Как начать всё заново с реинжиниринга бизнес-процессов

Если что-то работает, зачем это чинить, верно? Но если что-то работает не так эффективно, как могло бы, иногда единственный способ улучшить ситуацию — это всё разобрать и собрать заново, но немного по-другому. Именно такая концепция лежит в основе реинжиниринга бизнес-процессов. 

Что такое реинжиниринг бизнес-процессов (BPR)?

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) — это полное переосмысление существующих основных бизнес-процессов с целью улучшения таких показателей, как прибыль, качество продукции, затраты или скорость. BPR — это чрезвычайно сложный процесс, требующий поддержки со стороны всей организации, точного планирования и наличия специальной команды для продвижения вперед. В зависимости от размера вашей компании процесс BPR может занять от нескольких месяцев до нескольких лет.

Реинжиниринг бизнес-процессов и совершенствование бизнес-процессов

У этих двух стратегий совершенствования процессов одна и та же конечная цель: внести изменения в бизнес-процессы с целью повышения эффективности. Основное различие здесь заключается в размере и масштабе вносимых изменений. 

Улучшения бизнес-процессов — это менее масштабные изменения, направленные на совершенствование конкретного процесса в организации. Если ваша команда использует модель непрерывного улучшения, вы, вероятно, знакомы с улучшением бизнес-процессов. 

Реинжиниринг бизнес-процессов — это изменение процессов в гораздо большем масштабе. Вместо того чтобы рассматривать более мелкие отдельные шаги, BPR оценивает компанию в целом и меняет принципы работы всего бизнеса. 

Представим, что автомобиль — это компания, и у него протекает топливный бак. Если бы команда решила использовать совершенствование процессов для устранения протечки топливного бака, она бы создала процесс, который помог бы заменить старый топливный бак на новый, не имеющий протечек. При реинжиниринге бизнес-процессов специалисты изучили бы топливный бак и подумали, есть ли альтернативное топливо, которое можно использовать вместо бензина. 

Когда использовать реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов — это масштабный и всеобъемлющий процесс. Он может быть очень дорогостоящим, и чем больше ваша компания, тем сложнее становится этот процесс. Рассмотрим разницу между стартапом, в котором работает около 25 человек, и корпорацией с 2000 работниками. В более крупной компании будет гораздо больше устоявшихся процессов и рабочих процессов, тогда как в менее крупной компании изменения можно будет внести быстрее. Если вам трудно решить, стоит ли предпринимать такие усилия, подумайте об использовании фреймворка анализа затрат и выгод, чтобы определить, подходит ли BPR вашей компании. 

Если ваша команда пройдёт через процесс принятия решений и обнаружит, что единственным решением является проведение BPR, сделайте это на раннем этапе развития команды. Одной из веских причин для запуска процесса BPR является обеспечение масштабируемости основных бизнес-операций. Внедрение BPR может помочь создать основу для масштабирования вашей компании, а не строить её на базе неэффективных и сложных процессов. 

Шесть этапов реинжиниринга бизнес-процессов

Процесс реинжиниринга бизнес-процессов включает примерно те же этапы, что и обычное улучшение процессов. Цель обеих операций одна и та же — обеспечить повышение результативности вашего бизнеса. Однако масштаб BPR больше, и это может повлиять на сроки и подход. Вот как вы можете начать реинжиниринг бизнес-процессов за шесть шагов.

1. Определите причину изменения

Перестройка функционирования вашего бизнес-процесса — это масштабная, сложная и дорогостоящая задача. Важно определить причину и понять, стоит ли процесс BPR затрачиваемого времени и усилий. В чем заключается конечная цель? Чего бы вы хотели достичь в своем бизнесе с помощью этого процесса реинжиниринга? Хорошая отправная точка — это постановка чёткой и поддающейся определению цели. Используйте такой фреймворк, как методология постановки SMART-целей, чтобы убедиться, что ваша причина для изменений конкретна и действенна. Это также облегчит выбор показателя успеха на более позднем этапе процесса. 

Причина, по которой вы это делаете, должна быть предельно ясна всей вашей команде. Например, вам может понадобиться реструктурировать часть своего бизнеса, чтобы освободить место для новой команды исследований и разработок. Ваша команда должна понимать, что причиной реорганизации является необходимость освободить место для новой команды.

Прежде чем приступать к процессу реинжиниринга, важно провести оценку уже существующих процессов. Это позволит вашей команде по BPR получить представление о текущих бизнес-процессах, прежде чем приступать к кардинальным улучшениям. Анализ и оценка исходного состояния бизнес-операций также дают команде BPR возможность выявить любые узкие места в нынешней ситуации, которые могут повлиять на перепроектирование бизнес-процессов.

2. Сформируйте команду по BPR

Реинжиниринг бизнес-процессов — это сложный процесс, которым должна заниматься компетентная и опытная команда. Ваша команда по BPR должна состоять из людей, которые уже знакомы с тем, как функционирует ваш бизнес, и понимают все тонкости и нюансы ключевых процессов. Команды по реинжинирингу бизнес-процессов обычно состоят из следующих участников:

• Руководителей высшего звена

• Операционных менеджеров критически важных для бизнеса команд

• Эксперт или руководитель по реинжинирингу

• Опытные менеджеры проектов

Ваша команда по BPR будет отвечать за управление множеством различных ожиданий со стороны разных заинтересованных лиц, поэтому важно, чтобы и ваша команда, и заинтересованные лица могли легко обмениваться ключевой информацией и получать к ней доступ. Чтобы упростить управление заинтересованными сторонами, используйте инструмент для управления совместной работой, чтобы собирать всю информацию, необходимую для процесса реинжиниринга, и делиться ею. 

3. Установите ключевые показатели эффективности для анализа результативности

Этот этап тесно связан с первым, когда вы определили конечную цель своей инициативы по реинжинирингу бизнес-процессов. Определение цели реорганизации помогает выбрать правильные показатели успеха. Выбор KPI. помогает оценить эффективность до и после изменения процесса, чтобы определить фактический результат BPR. 

Например, если ваша команда решает провести реорганизацию бизнес-процесса с целью сократить время, необходимое для производства определённого продукта, ключевым показателем, который будет измерять ваша команда, станет время разработки. Помните, что оценка целей перед внесением изменений — это способ, с помощью которого ваша команда может измерять успех.

4. Разработайте будущее состояние

Уделив время анализу основных бизнес-процессов и оценке их нынешнего состояния, можно использовать полученную информацию для разработки будущего состояния вашей операционной деятельности. Вспомните цели, которых вы хотели достичь. Какие стратегии вы можете применить для их достижения?

Проанализируйте свои нынешние процессы и подумайте, что можно изменить для достижения этих целей. Используйте составление карты процесса, чтобы наглядно отобразить рабочие схемы и процессы в одном месте. Карта процессов, отражающая нынешнее состояние, также может помочь вам в процессе принятия решений — с её помощью вы сможете чётко определить, где можно устранить узкие места с помощью автоматизации или других форм реорганизации.

Важно отметить, что, хотя реинжиниринг бизнес-процессов действительно требует полной перестройки вашей операционной деятельности, это вовсе не означает, что вам нужно отказаться от каждого аспекта вашего нынешнего операционного процесса. Некоторые из этих основных бизнес-процессов всё ещё могут быть жизнеспособной частью вашего рабочего процесса, но именно ваша команда должна решить, как и где их внедрить в новом будущем состоянии.

5. Протестируйте новый процесс в небольшом масштабе 

Когда вы точно определитесь с тем, как будет выглядеть модернизация вашего бизнес-процесса, следующим шагом будет его тестирование в небольшом масштабе, прежде чем внедрять его во всей компании. Это тестирование похоже на проверку качества продукта. Точно так же, как вы хотите, чтобы конечный продукт удовлетворял потребности ваших клиентов, посмотрите на свой бизнес, чтобы понять, соответствует ли этот бизнес-процесс целям, которых вы хотели достичь. 

Тестирование процесса в небольшом масштабе — это возможность допустить ошибки в безопасной среде, и вам это нужно. Небольшой пилотный проект сопряжён с низким риском и даёт вашей команде возможность легко внести изменения перед внедрением процесса в более широком масштабе. Пилотный этап может помочь предотвратить перерастание непредвиденных проблем в полный сбой бизнес-операций.

6. Используйте менеджмент изменений для внедрения нового усовершенствованного бизнес-процесса

Внедрение нового усовершенствованного бизнес-процесса — это важнейший этап, от которого может зависеть успех вашего проекта по оптимизации бизнес-процессов. Используйте стратегию менеджмента изменений, чтобы сгладить любые возможные разногласия с вашей командой по поводу внедрения новых бизнес-процессов. Менеджмент изменений — это процесс подготовки вашей команды к организационным изменениям. Людям свойственно противиться изменениям, поэтому важно помогать своей команде на этом пути. В процессе BPR можно начать с того, чтобы чётко сформулировать бизнес-стратегию, лежащую в основе усилий вашей команды по реинжинирингу. 

После внедрения изменённого процесса следующим шагом будет отслеживание и измерение тех же КПЭ, которые вы определили на третьем этапе. Поддерживайте связь с основными участниками вашей операционной команды, чтобы держать руку на пульсе того, как работает новый процесс и нет ли у кого-то из участников команды проблем. После этого можно внедрить модель непрерывного улучшения для основных бизнес-процессов. 

Реинжиниринг бизнес-процессов в действии

До внедрения нового решения команда по управлению контентом Digital Studios в компании Discovery Inc. отслеживала производство видеоматериалов с помощью электронных таблиц и потоков электронной почты. Некоторые видеоролики так и не были  завершены, другие были утеряны на накопителях, а отчётность была затруднена. Им было сложно обмениваться информацией с межфункциональными командами, поскольку она была разбросана по разным инструментам.

Старший директор по глобальным творческим операциям Майк Сингер воспользовался этой возможностью, чтобы внедрить новый процесс и наладить поток производства.

До появления Asana у нас не было чёткого, последовательного процесса, и проекты не обновлялись в электронных таблицах по мере их продвижения. Иногда они просто пропадали. Мы нанимали подрядчиков для выполнения масштабных проектов по упорядочиванию данных, которые длились по полгода.”

Команда Digital Studios в компании Discovery Inc. внедрила Asana для управления процессом производства контента. Это помогло им автоматизировать этапы, управлять производством тысяч видеороликов одновременно и значительно улучшить совместную работу.

Радикальная переработка процесса производства контента позволила команде быстро перейти от работы в офисе к работе из дома во время пандемии COVID-19, не пропустив ни одной мелочи. 

Благодаря новому рабочему процессу создания контента у команды есть чёткое представление о статусе своих проектов, и она может эффективно производить тысячи видеороликов каждый месяц.