5S Methode: Schritte, Beispiele & Vorteile erklärt im Alltag

Wenn wir ehrlich sind: Nicht immer ist unser Arbeitsplatz so eingerichtet, wie er eigentlich sein sollte. Wichtige Papiere und Dokumente liegen irgendwo versteckt, das Ladekabel ist nicht auffindbar, etc. Diese Situation kommt sicherlich jedem vor, egal ob man nun einen Arbeitsplatz im Büro oder im Home-Office hat.

Um dem entgegenzuwirken, können Sie die 5S-Methode nutzen. Mit dieser Methode können Sie Ihren Arbeitsplatz so gestalten, dass Sie sich immer auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren können und keine Zeit mehr verschwenden müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur 5S-Methode. Wir zeigen Ihnen, woher die Methode kommt, was dahintersteckt und welche Vorteile sich dadurch für Sie bieten. Verlieren wir daher keine Zeit und starten direkt los.

Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode ist ein systematischer Ansatz zur Arbeitsplatzorganisation, der Verschwendung reduziert und Effizienz steigert. Sie basiert auf fünf Schritten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin. Ziel ist es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Sie Ihre Aufgaben ohne Hindernisse und unnötige Suchzeiten erledigen können.

Die 5S-Methode hilft dabei, den Platz von allen überflüssigen Gegenständen zu befreien. Zudem wird für jeden Gegenstand, der sich auf Ihrem Arbeitsplatz befindet, ein eigener Platz geschaffen. Somit wissen Sie immer, wo Sie Ihre wichtigen Gegenstände finden können.

Woher kommt die 5S-Methode?

Den Ursprung der 5S-Methode finden Sie in der Produktion. Hier wurde das Verfahren von dem Japaner Taiichi Ono entwickelt, welcher maßgeblich die Prozesse von Toyota zur damaligen Zeit geprägt hat.

Schon damals wurde die 5S-Methode als Teil des Lean Management im Produktionsbereich und in der Fertigung eingesetzt. Das Verfahren hilft dabei, den Arbeitsplatz zu standardisieren und Abläufe zu optimieren.

Inzwischen wird die Methode auch in Büros, im Projektmanagement und in digitalen Arbeitsumgebungen genutzt, weil das Prinzip einfach zu verstehen und leicht anzuwenden ist.

Wie funktioniert die 5S-Methode?

Die 5S-Methode verdankt ihren Namen den fünf verschiedenen Schritten, die alle mit einem "S" beginnen. Die ursprünglichen fünf japanischen Begriffe, waren:

• Seiri

• Seiton

• Seiso

• Seiketsu

• Shitsuke

Im Laufe der Zeit wurden diese Begriffe auch ins Englische und auch ins Deutsche übertragen. In den folgenden Absätzen erklären wir Ihnen mehr zu den einzelnen Schritten und wie Sie die 5S-Methode umsetzen können:

1. Sortieren (Seiri)

Im ersten Schritt geht es zunächst einmal darum, den Arbeitsplatz und die Gegenstände, die sich auf dem Arbeitsplatz befinden, näher zu analysieren. Hierbei sollten Sie Gegenstände danach sortieren, ob diese benötigt werden oder ob diese überflüssig sind.

Sie können in diesem Schritt gleich die unnötigen Gegenstände, die Sie nie brauchen, vom Arbeitsplatz aussortieren. Für die anderen Gegenstände können Sie sich überlegen, ob Sie diese ständig brauchen oder nur unregelmäßig. Es wäre hilfreich für den weiteren Prozess, wenn Sie die Gegenstände entsprechend kennzeichnen können.

2. Systematisieren (Seiton)

Im nächsten Schritt geht es darum, die Anordnung der Gegenstände am Arbeitsplatz zu systematisieren. Alle Gegenstände sollten einen festen Platz haben. Achten Sie hierbei auf eine sinnvolle und effektive Anordnung der Gegenstände. Wichtig Kriterien sind hierbei die Ergonomie und Verwendungshäufigkeit. Für manche Prozesse gibt es auch eine Reihenfolge, welche Sie auch berücksichtigen können und sollen.

Wichtig nach diesem Schritt ist, dass alle Gegenstände ihren eigenen Platz haben, sie leicht zugänglich sind und alles gut geordnet ist. Idealerweise machen Sie nun ein Foto von Ihrem Arbeitsplatz, damit Sie auch immer wissen, wie dieser angeordnet sein sollte. Wenn Abweichungen vom Soll-Zustand auftreten, wird dies nun leichter sichtbar und Sie können den Arbeitsplatz wieder dementsprechend ordnen.

3. Säubern (Seiso)

Mit den ersten zwei Schritten der 5S-Methode ist nun die Vorarbeit geleistet. Gratuliere, Sie haben nun einen geordneten Arbeitsplatz. Nun ist die Arbeit aber noch nicht getan. Im nächsten Schritt geht es um die Sauberkeit.

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Arbeitsplatz sauber und hygienisch ist. Ursachen für die Entstehung von Müll sollten so gut wie möglich entfernt werden.Dies ist nicht nur wichtig, wenn Besucher kommen. Sie werden sich auch sicherlich wohler fühlen an einem Arbeitsplatz, der sauber ist.

Neben der Reinigung ist hierbei aber auch die Inspektion wichtig. Sie sollten regelmäßig prüfen, ob der Arbeitsplatz noch richtig geordnet ist, ob es Abweichungen oder irgendwelche Mängel gibt, die Sie noch beheben müssen.

4. Standardisieren (Seiketsu)

Bei diesem Schritt merkt man auf jeden Fall, dass die 5S-Methode aus dem Produktionsbereich stammt. Denn hierbei geht es darum, dass der ganze Arbeitsbereich idealerweise standardisiert werden sollte. Damit wird die Eingewöhnungszeit bei einem Arbeitsplatzwechsel so einfach wie möglich gehalten. Diese Standardisierung kann auf viele Arten erfolgen, etwa durch 5S-Checklisten, Begrenzungen, der exakten Anordnung der Arbeitsmittel in der richtigen Reihenfolge, etc.

Natürlich ist dieser Schritt nicht bei jeder Tätigkeit möglich. Es gibt aber fast bei jeder Arbeit gewisse Routinetätigkeiten, die zu verrichten sind. Und genau für diese Tätigkeiten empfiehlt es sich, diese zu standardisieren und leicht erklärlich aufzuschreiben.

Ein weiteres 5S-Methode Beispiel wären etwa Softwareprogramme. Wenn jeder Bereich des Unternehmens ein unterschiedliche Software benutzt, ist es schwieriger, zwischen den Bereichen zu kommunizieren. Zudem fällt es bei einem Arbeitsplatzwechsel den Mitarbeitern oft schwer, sich an eine neue Software schnell zu gewöhnen. Setzen Sie deshalb auf einheitliche Tools für das gesamte Unternehmen, wie etwa Asana als Work Management Software.

5. Selbstdisziplin (Shitsuke)

Soviel also zu den ersten 4 Schritten der 5S-Methode. Der letzte Schritt, die Selbstdisziplin, ist zum Schluss keinesfalls zu übersehen. Denn es ist wichtig, dass Sie alles daran setzen, dass Ihr Arbeitsplatz auch aufgeräumt und übersichtlich bleibt.

Wenn Sie dies nicht tun, wird alles wieder schnell in den alten Zustand zurückfallen. Nun haben Sie wieder einen unaufgeräumten Arbeitsplatz und müssen wieder damit anfangen, alles Unnötige wegzuräumen und den Platz zu ordnen. Sorgen Sie also für Selbstdisziplin, sowohl bei sich selbst als auch bei den anderen Mitarbeitern. Durch einen effektiven Zusammenhalt im Team sorgen Sie dafür, dass jeder Arbeitsplatz in Ihrem Team aufgeräumt bleibt. Somit können Sie allesamt effizient und ohne Verzögerungen oder Behinderungen produktiv arbeiten.

Die Vor- und Nachteile der 5S-Methode

Kommen wir jetzt zu den Vor- und Nachteilen, die mit der 5S-Methode kommen. Denn es gibt auch manche Situationen, bei denen diese Methode nicht angewendet werden kann oder sollte.

Vorteile

• Einfaches System: Die Methode ist grundsätzlich einfach zu verstehen. Unnötige Dinge wegräumen, die restlichen Gegenstände sortieren, den Arbeitsplatz sauber halten und Prozesse standardisieren. Dieses System lässt sich leicht umsetzen.

• Zeitersparnis: Indem Sie immer wissen, wo sich Ihre Arbeitsgegenstände befinden und Sie nicht lange suchen müssen, verringern sich die Suchzeiten deutlich. Diese Zeit können Sie nutzen, um sich besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können.

• Sensibilisierung der Mitarbeiter: Durch die 5S-Methode bekommen die Mitarbeit ein besseres Gefühl darüber, warum Unordnung schlecht ist und welche Gewohnheiten am Arbeitsplatz für Ineffizienz sorgen. Dies hilft dabei, langfristig das Denken der Mitarbeiter positiv zu prägen.

• Förderung von Routine: Bei vielen Bereichen ist es wichtig, dass Routinearbeiten effizient und mit wenigen Verzögerungen durchgeführt werden. Die 5S-Methode schafft dies durch die Standardisierung der Abläufe und die Aufzeichnung über 5S-Audits oder Checklisten.

Nachteile

• Standardisierung nicht immer möglich: Nicht alle Schritte lassen sich auf alle Bereiche übertragen. Denn oftmals gibt es einfach keine Arbeitsabläufe, die sich wirklich standardisieren lassen. Oftmals ist es kontraproduktiv, wenn Abläufe übertrieben formalisiert werden.

• Mehr reaktiv als proaktiv: Der erste Schritt der 5S-Methode besagt, dass die unnötigen Gegenstände entfernt werden sollten. Diese Methode wird demnach also eher reaktiv eingesetzt, wenn die Unordnung überhand nimmt.

So setzen Sie die 5S-Methode in Ihrem Unternehmen um

Die Einführung der 5S-Methode gelingt am besten, wenn Sie nicht sofort das ganze Unternehmen umstellen, sondern mit einem klar abgegrenzten Bereich starten.

• Pilotbereich auswählen: Wählen Sie einen Arbeitsplatz, ein Team oder einen wiederkehrenden Prozess, bei dem Unklarheit, Suchaufwand oder Abstimmungsprobleme besonders häufig auftreten.

• Ist-Zustand dokumentieren: Halten Sie den aktuellen Zustand fest und legen Sie Kriterien für Verbesserungen fest, etwa Suchzeiten, Übergaben oder Fehlerquellen.

• Routinen etablieren: Übersetzen Sie die fünf Prinzipien in feste Abläufe mit klaren Ablageorten, eindeutigen Verantwortlichkeiten, einheitlichen Checklisten und regelmäßigen Prüfungen.

• Teamübergreifend steuern: Nutzen Sie gemeinsame Aufgaben, standardisierte Vorlagen und klare Zuständigkeiten, damit neue Regeln nicht in E-Mails oder einzelnen Dateien verloren gehen.

Wie eine solche Umsetzung in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel von Fedegari. Das europäische Fertigungsunternehmen ersetzte fragmentierte, manuelle Prozesse durch eine zentrale Struktur in Asana. Alle Projekte wurden gebündelt, produktspezifische Vorlagen mit bis zu 150 vorgefertigten Aufgaben aufgebaut und das System mit CRM-, ERP- und BI-Tools verbunden. Die Produktionsvorlaufzeiten sanken von zehn Monaten auf sieben Monate. Lesen Sie die vollständige Kundenstory von Fedegari, um zu erfahren, wie strukturierte Standardisierung messbare Ergebnisse liefert.

Wie wirkt sich die 5S-Methode auf Ihr Team aus?

5S verändert nicht nur den Arbeitsplatz, sondern auch die Zusammenarbeit im Team. Wenn Abläufe klar beschrieben sind und Materialien, Informationen und Aufgaben an ihrem festen Platz liegen, entstehen weniger Rückfragen und weniger Reibung im Alltag.

• Schnellere Einarbeitung: Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller ein, und Übergaben werden einfacher.

• Klare Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten bleiben auch dann nachvollziehbar, wenn mehrere Abteilungen an einem Vorgang arbeiten.

• Frühere Problemerkennung: Ihr Team kann Abweichungen früher sehen und direkt beheben, statt Probleme erst in Besprechungen oder langen E-Mail-Verläufen zu entdecken.

5S-Methode in der Praxis: So optimierte Fedegari seine Fertigung mit Asana

Wie 5S-Prinzipien in einem modernen Produktionsumfeld aussehen können, zeigt Fedegari. Das europäische Fertigungsunternehmen für Sterilisationstechnik stand vor einer wachsenden Herausforderung: Projekte wurden über Tabellen, E-Mails und informelle Abstimmungen gesteuert, was zu langen Durchlaufzeiten und fehlender Transparenz führte.

Ein zentraler Hebel der Lösung war die Standardisierung. Fedegari bündelte alle Projekte in Asana, baute produktspezifische Vorlagen mit bis zu 150 vorgefertigten Aufgaben auf und verband das System mit CRM-, ERP- und BI-Tools.

Die Wirkung war messbar:

• 30 % kürzere Durchlaufzeiten: Die Produktionsvorlaufzeiten sanken von zehn Monaten auf sieben Monate.

• 50 % weniger Projektabweichungen: Innerhalb von drei Jahren halbierte sich die Fehlerquote.

• Schnellere Reaktion auf Änderungen: Änderungsanfragen wurden von Wochen auf 24 Stunden verkürzt.

Das Beispiel zeigt, dass 5S besonders dann stark wirkt, wenn Standards, Verantwortlichkeiten und Informationen digital zusammenlaufen.

5S, 5A und 6S: Was sind die Unterschiede?

Im deutschsprachigen Raum begegnen Ihnen neben der 5S-Methode oft auch die Begriffe 5A und 6S. Gemeint ist nicht jedes Mal eine andere Logik, sondern meist eine andere Benennung oder eine Erweiterung des bekannten Ansatzes.

Für die meisten Teams reicht es aus, zuerst die fünf Grundprinzipien sauber umzusetzen. Bei sicherheitskritischen Prozessen können Sie den Aspekt Sicherheit anschließend gezielt ergänzen.

Mehr Struktur im Arbeitsalltag mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist besonders dann wirksam, wenn Sie sie nicht als einmalige Maßnahme verstehen, sondern als festen Rahmen für klare Standards, bessere Zusammenarbeit und verlässliche Abläufe. Ob physischer Arbeitsplatz oder digitale Prozesse: Die Prinzipien von Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin helfen Ihnen, Verschwendung zu reduzieren und den Fokus auf die wirklich wichtige Arbeit zu legen.

Wenn Sie diese Struktur auch digital abbilden möchten, kann Asana Ihnen helfen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Vorlagen an einem Ort zu steuern und die Methode im Alltag konsequent umzusetzen. Legen Sie jetzt los und bringen Sie mehr Ordnung in Ihre Projekte.

Häufig gestellte Fragen zur 5S-Methode

Eignet sich die 5S-Methode nur für die Fertigung?

Nein. Die Methode lässt sich in Verwaltung, Projektarbeit, Servicebereichen und digitalen Prozessen anwenden, weil sie auf universellen Prinzipien der Arbeitsplatzorganisation basiert.

Wie lässt sich 5S auf digitale Arbeit übertragen?

Die Grundidee bleibt gleich: Dateien, Aufgaben und Zuständigkeiten brauchen feste Regeln. Digitale 5S-Arbeit bedeutet einheitliche Benennungen, klare Ablagen und standardisierte Vorlagen.

Wie hängt die 5S-Methode mit Kaizen zusammen?

5S ist ein praktischer Baustein von Kaizen. Während Kaizen für kontinuierliche Verbesserung steht, schafft 5S die Grundlage dafür: mehr Ordnung, sichtbarere Abweichungen und klarere Standards. So lassen sich Probleme früher erkennen und schrittweise verbessern.

Wie oft sollte ein 5S-Audit stattfinden?

Zu Beginn sind wöchentliche Kurzprüfungen sinnvoll, damit neue Standards im Alltag ankommen. Später reichen monatliche oder quartalsweise Intervalle.

Was ist mit der S5-Methode gemeint?

Die Bezeichnung S5 ist eine Variante von 5S. Inhaltlich handelt es sich um denselben Ansatz mit fünf Schritten zur Arbeitsplatzorganisation.

Wenn Sie Ihre Prozesse klarer steuern und 5S auch digital verankern möchten, können Sie mit Asana jetzt loslegen.