Картирование потока создания ценности (КПЦ): руководство, этапы и преимущества

Когда вы наводите порядок в заваленном шкафу, первое, что нужно сделать, — это вытащить из него все вещи. Когда все элементы перед вами, вы понимаете, что у вас есть, и вам проще навести порядок.

То же самое касается и оптимизации работы: трудно заметить недостатки, если не разложить всё перед собой. Применив этот подход к вашему рабочему процессу, вы можете выявить проблемы, которые раньше не замечали. Именно в таких случаях и пригодится картирование потока создания ценности. Из этой статьи вы узнаете, что такое КСЦ, почему это важно, как создать собственную карту потока создания ценности и каких ошибок следует избегать.

Что такое картирование потока создания ценности?

Картирование потока создания ценности (КПЦ) — это методика бережливого управления, используемая для визуализации, анализа и оптимизации каждого этапа процесса, от первоначального запроса до окончательной поставки. Составляя карту как нынешнего, так и желаемого будущего состояния рабочего процесса, КСЦ помогает командам выявлять потери, сокращать задержки и повышать ценность для клиентов. Это ключевой компонент бережливого управления проектами, который широко используется наряду с методологиями Agile.

Картирование потока создания ценности (КПЦ) включает четыре основных этапа:

1. Составление карты нынешнего процесса

2. Выявление и устранение потерь

3. Составление карты улучшенного будущего процесса

4. Внедрение будущего процесса

Вы можете заметить возможности для улучшения в таких областях вашей карты потока создания ценности, как:

• Поток процесса

• Время выполнения заказа и обработки

• Надёжность оборудования

• Сырье/запасы

Когда вы обнаруживаете потери в производственном потоке, такие как перепроизводство, неэффективное управление или дефекты проекта, вы можете устранить эти узкие места, чтобы процесс протекал бесперебойно.

Инструменты принятия решений для гибких компаний

Из этой электронной книги вы узнаете, как дать работникам возможность принимать более взвешенные решения, чтобы ваша компания могла меняться, адаптироваться и справляться с трудностями эффективнее, чем конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Преимущества картирования потока создания ценности

Картирование потока создания ценности предоставляет вашей команде наглядный инструмент для выявления неэффективности и принятия мер. Вот основные преимущества:

• Сокращение времени выполнения: составляя карту каждого этапа процесса, вы можете выявлять ненужные задержки и устранять их, чтобы работа продвигалась быстрее от начала до конца.

• Выявление и устранение потерь: КСЦ позволяет проще увидеть, где ресурсы, время или усилия тратятся на действия, которые не приносят пользы вашим клиентам.

• Улучшает обмен информацией в команде: карта потока создания ценности даёт всем сотрудникам общее наглядное представление о том, как организован рабочий процесс, что снижает вероятность недопонимания и обеспечивает согласованность действий.

• Способствует постоянному улучшению: поскольку КСЦ предполагает создание как карты текущего состояния, так и карты будущего состояния, она естественным образом побуждает вашу команду со временем совершенствовать процессы.

• Повышает эффективность использования ресурсов: когда вы точно знаете, куда уходят материалы, время и трудозатраты, вы можете обеспечить их максимально эффективное использование на каждом этапе.

Когда следует использовать картирование потока создания ценности?

Картирование потока создания ценности может значительно улучшить ваш бизнес. Однако оно не стоит вашего времени и усилий, если не соответствует вашим потребностям. Вот несколько ситуаций, в которых следует использовать картирование потока создания ценности:

• Комплексное улучшение: для улучшения всего бизнес-процесса от начала до конца

• Управление запасами: для выявления скопившихся запасов в процессе

• Оптимизация процессов: чтобы найти возможности для рационализации и сокращения потерь

• Анализ сложности: чтобы изучить сложности, присущие процессу

• Понимание систем: для понимания ИТ-систем, используемых в процессе

• Анализ службы поддержки клиентов: оценка эффективности каналов поддержки клиентов

• Состояние процесса: визуальное отображение эффективности ваших процессов

• Стратегический анализ: чтобы взглянуть на свои процессы с высоты птичьего полёта и спланировать улучшения

Как видите, создание карты потока создания ценности позволяет получить аналитику по многим аспектам вашего рабочего процесса. Тем не менее карта потока создания ценности может оказаться бесполезной, если ваша проблема не связана с потоком информации, продуктов или времени.

Как создать карту потока создания ценности

Составление карты потока создания ценности включает четыре основных этапа, но вы будете чувствовать себя более подготовленными, если разделите процесс на девять этапов. Первые пять посвящены планированию проекта, а наличие чёткого плана проекта способствует более эффективному совершенствованию процессов. После этого вы сможете перейти к четырём основным этапам построения карты потока создания ценности, имея весь необходимый контекст.

1. Определите проблему

Карта потока создания ценности полезна для обеспечения бесперебойного рабочего процесса, но её также можно использовать для решения проблем, с которыми сталкиваются ваша команда или клиенты. Например, вы можете заметить, что спрос со стороны клиентов превышает имеющиеся у вас запасы. Если вы заметили проблему, но не уверены, почему она возникает, вы можете сообщить о ней своей команде и использовать КСЦ, чтобы найти ответы.

Совет. На этом начальном этапе проведите мозговой штурм и задайте вопросы, чтобы выявить как внутренние, так и внешние недостатки. Поставьте себя на место клиентов и участников команды, чтобы выявить болевые точки.

2. Выберите команду

Вам понадобится целеустремленная команда, которая поможет составить карту потока создания ценности, проанализировать её и внедрить улучшения. Межфункциональная команда, состоящая из сотрудников отделов продаж, операционного отдела, службы поддержки клиентов и отдела дизайна, предоставит вам необходимые навыки и точки зрения. В зависимости от решаемой проблемы вам могут понадобиться не все эти отделы, поэтому подходите к выбору с умом, чтобы группа работала эффективно.

Совет. Включите в команду по КПЦ как руководителей, так и сотрудников, выполняющих вспомогательные функции, чтобы повысить прозрачность внутренних проблем. Пригласите поставщиков или других заинтересованных лиц присоединиться к вашей группе, если вам нужна точка зрения со стороны.

3. Определите область проекта

Составление карты потока создания ценности — это отдельный проект, а значит, вам нужно будет определить его объём. Если вы не определите область проекта, вы не будете знать, в каком объёме необходимо картирование ваших рабочих процессов. Отсутствие чётко определённого объёма также затрудняет выявление и устранение потерь в дальнейшем.

Совет. Используйте КПП только для одного продукта за раз. Решите, следует ли отображать жизненный цикл продукта целиком или сосредоточиться на конкретных этапах процесса. Для программного продукта составьте карту процесса от первоначального запроса функции до передачи клиенту и пропустите условные этапы, которые происходят после передачи.

4. Составьте карту потока создания ценности

Теперь, когда вы определили границы своей карты потока создания ценности, можно приступать к её составлению. Используйте условные обозначения потока создания ценности (описанные ниже), чтобы построить схему рабочего процесса, которая показывает, как информация перемещается между вашими рабочими операциями. Если вы составляете карту всего производственного процесса, она будет замкнутой, поскольку заключительный этап должен возвращаться к начальному этапу процесса.

Совет. Если вы не знаете, с чего начать составление карты потока создания ценности, начните с участника команды, ответственного за согласование заявок между клиентом и поставщиком. Вы также можете визуализировать свою карту в трёх частях: верхняя — для потока информации, средняя — для потока продукции и нижняя — для потока времени.

5. Добавьте данные проекта

Когда у вас будет схема потока создания ценности, добавьте соответствующие показатели, чтобы получить максимально точную аналитику в результате этого упражнения. Хотя сама по себе карта может помочь вам визуализировать определённые аспекты, вам нужно будет дополнить её блоками данных, чтобы сравнивать время, количество и качество на всех этапах процесса.

К числу показателей, которые можно добавить на карту, относятся следующие:

• Объём запасов на каждом этапе

• Время цикла на единицу продукции

• Время передачи

• Количество участников команды, необходимых для выполнения каждого этапа

• Количество утилизированных изделий

• Количество изделий в каждой партии для обработки

• Время такта (скорость, необходимая для производства продукции, чтобы удовлетворить спрос клиентов)

Совет. Данные, которые вы включаете в свою карту, будут варьироваться в зависимости от отрасли, процесса, который вы отображаете, и проблем, которые вы надеетесь решить. Большинство данных будут относиться к следующим трем категориям:

• Данные офиса или службы поддержки

• Данные о производстве или цехе

• Данные поставщика или сторонней обработки

6. Составьте хронологию

Чёткий график необходим для любого производственного процесса, а задержки могут нарушить весь рабочий процесс. Нижнюю треть карты потока создания ценности следует посвятить временному потоку, используя шкалу времени с двумя отметками для срока реализации и продолжительности цикла. Эта шкала позволит вам лучше понять, соответствуют ли ваши время выполнения заказа и продолжительность цикла требуемым показателям.

Чтобы определить время упреждения, подсчитайте количество запасов, имеющихся у вас перед каждым этапом процесса, и разделите его на показатель спроса со стороны клиентов. Например, если у вас есть четыре готовых к отгрузке продукта, а клиенты хотят получать по два в день, ваше время выполнения заказа составляет два дня.

Совет. Время выполнения заказа тесно связано с управлением запасами и удовлетворённостью клиентов. Если ваше время упреждения слишком велико, у вас возникнут проблемы с прогнозированием того, когда следует пополнять запасы. Карта потока создания ценности поможет вам оптимизировать сроки реализации, прежде чем вы начнёте отставать с поставками продукции.

7. Проанализируйте свою нынешнюю карту

Создавая карту нынешнего потока, вы, вероятно, заметите области, которые можно улучшить. Добавьте данные проекта на карту потока создания ценности, чтобы было проще выявить потери. Однако, даже если области потерь кажутся очевидными, вы всё равно должны выделить время для целенаправленного анализа карты. В числе областей потерь в бережливом управлении:

• Перепроизводство (ненужные функции)

• Инвентаризация (неправильное управление бэклогом)

• Движение (переключение между задачами)

• Дефекты (технический долг)

• Избыточная обработка (дорогие инструменты)

• Ожидание

• Транспортировка

• Разрозненные команды

Совет. Лучший способ проанализировать карту — провести кайдзен-сессии по всем выявленным вами областям потерь. Слово «кайдзен» происходит от двух японских слов: «кай», что означает «улучшение», и «дзэн», что означает «хороший». Вы будете использовать кайдзен-сессии для генерации идей, создающих ценность, для карты потока создания ценности будущего состояния.

8. Создайте новую карту

Теперь вы готовы составить карту потока создания ценности для будущего состояния. Эта карта будет похожа на вашу нынешнюю, но будет включать элементы кайдзен для областей, требующих улучшения. Вы можете использовать программное обеспечение Канбан, чтобы внедрить систему «вытягивания» или задействовать ресурсы только тогда, когда они требуются, а также улучшить поток информации. Конкретные символы, которые вы добавите на карту будущего состояния, будут зависеть от вашего процесса. На карте условных обозначений VSM ниже представлены визуальные изображения следующих элементов:

• Супермаркет: представляет собой Канбан-склад, где клиенты могут получить необходимые запасы, как только поставщик их пополнит.

• Производственный канбан: указывает на необходимость поставки деталей для последующего процесса.

• Канбан на отбор материалов: даёт оператору указание переместить детали из супермаркета в процесс.

• Сигнальный канбан: используется, когда уровень запасов в супермаркете низкий, и сигнализирует о необходимости производства определенного количества деталей.

• Столб канбан: обозначает место сбора сигналов канбан, обычно расположенное рядом с супермаркетом.

• Вытягивание материалов: представляет собой изъятие хранящихся запасов из супермаркетов.

• Последовательное «вытягивание»: устраняет необходимость хранения запасов в супермаркете между процессами, поручая определённой команде выполнить индивидуальный заказ.

Совет. Воспользуйтесь приведенной ниже картой символов потока создания ценности, чтобы посмотреть, как выглядит каждый символ, и соответствующим образом разместить их на карте будущего состояния. Хотя целью вашей карты будущего состояния является упрощение потока материалов, не беспокойтесь, если ваша карта будущего состояния выглядит более перегруженной, чем карта нынешнего состояния, из-за добавленных вами символов.

9. Внедрите свою новую карту

Последний шаг в процессе КПЦ — внедрение решений из карты будущего состояния в ваш рабочий процесс с помощью структурированного процесса менеджмента изменений. Именно здесь вы увидите, что анализ вашей карты окупается.

Сначала процесс наведения порядка может показаться хаотичным, но как только вы организуете своё пространство, преимущества станут очевидны. Точно так же поиск и устранение потерь в вашем процессе могут быть непростыми задачами, но результатом станет более плавный рабочий процесс и более довольные клиенты.

Инструменты принятия решений для гибких компаний

Из этой электронной книги вы узнаете, как дать работникам возможность принимать более взвешенные решения, чтобы ваша компания могла меняться, адаптироваться и справляться с трудностями эффективнее, чем конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Карта с условными обозначениями потока создания ценности

Эти символы обозначают потоки информации, рабочие действия и области, требующие улучшения в ваших процессах. При использовании программного обеспечения для составления карт потока создания ценности у вас будет лёгкий доступ ко всем этим обозначениям.

Пример карты потока создания ценности

Ниже приводится пример карты потока создания ценности в нынешнем состоянии. Она показывает, как продукт или услуга перемещаются от поставщика через вашу производственную цепочку и, наконец, к клиенту.

Карта потока создания ценности начинается вверху по центру с участника команды, который отвечает за контроль производства. Этот человек одобряет запросы или заказы клиентов и отправляет их поставщику. Эта примерная карта имеет циклическую форму, поскольку спрос со стороны клиентов определяет как поставки, так и производство.

Распространённые ошибки при составлении карт потока создания ценности, которых следует избегать

Картирование потока создания ценности — это полезный инструмент, но при его использовании легко допустить ошибки, если не знать, на что обращать внимание. При создании и совершенствовании карт учитывайте следующие распространённые ошибки:

• Чрезмерное усложнение карты: может возникнуть соблазн зафиксировать каждую деталь, но перегруженную карту сложнее читать и анализировать. Сосредоточьтесь на ключевых этапах и точках данных, которые имеют наибольшее значение для вашего процесса.

• Игнорирование потока информации: многие команды отображают на карте только поток материалов или продукции, упуская из виду то, как информация перемещается по процессу. Оба потока необходимы для получения точной картины вашей потоковой карты ценности.

• Создание карты без плана действий: карта потока создания ценности — это не конечная цель. Сопоставляйте каждую карту текущего состояния с планом будущего состояния и чёткими дальнейшими действиями.

• Составление карты сразу для нескольких продуктов. Попытка отразить на одной карте сразу несколько семейств продуктов приводит к путанице и снижает ясность. Придерживайтесь принципа «один продукт или семейство процессов — одна карта», чтобы ваш анализ был целенаправленным и призывал к действию.

Избегая этих ошибок, вы сможете извлечь больше пользы из картирования потока создания ценности и поддерживать фокус своей команды на реальных улучшениях.

Оптимизируйте рабочий процесс с помощью картирования потока создания ценности

Если вы стремитесь к постоянному совершенствованию, регулярно поддерживайте свои процессы в порядке, так же как вы делаете это со своим домом. Хотя процесс составления карты потока создания ценности может показаться утомительным, результатом является более эффективный рабочий процесс с меньшим количеством потерь и более короткими сроками выполнения. Картирование ваших нынешних и будущих потоков создания ценности проще с помощью подходящего программного обеспечения. С помощью Asana вы можете визуализировать свои процессы, реализовывать планы по улучшению и поддерживать согласованность действий своей команды на каждом этапе.

Начните работу и преобразуйте аналитику потока создания ценности в конкретные действия.

Инструменты принятия решений для гибких компаний

Из этой электронной книги вы узнаете, как дать работникам возможность принимать более взвешенные решения, чтобы ваша компания могла меняться, адаптироваться и справляться с трудностями эффективнее, чем конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Часто задаваемые вопросы о картировании потока создания ценности