Operational Excellence: Definition, Methoden und Umsetzung

Die heutige Geschäftswelt ist von zahlreichen Herausforderungen geprägt. Der intensive Wettbewerb und die Globalisierung führen dazu, dass die Anforderungen an Qualität, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz immer weiter steigen.

Daher müssen Unternehmen darauf achten, ihre betrieblichen Prozesse laufend zu optimieren und effizienter zu gestalten. Nur dann können sie langfristig im Wettbewerb bestehen und erfolgreich bleiben.

Hier kommt das Konzept der Operational Excellence ins Spiel. Darunter versteht man eine unternehmensweite Strategie, die darauf abzielt, kontinuierliche Optimierungen in allen Bereichen durchzuführen. Doch wie können Sie dieses Prinzip in Ihr Unternehmen integrieren? Welche Methoden und Werkzeuge stehen Ihnen dafür zur Verfügung? Und welche Tools sollten Sie nutzen, um diese Umstellung erfolgreich umzusetzen? Alle wichtigen Informationen erfahren Sie hier in diesem Artikel.

Was ist Operational Excellence?

Operational Excellence (OpEx) ist ein ganzheitlicher Managementansatz, bei dem Unternehmen sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette systematisch auf Effizienz, Qualität und Kundennutzen ausrichten. Das Ziel: eine kontinuierliche Verbesserung, die in der gesamten Organisation verankert ist.

Verbesserte Prozesse steigern die Produktivität, senken die Kosten und verringern die Durchlaufzeiten. Das sichert langfristigen Unternehmenserfolg.

Gleichzeitig ist Operational Excellence Teil der Unternehmenskultur. Das Ziel, eine exzellente betriebliche Leistung zu erzielen, muss in der Philosophie verankert und von allen Mitarbeitenden akzeptiert werden. Nur dann kann Operational Excellence erfolgreich umgesetzt werden.

Operational Excellence vs. KVP

Ein häufiger Vergleich betrifft den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Beide Ansätze verfolgen das Ziel, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, unterscheiden sich aber im Umfang.

• KVP: Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist oftmals Teil des Qualitätsmanagements und beschäftigt sich mit der Optimierung einzelner Prozesse. Dabei wird hauptsächlich das PDCA-Prinzip (Plan, Do, Check, Act) verwendet.

• OpEx: Operational Excellence geht jedoch noch viel weiter, da es sich um einen ganzheitlichen, strategischen Ansatz handelt. Hierbei wird nicht nur eine Methode verwendet, sondern eine Kombination. Doch im Vordergrund stehen nicht unbedingt die Methoden selbst, sondern die Philosophie zur betrieblichen Exzellenz, die von allen Mitarbeitenden gelebt wird.

Vorteile von Operational Excellence für Unternehmen

Unternehmen, die Operational Excellence konsequent umsetzen, erzielen messbare Verbesserungen in mehreren Bereichen gleichzeitig.

• Kostensenkung durch Verschlankung: Systematische Eliminierung von Verschwendung und Standardisierung wiederkehrender Abläufe senken die Betriebskosten nachhaltig.

• Höhere Qualität: Stabile, dokumentierte Prozesse reduzieren Fehlerquoten und sorgen für gleichbleibend hohe Ergebnisse.

• Schnellere Durchlaufzeiten: Optimierte Workflows beseitigen Engpässe und verkürzen die Zeit vom Auftragseingang bis zur Lieferung.

• Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Die Kombination aus höherer Qualität und kürzeren Lieferzeiten wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus.

• Stärkeres Mitarbeiterengagement: Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung gibt Mitarbeitenden Eigenverantwortung und fördert aktive Beteiligung an Optimierungsinitiativen.

• Wettbewerbsresilienz: Unternehmen mit ausgereiften OpEx-Programmen reagieren flexibler auf Marktveränderungen und behaupten sich besser in volatilen Umfeldern.

Welche Methoden werden zur Operational Excellence verwendet?

Für Operational Excellence stehen verschiedene Methoden und Instrumente zur Verfügung. Die wichtigsten sind Lean Management, Six Sigma und Kaizen.

Lean Management

Lean Management bedeutet auf Deutsch übersetzt "schlankes Management". Dieser Ansatz stellt keine Methode an sich dar, sondern eine Unternehmensphilosophie. Ziel ist es, die komplette Wertschöpfungskette im Unternehmen effizienter und effektiver zu gestalten.

Die zwei zentralen Aspekte des Lean Managements sind die Kundenorientierung und die Kostensenkung.

• Kundenorientierung: Hierbei sollen sowohl das Angebot als auch die Prozesse auf den Kunden ausgerichtet werden. Jede Tätigkeit muss einen Nutzen für den Kunden darstellen und damit dessen Zufriedenheit steigern. Wenn eine Tätigkeit keinen Kundennutzen bringt, wird sie entfernt.

• Kostensenkung: Dabei geht es um die Vermeidung von Verschwendung. Prozesse sollten perfekt aufeinander abgestimmt sein und Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden. Dies umfasst auch eine flache Hierarchie, um den Aufwand der Verwaltung zu reduzieren.

Ein Beispiel für ein erfolgreich umgesetztes Lean Management ist die Automarke Toyota. Auf Basis dieser Philosophie haben sie das Toyota-Produktionssystem (TPS) entwickelt. Dieses gilt als eines der effizientesten Produktionssysteme der Welt und basiert auf der Synchronisation und Standardisierung von Prozessen sowie der Vermeidung von Fehlern und Verschwendung.

Six Sigma

Six Sigma stellte eine Methode zur Prozessverbesserung dar. Im Vordergrund steht hierbei die Einführung einheitlicher Prozesse, um die Anzahl der Abweichungen im Endprodukt zu minimieren. Dies führt letztlich zu einer verringerten Anzahl an Produktfehlern und einer höheren Produktqualität.

Six Sigma basiert dabei auf 5 Grundsätzen.

• Den Kunden in den Mittelpunkt stellen

• Anhand von Daten Abweichungen aufspüren

• Prozesse kontinuierlich verbessern

• Alle Mitarbeitenden einbeziehen

• Ein flexibles und reaktionsfähiges System schaffen

Häufig wird Six Sigma in der Fertigung eingesetzt. Das Prinzip findet jedoch immer öfter Anwendung in anderen Branchen, wie etwa in Technologieunternehmen.

Kaizen

Kaizen (Kai = Veränderung, Zen = zum Besseren) ist nicht nur eine Philosophie, sondern auch eine Handlungsanweisung. Damit ist die permanente Verbesserung von Tätigkeiten und Verfahren durch alle Mitarbeitenden eines Unternehmens gemeint.

Wichtig ist dabei jedoch nicht, dass große Innovationen oder Veränderungen durchgeführt werden. Vielmehr sollten alle Mitarbeitenden ihre Tätigkeiten und ihren Arbeitsplatz ständig kritisch hinterfragen und laufend Optimierungen durchführen.

Zum besseren Verständnis werden einige Prinzipien und Regeln mit Kaizen verknüpft.

• Tägliche Verbesserungen in allen Bereichen durchführen

• Jede Verschwendung von Material, Zeit und Geld vermeiden

• Nachgelagerte Prozessschritte betrachten und verbessern

• Entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise

• Arbeitsplätze und -bereiche werden live vor Ort betrachtet und analysiert

Das Kaizen-Prinzip kann immer angewendet werden. Egal ob bei Produkten, Dienstleistungen, Prozessen oder Arbeitsplätzen. Die Philosophie ist universell und kann daher in allen Branchen und Unternehmen angewendet werden.

Weitere OpEx-Methoden

Neben Lean Management, Six Sigma und Kaizen gibt es weitere Methoden, die Unternehmen bei der Umsetzung von Operational Excellence unterstützen.

Operational Excellence umsetzen

Die Einführung von Operational Excellence erfordert sorgfältige Planung. Eine Veränderung der Unternehmenskultur geschieht nicht über Nacht, deshalb ist ein strukturiertes Vorgehen entscheidend.

1. Ist-Zustand bewerten

Im ersten Schritt sollten Sie den aktuellen Zustand der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen bewerten. Dabei können Sie Prozessanalysen durchführen, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.

Wichtig hierbei ist, einen objektiven Blick zu behalten. Daher sollten Sie bei diesen Analysen auch nach den Meinungen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden fragen. Dieses Feedback ist entscheidend, um einen klaren Ist-Zustand zu ermitteln.

2. Ziele festlegen

Im nächsten Schritt müssen Sie klare Ziele festlegen, nach denen Sie später Ihren Plan ausrichten werden. Dabei sollten Sie klare KPIs definieren, die nach dem SMART-Prinzip gesetzt werden.

Das SMART-Prinzip besagt, dass Ziele

• Spezifisch

• Messbar

• Attraktiv

• Relevant

• Terminierbar

sein müssen, damit diese auch wirklich erreicht werden können. Mit klaren KPIs und Zielen haben Sie eine Richtung vorgegeben, mit der Sie nun im dritten Schritt Ihren Umsetzungsplan erstellen können.

3. Plan entwickeln

Die Einführung von neuen Methoden und die Umstellung von aktuellen Prozessen ist ein langwieriger Prozess. Dieser erfordert nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern auch Akzeptanz und Verständnis von Seiten der Mitarbeitenden.

Bevor Sie also die Mitarbeitenden mit Veränderungen konfrontieren, sollten Sie einen detaillierten Plan zur Umsetzung neuer Methoden entwickeln. Dieser Grundstein ist wichtig, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.

Dabei ist es nicht nur wichtig, klare Zeiträume anzugeben, sondern auch Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Einen solchen Plan sollten Sie daher idealerweise in einer Work-Management-Software wie Asana festhalten. Welche Vorteile Ihnen eine solche Software bietet, erfahren Sie hier:

4. Mitarbeitende schulen

Wie bereits angesprochen werden Mitarbeitende bei der Einführung von Operational Excellence mit teils großen Veränderungen konfrontiert. Bei einer schlechten Planung kann es durchaus zu einer verringerten Mitarbeiterzufriedenheit kommen. Um also eine erfolgreiche Umsetzung durchführen zu können, müssen Sie auf die Prinzipien des Change Managements setzen.

Dabei gibt es verschiedene Modelle, auf die Sie sich stützen können. Wir möchten hier das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt ansprechen. Das Akronym steht für folgende Prinzipien.

• Bewusstsein (Awareness) für die Notwendigkeit der Veränderung.

• Wunsch (Desire), an der Veränderung teilzunehmen.

• Wissen (Know-How), wie man eine erfolgreiche Veränderung sicherstellt.

• Können (Ability), die Veränderung zu implementieren.

• Verfestigung (Reinforcement), um sicherzustellen, dass die Veränderung auch langfristig greift.

Setzen Sie diese Schritte in Form von Schulungen, Weiterbildungen und Seminaren um, damit die Umstellung auf Operational Excellence langfristig funktioniert und Sie von der Effizienzsteigerung profitieren.

5. Maßnahmen implementieren

Nun ist es an der Zeit, die notwendigen Schritte laut Ihrem Entwicklungsplan in die Tat umzusetzen. Beachten Sie hierbei, dass die Veränderung in kleinen Etappen erfolgt. Dies gibt den Mitarbeitenden Zeit, mit den neuen Prozessen umzugehen.

Zusätzlich haben Sie damit die Möglichkeit, regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen vorzunehmen. Die Überwachung der Fortschritte ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Herausforderungen in der Umsetzung meistern

Die Umstellung hin zu Operational Excellence bringt typische Herausforderungen mit sich, die Sie gezielt adressieren sollten.

1. Widerstand gegen Veränderungen: Oftmals wehren sich Mitarbeitende gegen neue Veränderungen. Um dies zu verhindern, müssen Sie ausreichend Bewusstsein schaffen für die Notwendigkeit und einen klaren Plan aufzeigen.

2. Komplexität der Prozesse: Gerade wenn Ihre Geschäftsprozesse komplex sind, ist es schwierig, OpEx umzusetzen. Dabei ist es wichtig, die Analyse gründlich durchzuführen und den Umsetzungsplan so detailliert wie möglich zu erstellen.

3. Nachhaltigkeit der Verbesserungen: In vielen Fällen tendieren Mitarbeitende dazu, nach einer Zeit wieder in alte Muster zu verfallen. Daher müssen Sie die Prozesse kontinuierlich überwachen und anpassen, damit die Verbesserungen nachhaltig sind.

Operational Excellence und Digitalisierung

Digitale Werkzeuge sind ein zentraler Hebel für die erfolgreiche Umsetzung von Operational Excellence. Sie schaffen Transparenz über laufende Prozesse in Echtzeit und ermöglichen es, Abweichungen sofort zu erkennen, statt erst im Nachhinein darauf zu reagieren.

Besonders KI-gestützte Analysen eröffnen neue Möglichkeiten: Sie erkennen Muster in Prozessdaten, identifizieren Optimierungspotenziale und liefern proaktive Handlungsempfehlungen. Damit wird datenbasierte Entscheidungsfindung zum festen Bestandteil des operativen Alltags.

• Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Routineaufgaben lassen sich durch Software automatisieren, sodass sich Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Das reduziert Fehler und beschleunigt Abläufe spürbar.

• Datenbasierte Entscheidungen: Dashboards und KPI-Übersichten bündeln relevante Kennzahlen an einem Ort. So treffen Führungskräfte fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten statt auf Grundlage von Annahmen.

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Work-Management-Plattformen verbinden Teams über Abteilungsgrenzen hinweg und schaffen eine gemeinsame Informationsbasis. Das verhindert Silodenken und sorgt dafür, dass Verbesserungsinitiativen koordiniert umgesetzt werden.

Praxisbeispiel: Fedegari verkürzt Produktionszyklen mit digitaler Projektsteuerung

Der Fertigungsspezialist Fedegari zeigt, wie Digitalisierung Operational Excellence in der Praxis beschleunigt. Das Unternehmen ersetzte fragmentierte, manuelle Prozesse durch eine zentrale Work-Management-Plattform und KI-gestützte Kapazitätsplanung.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• 30 % kürzere Durchlaufzeiten: Die Produktionszyklen wurden von 10 auf 7 Monate reduziert.

• 100 % Termintreue: Trotz verkürzter Zyklen wurde eine pünktliche Lieferquote von 100 % erreicht.

• 50 % weniger Projektabweichungen: Standardisierte Workflows und Echtzeit-Transparenz reduzierten Abweichungen innerhalb von drei Jahren um die Hälfte.

• 100 % der Projekte zentralisiert: Alle Projekte werden über eine einzige Plattform gesteuert, die als zentrale Informationsquelle dient.

Entdecken Sie, wie ein Work-Management-Tool Ihre OpEx-Initiativen unterstützen kann. Sehen Sie sich eine Demo von Asana AI an.

Mit Operational Excellence die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern

Operational Excellence verbindet Prozessoptimierung, Unternehmenskultur und Technologie zu einem ganzheitlichen Ansatz für nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit. Wer auf kontinuierliche Verbesserung setzt, profitiert von niedrigeren Kosten, höherer Qualität und zufriedeneren Kunden. Starten Sie jetzt mit der Umsetzung und nutzen Sie ein Work-Management-Tool wie Asana, um Ihre OpEx-Initiativen zu koordinieren und messbare Ergebnisse zu erzielen.

Häufig gestellte Fragen