新型コロナウイルスの流行が始まる以前も、チームにとって Asana はバイブルのような存在でしたが、 今はなおさらです。 会議室でテーブルを挟んで同僚と話すのではなく、やりとりには Asana のコメントを使っています。 物理的にその場にいなくても、何が起きているかすべてを把握することができています。

Tori Marsh 氏、リサーチディレクター

信頼できる唯一の情報源を活用して仕事の孤立化・分断を解決

GoodRx は、どんなチームも使用できる柔軟性と、企業全体を運営できる総合的な機能を併せ持つツールを必要としていました。

Asana を導入することで、GoodRx はチームを横断してコラボレーションし、時間のかかるやりとりの応酬を回避して、情報を共有できるフレームワークを確立しました。

リクエストのワークフローを合理化し、スムーズなコラボレーションを実現

• GoodRx は、全社で Asana を仕事のリクエスト、管理、レポート作成に活用しています。 

• コンテンツの編集リクエストを管理する編集者向けプロジェクトなど、共有プロジェクトを使うことで、全チームによる仕事状況の把握が容易になりました。 

• フォームとタスクテンプレートでリクエストプロセスが合理化され、チームにとって必要な情報がすべて事前に入手できるため、年間平均 39.75 日分の業務時間の節約を実現しています。 

• 外部からのリクエストもすべて Asana で記録され、信頼できる唯一の情報源に集約しています。

レポートの改善によって意思決定がより的確に

• すべての業務が Asana で行われるため、チームはすべての完了済みの仕事にアクセスでき、高度な検索レポートで過去の業務を確認できます。

• 特定の時間内でどれだけの仕事を完了できたかが可視化されるため、チームメンバーは今後の計画やリソースのニーズの判断に生かせます。気分転換に 2018年まで遡ってみて、自分たちの仕事がどれだけ進化したか見るのも楽しいものです。

複数のプロジェクトにタスクを格納できるようになったことで、利便性が格段に上がりました。 ひとつのタスクをリサーチプロジェクトと編集可能ユーザーのプロジェクトに入れておき、どちらからもアクセスできるのは実に便利です。

Tori Marsh 氏、リサーチディレクター

社内外のステークホルダーと円滑にコラボレーションする

リサーチチームには、社内外のあらゆるタイプのチームメンバーとコラボレーションする方法が必要でした。 効果的なワークマネジメントツールがなかった頃は、仕事についてのやりとりにも、追跡しやすい方法で文書を共有するにも苦労していました。 ツールの代わりに、リサーチチームはメールやメッセージで長々とやりとりし、混沌としたスレッドの中で重要な情報が迷子になることも珍しくありませんでした。

Asana を導入してから、必要な可視性が得られ、情報やリクエストを効率的に追跡することが可能になりました。

合理化されたオンボーディングでチームの拡大に寄与

• リサーチチームは、主に 1 つのプロジェクトを中心に仕事をしています。

• そのプロジェクトの最初のセクションは「ウェルカムセクション」という名前で、チームの目標、コミュニケーションに関する情報、オンボーディングのコンテンツなどが含まれます。

• 新入社員は、チームの仕組みや運営方法を詳しく知るために、こうしたタスクをよく読むよう促されます。

可視性の改善により、説明責任が向上

• リサーチチームはタスクを複数のプロジェクトに追加することが多く、このことによって可視性と説明責任が向上し、締め切り厳守につながっています。

• タスクが複数の場所に表示されるため、中心となるプロジェクト内のリクエストを追跡できるだけでなく、編集可能ユーザーやメディア記者、外部ゲストに向けて、あらゆる関連プロジェクトに Asana でタスクを追加することもできます。

必要としていたのは、すべての記事とリサーチが互いに競合しないようにうまく管理する方法でした。 プロセス全体で、誰が何を担当しているのか知る方法がなかったからです。

Tori Marsh 氏、リサーチディレクター

一元化されたコミュニケーションで業務スピードをアップ

マーケティング部門には、デジタルマーケティングを担当するオンラインチームと、従来のマーケティング活動を中心としたオフラインチームがあり、この 2 つのチームの仕事を調整する方法を必要としていました。 両チームはまったく別のワークストリームを管理していますが、効果的なマーケティング活動のためには、互いの現在の仕事を確認する必要があります。 しかしワークマネジメントツールがなかったために、それぞれの仕事はサイロ化し、うまく連携がとれていませんでした。

Asana は、マーケティングチームにとって信頼できる唯一の情報源となり、オンライン (デジタルマーケティング) とオフライン (従来型マーケティング) チームを横断してコミュニケーションが取れるようになり、業務効率がアップしました。

プロセスを統一してオンボーディングをスムーズに

• マーケティングチームの新入社員はまず、Asana でガイドを使って、テックスタック (ツール群) のどのツールをどんなときに使用するかを学びます。 リクエスト、コミュニケーション、仕事をすべて適切な場所で確実に行えるよう、具体的なガイドラインが設けられています。 

• テックスタックについて必要な知識を得たら、新入社員は各自に合わせた、日々 Asana をどう使っていくのかを中心とした説明を受けます。

コミュニケーションの一元化でマーケティング担当者の機動力をアップ

• チームメンバーは、自分が追跡するべき関連タスクを簡単に表示し、自分をそのタスクに追加できます。 たとえ見逃した日があったり、休暇を取ったりしても、タスクのコメントを使って常に最新情報を把握できます。 

• コミュニケーションが一元化されることで、チームメイトに情報提供を求める手間や、複数のメールを行き来するコンテキストの切り替えが発生しないので、年間平均 79 日分の業務時間の節約につながっています。 

• Asana のタスクにはそれぞれ担当者が 1 名しかいないため、マーケティング担当者は誰がその仕事の窓口かがすぐわかります。

私たちのチームにとって、Asana を使うメリットは主に 3 つあります。 効率が上がったこと、コミュニケーションを共有スペース内に集約できるようになったこと、部門を超えたコラボレーションがかつてないほど簡単にできるようになったことです。

Catherine Galutera 氏、マーケティングオペレーションチームリード

これからも Asana を活用

GoodRx のチームは、米国人が手頃な価格で必要なケアにアクセスできるよう、リサーチ結果を公開し、より多くのユーザーにリーチを広げることに力を注いでいます。 これからも、仕事の管理や記事の発表に Asana を活用していくことでしょう。