが就任すると、市役所では多くのことが行われていることが明らかになりました。 廊下での打ち合わせや、複数の部署を横断するプロジェクトが数多くありました。 Asana を使うことで、お互いに情報を共有し、効率を維持できます。

Theresa Agonia 氏、渉外担当チーフ

情報へのアクセスが容易な都市は、親しみやすい都市である

プロビデンス市は 2015 年から Asana を使用して、すべてのプロジェクトに関するコミュニケーションと追跡を行っています。 チームの業務が非常に整理されているため、メールの山に埋もれてしまうことはありません。すべてのメッセージは Asana を介してやり取りされるため、年間 295 日分の労働時間を節約できていると推定されています。 この 295 日間は以前、「仕事のための仕事」で埋め尽くされていました。「仕事の解剖学」インデックスによると、米国のナレッジワーカーは勤務時間の 61% を「仕事のための仕事」に費やしています。

Asana を使うことで、適切なメンバーに適切なメッセージが届くようになり、プロジェクトを完了するための効率的な道筋が生まれました。また、すべての情報が今後の参照用にアーカイブされ、検索可能な膨大な情報資産が構築されました。

また、新型コロナウイルス (COVID-19) によるパンデミックの間も Asana は重要な役割を果たし、リモートワークや複数の部署をまたぐコラボレーションに伴う複雑な問題を管理するのに役立ちました。 以下は、プロビデンス市が Asana で管理しているプロジェクトの例です。

業務計画。 業務計画とは、社会正義改革など、複数のプログラムやポリシーを横断する部門横断型イニシアチブを指す、市独自の用語です。 ワークプランは Asana プロジェクト内に作成され、セクションを使って重点分野別に仕事を整理します。 全員が同じ情報をもとに作業するため、責任範囲と締め切りが明確になります。 たとえば、社会正義改革のワークプランには、警察改革や新たな真実和解および賠償プロセスの取り組みが含まれており、さまざまな部署から 35 人以上が関わっています。 Asana を使用すると、タイムライン上の担当業務に対するメンバーの責任を明確にできます。これは、新しい方針が導入され、さまざまな部署がその周知、実施、コミュニケーションを担当する場合に重要です。 Asana で全員が自分の担当分野だけでなく、ワークプラン全体を確認できるため、進捗レポート、リスク、次のステップなどの最新情報を簡単に把握できます。

100 万ドルの新型コロナウイルス関連の住宅法務基金。 新型コロナウイルス (COVID-19) のパンデミックの間、市はコロナ禍の救済と復興に取り組む団体を支援するために、連邦政府から追加の助成金を受け取りました。 住居の不安定な状況に直面している住民を支援するため、行政は最近、新型コロナウイルス感染症の危機の影響を受けたプロビデンス市の住民が立ち退き弁護や緊急住居支援をより広く利用できるようにするための資金として、100 万ドルの投資を開始しました。 この複雑な部門横断プロジェクトと、助成金を受けたすべての組織を Asana で管理できたことは、大きな成果でした。 法的支援を受けることで、住民が立ち退きを余儀なくされるか、もう 1 か月住まいを維持できるかが決まることがあります。

市民からのリクエストや市役所への電話の管理。 市民からミーティングのリクエストや道路の陥没の報告の電話があった場合、市民サービスチームは Asana でそのやり取りを追跡します。 すべてが記録されるため、問題を見落とすことがありません。 そして、次回住民から電話があった際、市役所の従業員は Asana の検索機能を使用して過去の経緯や背景情報を確認できます。 その結果、 丁寧なフォローアップと、市役所とコミュニティの間の信頼関係の強化は、どの行政機関にとっても大きな成果です。 また、リクエスト全体の傾向を把握できるというメリットもあります。 コミュニティ内で 5 人が同じ問題について電話してきた場合、Theresa さんのチームは新しいニーズに関するストーリーを構築し始めることができます。

コミュニティボードのメンバーの任命。 Asana は、通常 45 日かかる 40 を超えるボードへの 300 人以上の委員の任命において、非常に役立つ存在となりました。 「委員会と諮問機関」の Asana プロジェクトで締め切り、ステータス、フォローアップを管理することで、このプロセスを 45 日から 30 日に短縮し、30% の時間を節約できました。

Asana は現在、行政のあらゆる側面に関わるほど広く使用されています。 Asana のテンプレートは、求人広告、イベント計画、記者会見など、一般的なプロジェクトを効率化するのに役立ちます。すべてのステップを網羅したリストが用意されているため、誰も壇上での発表を忘れることはありません。

Theresa さんは、Asana のタスクを複数のプロジェクトに追加する機能がお気に入りです。 彼女は非常に多くのディビジョンと連携しているため、メンバーにタスクを割り当て、それがさまざまな部署の Asana プロジェクトに表示されることで、大幅な時間の節約につながっています。 これにより、米国のナレッジワーカーが毎週 6.5 時間費やしている重複作業 (「仕事の解剖学」インデックス) を削減できました。

当社では、Asana を使用して、取り組んでいるプロジェクトやポリシーの全体像を把握しています。 また、コミュニケーションや会議の議題作成にも使用しています。

Theresa Agonia 氏、渉外担当チーフ

プロビデンス: リーダーシップの街

市の職員は、プロビデンス市の住民に対して引き続き優れた行政とサービスを提供することに尽力しています。 Elorza 市長の任期中、社会正義に関する取り組みが大きな焦点となっていました。Asana をツールとして活用することで、より大規模で大胆なアイデアに優先順位をつけられるようになり、また、新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) の影響で生じた住宅の不安定さに対処することで、パンデミックにも対応できるようになりました。

Theresa 氏と、プロビデンス市の円滑な運営を支えるチームは、今後も先駆者として道を切り開き、その知識と明るいビジョンを全米の他の市長室と共有していきます。

すべての組織は、Asana のようなプラットフォームで運営されるべきです。 プロビデンス市のようなダイナミックな組織において、生産性、説明責任、組織力を高めます。 Asana を使うことで、仕事の見落としを防ぎ、より効率的に業務を遂行できるキャパシティを高めることができます。

Jorge Elorza市長

画像引用元: David Santilli