マーケティングオペレーション部門、シニアプロジェクトマネージャーの Kerry Hoffman 氏は、クリエイティブ、グロース、コンテンツの各チームが取り組むすべてのマーケティングプロジェクトを監督しています。 彼女はチームの仕事量とリソースのバランスを取っていますが、Asana を導入する前は、届いたリクエストや進行中の作業を一度に確認する方法がありませんでした。 同社では、四半期ごとに 40 件のグロースキャンペーンと 20 件のコンテンツキャンペーンを実施し、さらに年に 8～10 件の大きなキャンペーンを実施しているため、管理手段がなかったことで遅延や仕事の重複が発生していました。

マーケティングチームはキャンペーンのコラボレーションにメール、チャット、スプレッドシートという不便な組み合わせを使い、その結果として以下が生じていました。

• 信頼できる情報源と期日の説明責任がない

• 絶えずステータス更新を求める必要があった

• 情報のサイロ化と、メールスレッドの中で無くなってしまう文書

• 統一できたはずの仕事リクエストが重複する

同社が求めるペースでスケールアップするためには、マーケティングチームがより効率的に業務を進める必要がありました。

Asana のおかげで、昨年より 30～40% も進行が早まり、リリースした広告も 2 倍になりました。

効率を向上させるためのワークマネジメントツールの選定

チームは、可視性とコラボレーションを改善し、プロセスを運用化し、受信リクエストを管理し、すべての締め切りを把握するためのツールを必要としていました。

チームが Asana を選んだ理由は、色々なワークフローに対応できる柔軟性がある点と、チームメイトとの共同作業をシンプルにできる点でした。特に、タスクの割り当てや、関係者からのフィードバックの収集を 1 か所で行える点が評価されました。 また、検索可能なプラットフォームのおかげで、反復的なキャンペーンの文書や完了したアセットも簡単に見つけられるようになりました。

Asana を使って仕事を整理し、合理化したことで、チーム全体の効率が 20% 近くもアップしました。

すべてのクリエイティブリクエストは Asana 経由で送信される

現在、マーケティングプロジェクトのアイデアは、Asana に入力されたときに「現実のもの」となります。 クリエイティブチームによるビジュアルやコピーが必要な場合、プロジェクトをリクエストするチャネルオーナーがクリエイティブブリーフのタスクに期日、担当者、必要な承認リクエストなどを入力します。

このブリーフは「クリエイティブリクエスト」プロジェクトに格納されます。Kerry さんがこのブリーフをレビューし、部署の優先事項に照らし合わせて評価した後、「クリエイティブリクエスト進行中」プロジェクトに移動して作業を割り当てます。

Kerry さんは、共通するタスク用のテンプレートを用意しており、それを使ってワークバックスケジュールを自動的にコピーしています。 たとえば、新しいメールキャンペーンのサブタスクとして、対応するランディングページを作成することが挙げられます。これは以前は見落とされがちだったステップですが、テンプレートに含まれているため、忘れられることはなくなりました。

クリエイティブリクエストが進むにつれて、チームメイトは Asana のカスタムフィールドを使用してステータスを更新します。 これにより、アセットのレビューとフィードバックの準備が整うと、関係者に自動で通知されます。関係者はタスクのコメント欄から直接レビューやフィードバックを行えます。 これで、ステータス更新を求めたり、フィードバックを求めてライブミーティングを開いたりする必要がなくなりました。 Asana を使用することで、Kerry さんは 1 か所でリソースを管理できるだけでなく、チームのために完了した作業やアセットの信頼できる履歴を記録できます。

新入社員でも、クリエイティブリクエストのボードを見れば、マーケティングチーム全体が何をしているのか、聞かなくてもすぐに理解できます。

キャンペーンを成功に導くためのプロセスを合理化

Asana は、進行中および完了済みのすべてのマーケティング業務に関する信頼できる唯一の情報源として機能しています。 これにより、可視性と効率性が向上し、チームはよりスピーディに作業を進め、重複作業を防止し、優先度の低いリクエストを除外し、より多くのキャンペーンを期限どおりに成功させることが可能になりました。

また、マーケティングチームは Asana を活用して、大規模なキャンペーン用のプレイブックを作成しています。 当時、最大規模のキャンペーンであった新年キャンペーンを計画する際、チームはあらゆる詳細を Asana で記録しました。その結果、2 か月後に実施された次の大規模キャンペーンの制作が大幅にスピードアップしました。

すべての作業が Asana で行われるため、新入社員やフリーランスのオンボーディングが迅速になり、出張中の従業員も Asana モバイルアプリでプロジェクトの最新情報を把握できます。 チームはもはやメールを使ってプロジェクトを管理しておらず、会議の回数も減りました。

コラボレーションがより効率的になったことで、マーケティングチームは最高の状態にあり、ClassPassが競争力を維持できるようサポートしています。

Asana を使うことで、会議の数を約 25% 削減できました。また、カスタムフィールドを使用して会議を開く代わりにステータス更新を投稿することで、さらにその数を削減したいと考えています。