Шаблон устава команды: бесплатная загрузка + инструкция по составлению

Ваша команда — как тщательно выстроенные костяшки домино. Вы можете комбинировать навыки, чтобы создать что-то особенное, но когда один человек начинает шататься, это чувствуют все. Командам нужна позитивная синергия, чтобы справляться с трудностями и добиваться отличных результатов. Одним из способов добиться синергии является устав команды.

Уставы команд — это общие ориентиры, которые показывают вашей команде, что целое больше, чем сумма его частей. Из этой статьи вы узнаете, как создать регламент команды, чтобы сформировать общее видение и единый источник достоверной информации для своего коллектива.

Что такое устав команды?

Устав команды — это документ, в котором определяются предназначение, цели, роли и правила работы команды. Он служит общим справочным документом, который помогает участникам команды согласовывать свои действия при совместной работе. Вот что обычно делает регламент команды:

• Обеспечивает ответственность участников команды

• Предоставляет индивидуальный документ по процессу работы команды

• Формирует общее видение успешности проекта

• Улучшает общение между участниками команды

• Обеспечивает понимание всеми участниками команды её идеалов

Помимо внутренних преимуществ, регламенты команд могут продемонстрировать цель вашей команды остальным сотрудникам компании. Прочитав документ, другие сотрудники поймут, как работает ваша команда в целом.

Зачем нужен устав команды?

Регламент команды обеспечивает согласованность действий её участников с первого дня, фиксируя общие цели, роли и рабочие договорённости. Вот почему стоит потратить время на создание этого документа:

• Обеспечивает согласованность с первого дня: регламент команды гарантирует, что все понимают цель и направление работы команды, прежде чем приступить к проектам.

• Формирует ответственность: когда участники команды подписывают общие договорённости, они берут на себя ответственность за свои роли и обязательства.

• Сокращает путаницу и конфликты: чёткое документирование процессов и ожиданий предотвращает недопонимание, которое может помешать прогрессу.

• Ускоряет адаптацию: новые участники команды могут быстро понять, как работает команда, ознакомившись с уставом.

• Повышает эффективность команды: команды с задокументированными нормами и целями, как правило, взаимодействуют более эффективно и выполняют работу лучше.

Независимо от того, формируете ли вы новую команду с помощью организационного совещания или укрепляете существующую, регламент команды обеспечивает основу для успешной совместной работы.

Что входит в устав команды?

​​Прежде чем узнать, как создать регламент команды, ознакомьтесь с основными элементами шаблона регламента команды. Вы можете оформить шаблон устава команды различными способами — от ассоциативной карты до блок-схемы.

• Миссия и задачи: сформулируйте цель вашей команды и то, чего вы стремитесь достичь совместными усилиями.

• Функции и обязанности: перечислите функции и обязанности участников команды, чтобы каждый мог ознакомиться с ожиданиями в отношении себя и других.

• Бюджет и ресурсы: объясните, как ваша команда будет определять бюджеты проектов и распределять ресурсы проекта. Перечислите любые универсальные правила управления финансами проекта.

• Рабочие процессы: предоставьте пошаговый обзор рабочих процессов вашей команды в проекте и убедитесь, что все участники команды понимают этот процесс.

• Оценка эффективности: объясните, как ваша команда будет оценивать успех проекта с объективной и субъективной точек зрения.

• Нормы общения: определите, где и как должны общаться участники команды, и должно ли общение меняться в зависимости от темы обсуждения.

• Правила и разрешение конфликтов: перечислите основные правила совместной работы участников команды и предложите стратегии разрешения возникающих конфликтов.

• Подписи: предоставьте место для подписей участников команды, чтобы закрепить ответственность за представленную и согласованную информацию.

Устав команды и устав проекта

Хотя уставы команды и уставы проекта могут казаться похожими, они используются для разных целей. Понимание этого различия поможет вам эффективно использовать каждый из этих документов.

Многим командам полезно иметь оба документа. Устав команды закладывает основу для совместной работы, а уставы проектов определяют конкретные инициативы.

Как создать устав команды

Как руководитель, вы, скорее всего, знаете, какую информацию хотите включить в каждый раздел устава команды, но при составлении документа также важна совместная работа команды. Вовлекая участников команды в процесс, вы можете совместно создать регламент команды, которым все будут гордиться. Выполните описанные ниже шаги, чтобы получить руководство на этом пути.

1. Сформулируйте цель своей команды

Хотя ваша команда может работать над несколькими проектами, скорее всего, существует более масштабная программа, которая описывает вашу работу. Чтобы начать составление устава команды, подумайте над следующим вопросом: как наша команда работает в компании? Это поможет вам сформулировать цель вашей команды.

Совет. Укажите цель своей команды в разделе устава, посвящённом глобальной задаче и целям. Попросите команду провести мозговой штурм, а затем сформулируйте цель одним предложением. Некоторые команды называют это своей «путеводной звездой».

2. Опишите структуру команды

Начиная с должности самого высокого ранга в вашей команде, разбейте структуру команды на составляющие и перечислите обязанности, связанные с каждой ролью. Этот раздел закрепляет ожидания и помогает участникам команды понять, над чем работают их коллеги.

Этот раздел особенно полезен для взаимодействия между разными подразделениями. Когда вы указываете роли и обязанности каждого сотрудника в уставе команды, вы создаёте центральный источник достоверной информации, на который участники команды могут ссылаться в любое время. По мере изменения ситуации вы сможете легко обновлять этот раздел, когда меняются роли или в команду приходят новые участники.

Совет. Чтобы совместно проанализировать структуру команды, попробуйте превратить этот раздел устава команды в мероприятие по сплочению коллектива. Соберите участников команды — виртуально или лично — и предложите всем узнать имена друг друга, должности и связанные с ними обязанности.

3. Обсудите стратегии бюджетирования и управления ресурсами

Бюджеты и ресурсы проекта могут быть сложны в получении, управлении и распределении. Наличие раздела, посвящённого стратегиям управления затратами, может помочь участникам команды при планировании проекта и в ситуациях, связанных с контролем изменений.

Вот некоторые стратегии, которые вы можете использовать:

• Создание подробного предложения по бюджету на этапе планирования проекта

• Распределяйте ресурсы, как только узнаете, с чем вам предстоит работать

• Сокращение расходов, когда и где это возможно

• Предугадывайте изменения в проекте ещё до их возникновения

Если участники команды знают, как прогнозировать затраты и сдерживать их, у них будет больше шансов удовлетворить ожидания заинтересованных сторон.

Совет. Основная цель этого раздела — задокументировать общие процессы управления бюджетами проектов и обеспечить единое понимание вопроса. Проводя это обсуждение со своей командой, обязательно дайте участникам возможность высказать своё мнение.

4. Объясните рабочий процесс проекта

Рабочий процесс — это комплексный процесс, который своевременно связывает соответствующих людей с данными, которые им нужны. После его внедрения рабочий процесс помогает организовывать информацию понятным и воспроизводимым образом.

Любой рабочий процесс проекта начинается со стандартного этапа планирования, который включает в себя следующие семь шагов:

1. Определение целей и задач проекта

2. Определение показателей успешности

3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

4. Определение бюджета

5. Определение важных этапов и ожидаемых результатов

6. Составление хронологии и графика

7. Предоставьте всем план обмена информацией

Хотя каждый проект может немного отличаться в зависимости от его уникальных особенностей, у вас должен быть общий процесс создания ожидаемых результатов и достижения успеха проекта.

Совет. У вашей команды может быть несколько рабочих процессов в зависимости от количества программ или рабочих потоков, которыми вы управляете. Для каждого крупного рабочего процесса убедитесь, что сотрудники понимают общий процесс и знают, к кому обращаться по конкретным вопросам.

5. Определите своё представление об успехе

У вашей команды должен быть общий способ оценки того, как выглядит успех проекта. Для определения успеха рекомендуется использовать как объективные, так и субъективные показатели. Таким образом, ваша команда не будет впадать в рутину разработки проектов, не учитывая сначала все точки зрения.

Чтобы разработать конкретное определение (определения) успеха для вашей команды, ответьте на следующие вопросы:

• Определяете ли вы успех проекта, сравнивая его результат с первоначальными целями?

• Используете ли вы обратную связь от заинтересованных лиц или клиентов для оценки успеха?

• Есть ли у вас более широкое представление об успехе, основанное на цели вашей команды?

Совет. Убедитесь в том, что ваши цели, даже субъективные, соответствуют методологии SMART. SMART — это конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели.

6. Установите стандартные формы общения

Общение в команде имеет решающее значение для успеха проекта, но универсального подхода к взаимодействию с коллегами не существует. Хотя личные или виртуальные встречи могут подходить для определённых видов общения в команде, ведение документации также может быть полезно при обсуждении проектов.

Чтобы определить стандартные формы общения в вашей команде, задайте следующие вопросы:

• Как участникам команды следует обмениваться информацией при обсуждении проектов?

• Как участникам команды следует общаться по внутренним вопросам?

• Где участникам команды следует общаться с клиентами, или им следует передавать информацию вам, чтобы вы могли заниматься общением с клиентами?

Совет. Приводя общение в команде к определённым стандартам, уделите время обсуждению того, как ваша команда общается в настоящее время. Определите области, которые вы хотите улучшить, и используйте их в качестве отправных точек для регламента команды.

7. Определите основные правила и шаги по разрешению конфликтов

В вашей команде неизбежно будут возникать разногласия, и это на самом деле хороший знак. Это значит, что участники команды чувствуют себя комфортно, делясь честным мнением. Однако крайне важно установить основные правила, чтобы не допустить обострения разногласий.

Правила команды не должны быть слишком подробными; они просто должны отражать то, что ваша команда ценит. Вместе с коллегами по команде обсудите самые важные ценности коллектива и сформулируйте ряд основных правил.

Примеры основных правил в уставе команды:

• Относитесь ко всем с уважением.

• Всегда исходить из положительных намерений.

• Относиться к клиентам, коллегам и руководителям одинаково.

• Отмечать достижения друг друга.

• Только конструктивная критика.

• Практикуйте активное слушание.

С помощью простого набора основных правил можно предотвращать конфликты и недопонимание. Если конфликты всё же возникают, наличие стратегий их разрешения в уставе команды может помочь сотрудникам двигаться дальше.

Примеры стратегий разрешения конфликтов в уставе команды:

• Не допускать, чтобы проблемы усугублялись.

• Отделяйте намерение от результата

• Обсуждайте конфликты открыто.

• Ищите решения вместе.

Совет. Превратите это в совместную деятельность, разыгрывая сложные ситуации, в которых могут быть нарушены основные правила. Совместно отрабатывайте стратегии разрешения конфликтов и подумайте об использовании шаблона соглашения о партнёрстве, чтобы официально закрепить порядок урегулирования споров в вашей команде.

8. Проверка и утверждение

Все участники команды должны иметь одинаковое представление о том, что следует включить в устав команды. Поделитесь документом в цифровом виде с помощью такого программного обеспечения для управления работой, как Asana, чтобы другие могли получить к нему доступ и видеть, когда вы вносите изменения.

Совет. Чтобы поддерживать единство команды и обеспечивать согласованность действий, каждый квартал повторно рассылайте регламент команды и просите участников ознакомиться с ним. Затем можно будет провести совещание и предложить всем высказать свои идеи или предложения по улучшению.

Шаблон устава команды (и примеры)

Ниже приводится пример устава команды для маркетингового отдела. Наш шаблон устава команды помогает командам просматривать каждый раздел, не прокручивая длинные блоки текста. Попробуйте шаблон! Он позволяет легко находить и обновлять информацию при необходимости.

Ваш регламент команды, скорее всего, будет содержать больше деталей, чем этот пример, но он всё равно может быть легко воспринимаемым и доступным. Для начала попробуйте наш бесплатный шаблон устава команды, представленный ниже.

Создавайте более сплочённые команды с помощью устава команды

Для создания синергии в команде требуется нечто большее, чем просто естественная «химия». Результативные команды придерживаются общих ценностей и взаимодействуют при принятии решений. Регламент команды может гарантировать, что все будут в курсе процессов и целей команды.

Если вы добавите регламент команды в программное обеспечение для управления работой, например Asana, ваши сотрудники смогут продемонстрировать, чего они способны достичь вместе. Начните уже сегодня и помогите своей команде сосредоточиться на том, что необходимо для максимально эффективной работы.

Часто задаваемые вопросы о регламентах команд