Problemlösung Methoden: 8 bewährte Strategien für Teams

Stellen Sie sich vor, Sie erledigen Ihre täglichen Aufgaben auf Arbeit, Ihr Chef ruft Sie herein und verkündet: „Wir haben ein Problem.“

Leider leben wir nicht in einer Welt, in der sich Probleme sofort mit einem Fingerschnippen lösen lassen. Zu wissen, wie man Probleme effektiv löst, ist im Berufsleben eine wichtige Fähigkeit, die es zu entwickeln gilt. Wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie ein Problem zu lösen haben und eine effektive Lösung brauchen?

In diesem Artikel schlüsseln wir den Problemlösungsprozess auf und zeigen Ihnen, wie Sie die effektivsten Lösungen für komplexe Probleme finden.

Was versteht man unter Problemlösung?

Problemlösung ist der strukturierte Prozess, ein bestimmtes Problem zu analysieren, mögliche Lösungen zu entwickeln und die wirksamste Option umzusetzen. Verschiedene Methoden wie die 5-Why-Analyse, SWOT-Analyse oder das Ishikawa-Diagramm helfen Teams dabei, die Ursachen systematisch zu identifizieren und nachhaltige Lösungen zu finden. Die richtige Problemlösungsmethode zu wählen ist entscheidend für den Erfolg. Je nach Art des Problems – ob technisch, organisatorisch oder zwischenmenschlich – eignen sich unterschiedliche Ansätze.

4 Schritte zur effektiven Problemlösung

Auch wenn es sehr verlockend sein mag, sich gleich kopfüber in ein Problem zu stürzen – nehmen Sie sich trotzdem die Zeit, Schritt für Schritt vorzugehen. Hier erfahren Sie, wie Sie den Problemlösungsprozess mit Ihrem Team effektiv aufschlüsseln können:

1. Ermitteln Sie das Problem, das gelöst werden muss

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein Problem zu ermitteln, besteht darin, Fragen zu stellen. Es empfiehlt sich, zunächst journalistische Fragen zu stellen, wie etwa:

• Wer: Wer hat mit dem Problem zu tun? Wer hat es verursacht? Wer ist am meisten davon betroffen?

• Was: Was ist los? Wie groß ist das Ausmaß des Problems? Welches Vorhaben behindert dieses Problem?

• Wo: Wo ist dieses Problem aufgetreten? Betrifft dieses Problem noch etwas anderes im direkten Umfeld?

• Wann: Wann ist dieses Problem aufgetreten? Wann tritt dieses Problem auf? Handelt es sich um ein dringendes Problem, das innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gelöst werden muss?

• Warum: Warum passiert das? Warum wirkt es sich auf Arbeitsabläufe aus?

• Wie: Wie ist es zu diesem Problem gekommen? Wie wirkt es sich auf Arbeitsabläufe und die Produktivität der Teammitglieder aus?

Journalistische Fragen zu stellen kann Ihnen helfen, eine aussagekräftige Problemstellung zu definieren, damit Sie die aktuelle Situation objektiv beleuchten und einen Plan erstellen können.

Hier sehen Sie beispielhaft, wie ein Designteam mithilfe journalistischer Fragen sein Problem ermittelt:

Übergeordnetes Problem: Design-Anforderungen werden nicht erfüllt

• Wer: Team für Design, digitales Marketing, Webentwicklung

• Was: Designanfragen werden vergessen, gehen verloren oder werden ad hoc erstellt.

• Wo: E-Mail-Anfragen, Tabelle für Designanfragen

• Wann: Verpasste Anfragen am 20. Januar, 31. Januar, 4. Februar, 6. Februar

• Wie: Die E-Mail-Anfrage ging im Posteingang verloren, und die Excel-Tabelle zur Annahme neuer Anfragen wurde nicht korrekt aktualisiert. Das Team für digitales Marketing musste die Anzeigenveröffentlichung um einige Tage verschieben, da es zu Engpässen bei den Designanfragen kam. Das Designteam musste zusätzliche Stunden arbeiten, um sicherzustellen, dass alle Anfragen abgearbeitet wurden.

In diesem Beispiel gibt es viele verschiedene Aspekte dieses Problems, das gelöst werden kann. Durch journalistische Fragen können Sie verschiedene Probleme ermitteln und herausfinden, wen Sie in den Prozess einbeziehen sollten.

2. Tragen Sie mehrere mögliche Lösungen in einem Brainstorming zusammen

Wenn Sie und Ihr Team mithilfe von Brainstorming verschiedene mögliche Lösungen erarbeiten, sollten Sie bedenken, wen das Problem betrifft. Erinnern Sie sich an die journalistischen Fragen, die Sie zu Beginn gestellt haben: Wer hat mit dem Problem zu tun? Sorgen Sie dafür, dass diese Personen (oft als Projekt-Stakeholder bezeichnet) in den Entscheidungsfindungsprozess einbezogen werden.

Schalten Sie nach Möglichkeit einen Moderator ein, für den die Lösung keine große Rolle spielt. Wenn Sie eine Person hinzuziehen, die wenig bis gar nicht vom Problem betroffen ist, hilft das in der Regel, das Team auf Kurs zu halten und gute Problemlösungsfähigkeiten herauszubilden.

Hier einige Brainstorming-Methoden, die kreatives Denken fördern:

• Brainstormen Sie vorab alleine: Bevor Sie sich als Gruppe versammeln, schildern Sie Ihrem Team im Kontext, was genau das Problem ist, das Sie brainstormen wollen. Das gibt Ihnen und Ihren Teamkollegen Zeit, bis zum Treffen einige Ideen parat zu haben.

• Sagen Sie (am Anfang) zu allem Ja: Beim Auftakt des Brainstormings sollten Sie keine Idee ablehnen, sondern so viele Ideen wie möglich notieren. Eine gute Liste an Ideen stellt sicher, dass Sie eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten erhalten. Heben Sie sich den Feinschliff für den nächsten Schritt der Strategie auf.

• Sprechen Sie mit Teammitgliedern unter vier Augen: Manche Menschen möchten ihre Ideen vielleicht nicht gerne in der Gruppe äußern. Besprechen Sie das Thema mit dem jeweiligen Teammitglied und motivieren Sie die Person, ihre Meinung ohne Einschränkungen mitzuteilen  – vielleicht ergeben sich dadurch sogar detailliertere Erkenntnisse als ursprünglich erwartet.

• Raus aus dem Alltagstrott: Wenn Sie Brainstorming-Sitzungen normalerweise in einem Konferenzraum oder per Zoom-Anruf abhalten, versuchen Sie doch mal etwas anderes! Verlegen Sie Ihr Brainstorming-Meeting in ein Café, oder starten Sie den Zoom-Anruf während eines Spaziergangs. Die Abwechslung holt Ihr Gehirn aus seinem gewohnten Trott heraus und fördert kritisches Denken.

3. Definieren Sie eine Lösung

Nachdem Sie gemeinsam mit den Teammitgliedern ein Brainstorming durchgeführt haben, um deren spezifische Sicht auf ein Szenario zu erhalten, sollten Sie sich die verschiedenen Strategien ansehen und entscheiden, welche Option die beste Lösung für das vorliegende Problem ist. Berücksichtigen Sie bei der Definition der Lösung diese beiden Hauptfragen: Was ist das gewünschte Ergebnis dieser Lösung. Wer soll von dieser Lösung profitieren?

Legen Sie fest, bis wann diese Entscheidung getroffen werden muss, und informieren Sie alle Beteiligten entsprechend. Manchmal müssen zu viele Personen eine Entscheidung treffen. Nutzen Sie Ihre bestmögliche Einschätzung unter Berücksichtigung der bestehenden Einschränkungen, um schnell Großes zu erreichen und voranzukommen.

4. Implementieren Sie die Lösung

Bei der Umsetzung der Lösung arbeiten Sie zunächst mit den Personen, die am nächsten am Problem dran sind. Dieser Schritt kann denjenigen, die am meisten vom Problem betroffen sind helfen, das Hindernis aufzulösen. Wenden Sie sich dann denjenigen zu, die weniger betroffen sind, und so weiter und so fort. Manche Lösungen sind so einfach, dass Sie gar nicht mit mehreren Teams arbeiten müssen.

Nachdem Sie die Implementierung mit den richtigen Teams priorisiert haben, weisen Sie die laufenden Aufgaben zu, die von den übrigen Teammitgliedern erledigt werden müssen. Dieser Schritt kann verhindern, dass die Teammitglieder während des Implementierungsprozesses überlastet werden. Nachdem Ihre Lösung implementiert wurde, setzen Sie Kontrolltermine an, um zu sehen, wie die Lösung funktioniert. Bei Bedarf korrigieren Sie einfach den Kurs.

Gängige Problemlösungsstrategien

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Probleme (und Lösungen) zu ermitteln. Hier finden Sie einige Strategien, die Sie ausprobieren können, sowie gängige Wege für deren Anwendung:

Die Trial-and-Error-Methode

Für eine Problemlösung durch Ausprobieren ist normalerweise kein ganzes Team von Mitarbeitern erforderlich. Dazu ermitteln Sie die Ursache des Problems und testen dann schnell mögliche Lösungen, um zu sehen, ob sich etwas ändert.

Diese Problemlösungsmethode wird häufig bei der Fehlersuche in Teams für den technischen Support eingesetzt.

5 Gründe

Die 5-Ursachen-Problemlösungsmethode hilft Ihnen, zur Ursache eines Problems vorzudringen. Zunächst fragen Sie einmal: „Warum ist dieses Problem aufgetreten?“ Nachdem Sie das erste Warum beantwortet haben, fragen Sie erneut: „Warum ist das passiert?“ Diese Frage stellen Sie insgesamt fünfmal, bis Sie das Problem auf eine Ursache zurückführen können.

Diese Methode kann Ihnen dabei helfen, das menschliche Versagen aufzuspüren, das dazu geführt hat, dass etwas schief gelaufen ist. Noch wichtiger: Sie hilft Ihnen und Ihrem Team, einen umsetzbaren Plan zu entwickeln, mit dem Sie verhindern können, dass das Problem erneut auftritt.

Hier ein Beispiel:

Problem: Die E-Mail-Marketing-Kampagne ging versehentlich an die falsche Zielgruppe.

1. „Wie konnte das passieren?“ Weil der Name der Zielgruppe in unserer E-Mail-Plattform nicht aktualisiert wurde.

2. „Warum wurden die Namen der Zielgruppe nicht geändert?“ Weil das Zielgruppensegment nach der Bearbeitung nicht umbenannt wurde.

3. „Warum wurde das Zielgruppensegment nicht umbenannt?“ Weil Mitarbeitende Zielgruppensegmente jeweils auf ihre eigene Weise anlegen.

4. „Warum legt jeder auf seine Weise ein Zielgruppensegment an?“ Weil es keinen standardisierten Prozess zur Erstellung von Zielgruppensegmenten gibt.

5. „Warum gibt es für das Erstellen von Zielgruppensegmenten keine standardisierten Verfahren?“ Weil das Team sich nicht entscheiden konnte, wie das Verfahren zu standardisieren ist, als neue Mitglieder in das Team aufgenommen wurden.

Dieses Beispiel zeigt, dass es noch einige Bereiche zu verbessern gilt, damit der Fehler nicht erneut auftritt. Wenn Sie diese Fragen durcharbeiten, stellen Sie sicher, dass alle an der Situation Beteiligten anwesend sind. Somit können Sie gemeinsam die nächsten Schritte erarbeiten, um dieses Problem zu vermeiden.

SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse kann die Stärken und Schwächen einer bestimmten Lösung aufzeigen. SWOT steht für:

• Stärken (S – Strengths): Warum ist gerade diese Lösung eine gute Wahl für dieses Problem?

• Schwachstellen (W – Weaknesses): Was sind die Schwachstellen dieser Lösung? Was können Sie tun, um diese zu vermindern?

• Chancen (O – Opportunities): Welche weiteren Vorteile könnten sich aus der Implementierung dieser Lösung ergeben?

• Risiken (T – Threats): Kann diese Entscheidung negative Auswirkungen auf Ihr Team haben?

Bei der Ermittlung konkreter Lösungen können Sie die verschiedenen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der jeweiligen Lösung hervorheben.

Mit dieser eigens erstellten Problemlösungsstrategie können Sie die Antworten eingrenzen und die Unterschiede zwischen verschiedenen Lösungen vergleichen und gegenüberstellen.

Neben der SWOT-Analyse gibt es weitere nützliche Frameworks für die strategische Problemlösung. Das Cynefin-Framework hilft dabei, Probleme nach ihrer Komplexität einzuordnen, während TRIZ systematische Innovationsprinzipien bereitstellt.

Ishikawa-Diagramm (Fischgrätendiagramm)

Das Ishikawa-Diagramm, auch Fischgrätendiagramm genannt, ist eine visuelle Methode zur Ursachenanalyse. Dabei werden mögliche Ursachen eines Problems in Kategorien wie Mensch, Maschine, Material, Methode, Mitwelt und Messung eingeteilt. Das Diagramm hilft Teams, systematisch alle potenziellen Einflussfaktoren zu identifizieren, anstatt sich auf naheliegende Ursachen zu beschränken.

Diese Methode eignet sich besonders gut für komplexe Probleme, bei denen mehrere Faktoren zusammenwirken. Indem Sie die Ursachen visuell darstellen, schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis im Team und können gezielt an den relevantesten Stellschrauben arbeiten.

PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Der PDCA-Zyklus ist eine bewährte Methode zur kontinuierlichen Verbesserung. Er besteht aus vier Phasen:

• Plan (Planen): Analysieren Sie das Problem und entwickeln Sie einen Lösungsplan mit messbaren Zielen.

• Do (Umsetzen): Setzen Sie die geplante Lösung in einem begrenzten Rahmen um, zum Beispiel als Pilotprojekt.

• Check (Überprüfen): Bewerten Sie die Ergebnisse anhand der festgelegten Kriterien. Hat die Lösung das Problem behoben?

• Act (Handeln): Standardisieren Sie erfolgreiche Lösungen oder passen Sie den Plan an, wenn die Ergebnisse nicht zufriedenstellend waren.

Der PDCA-Zyklus ist besonders wirkungsvoll bei wiederkehrenden Problemen, da er eine iterative Verbesserung ermöglicht. Teams können so schrittweise optimale Lösungen entwickeln, anstatt auf eine einmalige Sofortlösung zu setzen.

Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip besagt, dass häufig 80 % der Auswirkungen auf nur 20 % der Ursachen zurückzuführen sind. Auf die Problemlösung übertragen bedeutet das: Konzentrieren Sie sich auf die wenigen Ursachen, die den größten Einfluss haben.

Um das Pareto-Prinzip anzuwenden, listen Sie alle identifizierten Ursachen auf und bewerten Sie deren Auswirkung. Priorisieren Sie die Ursachen mit dem größten Einfluss und setzen Sie dort zuerst an. Dieser Ansatz hilft Teams, ihre begrenzten Ressourcen effizient einzusetzen und schnell spürbare Verbesserungen zu erzielen.

Tipps für eine effektive Problemlösung im Team

Eine erfolgreiche Problemlösung hängt nicht nur von der gewählten Methode ab, sondern auch davon, wie das Team zusammenarbeitet. Mit den folgenden Tipps verbessern Sie Ihren Problemlösungsprozess nachhaltig:

• Schaffen Sie psychologische Sicherheit: Teammitglieder müssen sich trauen, Probleme offen anzusprechen, ohne Konsequenzen zu fürchten. Eine offene Fehlerkultur fördert proaktives Handeln.

• Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer für die Problemanalyse, die Lösungsentwicklung und die Umsetzung zuständig ist. Klare Zuständigkeiten verhindern, dass Aufgaben untergehen.

• Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel: Flussdiagramme, Whiteboards oder digitale Projektmanagement-Tools helfen dabei, komplexe Probleme übersichtlich darzustellen und den Fortschritt zu verfolgen.

• Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse: Halten Sie nach jeder Problemlösung fest, was funktioniert hat und was nicht. So entsteht eine Wissensdatenbank, die bei zukünftigen Problemen Zeit spart.

• Setzen Sie realistische Fristen: Zeitdruck kann kreatives Denken einschränken. Geben Sie Ihrem Team ausreichend Zeit für eine gründliche Analyse, aber setzen Sie klare Meilensteine, um den Fortschritt zu sichern.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei Lucid stand das Programmmanagement-Team vor der Herausforderung, Arbeit über mehrere Plattformen hinweg zu koordinieren. Durch die Zentralisierung aller Arbeitsabläufe in einem Work-Management-Tool konnte das Team klare Verantwortlichkeiten schaffen, Projektübergaben beschleunigen und die unternehmensweite Transparenz verbessern. Erfahren Sie mehr über Asana AI Studio für Ihre Teamarbeit.

Probleme im Team lösen und gemeinsam wachsen

Effektive Problemlösung ist mehr als eine einzelne Methode – sie ist eine Kompetenz, die Teams kontinuierlich weiterentwickeln können. Indem Sie einen strukturierten Problemlösungsprozess etablieren, klare Verantwortlichkeiten definieren und die richtigen Werkzeuge einsetzen, schaffen Sie die Grundlage für bessere Entscheidungen und stärkere Zusammenarbeit. Testen Sie Asana kostenlos, um Ihren Problemlösungsprozess zu organisieren und Ihr Team auf Kurs zu halten.

Häufig gestellte Fragen zur Problemlösung