「仕事の解剖学」インデックスによると、マネージャーは勤務時間の 62% を「仕事のための仕事」に費やしています。 業務効率の責任者である Sjoerd 氏は、事業の拡大に伴うマネジメント上の問題を回避するため、同社のテクノロジーに対する高い適応力を活用しました。 まず第一に、同社は新規買収企業が加わる中で働き方を標準化する機能と、長期的に業務効率を高めるために継続的に改善する方法を把握する必要がありました。 

「私たちが Asana を選んだのは、ユーザーが技術的な専門知識を必要とせずにワークフローをセットアップし、ワークロードを管理できるからです」と Sjoerd 氏は説明します。 「また、タスクを複数のプロジェクトに追加できるため、部門を横断するタスクをプロジェクトの概要にまとめて表示できます。これにより、必要なすべての情報を常に把握できます。」 

Asana を始めるのはとても簡単です

Sjoerd 氏はAsana の APIを活用して移行を自動化しました。 また、エンパワーメントを通じて、変更を定着させるための組織文化的な賛同を得ました。 「キャンペーン管理チームと一緒に 2 週間かけて進行中のプロジェクトを特定しましたが、Migrator.xyz のおかげで、仕事を Asana に手動で移行する必要がなくなりました」と Sjoerd 氏は言います。 「技術サポート用のヘルプデスクを設置しましたが、チームのエンゲージメントを高める最善の方法や導入の進め方は、マネージャーに任せました。 Asana のインターフェイスが非常に使いやすかったことも助けとなり、移行が本当に簡単になりました。」 

簡素化されたワークマネジメントがもたらす明確さ

チームの規模が大きくなり、仕事量が増えるにつれて、Leads.io は業務のサイロ化のリスクにさらされるようになりました。これはビジネスに悪影響を及ぼす可能性があります。「仕事の解剖学」インデックスによると、従業員の 22% が優先事項が不明確であることが原因で締め切りに間に合わず、さらに年間 129 時間が重複する作業に浪費されています。

各メンバーが取り組んでいる作業をより明確かつ透明性高く把握できるようにすることで、Asana は Leads.io が事業を拡大する中でビジネスをコントロールし続けるためのワンストップの情報源となりました。 Sjoerd 氏は次のように説明しています。「クライアントのためにリードを獲得するには、複数のランディングページをセットアップする必要がある場合があります。そして、各ページは個別のプロジェクトとして扱われます。 Asana のポートフォリオ機能を使うと、こうした個別のプロジェクトを整理し、クライアントごとのキャンペーンの現在の進捗状況を把握できます。

「複数のプロジェクトにまたがるタスクをリンクさせているので、たとえば新しいクリエイティブの作成といったアクションを完了すると、そのプロジェクトがどこにあってもステータスが更新されます。 そして、マイタスクは、メンバーが自分の優先事項を把握し、日々のワークフローを整理し、他のメンバーにタスクを割り当てられるようにするための非常に実用的な手段です。」

また、これらの変更により、「仕事のための仕事」に関する会議の必要性もなくなりました。「仕事の解剖学」インデックスによると、この活動には年間 129 時間が浪費されていることがわかっています。 Sjoerd 氏は次のように説明しています。「Asana を使うようになってから、特定のミーティングはもう行っていません。 マネージャーは毎朝 1 時間かけて優先事項を設定する必要がなくなり、大規模なキャンペーンの進捗報告も不要になりました。誰でもいつでも Asana で確認できます。 はるかに効率的な働き方です。」

Asana を導入したことで、長文のグループメールが不要になり、ワークマネジメントがシンプルになりました。

Sjoerd Knol 氏、Leads.io、チーフプロセスオフィサー

インテリジェントなインサイトが継続的な改善をもたらす

過去のプロジェクトから学ぶために手作業でデータを収集すると、Leads.io にはプロジェクトの収益を上回るコストがかかってしまいます。 そのせいで、どこをどのように改善すればパフォーマンスを最適化できるのかがわからず、会社は手探り状態で業務を進めていました。 しかし、Asana はプロセスにも明確さをもたらします。「仕事の解剖学」インデックスによると、これにより年間 257 時間の節約が可能になります。

オペレーションのパフォーマンスに関するデータを抽出できるようになり、Leads.io はようやく、継続的な改善が最も大きなインパクトをもたらす箇所を特定できる、持続可能なインサイトを得られるようになりました。 「Asana を導入して得られた最大のメリットは、稼働率の向上です」と Sjoerd 氏は説明します。 「Asana を当社のビジネスインテリジェンスツールである Tableau と連携させることで、完了した作業量、準備から完了までにかかる時間、プロセスの各ステージにかかる時間とその理由を確認できます。 各部署のワークロードが週次、月次、年次でどのように変化するかを把握できるため、各部署の状況をはるかに正確に把握できます。これにより、ピーク時を特定し、追加のサポートをいつ採用すべきかを判断できます。」

Asana を導入したことで、クライアントの承認を含む製品のセットアップにかかる時間が 35% 短縮されました。

Sjoerd Knol 氏、Leads.io、チーフプロセスオフィサー

標準化されたワークフローにより、期待事項を事前に明確に

「購入と構築」戦略はスケールアップに効果的ですが、Leads.io がすべての買収対象企業で一貫した働き方を導入しない限り、業務が不必要に複雑化する可能性があります。 Asana を導入したことで、全員がすばやく共通認識を持てるようになりました。「仕事の解剖学」インデックスによると、これにより週に 5.4 時間の節約が可能になります。

「Asana のおかげでプロセスが標準化され、従いやすくなりました」と Sjoerd 氏は言います。 「テンプレートをクライアントキャンペーンにコピーするだけで、完了する必要のあるすべてのタスクが含まれ、他のメンバーに作業を割り当てることができます。 プロジェクト全体が明確に整理されており、全員が自分に何が期待されているかを把握しています。

「また、テンプレートを完了すべきアクションの大きなチェックリストとして設定したため、標準業務手順書を作成する必要がなくなりました。すべてがワークフローに統合されています。」

キャンペーンマネージャーが製品プランを作成するのに少なくとも 2 時間かかっていましたが、Asana では 1 秒で完了します。

Sjoerd Knol 氏、Leads.io、チーフプロセスオフィサー

成長軌道の加速

すでに業界の大手である Leads.io は、世界中の 2,600 社のクライアントのために年間 500 万件以上のリードを創出しています。 しかし、同社はリードジェネレーションの世界的リーダーになるというビジョンを掲げ、現在 250 人のスペシャリストと 11 か所のグローバルオフィスを擁する規模をはるかに超えて拡大し、より多くの企業がターゲットオーディエンスにリーチし、リードから最高の ROI を得られるよう支援することを目指しています。

Asana の機能を活用することが、この今後の成長の鍵となります。 「複数の部署間でキャンペーン戦略に取り組む場合、適切な結論を導き出すために、適切な情報を適切な場所に手動で集めるのに時間がかかります」と Sjoerd 氏は説明します。 「しかし、Asana の API を自社開発のマーケティングパフォーマンスツール BERT やクライアントポータル、Google Workspace といった既存のシステムに連携させれば、カスタムフィールドに情報が自動的に入力されるため、工数の重複を避け、データの質を向上させることができます。 

「複数のプロジェクトにまたがるタスクを連携させることで、さらに多くのことができるようになります。 たとえば、テンプレートに追加された新しいタスクがバックエンドから抽出されるように、自動化ルールを適用できます。 これにより、手作業の工数をさらに削減できるだけでなく、規模が拡大してもプロセスの新しい部分が見落とされたり忘れられたりするのを防げます。

“最終的に、Asana は私たちが目指す成功のビジョンを実現するためのよりよい方法を提供してくれます。”