專案關係人管控表範本

許多事都有助於專案的成功，例如良好的規劃、清晰的溝通和明確的目標。 最重要的一點是讓專案關係人滿意，但追蹤他們的偏好可能很困難，尤其是在大型專案中。 幸運的是，專案關係人管控表範本使管理專案關係人變得更加簡單。

本指南說明專案關係人管控表是什麼、使用數位範本為何有幫助、何時以及如何建立，以及要納入哪些內容，以便團隊自始至終按部就班完成任務。

什麼是專案關係人管控表？

專案關係人管控表是一份專案文件，記錄每位專案關係人的姓名、角色、興趣和影響程度、溝通偏好，以及任何有助於您管理期望的備註。 專案經理可將其用作單一參考，以便瞭解誰需要更新、他們關注的內容，以及他們如何影響決策。 它在專案關係人管理中扮演直接的角色，也是我們最喜愛的專案管理工具之一，因為它有助您更有效地管理專案關係人關係。

什麼是關係人管控表範本？

專案關係人管控表範本是可重複使用的資源，您可快速加以複製來設定新的專案關係人管控表，以便用於工作中的每個專案。 專案關係人管控表範本提供您所有專案的基本雛形，以利輕鬆追蹤不同專案關係人的偏好，並進行專案關係人分析。

為什麼要使用數位專案關係人管控表範本？

在管理重要計劃或同時管理多個專案時，數位專案關係人管控表範本可協助您追蹤專案關係人。 藉由及早擷取關鍵詳細資料，範本可協助團隊在專案規劃流程中就時間軸、角色和期望達成共識。 團隊使用管控表來精簡專案關係人的參與度、引導決策，並協助團隊成員從一開始就確定專案關係人的需求，並規劃有效的溝通。

專案關係人管控表範本的主要優點包括：

• 集中管理專案關係人資訊：將專案關係人的所有資訊整合到一處。

• 決策可視度：顯示誰影響決策，誰需要核准。

• 更穩固的專案關係人關係：將專案更新傳達給適當的受眾。

• 減少範疇潛變：在早期就使期望與專案時間軸保持一致。

• 可跨專案重複使用：為團隊成員提供一致的範本，可供他們複製用於每個計劃。

此外，在專案管理工具中建立的數位專案關係人管控表範本更可作為範本化的藍圖，收纂專案關係人資訊，減少虛工，讓您在啟動每個專案的當下就快速進入工作狀態。

何時使用專案關係人管控表範本

建立專案關係人管控表的最佳時機是在專案啟動或規劃階段，即在工作正式啟動之前。 在此階段，您的團隊正在定義範疇、指派角色並設定期望，因此這是確定誰與專案成功有利害關係的理想時機。

專案關係人名冊不是一次性文件。 您應該在整個專案期間審查並更新，因為優先順序可能會變更，可能會出現新的專案關係人，且隨著專案的進展，溝通需求也可能會改變。

在以下情況下，不妨使用專案關係人管控表範本：

• 新專案啟動：您正在啟動一個有多位內部和外部專案關係人的專案。

• 優先順序相互競爭：您的團隊管理複雜的計劃，其中專案關係人的優先順序各不相同。

• 跨職能工作：您正在執行涉及多個部門或團隊的專案。

• 頻繁核准：專案需要領導階層定期核准。

• 可重複的流程：您希望以一致的方式追蹤跨專案的專案關係人參與度。

及早建立名冊有助於您的團隊設定期望值，並在任何誤解發生之前規劃溝通。

專案關係人管控表範本要納入什麼？

您的專案關係人管控表範本作為專案的藍圖，因此請納入您想要跨不同專案使用的任何資訊。 以下是針對各專案關係人應追蹤的內容：

• 姓名：全名

• 角色或職稱：職稱或專案角色

• 專案關係人類型：內部或外部

• 類別：主要或次要

• 影響力：低、中或高

• 興趣：低、中或高

• 需求或期望：預期或疑慮

• 偏好的溝通方式：電子郵件、會議、聊天或其他

• 更新類型：他們想要的更新類型

• 更新頻率：他們希望以何種頻率更新資訊

• 聯絡資訊：電子郵件、電話或其他詳細資料

• 其他備註：額外背景資訊

專案關係人管控表範本也應納入基本專案詳細資料的區段，例如專案名稱、描述、類型和計劃的開始與結束日期。 在每個專案的開頭填寫這些資訊和任何關於專案關係人的備註。

整合功能

• 專案狀態更新。 專案狀態更新可直接與您的專案團隊在 Asana 中已完成的工作連結，因此您無需跨工具搜尋或參加額外的會議。 團隊成員可以在同一處檢視相關詳細資料，包括專案計劃、溝通計劃、里程碑、交付項目和目標。

• 自訂欄位。 自訂欄位使專案團隊能夠依據優先順序、狀態、電子郵件或電話號碼等詳細資料標記、排序和篩選工作。 團隊使用這些欄位，在各專案中以一致的方式組織任務，並決定下一步要進行的工作。

• 專案概觀。 專案概觀為專案團隊提供一個共用的儀表板，其中概述了工作、其依據和執行。 您可以將關鍵資源、會議詳細資料和溝通管道與工作流程一併儲存。

• 專案簡介。 專案簡介向整個專案團隊傳達關鍵日期、期望值和里程碑。 當您將簡介儲存在 Asana 中時，每個人都可以在整個專案生命週期中參考相同的資訊。

推薦的應用程式

• Gmail。 Asana for Gmail 整合可讓您直接從收件匣建立任務，並將電子郵件的情境資訊附加到工作中。

• Slack。 Slack 整合可將訊息、請求和行動項目轉換為 Asana 任務，從而持續指派並追蹤工作。

• Dropbox。 藉助 Dropbox 整合，您可在任務窗格中，直接將檔案附加至 Asana 任務。

• Microsoft Office 365。 Microsoft Office 整合可將 Asana 與 Excel 和 PowerPoint 等工具連結，讓您的團隊可以參考試算表，並將工作與即時資料連結。

如何建立專案關係人管控表

現在您已瞭解應包含哪些內容，以下說明如何逐步建立專案關係人名冊。 使用清楚的流程，有助於您從一開始就收集正確的詳細資料，並讓您的團隊維持資訊同步。

1. 確定您的專案關係人。 首先，列出所有可能影響您的專案或受專案影響的人。 廣泛思考：包括內部團隊成員、領導、客戶、供應商和任何外部人員。

2. 收集關鍵的詳細資料。 針對每位專案關係人，收集其姓名、角色、聯絡資訊以及與專案的關係。 盡可能直接聯絡，確認他們偏好的溝通管道，以及他們認為最有用的更新類型。

3. 評估影響力和牽涉之利益的程度。 評估每位專案關係人對專案的影響程度，以及他們對專案結果的關注程度。 簡單的低、中或高等級量表適用於大多數專案。

4. 定義溝通偏好。 記錄每位專案關係人偏好接收資訊的方式，無論是透過電子郵件、會議、狀態報告或傳訊工具。 同時也請注意他們希望以何種頻率更新資訊，因為有些專案關係人可能需要每週簡報，而其他人則僅需要里程碑摘要。

5. 記錄和分享登記冊。 將所有資訊輸入專案關係人管控表範本，並與專案團隊分享。 將登記冊儲存於集中位置，以便每個人都能參考，並在專案進展的過程中進行更新。

藉助 Asana 有效管理專案關係人

追蹤專案關係人的偏好、溝通需求和影響力等級可以很簡單。 藉助 Asana 中的專案關係人管控表範本，您的團隊可以將所有專案關係人資訊保留在同一處，指派後續追蹤，並自始而終保持資訊同步。

Asana 讓您可以輕鬆地為每個新專案複製範本、自訂欄位以符合您的專案關係人追蹤需求，並與最需要的人分享即時更新。 準備好為您的團隊簡化專案關係人管理了嗎？ 立刻開始使用 Asana。

關於專案關係人管控表範本的常見問題