Что такое блок-схема? Символы, типы и способы создания

Когда процесс становится сложным, слова часто не справляются с его описанием. Блок-схема помогает превратить запутанные рабочие процессы в понятные визуальные диаграммы. Этот инструмент используют менеджеры, разработчики, аналитики и инженеры по всему миру, чтобы документировать процессы, находить узкие места и улучшать командное взаимодействие. Ниже вы узнаете, что такое блок-схема, какие символы и типы существуют и как создать собственную диаграмму шаг за шагом.

Что такое блок-схема?

Блок-схема - это стандартизированная визуальная диаграмма, которая отображает последовательность шагов, решений и действий внутри процесса. Каждый шаг обозначается определённым символом, а стрелки показывают направление потока от начала к завершению.

История блок-схем начинается в 1920-х годах, когда инженеры по организации труда Фрэнк и Лиллиан Гилбрет представили метод потокового графика Американскому обществу инженеров-механиков (ASME). Позже, в 1940-х годах, Герман Гольдстайн и Джон фон Нейман адаптировали блок-схемы для описания компьютерных алгоритмов. Сегодня символы и правила построения блок-схем регламентируются международными стандартами: ANSI, ISO 5807 и российским ГОСТ 19.701-90. Благодаря этой стандартизации блок-схемы одинаково читаются в любой стране и отрасли.

Преимущества блок-схем

• Наглядность. Блок-схемы превращают абстрактные процессы в понятные визуальные модели. Вместо чтения длинных инструкций ваша команда видит весь процесс на одной странице.

• Улучшение коммуникации. Единая визуальная схема помогает участникам проекта говорить на одном языке. Это особенно полезно при обсуждении сложных процессов между отделами или с внешними партнёрами.

• Стандартизация. Блок-схемы фиксируют правильную последовательность шагов и устраняют разночтения. Каждый сотрудник выполняет процесс одинаково, что снижает количество ошибок.

• Выявление узких мест. Визуальное представление процесса позволяет быстро обнаружить лишние шаги, дублирующиеся действия и задержки. Вы можете оптимизировать процесс ещё до его внедрения.

• Экономия времени. Готовая блок-схема ускоряет обучение новых сотрудников и сокращает время на согласование процессов. Команда тратит меньше времени на обсуждение «как это работает» и больше - на выполнение задач.

Главные преимущества блок-схем для бизнеса - наглядность процессов, улучшение коммуникации между отделами и быстрое выявление узких мест до того, как они станут проблемами.

Когда использовать блок-схемы

Блок-схемы используются в управлении проектами, разработке ПО, описании бизнес-процессов, обучении сотрудников, контроле качества и системном анализе. Ниже приведены шесть распространённых сценариев использования.

Документирование и визуализация процессов

Блок-схемы позволяют зафиксировать все шаги процесса в едином наглядном документе. Если ваша команда работает над сложным проектом, визуальная карта помогает каждому участнику понять свою роль и последовательность действий. Это особенно ценно при передаче процессов новым сотрудникам или при аудите существующих процедур.

Оптимизация и стандартизация рабочих процессов

С помощью блок-схемы вы можете выявить лишние шаги, дублирующиеся задачи и узкие места в текущем процессе. Визуализация помогает найти участки, где процесс замедляется, и предложить конкретные улучшения. Стандартизованная схема гарантирует, что каждый сотрудник выполняет задачи одинаково.

Планирование и управление проектами

При запуске нового проекта блок-схема помогает определить ключевые этапы, зависимости между задачами и точки принятия решений. Менеджеры проектов используют блок-схемы для планирования спринтов, распределения ресурсов и контроля сроков. Визуальный план сразу показывает критические пути проекта.

Описание алгоритмов и логики

Разработчики и аналитики используют блок-схемы для описания алгоритмов, бизнес-логики и условных переходов. Перед написанием кода визуальная схема помогает продумать все возможные сценарии и обработку исключений. Это снижает количество ошибок на этапе разработки и упрощает ревью кода.

Обучение и адаптация сотрудников

Блок-схемы - незаменимый инструмент для создания обучающих материалов. Новые сотрудники быстрее осваивают процессы, когда перед ними наглядная пошаговая инструкция. Визуальные диаграммы легче запоминаются, чем текстовые описания, и сокращают время на адаптацию.

Принятие решений

Блок-схемы с ветвлениями помогают формализовать процесс принятия решений. Вы можете описать каждый возможный сценарий и заранее определить правильное действие для каждого варианта. Это особенно полезно в клиентском сервисе, техподдержке и управлении инцидентами, где скорость реакции критически важна.

Символы и определения блок-схем

Символы блок-схем стандартизированы Американским национальным институтом стандартов (ANSI) и Международной организацией по стандартизации (ISO 5807). В России дополнительно действует ГОСТ 19.701-90, который полностью соответствует стандарту ISO и определяет правила выполнения схем алгоритмов и программ. Ниже приведены наиболее употребимые символы. Подробнее о практическом применении читайте в статье о схемах рабочего процесса.

Рассмотрим эти и другие символы подробнее.

Линия потока

Линия потока (стрелка) - это соединительный элемент, который показывает направление и порядок шагов. Стрелки связывают символы между собой и определяют последовательность выполнения операций.

Завершение (терминатор)

Овальный символ обозначает начальную или конечную точку процесса. Любая блок-схема начинается и заканчивается этим элементом. Внутри символа обычно указывается текст «Начало» или «Конец».

Процесс

Прямоугольник представляет конкретное действие или операцию. Это самый часто используемый символ в блок-схемах. Каждый прямоугольник содержит краткое описание выполняемого шага.

Комментарий (аннотация)

Символ комментария используется для добавления пояснений к другим элементам блок-схемы. Он помогает дать дополнительный контекст без перегрузки основной логики процесса.

Решение

Ромб обозначает точку, в которой необходимо сделать выбор. Из символа решения выходят как минимум два пути - обычно «да» и «нет». Этот элемент используется для условных ветвлений в процессе.

Сохранённые данные

Символ в форме цилиндра указывает на место хранения данных - базу данных, файловый архив или иное хранилище. Он используется, когда процесс предполагает сохранение или извлечение информации.

Вход/выход (данные)

Параллелограмм обозначает ввод или вывод данных. Это может быть получение информации от пользователя, чтение файла или отправка результатов вычислений.

Отображение

Символ отображения указывает на вывод информации для пользователя - например, показ данных на экране. Он отличается от символа вывода тем, что подразумевает визуальное представление.

Документ

Символ документа обозначает шаг, на котором создаётся, обрабатывается или используется отдельный документ. Волнистая нижняя граница отличает его от обычного процесса.

Задержка

Символ задержки указывает на паузу или период ожидания в процессе. Он используется, когда следующий шаг не может начаться без завершения определённого интервала времени.

Ручной ввод

Этот символ обозначает шаг, требующий ручного ввода данных от пользователя. Например, заполнение формы, ввод пароля или ручное подтверждение операции.

Ручное действие

Трапеция обозначает шаг, который выполняется вручную, без автоматизации. Этот символ помогает отличить автоматические операции от тех, которые требуют участия человека.

Внешняя связь (ссылка на другую страницу)

Символ в форме пятиугольника указывает на переход к другой блок-схеме или другой странице. Он используется, когда схема слишком велика для одного листа.

Внутренняя связь (соединитель)

Маленький круг обозначает переход к другой части той же блок-схемы. Он помогает избежать пересечения линий и делает схему более читаемой.

Символ объединения

Символ объединения показывает место, где несколько потоков сходятся в один. Он используется после блоков решений, когда разные ветви процесса снова объединяются.

Альтернативный процесс

Прямоугольник с закруглёнными углами обозначает шаг, который служит альтернативой основному процессу. Он показывает запасной вариант действий на случай, если основной путь недоступен.

Предопределённый процесс

Прямоугольник с вертикальными полосами по бокам обозначает подпроцесс, который описан отдельно. Это позволяет вынести сложную логику в отдельную блок-схему и сослаться на неё.

Несколько документов

Стопка документов обозначает набор связанных документов, создаваемых или обрабатываемых на данном шаге процесса.

Подготовка (инициализация)

Шестиугольник обозначает подготовительный шаг - инициализацию переменных, настройку среды или подготовку данных перед основным процессом.

Распространённые типы блок-схем

Существует множество типов блок-схем, каждый из которых подходит для определённых задач. Ниже приведена сводная таблица десяти самых распространённых видов.

Блок-схема процесса

Блок-схема процесса отображает последовательность шагов от начала до завершения. Это самый распространённый тип блок-схемы, который используется для документирования и оптимизации любых процессов. Подробнее о методах улучшения процессов читайте в статье об анализе бизнес-процессов.

Блок-схема рабочего процесса

Этот тип фокусируется на потоке работ между людьми, отделами и системами. Блок-схема рабочего процесса помогает определить, кто отвечает за каждый шаг, и выявить задержки при передаче задач между участниками. Подробнее об этом читайте в статье о визуализации потока процесса.

Функциональная блок-схема (swimlane)

Функциональная блок-схема разделяет диаграмму на горизонтальные или вертикальные дорожки, каждая из которых соответствует определённому отделу, роли или системе. Этот формат наглядно показывает зоны ответственности и взаимодействие между подразделениями.

Блок-схема принятия решений

Блок-схема принятия решений фокусируется на условных ветвлениях и логических переходах. Она помогает формализовать критерии выбора и определить оптимальное действие для каждого сценария. Узнайте больше в статье о процессе принятия решений.

Блок-схема данных (DFD)

Блок-схема данных показывает, как информация перемещается между процессами, хранилищами и внешними объектами. Она используется при проектировании информационных систем и анализе потоков данных внутри организации.

Блок-схема документов

Этот тип диаграммы отслеживает движение документов между участниками процесса. Блок-схема документов помогает определить, кто создаёт, согласовывает, утверждает и архивирует каждый документ.

Блок-схема EPC (Event-driven Process Chain)

Блок-схема EPC моделирует бизнес-процессы на основе событий и функций. Каждое событие запускает определённое действие, а действие приводит к новому событию. Этот тип широко применяется в методологии SAP и управлении предприятием.

Блок-схема SDL (Specification and Description Language)

Блок-схема SDL используется для описания поведения систем в реальном времени - телекоммуникационных протоколов, программных автоматов и интерактивных систем. Она отличается строгой формальной нотацией.

Совет: если вы хотите углубиться в документирование процессов, изучите статьи о документации по процессу и о диаграммах PERT.

Блок-схема SIPOC

Блок-схема SIPOC описывает процесс на высоком уровне: поставщики (Suppliers), входы (Inputs), процесс (Process), выходы (Outputs) и потребители (Customers). Она используется в методологии Six Sigma для быстрого обзора процесса перед детальным анализом. Узнайте больше в статье о диаграмме SIPOC.

Блок-схема цепочки создания стоимости

Этот тип блок-схемы визуализирует основные и вспомогательные действия, которые создают ценность для клиента. Она помогает определить, какие этапы процесса приносят наибольшую пользу, а какие можно оптимизировать или исключить.

Как создать блок-схему: пошаговое руководство

Создание блок-схемы - это структурированный процесс, который можно разделить на пять шагов: (1) определить цель и границы, (2) собрать информацию о процессе, (3) расположить шаги в правильном порядке, (4) построить диаграмму с помощью инструмента и (5) проверить, согласовать и обновлять схему. Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Шаг 1. Определите цель и границы процесса

Прежде чем рисовать блок-схему, чётко сформулируйте, какой процесс вы хотите описать. Определите начальную и конечную точки, а также уровень детализации. Слишком общая схема не даст полезной информации, а слишком подробная станет нечитаемой. Задайте себе вопрос: кто будет использовать эту блок-схему и для какой цели?

Шаг 2. Соберите информацию о процессе

Проведите интервью с участниками процесса, изучите существующую документацию и понаблюдайте за реальным выполнением работ. Запишите все шаги, точки принятия решений, входные и выходные данные. Важно зафиксировать процесс таким, каким он является сейчас, а не таким, каким он должен быть.

Шаг 3. Определите шаги и расположите их в правильном порядке

Составьте список всех шагов процесса и расположите их в хронологическом порядке. Определите точки ветвления, где требуется принять решение, и отметьте параллельные процессы. Каждый шаг должен быть сформулирован кратко и начинаться с глагола действия.

Шаг 4. Постройте блок-схему с помощью инструмента

Выберите подходящий инструмент для построения диаграммы. Для простых схем подойдёт Microsoft Visio, Lucidchart или Miro. Для управления процессами и совместной работы над диаграммами используйте Asana - платформа позволяет не только визуализировать рабочие процессы, но и назначить ответственных за каждый шаг, отслеживать выполнение задач и автоматизировать рутинные операции.

Шаг 5. Проверьте, согласуйте и обновляйте блок-схему

Покажите готовую блок-схему всем участникам процесса и попросите их проверить точность каждого шага. Убедитесь, что схема отражает реальный процесс, а не идеализированную версию. После согласования сохраните блок-схему в общедоступном месте и регулярно обновляйте её при изменении процесса.

Лучшие практики создания блок-схем

Чтобы ваши блок-схемы были понятными и полезными, следуйте проверенным рекомендациям.

Придерживайтесь единообразия

Используйте одинаковые размеры символов, шрифты и цветовую кодировку на протяжении всей диаграммы. Единообразие делает блок-схему более читаемой и профессиональной. Если вы работаете в команде, согласуйте визуальные стандарты заранее.

Двигайтесь слева направо и сверху вниз

Располагайте элементы блок-схемы так, чтобы поток шёл слева направо или сверху вниз. Это соответствует естественному направлению чтения и помогает воспринимать диаграмму интуитивно. Избегайте стрелок, которые идут в обратном направлении, если только это не обозначает цикл.

Используйте стандартные символы

Применяйте общепринятые символы по ГОСТ 19.701-90 или ISO 5807. Стандартные обозначения понятны любому специалисту без дополнительных пояснений. Не изобретайте собственные символы, даже если они кажутся вам более наглядными.

Делайте схему простой

Каждый символ должен содержать краткое и понятное описание действия. Если блок-схема становится слишком сложной, разбейте её на подпроцессы и используйте символ предопределённого процесса для ссылки на них. Оптимальная блок-схема помещается на одной странице.

Проверяйте логику

Пройдите по блок-схеме от начала до конца, проверяя каждое ветвление и каждый путь. Убедитесь, что нет тупиков - каждый путь должен приводить к завершающему символу. Попросите коллегу, не участвовавшего в создании, пройти по схеме и указать непонятные места.

Оптимизируйте свои рабочие процессы с помощью Asana

Блок-схемы - это первый шаг к систематизации рабочих процессов. Чтобы перейти от визуализации к действию, используйте Asana. Платформа позволяет превращать блок-схемы в управляемые рабочие процессы с автоматизацией, назначением ответственных и отслеживанием прогресса в реальном времени. Начните с готового шаблона карты процесса или создайте собственный рабочий процесс с нуля.

Начните работу бесплатно

Часто задаваемые вопросы о блок-схемах