CEO であり、「Bad Religion」の有名なギタリストでもある Brett Gurewitz 氏は、グローバル戦略を決定し、チームと協力して才能を発掘し、レコーディング契約の交渉を行います。 Epitaph のミッションは、多様でクリエイティブなアーティストのラインナップに名を連ねるミュージシャンをサポートすることです。アーティストファーストのモデルは、20 年前には画期的でしたが、現在では多くのレーベルがこのモデルを模倣しています。

Brett 氏はEpitaph Recordsの最高執行責任者 (COO) も務めており、ビジネスプロセスとワークフローを担当しています。 つまり、アーティストとの契約交渉は、彼が毎日行う業務の一部なのです。 契約が交渉プロセスのどの段階にあるのかを把握するのに時間がかかりすぎていることに気づいたとき、Brett さんは何かを変える必要があると感じました。

メールやスプレッドシートが仕事を増やすとき

音楽業界では、「ストリートデート」とはシングルやアルバムがリリースされる日のことです。 Epitaph Records では、チームは発売日から逆算して制作計画とマーケティング計画を作成しています。 各プロジェクトには数百のタスクがあり、チーム間の依存関係もあります。 複数のプロジェクトが同時に進行しているため、どの時点でもすべての状況を把握することがますます困難になっていました。

Epitaph Records では、チーム間のより緊密な連携も必要でした。 ディビジョン内 (Business Affairs など) やディビジョン間 (Business Affairs と Production など) で従うべきワークフローが確立されていなかったため、アーティストの契約交渉に関する最新のコミュニケーションを検索するのに 10 分かかることもありました。 つまり、すべての情報をメールやスプレッドシートにまとめるというやり方がうまくいかなくなっていたのです。

メンバーたちにバーンアウトして欲しくないですね。 お互いに配慮し合い、職場で過ごす時間を楽しんで欲しいです。 それが実現できるのは、Asana のおかげです。

そこで Brett 氏は、単一のマーケティングタスクから会社の経営にかかわる目標まで、会社全体のすべてのプロジェクト、目標、プロセスを管理できるツールを探しました。 彼の最優先事項は、仕事の効率と創造性を高めることでした。

Brett 氏は私生活でも効率と創造性を追求しており、その中で 2012年に Asana を見つけました。 このツールを使って自分の生活をより整理できるようになると、すぐに Asana が Epitaph Records にも役立つことに気づきました。 Brett 氏はアシスタントの Sue さんと一緒に Asana の使用を始め、2 人は非常に足並みを揃えられるようになりました。

会社の定番ツールに

Asana のプラスの効果を自ら実感した Brett 氏は、社内の他のチームにも Asana を導入することを決意しました。 Asana をより大規模に試すにあたり、最初に選んだのはビジネスアフェアーズチームでした。 同チームは、プロセスにおける 20 以上のステップに特化したテンプレートを作成し、ツールでアーティストとの契約交渉を管理し始めました。 提案書の作成指示から相手方の弁護士への初稿の送信、契約の締結まで、すべてのステップを追跡することが非常に重要です。特に、常に 50～100 件の異なる交渉を管理している会社にとってはなおさらです。 Asana を使用することで、Epitaph Records はメンバーの責任を明確にでき、ようやく体系的なプロセスに従えるようになったため、大幅な時間の節約につながりました。

アルバムのリリースには、現在進行形のさまざまな業務が関わっているので、Asana を使って細かい内容や、担当者、締め切りなどを把握しています。

当然ながら、Brett 氏は Asana を会社全体のソリューションとして採用することにしました。 導入を促進するために、彼はチームにツールの効果的な使い方をデモンストレーションしました。 また、会議中にチームがプロジェクトのタイムラインを作成できるようになり、誰がいつまでに何をするのかを把握した状態で会議を終えられるようになるなど、Asana を導入するメリットについても説明しました。 チームの大半は、同僚との足並みが常に揃っていると感じられるため、すぐに Asana を受け入れました。 現在、Asana は従業員のオンボーディングにも活用されており、新しいチームメンバーは確実に職務を遂行するために必要なトレーニングを受けることができます。

より少ないストレスでより多くのことを達成する

現在、Epitaph Records の全従業員が Asana を使って仕事をコーディネートしているため、すべてのタスクとプロジェクトの情報が 1 か所にまとめられています。 新曲のリリースから四半期ごとのロイヤルティレポートまで、このツールは同社のビジネスの変化に合わせて進化し、無駄のない経営と人員削減を可能にしています。

弊社の社員がこなす仕事量は、事業規模が弊社の 10 倍もある会社の 5 倍に達します。 Asana のようなシステムのおかげで、すべてを頭に入れておく必要がなくなり、クリエイティブな仕事をする余裕が生まれます。

Asana を使用することで、従業員間やチーム間のオーナーシップと連携も促進されました。 たとえば、アート部門とマーケティング部門、音楽制作部門の連携は、Epitaph が予定通りに楽曲をリリースし、効果的にプロモーションを行う上で欠かせない要素でした。

Asana は会社の効率を向上させただけでなく、従業員の職場におけるウェルビーイングも向上させました。 すべてが記録され、スムーズに進み、簡単にアクセスできるとわかっていれば、よりリラックスした職場環境が実現します。 仕事は職場に置いて帰ることができます。

未来のアーティストを発掘する

Asana は、Epitaph Records に継続的な改善のためのフレームワークを提供しました。 同社は定期的に業務プロセスを評価しており、改善が積み重なっています。 今後も Brett 氏とチームは優れた新人アーティストを発掘し続け、Asana を活用して彼らの楽曲を世界に届けるお手伝いをしていきます。