Диаграмма SIPOC: что это такое и как её быстро составить

Прежде чем улучшать бизнес-процесс или проводить его анализ, необходимо его понять. И зачастую лучший способ понять процесс — это его нарисовать. Именно здесь вам пригодятся диаграммы SIPOC. Хотя бизнес-процессы могут быть сложными, диаграммы SIPOC — это простой способ визуализировать, как сочетаются между собой все компоненты процесса.

Из этой статьи вы узнаете, что такое диаграмма SIPOC, когда её использовать и как создать свою собственную за семь шагов. Независимо от того, руководите ли вы проектом Six Sigma или просто хотите улучшить работу своей команды, диаграмма SIPOC поможет вам добиться ясности и согласованности.

Что такое диаграмма SIPOC?

Диаграмма SIPOC — это визуальный инструмент, который отображает пять ключевых элементов любого бизнес-процесса: поставщиков, исходные ресурсы, этапы процесса, результаты и клиентов. Команды используют диаграммы SIPOC, чтобы получить общее представление о том, как организован рабочий процесс и кто участвует в нём на каждом этапе. Это делает их особенно полезными для улучшения процессов, влияющих на качество обслуживания клиентов.

Диаграммы SIPOC не предназначены для представления детальной информации. Вместо этого они предоставляют заинтересованным сторонам общую карту процесса, которая помогает им принимать решения и генерировать идеи по улучшению. SIPOC — это один из инструментов управления бизнес-процессами (BPM), который фокусируется на изучении, совершенствовании и внедрении более эффективных бизнес-процессов.

Из каких элементов состоит диаграмма SIPOC?

Аббревиатура SIPOC означает следующие пять компонентов:

1. Поставщики: источники входных данных для процесса

2. Входные данные: ресурсы, необходимые для функционирования процесса

3. Процесс: этапы процесса высокого уровня

4. Результаты: результаты процесса

5. Клиенты: люди, которые получают результаты или извлекают пользу из процесса

Сравнение диаграммы SIPOC и схемы рабочего процесса

Схемы рабочих процессов представляют собой графическую карту бизнес-процесса или проекта. Диаграмма SIPOC — это тип схемы рабочего процесса, в которой основное внимание уделяется тому, кто создаёт и получает материалы или данные на протяжении всего бизнес-процесса.

На некоторых схемах рабочих процессов каждый этап процесса представлен в хронологическом порядке. Однако диаграмма SIPOC не отображает зависимости (то есть задачи, которые необходимо выполнить до других). Вместо этого она визуализирует, кто создает материалы процесса, как эти материалы поступают в процесс и кто получает результаты процесса.

Для чего используется диаграмма SIPOC?

Диаграммы SIPOC часто используются в бережливом управлении проектами как часть методологии совершенствования процессов «Шесть сигм». Цель «Шести сигм» — минимизировать дефекты и несоответствия, что делает этот метод идеальным для производственных процессов или процессов взаимодействия с клиентами, где также применяются такие инструменты, как картирование потока создания ценности.

Ключевым компонентом методологии Lean Six Sigma является процесс DMAIC:

• Define — определение. Определите проблему и цели проекта (именно здесь используются диаграммы SIPOC).

• Measure — измерение. Собирайте данные о нынешней эффективности.

• Analyze — анализ. Определите основные причины проблем.

• Improve — улучшение. Внедрение решений.

• Control — контроль. Поддержание улучшений с течением времени

Но даже если вы не руководите проектом «Шесть сигм» и не используете бережливое управление проектами, диаграмма SIPOC всё равно может быть полезна. Она поможет вам:

Объяснить бизнес-процесс

Поскольку диаграмма SIPOC содержит общий обзор без конкретных деталей, она полезна для аудитории, незнакомой с бизнес-процессом. Это отличный способ познакомить новых работников с процессом или донести до них ключевые детали, оказывающие прямое влияние.

Обеспечивать согласованность действий участников команды

Диаграммы SIPOC просты в создании, поэтому вы можете составить одну из них в качестве отправной точки для мозгового штурма по улучшению процесса. Это помогает задать рамки обсуждения, посвящённого решению проблем, и обеспечить единое понимание ситуации всеми участниками.

Уточнение этапов процесса

При создании диаграммы SIPOC вместе с командой вам предлагается определить ключевую информацию, такую как контактные данные поставщиков, технические характеристики проекта и целевые клиенты. Создание диаграммы SIPOC помогает понять процессы и улучшить их.

Создание диаграммы SIPOC вместе с командой может помочь ответить на следующие вопросы:

• Как мы можем упростить этот процесс?

• Предоставляем ли мы нашим клиентам качественный продукт?

• Можем ли мы улучшить управление нашими поставщиками?

• Поставляют ли наши поставщики то, что нам нужно?

• Знаем ли мы портреты наших клиентов и к каким демографическим группам они относятся?

• Существуют ли какие-либо недостатки, которые мы можем устранить при создании нашего продукта?

Помните, что диаграмма SIPOC — это лишь один из инструментов в вашем арсенале для управления процессами. Прежде чем приступить к оптимизации процессов, выберите инструмент для управления проектами, который позволит вам чётко назначать ответственных и дедлайны, просматривать зависимости и общаться с командой в одном централизованном месте. С помощью Asana вы даже можете построить диаграмму SIPOC в виде канбан-доски, а затем делиться ею и обновлять её в режиме реального времени.

Преимущества использования диаграммы SIPOC

Диаграммы SIPOC дают несколько преимуществ командам, которые стремятся понять и улучшить свои процессы. Вот основные из них:

• Обеспечивает общее понимание: когда все видят одну и ту же общую картину, проще согласовать, что включает в себя процесс, а также прояснить роли и обязанности.

• Выявление пробелов и избыточных элементов: отображая поставщиков, входные и выходные данные, а также клиентов, вы можете определить отсутствующие этапы и области дублирования.

• Способствует более быстрому адаптационному обучению: новые участники команды могут быстро понять, как работает процесс, не теряясь в мелких деталях.

• Сосредоточение усилий на улучшениях: прежде чем приступать к изменениям, диаграмма SIPOC помогает точно определить, на чём следует сосредоточить внимание.

• Повышает эффективность межфункционального взаимодействия: команды из разных отделов видят, как их работа связана между собой, что снижает разрозненность и улучшает общение.

Как создать диаграмму SIPOC за 7 шагов

Использовать модель SIPOC просто, но лучшая практика — не следовать аббревиатуре в том порядке, в котором она представлена. Мы рекомендуем начать с раздела «Процесс», так как это часто самая простая отправная точка. По этой причине команды иногда называют этот инструмент диаграммой COPIS.

Как создать диаграмму SIPOC:

1. Выберите процесс

Выберите процесс, который хотите визуализировать. Это может быть новый процесс, который вы внедряете, или существующий процесс, который вы хотите оптимизировать. Диаграмма SIPOC помогает:

• Понять, как процесс работает в настоящее время

• Проводить коллективное обсуждение идей по улучшению

• Предоставить заинтересованным сторонам чёткое представление для принятия решений

Например, представьте, что вы хотите улучшить процесс отгрузки и доставки своего продукта. Диаграмма SIPOC может помочь вам выявить недостатки, убедиться в том, что вы правильно управляете поставщиками, и определить, поставляете ли вы клиентам качественный продукт.

2. Определите процесс: P

Часто проще всего начать с раздела «P» и сначала определить свой процесс. Разбейте процесс на 4–5 этапов высокого уровня, каждый из которых предусматривает чёткое действие. При необходимости эти этапы можно представить в виде блок-схемы.

Продолжая наш пример с отправкой продукции, процесс можно разбить на следующие этапы:

1. Клиент оформляет заказ

2. Счёт отправлен на склад

3. Команда склада подготавливает груз к отправке

4. Дистрибьюторская компания забирает груз

5. Дистрибьюторская компания доставляет груз в пункт назначения

Если ваш процесс состоит из множества этапов, сгруппируйте более мелкие этапы по более широким категориям. Например, этап «Счет отправлен на склад» может объединять все детали того, как информация перемещается с вашей платформы электронной коммерции на этап отправки. Помните: цель — это общий обзор, а не подробная схема.

3. Составьте список точек выхода: O

Определите результаты процесса. Это поможет вам понять, что вы получаете от вложенных ресурсов и что на самом деле получают клиенты.

Результаты могут включать:

• Материалы или продукты

• Услуги

• Информация или данные

В идеале ваши результаты должны соответствовать требованиям клиентов.

В приведённом выше примере SIPOC для отгрузки продукции результаты следующие:

• Клиенты получают продукт в течение определённого времени

• Ваша компания получает деньги за продукт

4. Определите клиентов: C

Клиенты — это люди, которые получают результаты или извлекают выгоду из процесса. Помните, что клиенты не обязательно должны быть внешними; ими также могут быть коллеги и внутренние заинтересованные лица.

Например, если вы готовите ежегодный выездной семинар своей компании, вашими клиентами будут участники команды, присутствующие на мероприятии.

В примере с доставкой можно указать следующих клиентов: покупателей в Интернете (которые получают товар) и вашу компанию (которая получает деньги за товар).

5. Составление списка входных данных: I

Входные данные — это ресурсы, необходимые для правильного функционирования процесса. Как и в случае с результатами, сюда могут входить материалы, продукты, услуги или информация. Перечисление входных данных помогает понять потребности в ресурсах и то, получаете ли вы всё необходимое от поставщиков.

В случае процесса доставки продукции это могут быть данные о доставке и оплате, предоставляемые клиентами, сервисы онлайн-платежей, услуги по упаковке, упаковочные материалы, складские помещения и грузовые автомобили.

6. Определите поставщиков: S

Поставщики — это те, от кого вы получаете входные ресурсы для процесса. Этот этап помогает понять, с каким количеством поставщиков вы работаете и насколько эффективно вы ими управляете.

В нашем примере с доставкой продукции это могут быть следующие поставщики:

• Клиенты: предоставляют информацию о доставке и оплате

• Сотрудники склада: предоставляют услуги по упаковке

• Производитель упаковки: создает упаковочные материалы

• Компания по аренде складских помещений: предоставляет складские площади

• Службы доставки: предоставляют грузовые автомобили для доставки

7. Поделитесь диаграммой

Диаграмма SIPOC предназначена для совместного использования. Она наиболее ценна, когда ваша команда и заинтересованные стороны могут легко получить к ней доступ, чтобы понять, как работает процесс.

Один из лучших способов обмена информацией — это использование инструмента для управления проектами, поскольку он позволяет упорядочивать информацию о проекте и задачи в одном месте. Вместо того чтобы отправлять десятки отдельных писем, вы можете предоставить доступ к единой версии диаграммы каждому заинтересованному лицу и общаться в одной цепочке сообщений. А если вашей команде нужно превратить карты процессов в назначенные задачи и повторяемые рабочие процессы, наше руководство по выбору лучшего программного обеспечения для управления рабочими процессами поможет вам сравнить инструменты.

Пример диаграммы SIPOC

Чтобы понять, как диаграмма SIPOC работает на практике, рассмотрим пример процесса службы поддержки. Эта диаграмма показывает, как заявка в службу поддержки проходит путь от первоначального запроса до решения проблемы.

В этом примере показано, как диаграмма SIPOC отражает основные элементы без излишних деталей. Команда поддержки может использовать его для выявления узких мест или уточнения порядка передачи работы между командами.

Визуализируйте свои процессы и взаимодействуйте с ясностью

Диаграммы SIPOC — это полезный шаблон для постоянного совершенствования и любых инициатив по оптимизации процессов.

Их легко создавать, ими легко делиться, и они помогают лицам, принимающим решения, понимать бизнес-процессы на высоком уровне. Создание такой схемы вместе с вашей командой может прояснить, как отдельные элементы сочетаются друг с другом и где можно добиться оптимизации.

Готовы визуализировать свои процессы и улучшить взаимодействие? Начните использовать Asana для создания диаграмм SIPOC, к которым вся ваша команда сможет получать доступ и вносить изменения в режиме реального времени.

Часто задаваемые вопросы о диаграммах SIPOC