85%《財星》百大企業選擇使用 Asana¹
摘要
管理不僅僅是下達命令。 您需要處理人員、專案和時間。 每一項都需要不同的方法，但它們共同決定了您的工作成效。
我們的研究顯示，若工作引人入勝且令人愉快，44% 的員工會感到更有動力。 但是，您要如何為團隊建立一個讓他們有這種感受的環境？
我們彙整了 17 種管理技巧，協助您與團隊建立連結、打造高成效且愉悅的工作空間，並實現您的業務目標。
什麼是管理技巧？
管理技巧是領導者引導團隊、組織工作並實現業務目標的實用方法。 使用這些方法有助您建立一個讓團隊能夠發揮最佳表現的環境。
有效的管理技巧可分為三類：
人員管理：您如何領導、激勵和發展您的團隊成員
專案管理：您如何規劃、組織並執行工作
時間管理：您和您的團隊如何安排任務的優先順序，並明智地利用時間
優秀的經理會結合這三種類型的技巧，以保持團隊的參與度並達成業務目標。
1. 有效地溝通
溝通是將一切結合在一起的黏合劑。 您需要進行有效溝通，以按時完成專案，讓團隊成員保持動力，並確保專案關係人滿意。
為您的團隊建立溝通計劃，其中應定義：
管道準則：哪些工具適用於不同類型的溝通 (例如，使用 Slack 進行快速查核，使用電子郵件進行外部溝通)
溝通模式：何時進行非同步溝通，何時進行面對面溝通
角色與職責：誰擔任何種專案角色
週期：分享重要詳細資料的頻率
2. 創造具包容性的環境
當您將來自不同背景的人聚集在一起時，讓每個人都感到安全和被接納是很重要的。 多元性可以幫助您的團隊成長，但如果沒有包容性，就可能會發生誤解。
檢視您的無意識偏見，以審視您可能已內化的假設、信念或態度。 意識到自己的偏見是對抗偏見的第一步，也是敞開心扉，擁抱更具包容性和多元性的工作空間的第一步。
瞭解文化、性別和其他形式的多樣性如何影響您的團隊，能讓您成為更強大的領導者。 培養情商和文化智慧，為您的團隊建立強大的組織文化。
3. 聘用最優秀的團隊
這應該是毋庸置疑的，但您的團隊越優秀，管理他們就會越有成就感。 僱用具備互補技能和多元背景的隊友，以促進創意和創新，進而推動進展。
多元化的招聘方式有助於您吸引更多人才。 請嘗試使用不同的招聘管道，並向各個層級和部門的員工徵求推薦。
閱讀：團隊架構：組織團隊的 10 個有效方式4. 選擇合適的領導風格
您的性格和工作空間經驗難免會影響您的領導風格，但您的團隊也會影響您的領導風格！ 情境領導風格可讓您根據團隊成員的個人需求、特質和情況，量身打造領導和管理團隊的方式。 根據團隊所需的支持和指導程度，您可以採用四種類型的情境領導中的任何一種：委派、支持、指導或指揮。
若您覺得情境領導不適合自己，還有許多其他適合您個性的領導風格可供採用。
閱讀：領導者特質：有效領導的 17 項特質在 Asana，我們以身作則。 這種一致且平易近人的領導風格可以提高團隊的參與度和信任度。 與此同時，以身作則可以激勵您周圍的人，並建立當責文化。
作為領導者，我知道我的責任是為我們的公司文化奠定基礎。”
最終，最重要的是選擇適合您的領導風格，並幫助您的團隊實現組織的目標。
領導者的變更管理指南
瞭解如何在變革時期成為您的團隊所需的領導者。請參考提示，瞭解何時應設定新的業務目標、如何進行透明的溝通，以及如何讓員工持續投入。
5. 高效地進行委派
您無法獨自完成所有工作；這就是管理由有才華、勤奮且堅定的人員組成的團隊的好處。 最有效的管理技巧之一就是委派工作。
有效的委派有助於您將團隊的生產力最大化，同時避免過勞。 若要有效委派任務，請考慮：
團隊成員技能：將任務與每個人的優勢相匹配
成長機會：指派有助於團隊成員發展的專案
工作量平衡：確保沒有人工作量過多，而其他人還有餘裕
初次擔任經理的人員尤其可能在運用此技巧時遇到困難，因為他們很難在與工作本身保持距離的同時，仍保有為專案做出貢獻的感覺。 思考新專案將如何對您的團隊成員產生正面影響，從而激勵自己進行委派。
如果委派工作讓您感到不自在，沒關係。 請記住，您的主要工作是透過為團隊提供適當的資源和環境來幫助他們取得成功，而不是親自完成所有工作。
6. 認可努力、才能和參與度
認可和獎勵團隊的投入量，讓他們保持參與度。 績效評估有幫助，但作為經理，您也應嘗試以其他方式表達感謝，以促進成長。
表達感謝會讓您的團隊感到備受重視。 此外，當他們表現出色時，獲得正面回饋已被證明能夠減輕壓力對其績效的負面影響。
每當您對團隊或團隊成員的具體貢獻表示讚賞時，請告訴他們。 來自紐約的執行教練Hana Ayoub告訴我們，團隊成員若能將經理指出的優勢內化，未來就能善用這些天生的才能。
這是對所有人來說都是互惠共贏的。 定期提供回饋(無論是正面還是負面)，都能讓您的隊友比等待下一次年度評估時更有效地調整並改善工作表現。
閱讀：不喜歡提供回饋？這 20 個提示是為您準備的7. 將團隊擺在第一位
一種很容易被忽視的管理技巧是，除了團隊在工作上的貢獻之外，還要真心關懷您的團隊。 如果團隊感覺自己對您來說不僅僅是數字，他們通常在工作中會更投入、更願意合作。
當您的團隊成員與您交談時，請積極聆聽，向他們展現您將他們視為人來關心：
專注於他們的話語，並拋開自己的偏見
避免倉促下結論或過度分析
提出開放式問題，以展現您正在專注聆聽
這種類型的聆聽技能在解決衝突、主持會議或解決問題時可以發揮極大的作用。 此外，為隊友提供心理空間，讓他們談論心中所想，可以激發出新的、容易想到的解決方案。
當您的隊友提出他們需要解決的問題時，請回顧他們所說的話 (「我聽到你說的是…」)。 有時，只需再聽到問題就能讓人意識到他們已經知道答案了。”
磨練您的情緒智商，以便更善於辨識、調節和理解您自己以及團隊成員的情緒。 這將有助於您更有效地溝通、解決衝突並建立團隊協同作用。
8. 提供職業發展機會
除了定期為您的團隊提供回饋外，為他們提供職業發展機會是另一種管理技巧，有助於您的團隊在您的領導下成長。
瞭解是什麼激勵了您的隊友，並在他們與您談論長期目標時積極傾聽，以便您在他們實現這些目標的過程中提供支援。
如果您的隊友遇到瓶頸或感到不堪重負，請協助他們確定專業目標。 有時候，他們只需要一個外來的意見和一點點的推動，就能設定目標，使他們回到正軌。
9. 對新構想保持開放態度
如果您聘請了最優秀的人才加入您的團隊，您就應該相信他們會提出一些最棒的想法。 作為他們的經理，您需要確保自己對新想法持開放態度，無論這些想法是關於如何推進專案、改善團隊協作，還是修復商業計劃中的缺陷。
沒有任何出色的構想能夠在孤立的環境中實現。”
除了對他們的想法持開放態度外，您還應該為您的隊友提供分享這些想法的機會。 您可以定期舉行腦力激盪會議，在工作管理系統中設定共用的腦力激盪任務，並在咖啡會議中鼓勵坦誠的意見回饋。 所有這些都是激發創造力並建立持續回饋循環的絕佳機會，讓您的團隊更加快樂。
10. 清楚且一致
我們已經談到以身作則時一致性的重要性，但這是成為成功經理的關鍵要素，值得進一步探討。
您的團隊需要清晰、一致的管理，以便他們能夠專注於手上的任務，而不是花時間釐清他們的方法是否正確。 當您達到團隊可以依賴的一致性水準時，您就為他們提供了目標、計劃和責任的明晰度。
請閱讀：成功管理多個專案的九大策略將明晰度和一致性應用於：
您如何安排專案和會議
您主持會議的方法
您如何傳達讚揚和建設性回饋
您如何設定期望值
如何委派任務
如果您領導的團隊是某個組織的一部分，那麼最重要的事情之一就是幫助團隊中的每個人瞭解這個組織是如何對世界造成影響、您的團隊對於該組織的成功而言重要性何在，以及他們個人的工作對於整個團隊的成功而言重要性何在。”
一致性不會阻礙創新，如果做得對，它反而會鼓勵創新。 當您的流程清晰明瞭時，您的團隊就能減少花費在虛工上的時間，並將更多的時間用於分享創意。
11. 明智地管理時間
出色的時間管理是一項讓您從其他經理中脫穎而出的技能。 妥善管理您自己和隊友的時間，有助於您全面掌握專案，而不會讓您感到過勞。 管理時間的方式有無限多種，而時間管理範本可以幫助您將這些技巧付諸實踐：
番茄工作法
番茄工作法是一種將您的工作日劃分為高生產力工作段落和休息時間的方法。 其概念是工作 25 分鐘，然後休息 5 分鐘，並重複此循環 4 次。 在第四個時段結束後，您可以休息較長的時間，通常為 15-30 分鐘。 雖然這種時間管理技巧似乎會中斷您的流程，但實際上它可以減輕精神疲勞，並有助於在專注段落中減少干擾。
範例：以下是您可以將當天的前四個番茄時間段劃分的方式：
花 25 分鐘回覆電子郵件，然後休息 5 分鐘喝咖啡
花 25 分鐘審核報告，花 5 分鐘使用社交媒體
花 25 分鐘完成報告的審核，花 5 分鐘做幾個伸展動作
花 25 分鐘排程任務
花 30 分鐘帶狗狗散步
GTD 法
GTD代表「儘管去做」，這是一種基於以下理念的技巧：您嘗試追蹤的資訊越多，就越不可能提高生產力並專注於您的任務。 若您苦於拖延，此技巧可能會非常實用。
GDT 的運作方式包含五個步驟：
記錄您必須執行的工作
釐清詳細資料
組織您的任務
反思您的優先事項
完成大部分工作
1-3-5 規則
1-3-5 法讓您能夠像優先順序矩陣一樣，優先安排最重要的工作，同時也能完成一些較小的工作。 當您在彙整每日待辦清單時，請寫下您每天想要完成的九項任務，但請將其劃分為五項小任務、三項中等任務和一項大任務。 先完成大任務，然後再處理小任務。
範例：以下是幾個小型、中型和大型任務的範例。
小任務：傳送快速電子郵件、安排會議、訂購辦公用品等。
中型任務：更新文件、部落格貼文品管、傳送採購申請等。
大型任務：發佈網站、主持客戶通話、腦力激盪等。
立即完成法
此方法很簡單：如果某項任務只需要幾分鐘，請立即完成。 不要讓此方法讓您分心，無法處理緊急工作。 如果執行一個任務所需的時間與寫下該任務或設定提醒所需的時間一樣長，最好就立刻執行該任務。
範例：您正在撰寫報告，必須查看電子郵件以取得一些資料，此時您看到主管傳送了請求，要求您分享文件的存取權限。 與其寫下這項任務，讓您的腦海中又多了一項稍後需要完成的小任務，不如直接點擊幾個按鈕，然後繼續撰寫報告。
食蛙法
「吃青蛙」時間管理技巧的基礎是先完成一天中最糟糕的部份 (例如，吃青蛙)。 根據此策略規劃您的一天，可讓您在早上第一時間處理最大或最重要的任務，並讓您接下來的一天更加愉快。
範例：您當天的排程看起來相當有趣：您計劃了一次團隊午餐，正在撰寫一篇關於您提議主題的部落格貼文，並且可以參與一次非同步的腦力激盪會議。 但您還必須更新客戶追蹤工具，這是您本月最不喜歡的任務。 那就是您的「青蛙」。 在一天之初就「吞下它」，這樣您就可以享受接下來的時光了！
時間箱
時間箱是一種目標導向的時間管理技巧，每個任務都有一個相關聯的時間箱，也就是該任務應完成所需的時間長度。
範例：如果您手上有一個大任務，例如撰寫績效考核，您可以在行事曆上安排兩個 1 小時的時間箱，以幫助您完成該任務。
時間段
時間段與時間箱非常類似，但它並非為單獨的任務分配時間箱，而是為類似任務的群組在行事曆中安排專屬的時間段。 這有助於增加專注時間，並發揮深度工作力。
範例：在您的行事曆中，每週一、週三和週五上午 9:30 至 10:00 之間預留半小時的時間，將您的電子郵件收件匣清空。
閱讀：為什麼收件匣歸零與您所想的大不相同帕雷托法則
根據帕雷托法則，80% 的結果來自 20% 的成因。 若您想將此原則應用於時間管理，可以使用 80/20 法則。 寫下當天的待辦清單，並找出當天哪些任務對您的團隊、專案或業務影響最大。
在進行其他工作之前，請專注於能夠為您帶來 80% 成果的前 20% 任務。
範例：您當天的工作包括兩份下週截止的年度評估、幾封您一直迴避的銷售電子郵件，以及四份您需要進行品質保證的銷售和營收報告。 雖然撰寫年度評估或發送這些銷售推銷是重要的任務，但先對報告進行品質保證將為您的團隊帶來最大的影響，因為這讓他們能夠繼續工作。
12. 重視您團隊的時間
時間管理有助於您發揮最佳工作表現，但尊重和重視團隊的時間也很重要。
透過讓溝通保持專注，向您的團隊展現您重視他們的時間：
簡明扼要：讓電子郵件、訊息和通話內容直截了當
具體說明：清楚表達您需要什麼、什麼時候需要，以及您希望如何完成
明確的溝通可以讓您的團隊專注於工作，而不必猜測對方的期望是什麼。
向團隊展現您重視他們時間的另一種方式是，每週實施一個零會議日。 在 Asana，我們發現「週三無會議日」能讓我們的隊友真正提高工作效率，因為沒有干擾。
閱讀：在工作中運用心流狀態力量的 6 個提示13. 善用技術和工作管理工具
無論您的團隊是面對面一起工作，還是分散在世界各地，擁有一個集中所有資訊的地方都至關重要。
工作管理軟體可以協助您與隊友彼此連結、設定目標、排程任務並追蹤進度。 除了為每個人節省花費在虛工上的時間外，在一個工具中簡化所有專案和溝通，還可以讓每個人更輕鬆地掌握工作最新情況。
工作管理工具是集中管理團隊資訊的最佳方式。 清楚瞭解誰在做什麼以及時程、為什麼這很重要，以及該工作支援哪些目標。 像 Asana這類的工具為您的團隊提供了多種方式，以便：
透過與已完成工作直接相關的專案狀態更新，以非同步方式分享進度更新。
整合您最喜愛的業務工具，以減少應用程式之間的切換和手動作業。
領導者的變更管理指南
瞭解如何在變革時期成為您的團隊所需的領導者。請參考提示，瞭解何時應設定新的業務目標、如何進行透明的溝通，以及如何讓員工持續投入。
14. 提前規劃並預測風險
上述專案管理工具和方法有助於解決問題。 然而，您還必須在專案啟動階段提前規劃，以維持專案順利進行。
採取兩步驟的方法：
15. 提升正向態度和工作與生活的平衡
工作和娛樂不能兼顧嗎？ 我們不這麼認為。 能夠一起玩得開心的團隊也能更好地協作，進而完成最出色的工作。 騰出時間進行團隊凝聚活動，讓您的團隊有機會在人之層面上建立連結。
不要將樂趣僅限於團隊凝聚活動。 增加一些小小的歡樂時刻，例如以破冰活動開始會議、定期舉辦歡樂時光，或以團隊晚餐慶祝里程碑。
在更私人的層面上與您的團隊建立聯繫，將建立更牢固的關係，讓所有參與人員的工作更愉快、更有意義。 此外，在工作中獲得歡樂的團隊通常會覺得他們擁有更健康的工作與生活平衡。
我們通常在某人真正過勞之前，都不知道他們已經過勞了。 但敏銳且投入的經理應該能夠察覺早期跡象。 鼓勵所有經理定期與下屬進行一對一談話，而不僅僅是談論工作。 利用這段時間瞭解該員工作為一個人的情況。”
16. 保持透明度
身為經理，要做到公開透明需要一些技巧。 與您的團隊分享重要資訊，但要注意不要分享過多資訊，以免造成壓力或干擾。
若您不確定是否要與團隊分享某些資訊，請諮詢您的主管。 他們可以告訴您應該分享哪些內容，並協助您找到最佳的溝通方式，避免造成壓力。
對您的團隊保持透明和誠實的一個重要部分是確保他們知道他們的個人工作如何為公司的目標和成功做出貢獻。 請確保您的團隊有明確的方法，將其日常工作和專案層級的計劃與公司的目標連結起來，以便他們在開始工作時就能心中有目標，並瞭解其日常工作如何在大局中匯聚在一起。
17. 做出有信心的決策
良好的決策是成為有效管理者的關鍵。 您的團隊仰賴您及時做出明智的選擇，以維持專案進度正常，並支持組織的目標。
若要強化您的決策能力：
蒐集資訊：從團隊成員及專案關係人處蒐集相關資訊
權衡影響：同時考量短期需求和長期影響
清楚溝通：做出決定後，請分享您的決策和理由
對結果負責：無論是成功還是需要調整，都要承擔責任
請記住，猶豫不決的代價可能比不完美的選擇更高。 當您自信地做出決策並從結果中學習時，您就能建立信任並創造動力。
使用單一工具連結您的團隊
上述分享的 17 種管理技巧可以幫助您成為卓越的領導者，但不要強迫自己一直運用每一種技巧。 若您在某些管理技巧方面天生有天賦，而在其他方面仍在發展，這也沒關係；您也只是凡人！ 為了幫助減輕您可能面臨的一些壓力，請使用可靠、靈活的工作管理工具來簡化您的專案和溝通。
Asana 的工作管理軟體可讓您將應用程式之間的切換降至最低，並讓您和您的團隊能夠專注於規劃。 此外，協調您的專案可以推動您的業務發展。 立即開始使用，瞭解當您的團隊擁有適當的工具來有效協作時，這些管理技巧是如何發揮作用的。
領導者的變更管理指南
瞭解如何在變革時期成為您的團隊所需的領導者。請參考提示，瞭解何時應設定新的業務目標、如何進行透明的溝通，以及如何讓員工持續投入。
關於管理技巧的常見問題
管理技巧是一種結構化的方法或做法，可協助您更有效地領導人員、組織專案或管理時間。 這些技巧提供了實用的工具，您可以應用這些工具來改善團隊績效、簡化工作流程並實現您的業務目標。
雖然最有效的技巧取決於您團隊的需求，但五種基礎方法包括：有效溝通、委派、認可、時間管理以及營造具包容性的環境。 這些技巧解決了核心管理挑戰，並直接影響團隊的參與度和生產力。
管理技能是像溝通或解決問題這樣的廣泛能力，而技巧則是您用於應用這些技能的具體方法。 您可以將技能視為您能做什麼，將技巧視為您如何去做。
首先，請瞭解團隊的具體挑戰、目標和工作風格偏好。 小規模測試不同的技巧，收集回饋，並根據能帶來最佳結果的因素來調整您的方法。