マーケティング部門長の David Joe (DJ) さん、エグゼクティブプロデューサーの Anthony Smith さん、そしてビデオ制作およびメディアのプロジェクトマネージャーである Nick Monge さんが登場します。 Insomniac の社内の異なる 3 つの部門に所属するこの 3 人は、Asana を使って事業のほぼすべての側面でプロジェクトをコーディネートしています。これには、対面式のライブイベントから充実したバーチャルコンサートへの大規模な移行も含まれます。 彼らは、会社全体を統一し、全員がより効率的に連携できるようにするための新しいツールを見つける選定プロセスに参加していました。

ロサンゼルスのクラブから Insomniac へ

2018年からInsomniacで働いている DJ さんと、2011年から Insomniac で働いている Anthony さんは、ともにカリフォルニア州ロサンゼルスのクラブを経営しながらエンターテインメント業界で経験を積んできました。 業界を隅々まで知り尽くしている 2 人は、約 10 年前に Insomniac が彼らのクラブとイベントで提携したことをきっかけに、Insomniac との関係を築きました。

DJ さんと Anthony さんが Insomniac で働き始めた当初の仕事は、会社をトップダウンで観察し、改善できる非効率な点を洗い出すことでした。 最初に改善の余地があると感じた点の 1 つは、プロジェクト管理、特にチーム間の連携方法でした。 たとえば、10 人から数十人のスタッフで一晩のクラブイベントを運営することと、数日間にわたる音楽フェスティバルを運営・計画することは、まったく異なります。 イベント会場の選定や準備から当日の運営まで、同時進行で進む要素や関わる人がたくさんいます。 クラブ業界から Insomniac に入社した人が多かったため、組織全体でプロジェクトの管理方法を見直す必要がありました。

「私たちが成長したのと同じように、ツールも進化させる必要があるという段階に達しました」と話すのは、2013年から Insomniac に勤務している Nick 氏です。 「全員が 1 つの生きたシステムの中で連携し、足並みを揃えて作業を開始する必要がありました。」

各チームには、文書やスプレッドシートから、紙のプリントアウトを挟んだクリップボードまで、独自のプロセスやプロジェクト管理の方法がありました。しかし、このようなバラバラなソリューションが原因で、見落としやチーム間のコミュニケーションミス、情報のサイロ化が発生していました。 これらの問題は、プロジェクトが大規模になるにつれて特に顕著になりました。

「1,000 もの要素からなるプロジェクトに取り組んでいるとき、すべての場所に顔を出して全員と話す時間はありません」と Anthony 氏は言います。

社内の全員が協力して仕事を進めるためには、Insomniac には、数日間にわたるフェスティバルなどの大規模なプロジェクトに対応し、制作、財務、タレント、マーケティングなど、さまざまな部署のニーズに応えられるツールが必要でした。

全員の足並みを揃える

Anthony 氏と DJ 氏がプロジェクト管理ソリューションの検討を始めた際、多くのツールには、Insomniac が社内のすべてのチームを真に連携させることを妨げるような制限があることがわかりました。 彼らが求めていたのは、チームやプロジェクトを問わず、全員の仕事を整理し、足並みを揃えられるツールでした。 さらに、視覚的に魅力的で、直感的に使えるツールを求めていました。 そんなとき、2 人は Asana と出会いました。

Asana では、タスクを複数のプロジェクトに整理できるため、Insomniac はチーム間で完全に連携のとれた環境を実現できました。 Asana を使用することで、頻繁な連絡やメールでの進捗報告なしに、すべてのプロジェクトの情報を最新の状態に保ち、すべての関係者に最新情報を共有できるようになりました。 また、タイムライン機能もイベント計画と実行において重要で、期日が適切に設定されるように役立ちました。 さらに、コメントとサブタスクも Insomniac で大好評でした。 特定の成果物やアイテムに関するタスクを特定のチームメンバーに割り当てることができ、すべての詳細が整理され、簡単に見つけられるようになりました。

また、Asana は視覚的に魅力的で、クリエイティブチームとの相性も良いと感じました。

当社はエンターテインメント企業であり、レコードレーベルであり、世界最大級の音楽ストリーミング企業でもあります。 当社は複数のアパレル・ファッションブランドを擁しています。 当社は非常にクリエイティブな企業であり、そのような企業に適した、使い心地の良いツールを必要としています。

Anthony Smith 氏、エグゼクティブプロデューサー

DJ さんと Anthony さんが Asana を Insomniac の CEO に紹介すると、CEO は 2 人が見つけたツールを気に入って、会社全体で Asana を導入することに乗り気になりました。

“私たちはAsana の導入を提案し、すべての仕様を明確にしました”と、Anthony さんは当時のプロセスについて語っています。 「私たちは Asana の機能を徹底的に調べ、このツールで何ができるかを把握し、それを実現するために経営陣の全面的な賛同を得ました。」

Asana で Insomniac の仕事を強化

Anthony 氏と DJ 氏は Asana の導入について CEO から承認を得ましたが、スムーズな展開と社内全体への定着を実現したいと考えていました。 そのために、まずマーケティングから財務まで、すべての部門長に働きかけ、Asana の導入を後押しする体制を整えました。

Asana は組織の大きな問題である非効率なプロセスとプロジェクト管理を解決するものであったため、各部署の責任者は DJ さんと Anthony さんの話に耳を傾け、2 人を信頼し、積極的にそれぞれのチームを Asana に移行させました。 従業員が Asana を日々のワークフローに完全に組み込めるよう、DJ さん、Anthony さん、Nick さんは全員を対象に Asana のベストプラクティスに関するトレーニングを実施する計画を立てました。 しかし、その矢先、新型コロナウイルスが世界中に蔓延しました。

Asana のオンボーディングとリモートワークの開始を同時に行う

コロナ禍の影響で、最初の Asana トレーニングセッションはリモートで行われただけでなく、Insomniac は対面イベントからライブストリームへとビジネスを方向転換する最中でした。 幸いなことに、すでに Asana のロールアウトが始まっており、社員たちは新しいツールを使い始めていました。

「当社全体のビジネスモデルを、対面式のライブイベントからライブストリーミングへと 1 か月で転換しました」と DJ 氏は語ります。 “正直なところ、Asana の助けがなければ、ここまでの成果は出せなかったでしょう。 Asana は、その大きな転換の初期段階で非常に重要な役割を果たしました。」

多くの人が孤立感や孤独を感じる状況下において、Insomniac はライブストリーミングにこれまで以上に意義を見出しています。 ビジネスモデルを転換して以来、同社はファンにどれほどの喜びやつながりをもたらしたかについて、たくさんのフィードバックを受け取っています。

Asana を導入したことで、対面イベントからライブストリームイベントへの移行だけでなく、さまざまな面で大きなメリットが得られました。

新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) の影響で業界が休業を余儀なくされたため、すべての業務をオンラインに移行しつつ、リモート環境でも従業員同士がつながり、順調に業務を進められる方法を見つける必要がありました。 Asana により、まさにそれが可能になり、ワークフローや業務上の多くの問題が解決されました。 Asana との連携を開始したタイミングが絶妙でした。チームがすぐに Asana を使いこなせるようになると、Asana は当社の業務の基盤となりました。

Pasquale Rotella 氏、Insomniac、CEO 兼創業者。

Asana のおかげで、Anthony 氏はどのプロジェクトが順調に進んでいるのか、どのプロジェクトで問題が起きているのかをすぐに把握でき、さらに詳しい情報が必要な場合は誰に連絡すればよいのかもわかります。 同社が主催するイベントは日付に非常に左右されるため、タイムラインは業務を円滑かつ予定通りに進めるのに役立っています。

Asana を導入する前は、Nick さんは毎日各デザイナーに仕事の進捗状況を聞かなければなりませんでしたが、現在は Asana でプロジェクトのステータスを自分で確認できます。 マネージャーはプロジェクトを確認することで、チームをマイクロマネジメントすることなく、プロジェクトが順調に進んでいると確信できます。 さらに、Insomniac 社内のメールの使用量は激減しました。今ではほとんどのコミュニケーションが Asana で行われています。

「Asana を導入したことで、社内のプロジェクトマネジメントのレベルが向上し、今ではすべての業務が Asana 内で行われています」と Nick 氏は語ります。 「すべてを一元管理できるようになったことが、当社にとって大きな改善点でした。」

Insomniac の次のステップ

世界が再び開かれたとき、Insomniac はビジネスを対面式のライブイベントやフェスティバルへと再び移行する予定です。 コロナ禍後の世界がどのような姿になるかは不透明ですが、ひとつ確かなことがあります。それは、Insomniac のチームが、ビジネスのさらなる大きな転換に向けて、Asana のテンプレートとフレームワークを作成することです。

対面式のイベントへの移行が完了した後、会社の次の進化は、ライブイベントやフェスティバル中に Asana を使用することです。 Anthony 氏は、プロジェクトマネージャーがイベント会場をタブレット片手に歩き回り、従来のクリップボードに挟んだ紙ではなく、アプリ上で Asana のタスクに完了のチェックを入れていくような未来を思い描いています。 今後も Asana を大いに活用していく予定の Insomniac では、このツールの導入を、会社の成功に向けて最優先事項と捉えています。