Modèle de gestion des ressources

40 % des employés sont convaincus que le burnout est inhérent à la réussite et donc inéluctable. Or, une équipe surmenée ne peut bien évidemment pas donner le meilleur d’elle-même. Vous pouvez prendre sur vous à court terme, mais le stress et la pression vous rattraperont tôt ou tard.

Optimisez plutôt la charge de travail de votre équipe pour éviter que votre équipe ne soit débordée (ou inoccupée). C’est là tout l’objectif de la gestion des ressources : prenez le contrôle du planning de votre équipe pour vous assurer qu’elle consacre son temps au travail essentiel.

Qu’est-ce qu’un modèle de gestion des ressources ?

Un modèle de gestion des ressources est un guide réutilisable qui vous permet de gérer la charge de travail de votre équipe au cours d’un projet. Il vous donne un aperçu complet des tâches sur lesquelles les membres de votre équipe travaillent. Ainsi, vous pouvez suivre leur avancement et, selon la situation, leur donner du travail supplémentaire ou plutôt un coup de pouce pour terminer leurs tâches à temps. Grâce à votre modèle, vous ne perdrez plus de temps à recréer un plan de gestion des ressources flambant neuf à chaque nouveau projet initié. Il vous suffira de le dupliquer et de le remplir pour vous lancer. 

Les avantages d’un modèle numérique de gestion des ressources

La gestion des ressources est un processus en constante évolution. La charge de travail de votre équipe qui fluctue au gré des nouvelles requêtes, des projets et des absences. Et c’est justement pour cette raison qu’il vous faut un modèle capable de suivre ces changements, tel qu’un modèle numérique de gestion des ressources.

Dites adieu aux modèles statiques sur Microsoft Excel ou Google Sheets et privilégiez plutôt un modèle numérique qui se met à jour en temps réel et s’adapte selon l’évolution de la charge de travail de votre équipe et des priorités du projet. Ses fonctionnalités vous permettent d’effectuer rapidement les ajustements nécessaires pour garder le contrôle du planning de votre équipe et empêcher tout surmenage.

Avec un modèle numérique de gestion des ressources, vous pouvez :

• Consulter la charge de travail de toute votre équipe au même endroit.

• Visualiser les disponibilités de votre équipe et les évolutions des ressources disponibles au fil du temps.

• Mettre à jour les tâches, échéances et priorités pour gérer efficacement les disponibilités de l’équipe.

• Avoir un aperçu sous forme de diagramme de Gantt de la durée des tâches par rapport au calendrier du projet.

• Visualiser les dépendances de projet pour éviter d’éventuels obstacles.

• Appliquer un code couleur selon l’effort requis pour mieux connaître le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches.

• Partager le modèle avec les parties prenantes pour montrer les répercussions des demandes de travail supplémentaires sur votre équipe.

• Ajouter facilement des tâches issues des projets à votre modèle sans les dupliquer.

Comment créer un modèle numérique de gestion des ressources ?

Votre modèle de gestion des ressources doit impérativement vous donner une vue d’ensemble des tâches sur lesquelles chaque membre de votre équipe travaille. Pour cela, le plus facile reste de créer une section individuelle par membre. Vous pourrez alors ajouter des tâches de projet à chaque section pour mieux cerner les disponibilités de chacun. N’oubliez pas non plus d’ajouter des plages de dates pour chaque tâche dans le but de visualiser le temps nécessaire à la réalisation des livrables.

Pour un modèle plus détaillé, créez des champs personnalisés qui indiquent le degré d’effort (facile, moyen, difficile) et le statut de chaque tâche. Ce statut peut varier selon le type d’activités de votre équipe. Par exemple, en attente ou en cours pour faire simple, et si vous souhaitez aller plus loin : ébauche, rédaction, modification ou relecture. Selon les besoins de l’équipe, il est aussi possible d’ajouter des champs personnalisés pour suivre le type de ressource à créer ou indiquer lors de quel sprint Agile la tâche sera traitée.

Enfin, ajoutez des dépendances pour savoir si votre équipe a besoin de terminer certaines tâches avant d’en commencer d’autres. Les dépendances vous permettent d’indiquer concrètement qu’une tâche est en attente d’une autre. De cette façon, votre équipe peut hiérarchiser ses tâches de façon à éviter tout point de blocage. 

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches Asana à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. L’intégration Asana pour Clockwise vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• ServiceNow : réduisez le travail manuel de vos équipes informatiques utilisant ServiceNow grâce à la création automatique de tâches sur Asana et à la visibilité interplateformes (accès en temps réel au statut, au contexte, etc.). Les équipes de service interne qui utilisent ServiceNow pour suivre et gérer les tickets des employés reçoivent souvent des demandes associées à des actions en dehors de ServiceNow (demandes de matériel ou réponse à une question à propos de la paie, par exemple). Cette intégration permet de créer des processus interconnectés entre ServiceNow et Asana (actions, mises à jour, etc.).

• Hubspot : créez automatiquement des tâches Asana à l’aide de HubSpot Workflows. Avec HubSpot Workflows, vous pouvez utiliser toutes les données clients de HubSpot CRM pour créer des processus automatisés. Cette intégration vous permet de gérer facilement le travail entre les équipes, par exemple lorsque des transactions ou des tickets sont fermés dans HubSpot.

• Jira : créez des processus interactifs et connectés entre les équipes techniques et commerciales pour une visibilité en temps réel sur les différentes étapes du développement de produit, sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

FAQ