この合併により、オンライン教育とカスタム教育の専門チームが統合され、社会人向け教育の高まる需要に対応しました。 合併となると、チームが統合し、規模を拡大する中でさまざまな課題が生じます。 さらに、世界的なパンデミックとリモートワークが加われば、課題はさらに顕著になります。 MSPACE は、会社全体の足並みを揃えるためのツールを必要としていました。すべてのチームがより効率的に連携し、同じ目標に向かって進めるようにするためです。 

Mat Tinker 氏は、MSPACE のラーニングデザインマネージャーです。 Mat さんの役割は、MSPACE が質の高い学習体験を提供できるようにすることです。 オンラインのリーダーシップコースであれ、サステナビリティに関するハイブリッドコースであれ、Mat さんとチームは、プロフェッショナルな学習者が学習を最大限に活用できるように尽力しています。 Mat さんは、講師から制作チーム、マーケティングチームまで、あらゆるメンバーと連携しています。 この役割を通じて、Mat 氏は各チームに独自の働き方があり、サイロ化を解消することでコラボレーションを改善できることを学びました。

当社のチームは非常に有能で、専門性が高いです。 コロナ後の世界で成功するために、よりアジャイルになる必要がありました。また、約 100 人の従業員の足並みを揃え、変化の激しい環境により迅速に対応できるようにするための、使いやすいツールが必要でした。

Matt Tinker 氏、ラーニングデザインマネージャー

サイロをなくすためのツールの発見 

MSPACE の各チームは、学校全体のミッションについて、それぞれ少しずつ異なる理解を持っていました。 コラボレーションを行うには、多数のスプレッドシートや CRM システム、データベースを整理する必要がありました。 情報が分散しており、チームは仕事の調整に多くの時間を費やしていました。 たとえば、クライアント向けの見積もりを作成する際には、多数のメール、スプレッドシート、会議が必要でした。 同僚たちは、自分の仕事がより大きな製品目標や顧客目標にどのように貢献しているのかを常に理解できていませんでした。

Mat 氏とチームは、仕事を 1 か所に集約し、コラボレーションを改善し、さまざまな働き方に適応するためのソリューションを探していました。 Asana のシンプルなインターフェイスと目標機能、そして同じタスクを複数のプロジェクトに追加できる機能が注目を集めました。 目標機能は、全員の認識を一致させるのに役立つことが期待されました。また、同じタスクを共有できる機能により、チームは柔軟に働けるようになります。 

タスクを複数のプロジェクトに追加できる機能は、弊社にとって大きなメリットです。 どのチームも独自のやり方で仕事をしながら、高いレベルでコラボレーションを行い、タスクの重複を避けることができるため、他のチームに Asana を使用するよう説得するのに役立ちました。

Matt Tinker 氏、ラーニングデザインマネージャー

MSPACE での Asana の導入 

Asana のカスタマーサクセスマネージャーは、MSPACE のチームと連携してプラットフォームの導入を成功させました。 カスタマーサクセスチームは、以下のような方法で MSPACE の Asana 導入をサポートしました。

• 実施計画とガバナンス構造を策定。 

• チームメンバー全員が自信を持ってプラットフォームを利用できるように、トレーニングウェビナーを実施。 

• OKR のプロセスと、それを全社展開する方法についてリーダーシップチームに指導。 

• 継続的なサポートを提供する。 

専門家のガイダンスに基づき、Asana はまず、プラットフォームから最も恩恵を受けると思われるチームに導入されました。 Asana がコラボレーションを迅速化することが実証されると、他のチームも喜んでプラットフォームを導入するようになりました。 

Asana のカスタマーサクセスチームとのパートナーシップに心から感謝しています。 私たちの歩んでいる道のりを理解してくれるパートナーのサポートは、非常にありがたいものでした。私たちは自分たちが歩んでいる道のりに気づいていないこともあります。 チームはいつでも適切なアドバイスと励ましをくれます。

Matt Tinker 氏、ラーニングデザインマネージャー

スマートな働き方で新規クライアントを獲得 

Asana は MSPACE の運営方法を完全に変えました。 学校全体のすべてのプロジェクト業務が 1 つのプラットフォームに集約されているため、コラボレーションがよりスムーズになります。 たとえば、提案チーム、入札チーム、開発チームが提案書を作成し、クライアント向けの見積もりを作成する作業がはるかに簡単になりました。 両チームが同じ Asana プロジェクトで作業するため、社内メールのやり取りが不要になり、ミスコミュニケーションのリスクが軽減されます。 

製品チームは、プロジェクトの「概要」タブを使用してクライアントのニーズを詳細に記入し、インサイトを得るために適切なエキスパートにプロジェクトを割り当てます。 この方法なら、すべての情報が一か所に集まり、締め切りも明確になります。 すべての関係者がセールス見積もりを承認し、提案書を作成するスピードが速くなったことで、MSPACE は競争力を高め、これまで以上にアプローチが難しかった大手クライアントを獲得できるようになりました。  

MSPACE にとってのもう 1 つの大きな成果は、目標機能のおかげで連携が大幅に改善されたことです。 OKR について学んだことで、経営陣は 4 つの主要な柱からなる 2022年の戦略を策定できました。そのすべてが、ゴール機能で設定された OKR を通じて Asana で文書化されています。 この種類の目標設定により、会社全体でより効果的にコミュニケーションを取り、計画を実行できるようになりました。 すべての従業員が、自分の仕事がどのように会社の目標につながっているかを明確に理解しており、全員がより広い視野で会社の目標に対して自分の仕事を追跡し、評価するために一層努力しています。 

チームは、ゴール機能に加え、ポートフォリオを使って仕事を管理し、追跡しています。 プロジェクトは、アイデア出しから納品、評価まで、ポートフォリオを使用して追跡されます。 ポートフォリオのレポート機能を使ってプロジェクトの進捗状況を確認できるようになったことは、チームにとって大きなメリットとなりました。   

明確な目標のおかげで、チームはより効果的に将来の計画を立てられるようになりました。今では全員が 1～3 年先のことを考えています。 

目標機能のおかげで、戦略に集中し、戦略を遂行する方法を全員で改善できました。その結果、大手クライアントを獲得し、学術機関のパートナーに価値を提供できるようになりました。 商業的に俊敏で機敏であることを実感できるのは、非常に喜ばしいことです。

Matt Tinker 氏、ラーニングデザインマネージャー

今後の展望 

全体的に見て、MSPACE のチームははるかに生産的に働けるようになりました。 今後は、Asana をさらに高度な方法で活用していく予定です。 これには、チームがインパクトをより正確に数値化できるように、データ収集と レポート作成を改善することや、タスクを自動化するために Asana を会社のより広範なテックスタックにさらに統合することが含まれます。 Asana チームは、今も、そしてこれからも、MSPACE の生産性をさらに高めるお手伝いをさせていただけることを楽しみにしています。