Ein erster KI-Entwurf ist der Anfang Ihrer Projektplanung. Anschließend muss Ihr Team Aufgaben prüfen, Zuständigkeiten klären und den Plan aktualisieren, wenn sich Termine oder Anforderungen ändern.

Asana verbindet die KI-Projektplanung mit einer Work-Management-Plattform. So können Sie einen Projektplan mit KI erstellen und die Umsetzung anschließend am selben Ort koordinieren.

Der Bericht „Scaling AI in 2025: IT Trends“ zeigt: Beschäftigte in Unternehmen, die KI umfassend in ihre Arbeitsabläufe integrieren, berichten mit 40 % höherer Wahrscheinlichkeit von Produktivitätssteigerungen als Beschäftigte in Unternehmen, die KI noch nicht entsprechend skaliert haben.

Was ist ein KI-Projektplan?

Ein KI-Projektplan ist ein Projektplan, dessen Entwurf mithilfe künstlicher Intelligenz entsteht. Auf Grundlage einer Eingabe oder eines Briefings kann die KI beispielsweise Projektphasen, Aufgaben und Meilensteine vorschlagen. Ihr Team prüft die Vorschläge und ergänzt realistische Termine, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten.

In Asana ist die KI-Projektplanung direkt mit dem Workflow-Management verbunden. Sie können den Plan gemeinsam bearbeiten, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen.

So erstellen Sie einen KI-Projektplan in Asana

Definieren Sie zunächst das Ergebnis, das Ihr Team erreichen soll. Lassen Sie sich anschließend von Asana AI eine erste Struktur vorschlagen. Prüfen und ergänzen Sie den Entwurf, bevor Sie Aufgaben zuweisen und mit der Umsetzung beginnen.

1. Beschreiben Sie Ihr Projektziel

Beginnen Sie mit einem kurzen Projektbriefing. Beschreiben Sie das Ziel, die Frist, die Beteiligten, die erwarteten Ergebnisse und bekannte Einschränkungen.

• Eine hilfreiche Eingabe lautet beispielsweise: „Erstellen Sie einen Projektplan für eine sechswöchige Produkteinführung mit Aufgaben für Marketing, Design, Rechtsprüfung, Sales Enablement und Berichterstattung zur Produkteinführung.“

Fügen Sie Details hinzu, die Ihrem Team bereits bekannt sind, wie z. B. Aktionspunkte, Genehmigungsschritte, Überprüfungsdaten, Budgetgrenzen oder Abhängigkeiten. Je spezifischer Ihr Briefing ist, desto nützlicher wird der erste Entwurf sein.

2. Entwerfen Sie Aufgaben, Meilensteine und Zeitpläne

Nutzen Sie Asana AI, um aus Ihrem Briefing Vorschläge für Projektzeitleisten, Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine abzuleiten. Bei einer Produkteinführung können dazu der Kick-off, die Produktbotschaften, die Kreativproduktion, die Kanalplanung, Überprüfungen, die Markteinführung und die anschließende Berichterstattung gehören.

Überprüfen Sie Ihren KI-generierten Plan, bevor Ihr Team ihn verwendet. Entfernen Sie irrelevante Aufgaben, fügen Sie fehlende Projektdetails hinzu und passen Sie die Zeitpläne an die tatsächliche Kapazität Ihres Teams an.

3. Passen Sie Ihren KI-Projektplan an

Passen Sie die Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Teams an. Verwenden Sie die Listenansicht, um Aufgabendetails, Verantwortliche, Fälligkeitsdaten und benutzerdefinierte Felder zu prüfen. Verwenden Sie die Kanban-Board-Ansicht, wenn die Arbeit verschiedene Phasen durchläuft, wie z. B. „Planung“, „In Bearbeitung“, „Überprüfung“, „Genehmigt“ und „Erledigt“.

Verwenden Sie die Zeitleisten- oder Gantt-Diagramm-Ansicht, wenn das Projekt von einer bestimmten Reihenfolge abhängt. Produkteinführungen, IT-Rollouts, Bauprojekte und funktionsübergreifende Initiativen erfordern häufig einen Projektzeitplan, da eine einzige fehlende Genehmigung nachfolgende Aufgaben verzögern kann.

4. Weisen Sie Aufgaben Personen und AI Teammates zu

Legen Sie für jede Aufgabe eine verantwortliche Person fest. Ergänzen Sie bei Bedarf Unteraufgaben für weitere Beteiligte und Überprüfungen.

AI Teammates können passende Koordinierungsaufgaben übernehmen, etwa Status-Updates entwerfen, den Projektkontext zusammenfassen oder Hinweise auf Hindernisse vorbereiten. Definieren Sie ihren Arbeitsumfang und legen Sie fest, welche Ergebnisse Ihr Team überprüfen soll.

5. Ergänzen Sie Abhängigkeiten und benutzerdefinierte Felder

Visualisieren Sie Abhängigkeiten in Ihrer Roadmap, damit Ihr Team sehen kann, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. So muss beispielsweise eine Designüberprüfung abgeschlossen sein, bevor mit der Webproduktion begonnen werden kann. Möglicherweise muss eine Rechtsprüfung abgeschlossen sein, bevor bezahlte Anzeigen live geschaltet werden können. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder für den Status, die Priorität, die Abteilung, den Aufgabentyp, den Aufwand, die Genehmigungsphase oder das Risiko hinzu. Beginnen Sie mit Feldern, die Ihr Team tatsächlich verwenden wird. Zu viele Felder können einen nützlichen Projektplan in unnötigen Verwaltungsaufwand verwandeln.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt mit Status-Updates

Legen Sie fest, wie Ihr Team den Fortschritt berichten wird, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Verwenden Sie Statusfelder für Phasen wie „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Blockiert“, „Wird überprüft“ und „Erledigt“. In Asana können AI Teammates Entwürfe für Projekt-Statusaktualisierungen erstellen, die den Fortschritt, die Risiken und die nächsten Schritte zusammenfassen. Prüfen Sie die Entwürfe auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor Sie sie mit den Beteiligten teilen.

7. Verwenden Sie den Projektplan als Vorlage

Prüfen Sie nach Projektabschluss, welche Abläufe sich bewährt haben. Entfernen Sie einmalige Aufgaben, aktualisieren Sie Abschnitte und Abhängigkeiten und speichern Sie die Struktur als wiederverwendbare Projektvorlage. Das eignet sich beispielsweise für Produkteinführungen, Geschäftsplanung, Marketingkampagnen, Kunden-Onboarding, Operations-Projekte und die Jahresplanung.

Was beinhaltet diese Vorlage?

Passen Sie die Vorlage für Ihre KI-Projektplanung an die Anforderungen Ihres Teams an. Eine sinnvolle Struktur umfasst:

• Planungsabschnitte: Erfassen Sie Ziele, Projektumfang, Beteiligte, Projektphasen und eingehende Anforderungen.

• Aufgabenstruktur: Gliedern Sie die Arbeit mithilfe eines Projektstrukturplans in überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben.

• Umsetzungsdetails: Ergänzen Sie Verantwortliche, Fristen, Meilensteine und Abhängigkeiten.

• Überprüfung und Freigabe: Planen Sie Feedback, Genehmigungen und die abschließende Freigabe ein.

• Benutzerdefinierte Felder: Organisieren Sie Aufgaben nach Priorität, Status, Abteilung, Aufwand oder Genehmigungsphase.

• Unterstützung durch AI Teammates: Lassen Sie beispielsweise Status-Updates und Zusammenfassungen vorbereiten.

• Über 200 Integrationen: Verbinden Sie Ihr Asana-Projekt mit Tools wie Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Jira Cloud und Salesforce.

Warum sollte man einen Projektplan mit KI erstellen?

Künstliche Intelligenz kann die Projektplanung erleichtern, indem sie aus einem Briefing einen ersten strukturierten Entwurf erstellt. Ihr Team kann auf dieser Grundlage Aufgaben ergänzen, die Reihenfolge prüfen und realistische Zuständigkeiten und Termine festlegen.

Der Nutzen der KI-gestützten Projektplanung reicht über diesen Entwurf hinaus. In Asana bleibt der Plan mit den tatsächlichen Aufgaben verbunden. Ihr Team kann ihn während der Umsetzung aktualisieren und bewährte Abläufe später als Vorlage für weitere Projekte verwenden.

Wie KI wiederkehrende Arbeitsabläufe unterstützen kann, zeigt Morningstar: Das Forschungsteam hat eine KI-gestützte Content-Pipeline in Asana AI Studio aufgebaut, mit der es jährlich etwa 14.976 Arbeitsstunden einspart. Das Beispiel betrifft einen konkreten Content-Workflow und ist kein pauschales Ergebnis der KI-Projektplanung.

Nützliche Funktionen für die KI-Projektplanung

Mit den Funktionen von Asana AI können Sie Ihren Projektplan entwerfen und die weitere Arbeit unterstützen. Wählen Sie die Funktionen aus, die zu Ihrem Projekt, Ihren Abläufen und Ihrem Asana-Abo passen.

• AI Studio: Erstellen Sie KI-gestützte Workflows für sich wiederholende Planungsschritte wie Erfassung, Weiterleitung, Projekteinrichtung, Zusammenfassungen für Stakeholder, Risikoprüfungen und Statusaktualisierungen.

• AI Teammates: Weisen Sie AI Teammates neben menschlichen Teamkollegen Koordinierungsaufgaben zu. Bei einem KI-Projektplan können sie dabei helfen, den Projektkontext zusammenzufassen, Entwürfe für Updates zu erstellen, Hindernisse zu identifizieren und wiederkehrende Arbeitsvorgänge nachzuverfolgen.

• Asana Dash: Nutzen Sie Asana Dash, um Projektkontext aus Meetings, E-Mails und Arbeitstools in Asana zu übertragen und diesen Kontext dann in strukturierte nächste Schritte umzuwandeln.

• Agentic Work Management: Nutzen Sie die KI-gestützten Work Management Tools von Asana, um Pläne zu erstellen, Routine-Updates zu automatisieren, die nächsten Schritte zu überprüfen und KI-Tools wie ChatGPT, Claude und Gemini mit dem Work Graph von Asana zu verknüpfen.

• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie Felder für Priorität, Status, Phase, Abteilung, Verantwortliche Person, Genehmigungsphase, Hindernis oder Aufwand hinzu. Benutzerdefinierte Felder vereinfachen das Sortieren und die Berichterstattung, wenn das Projekt wächst.

• Regeln: Automatisieren Sie wiederholbare Schritte, wie das Zuweisen von Überprüfungsaufgaben, das Verschieben von erledigten Arbeiten in den nächsten Abschnitt oder das Benachrichtigen eines Stakeholders, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.

• Ziele: Verbinden Sie Ihren KI-Projektplan mit Team- oder Unternehmenszielen, damit die Mitarbeitenden sehen können, warum die Arbeit wichtig ist und wie der Fortschritt mit dem übergeordneten Plan zusammenhängt.

Für wen eignet sich die KI-Projektplanung?

Die KI-Projektplanung eignet sich für Teams, die Projektentwürfe schneller strukturieren und die Umsetzung gemeinsam koordinieren möchten. Laut Asanas Bericht „The State of AI at Work“ gestalten 29 % der Wissensarbeiter ihre Projektmanagement-Workflows mit KI neu, 28 % die Fortschrittsüberwachung und 23 % das Zielmanagement.

• Projektmanager: Projektphasen entwerfen, Zuständigkeiten klären, Abhängigkeiten erfassen und Status-Updates vorbereiten.

• Operations-Teams: Wiederkehrende Abläufe in Projektvorlagen mit Anfragen, Übergaben und Überprüfungen strukturieren.

• Marketingteams: Kampagnen, Content-Veröffentlichungen, Veranstaltungen und Kreativproduktion planen.

• IT-Teams: Softwareeinführungen, Migrationen, KI-Implementierungen und Sicherheitsprojekte koordinieren.

• Funktionsübergreifende Teams: Die Arbeit von Produktmanagement, Marketing, Design, Vertrieb, Recht, Finanzen und Operations in einem gemeinsamen Plan verbinden.

• Führungsteams: Strategische Vorhaben in konkrete Aufgaben, Meilensteine und Zuständigkeiten übersetzen.

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Tipps, um Ihren KI-Projektplan bestmöglich zu nutzen

Asana AI kann Ihnen einen schnelleren ersten Entwurf liefern, aber Ihr Team muss den Plan trotzdem überprüfen, bevor er verwendet werden kann. Betrachten Sie den KI-Projektplan-Generator als Ausgangspunkt und fügen Sie dann die Details hinzu, die nur Ihr Team kennt.

• Beginnen Sie mit einem konkreten Briefing. Fügen Sie eine Projektübersicht, eine Frist, die Beteiligten, die Ergebnisse, die Einschränkungen und die erforderlichen Genehmigungsschritte hinzu.

• Überprüfen Sie Abhängigkeiten, bevor Sie Aufgaben zuweisen. Die KI kann eine Reihenfolge der Aufgaben vorschlagen, aber Ihr Team sollte bestätigen, welche Aufgaben tatsächlich voneinander abhängig sind.

• Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu. Eine klar benannte verantwortliche Person verhindert Unklarheiten darüber, wer den Abschluss der Aufgabe sicherstellt.

• Erstellen Sie separate Aufgaben für Überprüfungen und Genehmigungen. Die Zeit für Überprüfungen führt häufig zu Verzögerungen. Legen Sie für Überprüfungen und Genehmigungen eigene Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen an.

• Weisen Sie AI Teammates wiederkehrende Koordinationsaufgaben zu. Status-Updates, Zusammenfassungen von Hindernissen und Nachverfolgungsaufgaben sind gute Ausgangspunkte.

• Verknüpfen Sie den Plan mit Zielen. Zielverknüpfungen helfen Teams zu verstehen, welche Arbeit am wichtigsten ist, wenn sich die Zeitplanung ändert.

• Aktualisieren Sie die Vorlage nach jedem Projekt. Entfernen Sie nicht verwendete Felder, fügen Sie fehlende Schritte hinzu und passen Sie Abschnitte an, die zu Verwirrung geführt haben.

Integrationen für Ihre KI-Projektplanung

Verbinden Sie Asana mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet. So bleiben Dokumente, Kommunikation und Aufgaben mit Ihrem Projektplan verknüpft. Entdecken Sie die Asana-Integrationen, um passende Anwendungen zu finden.

• Slack: Wandeln Sie Slack-Nachrichten in Asana-Aufgaben um, fügen Sie Aufgaben über Slack Kommentare hinzu und erhalten Sie Aufgaben-Updates dort, wo Ihr Team bereits über die Arbeit spricht.

• Microsoft Teams: Verknüpfen Sie Diskussionen mit Asana-Aufgaben, damit Ihre Teamkollegen Folgeaufgaben aus Meetings und Nachrichten erstellen können.

• Google Drive: Verknüpfen Sie Planungsdokumente, Briefings und Projektdateien mit den entsprechenden Arbeitsvorgängen in Asana, damit Ihre Teamkollegen den richtigen Kontext direkt in der Aufgabe finden können.

• Jira Cloud: Verknüpfen Sie technische Arbeiten mit dem Projektplan, wenn Entwicklungsaufgaben in Jira bleiben müssen und Business-Teams den Projektstatus in Asana benötigen.

• Salesforce: Verknüpfen Sie kundenorientierte Arbeitsvorgänge mit Projektaufgaben, wenn Vertriebs-, Customer-Success- oder Implementierungsteams gemeinsamen Kontext benötigen.

Asana für die KI-Projektplanung – jetzt testen

Erstellen Sie Ihren Projektplan mit KI und entwickeln Sie den Entwurf gemeinsam mit Ihrem Team weiter. In Asana können Sie Aufgaben zuweisen, Termine aktualisieren, Abhängigkeiten verwalten und den Fortschritt verfolgen.

Asana AI unterstützt Sie beim Entwurf. AI Teammates können anschließend passende Koordinierungsaufgaben übernehmen, etwa Status-Updates und Zusammenfassungen vorbereiten. Ihr Team prüft die Ergebnisse und entscheidet über die nächsten Schritte.

Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung Ihres KI-Projektplans in Asana.

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