Бережливое управление проектами: принципы, потери и инструменты

Когда вы слышите слово «бережливый», вам может прийти в голову ассоциация с едой. Нежирные сорта мяса, такие как птица и рыба, полезнее для здоровья, чем красное мясо, например говядина и свинина, поскольку в них меньше жира. В управлении проектами избыток проявляется в виде дефектов проекта, которые могут привести к разрастанию его объёма и снижению ценности. Подобно различиям между видами мяса, бережливое управление проектами приводит к уменьшению излишков, что может сделать ваш проект более здоровым.

Когда вы применяете бережливый подход, ваша цель — сократить потери и повысить ценность на каждом этапе проекта. В этой статье мы расскажем, что такое бережливое управление проектами, опишем пять основных принципов и покажем, как использовать эту методологию Agile для повышения производительности.

Что такое бережливое управление проектами?

Бережливое управление проектами — это методология, которая максимизирует ценность для клиента за счёт устранения потерь на всех этапах жизненного цикла проекта. Основная идея проста: предоставлять то, что нужно, тогда, когда это нужно, с минимальным количеством материалов, оборудования, рабочей силы и пространства.

К ключевым характеристикам бережливого управления проектами относятся:

• Ориентация на ценность: каждое действие должно напрямую способствовать удовлетворению потребностей клиента.

• Устранение потерь: команды систематически выявляют и исключают этапы, не создающие ценности.

• Непрерывное совершенствование: процессы регулярно пересматриваются и оптимизируются.

Такое изменение мышления помогает организациям сокращать расходы, ускорять сроки выполнения работ и повышать удовлетворённость клиентов.

Как была создана методология бережливого управления проектами?

Японские инженеры компании Toyota разработали производственную систему Toyota (TPS) в период с 1948 по 1975 год. Эта система позволила улучшить производственные процессы, повысить эффективность взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также устранить потери.

Важные этапы развития методологии Lean:

• 1948–1975 гг.: Toyota разрабатывает TPS — основу методологии Lean.

• 1988 год: Джон Крафчик вводит термин «бережливое производство» в своей статье «Триумф системы бережливого производства», написанной для диссертации в Массачусетском технологическом институте.

• 1990 г.: книга «Машина, которая изменила мир» популяризирует принципы бережливого производства во всем мире.

Позднее в книге доктора Джеффри К. Лайкера «Путь Toyota» было объяснено, как компании могут применять принципы TPS в различных отраслях. Сегодня бережливое управление проектами оказало влияние на такие методологии, как Agile, Канбан и Scrum. Бережливое управление остается одной из пяти широко признанных методологий управления проектами наряду с Waterfall, Agile, Scrum и Канбан и продолжает определять то, как команды эффективно создают ценность.

Пять принципов бережливого управления проектами

Пять принципов бережливого управления проектами: определение ценности, картирование потока создания ценности, создание потока, организация системы «вытягивания» и стремление к постоянному улучшению. Используйте эти шаги, чтобы сократить потери, оставаться в рамках области проекта и обеспечивать ключевые факторы успеха.

1. Определение ценности

Первый основной принцип процесса бережливого управления проектами — определение ценности вашего продукта. Для этого вам нужно знать своих заинтересованных лиц. Иногда вы будете создавать результаты проекта для внутренних заинтересованных лиц, а иногда у вас будет клиент, который является внешним заинтересованным лицом.

• Внутреннее заинтересованное лицо — это участник проекта, который следит за разработкой продукта, поскольку его успех важен для него.

• Внешняя заинтересованная сторона — это клиент, который покупает продукт или услугу и на которого влияет их качество.

Когда вы знаете, для кого создаёте свой продукт, вам проще определить, как сделать его ценным. Ценность продукта для клиента может заключаться в решении его проблемы или облегчении его жизни.

2. Составьте карту потока создания ценности

Картирование потока создания ценности (КПЦ) — это следующий принцип бережливого управления проектами. КСЦ — это наглядный инструмент, который предполагает составление схем ваших нынешних и идеальных рабочих процессов от начала проекта до его завершения.

Сравнивая эти два рабочих процесса, вы можете выявить потери на каждом этапе управления проектом, чтобы максимально повысить эффективность.

Компания Toyota определила типы потерь, которые можно выявить с помощью КПЦС в бережливом производстве, но в скобках указано, как эти элементы могут быть применены в других отраслях:

• Перепроизводство (ненужные функции): перепроизводство и ненужные функции программного обеспечения могут привести к дополнительным расходам, таким как избыточное хранение, нерациональное использование материалов и бесполезные запасы.

• Запасы (неправильно управляемый бэклог): избыточные запасы, незавершённая работа и неправильно управляемые бэклоги — всё это приводит к ненужным расходам на хранение, транспортировку и дополнительную работу для завершения задач.

• Перемещение (переключение между задачами): потери, связанные с перемещением, — это ненужные затраты на внутреннее перемещение людей или машин. Это может выражаться в виде избыточных процессов или чрезмерного количества бизнес-приложений. Если точнее, в среднем работник умственного труда переключается между 10–25 приложениями за день, но 27% работников говорят, что при переключении между приложениями они пропускают действия и сообщения.

• Дефекты (технический долг): дефекты могут привести к дорогостоящему ремонту и материальным потерям. Технический долг может привести к потере времени.

• Избыточная обработка (дорогие инструменты): избыточная обработка может привести к неоправданным расходам, например, на обновление продукта, о котором пользователи не просили или который им не нужен. Аналогичным образом, деньги, потраченные на дорогие инструменты, могут быть потрачены впустую, если они того не стоят.

• Ожидание: потери, связанные с ожиданием, — это затраты, обусловленные смещением сроков предоставления конечных результатов.

• Транспортировка: потери, связанные с транспортировкой, похожи на потери, связанные с перемещениями, и касаются внешних перемещений, например ненужного перемещения продукции и материалов.

• Разрозненные команды: разрозненные команды могут приводить к неоправданным расходам из-за недопонимания, ненужных совещаний и слабого взаимодействия.

Картирование потока создания ценности — это самый важный этап в бережливом управлении проектами. Без него у вас не будет необходимой визуализации, чтобы замечать недостатки в жизненном цикле проекта и повышать качество продукта для клиентов.

3. Создайте поток

На этом этапе вы доработаете план управления проектом, чтобы повысить его эффективность, устранив потери, выявленные на втором этапе. Разбейте каждый этап разработки продукта на составляющие и при необходимости измените порядок действий. Используйте важные этапы проекта в качестве контрольных пунктов, чтобы не допустить появления новых потерь по мере его выполнения.

Например, представьте, что на втором шаге вы определили, что у вас есть неправильно управляемый бэклог и отставание от графика из-за узкого места в планировании работы участников команды. Именно здесь вы определите, как устранить эти проблемные моменты и снова собрать воедино план проекта.

Налаживание открытого общения с участниками команды — лучший способ убедиться, что ваша КСЦ стоила затраченных усилий. После того как вы потратите время на выявление и устранение потерь, ваша команда сможет работать вместе, чтобы предотвратить неэффективность в будущем.

4. Организуйте систему «вытягивания»

Организация системы «вытягивания» означает перенос работы с предыдущего этапа процесса по мере её завершения. Эта концепция зародилась в сфере производства, чтобы помочь заводам точно удовлетворять потребности своих клиентов с помощью системы управления запасами «точно в срок». Система «вытягивания» также полезна и в других отраслях, поскольку она обеспечивает эффективное продвижение рабочего процесса.

Пример системы «вытягивания» в разработке программного обеспечения:

1. Технический дизайнер выполняет своё задание и помечает продукт для проверки.

2. Отметка о проверке сигнализирует о начале этапа написания кода.

3. Ваш программист выполняет своё задание и помечает продукт как готовый к проверке.

4. Отметка о проверке сигнализирует о начале тестирования.

5. Тестировщик продукта выполняет своё задание и помечает продукт как готовый к окончательной проверке.

6. Вы проводите окончательную проверку продукта.

Внедрение системы «вытягивания» может помочь командам в различных отраслях, обеспечивая бесперебойное выполнение работы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Отрасли, которые производят продукты, ориентированные на клиентов, получат выгоду от этой системы, если будут использовать сигналы «вытягивания» для работы в обратном направлении.

5. Постоянное совершенствование

Бережливое управление проектами — это не одноразовое мероприятие, а скорее итеративный процесс. Стремление к совершенству — это пятый принцип, который предполагает постоянное улучшение вашего рабочего процесса.

Независимо от того, является ли ваш клиент внутренним или внешним заинтересованным лицом, его требования будут постоянно меняться. Это означает, что вам нужно будет регулярно оценивать ценность вашего продукта и анализировать рабочий процесс на предмет потерь.

Виды потерь, которые устраняет рациональное управление проектами

Методология Lean выделяет восемь видов потерь: дефекты, перепроизводство, ожидание, неиспользуемые таланты, транспортировка, запасы, перемещения и лишняя обработка. Эти категории применимы ко всем отраслям и типам проектов:

• Дефекты: ошибки, требующие переделки, исправления или корректировки. В интеллектуальной работе к ним относятся ошибки, недочёты в результатах или недопонимание, которое приводит к необходимости переделывать задачи.

• Перепроизводство: создание большего количества, чем требуется, или раньше, чем это необходимо. Сюда относятся ненужные функции, избыточная документация или добавление функционала, которого никто не запрашивал.

• Ожидание: время, потерянное из-за задержек в работе, получении информации или подтверждений. Сюда относится ожидание обратной связи, ресурсов или выполнения зависимостей от других команд.

• Неиспользованный потенциал: неспособность задействовать навыки, знания или творческий потенциал участников команды. Это происходит, когда у людей нет возможности предлагать идеи или брать на себя ответственность.

• Транспортировка: ненужное перемещение материалов, документов или информации между местами или системами.

• Запасы: избыточная текущая работа, незавершённые задачи или неправильно управляемые бэклоги, которые связывают ресурсы, не принося пользы.

• Движение: ненужные перемещения или переключение между задачами со стороны участников команды. Сюда относится переключение между слишком большим количеством приложений или участие в ненужных совещаниях.

• Лишняя обработка: выполнение большего объёма работы, чем требуется для удовлетворения потребностей клиентов, например, чрезмерно усложнённые решения или добавление функций, которые не приносят пользы.

Выявляя и устраняя эти виды потерь в своих проектах, вы можете оптимизировать рабочие процессы, сократить расходы и повысить ценность для заинтересованных сторон.

Почему бережливое управление так важно?

Такие отрасли, как ИТ, строительство и образование, внедрили методологию бережливого управления благодаря её многочисленным преимуществам. Управление проектами по методологии Lean позволяет повысить ценность продукта за счёт оптимизации процессов.

Другие преимущества бережливого управления:

• Больше инноваций: улучшает проект, стимулируя творческий подход

• Сокращение потерь: уменьшение физических отходов и времени ожидания между этапами производства, а также минимизация перепроизводства и избыточной обработки

• Улучшенное обслуживание клиентов: предоставление клиенту именно того, что ему нужно, ни больше, ни меньше

• Сокращение сроков реализации: ускорение реагирования и уменьшение количества задержек

• Более высокое качество продукции: минимизация дефектов продукции за счёт добавления проверок качества

• Улучшенное управление запасами: предотвращение проблем за счёт контроля запасов

Независимо от того, обслуживает ли ваша компания внутренние или внешние заинтересованные стороны, внедрение бережливого мышления может упростить ваши процессы и повысить эффективность проектной команды.

Lean в сравнении с Agile: основные отличия

Несмотря на то, что методологии Lean и Agile имеют общие корни и часто используются вместе, у них разная направленность и происхождение.

Многие команды используют обе методологии. Используйте принципы бережливого производства, чтобы устранить потери, и применяйте методики Agile, чтобы оперативно реагировать на потребности клиентов.

Инструменты для управления проектами по методологии Lean

Используйте приведённые ниже инструменты, чтобы улучшить рабочий процесс разработки продуктов. Если вы стремитесь к постоянному совершенствованию, эти инструменты помогут вам и вашей команде сократить потери, повысить продуктивность и увеличить ценность для клиентов.

Цикл Деминга (PDCA)

Цикл Деминга, также известный как PDCA (Plan-Do-Check-Act: планирование, исполнение, проверка и корректировка), — это четырёхэтапный метод решения проблем, разработанный в 1950-х годах. Вот четыре этапа цикла PDCA:

• Планирование: изучите свой рабочий процесс и выявите проблемы, требующие решения.

• Выполнить: найти решения проблемы, проанализировав данные или поработав вместе с участниками команды.

• Проверка: отслеживайте эффективность своих решений и при необходимости вносите коррективы в план.

• Действуйте: примените скорректированные решения и оцените полученные результаты.

Цикл Деминга — это простой процесс, который можно применять к различным организационным процессам. При правильной реализации этот процесс может значительно повысить ценность вашего продукта.

Управление проектами по методологии «Lean Шесть сигм» (DMEDI)

Lean Six Sigma — это инструмент бережливого управления, с помощью которого можно выявлять проблемы в рабочем процессе. Этот инструмент предусматривает этапы, аналогичные циклу Деминга, но также включает методы анализа, которые можно использовать вместе с ним. Этапы Lean Six Sigma, также известные как DMEDI, выглядят следующим образом:

• Определение: определите область проекта и спланируйте цели

• Измерение: определите, как вы будете измерять успех в своём проекте

• Изучение: изучение новых способов улучшения процесса реализации проекта

• Разработка: разработка надежного плана проекта

• Реализация: реализация плана проекта

Методы анализа, которые можно использовать в рамках методологии «Бережливое производство + Шесть сигм»:

• Картирование потока создания ценности: как упоминалось выше, КПЦЦ может помочь вам визуализировать этапы плана управления проектом и выявить области потерь.

• Опросы для сбора отзывов клиентов: получение отзывов клиентов — отличный способ оценить проблемы проекта и повысить ценность продукта.

• Диаграммы Ганта: диаграммы Ганта похожи на гистограммы, которые могут помочь вам визуализировать важные этапы проекта.

• Анализ основных причин (RCA): используйте RCA, чтобы выявить основные причины проблем и найти решения.

• Канбан: визуализируя задачи и ограничивая объём работы, находящейся в процессе выполнения, канбан-доски помогают вам увидеть, как протекает ваша работа.

Вы можете решить, какой метод бережливого управления попробовать, исходя из вашей отрасли, продукта и команды. Независимо от выбранного метода, обязательно используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы легко применять эти методы анализа.

Оптимизируйте рабочий процесс с помощью бережливого управления проектами

Многие компании прилагают немало усилий, чтобы производить высококачественную продукцию и удовлетворять потребности своих клиентов, но методология бережливого производства облегчает достижение этих целей за счёт устранения узких мест и сокращения потерь в процессе производства.

Программное обеспечение для управления проектами в сфере производства может способствовать оптимизации процессов на протяжении всего производственного цикла. Когда ваша команда использует программное обеспечение для оптимизации процессов, она может лучше визуализировать график проекта, общаться с участниками команды и выполнять требования клиентов.

Готовы применить принципы бережливого производства на практике? Начните использовать Asana, чтобы визуализировать рабочие процессы, сократить потери и помочь своей команде сосредоточиться на работе, которая имеет значение.

Часто задаваемые вопросы о бережливом управлении проектами