Улучшение общения в команде на работе: 6 ключевых стратегий

Ваш стиль общения многое говорит о вас как о лидере. Вы поддерживаете и не оказываете давления, когда руководите своей командой в творческих проектах? Или вы более напористы в своих действиях, побуждая участников команды работать эффективно и создавать успешные результаты? Существуют различные стили общения, и неспособность эффективно общаться может привести к снижению производительности и ухудшению морального духа.

Общение в команде имеет решающее значение, но, к счастью, выработать эффективные методы такого общения несложно. Как менеджер проектов вы можете задать тон тому, как сотрудники вашей команды общаются друг с другом. Если у вас сейчас проблемы с общением, не переживайте. Стили общения не являются чем-то неизменным, и в этой статье мы расскажем, что такое командное общение, почему оно важно и как ваша команда может внедрить передовые методы общения.

Что такое общение в команде?

Общение в команде — это обмен информацией, идеями и обратной связью между участниками группы, работающими над достижением общих целей. Она охватывает все взаимодействия в вашей команде — будь то обсуждения, электронные письма, видеозвонки или инструменты для совместной работы — и создает среду, в которой каждый чувствует, что его слышат, а совместная работа происходит естественным образом.

Эффективное общение в команде включает в себя следующее:

• Ясность: обмен информацией в понятной форме

• Последовательность: установление норм, часто с помощью плана обмена информацией, касающихся того, как, когда и где общается ваша команда

• Взаимодействие: создание условий, в которых участники команды могут делиться идеями и чувствовать, что их слышат

Почему общение в команде так важно?

Эффективное общение — это движущая сила всего, что вы делаете на работе. Качество проекта, отношения с заинтересованными сторонами и удовлетворённость клиентов зависят от того, насколько хорошо ваша команда общается.

Хорошее общение способствует эффективному принятию решений, вовлечённости участников команды и успешной реализации проектов. С другой стороны, недостаточно эффективное общение внутри команды может привести к следующим проблемам:

• Несбалансированную или дублирующуюся работу

• Расползание объёма работ

• Неудовлетворительные результаты проекта

• Неудовлетворённость клиентов

• Плохая обратная связь от клиентов

• Высокая текучесть кадров в команде

• Высокий уровень стресса в рабочей среде

• Низкая вовлеченность участников команды

Чтобы улучшить общение в команде, вы должны подавать пример. Будьте открыты с участниками команды, отвечайте на их вопросы и предоставляйте контекстную информацию по своим решениям. Формируя культуру открытого диалога, вы создаёте более здоровую рабочую среду.

Каковы 5 типов общения в команде?

Ваша команда общается большим количеством способов, чем вы можете себе представить. Понимание всех пяти форм общения помогает создать высокоэффективную команду. Воспользуйтесь этой диаграммой, чтобы определить, в каких аспектах ваша команда может стать лучше.

1. Вербальное общение: это самая важная форма взаимодействия между участниками команды. Независимо от того, общается ли ваша команда лично, по телефону или посредством видеоконференций, такие обсуждения могут стать решающим фактором в том, как один человек воспринимает другого. Вербальное общение предоставляет участникам команды наилучшую возможность выразить свои мысли.

2. Невербальное общение: к нему относятся язык тела, мимика и интонация. Многие люди не осознают, как невербальное общение влияет на их отношения. Но на самом деле более половины всего общения является невербальным, поэтому важно обращать внимание на невербальные сигналы.

3. Письменное общение: вы можете легко контролировать то, как общаетесь в письменной форме. У вашей команды должна быть общая цель — эффективно общаться по всем каналам письменного общения, включая электронную почту, инструменты для управления проектами, мессенджеры, опросы или отзывы. Умение выражать свои мысли в письменной форме может принести пользу вашей команде и вашей аудитории.

4. Визуальное общение: оно важно на совещаниях команды или обучении, когда вы делитесь информацией с помощью слайдов или видео. Преимущество визуальных материалов заключается в том, что у вас есть время подумать, прежде чем донести свою мысль до других. Прежде чем делиться информацией, подумайте, помогут ли выбранные вами визуальные материалы вашей команде понять, что вы пытаетесь донести.

5. Умение слушать: возможно, вы не считаете умение слушать частью общения, но без него эффективное взаимодействие невозможно. Слушание — это то, как вы получаете информацию, когда другие говорят с вами. В частности, активное слушание создаёт здоровую рабочую атмосферу, поскольку показывает собеседнику, что вы вовлечены в процесс и внимательно относитесь к тому, что он говорит.

Шесть стратегий развития навыков общения в команде

Существуют различные стратегии, которые можно использовать для улучшения обмена информацией в команде на рабочем месте. Независимо от того, работает ли ваша команда удалённо или в офисе, эти шаги будут способствовать совместной работе в команде и формированию здоровых отношений независимо от должности или ранга.

1. Быстро разрешайте конфликты

Конфликты на работе могут начинаться с малого и казаться незначительными, но они обостряются, если их не решать. Например, если один из участников команды неоднократно переносит дедлайны, не обсуждая последствия, у пострадавшего коллеги может возникнуть чувство обиды. Когда конфликты остаются неразрешёнными, возникает напряжённость, а эффективность работы снижается.

Совет. Ознакомьте участников команды со стратегиями разрешения конфликтов, чтобы они могли решать проблемы быстро, напрямую и с уважением. Это позволит избежать перерастания мелких проблем в крупные.

2. Поощряйте вовлеченность

Никому не нравится, когда его контролируют на микроуровне, но без руководства или совместной работы участники команды могут утратить интерес. Ваш стиль управления имеет значение: поощряйте свою команду, предоставляя ей свободу для творчества.

Способы повышения вовлеченности:

• Проводите сеансы мозгового штурма: обменивайтесь идеями на семинарах и в ходе обсуждений в команде.

• Покажите, что цените вклад сотрудников: спрашивайте их мнение и отмечайте каждый вклад

• Выстраивайте доверие: давайте участникам команды понять, что вы поддерживаете их творческое мышление.

Совет. Планируйте еженедельные совещания, чтобы каждый мог рассказать о своей работе и при необходимости задать вопросы. Совещания — это отличный способ повысить вовлечённость в команде, не отвлекая участников от важной работы.

3. Поощряйте общение снизу вверх

Участники команды, находящиеся в нижней части её структуры, могут чувствовать себя некомфортно, высказываясь и делясь идеями. Поощряя общение по принципу «снизу вверх», вы побуждаете участников команды на всех уровнях предлагать идеи и делиться своим мнением. Вы можете способствовать такому общению, укрепляя доверие и моральный дух в команде и прививая сотрудникам чувство ответственности за проекты.

Совет. Сотрудникам может понадобиться поддержка, чтобы чувствовать себя комфортно, высказывая своё мнение. Спрашивайте у них идеи, мнения и отзывы, чтобы они привыкли делиться ими. Поощряйте участников команды в различных средах, например на совещаниях, в опросах, при личном общении и с помощью ящика для предложений.

4. Стремитесь к прозрачности

Рабочее место, где налажен обмен информацией, — это место, где участники команды уделяют первоочередное внимание прозрачности. Когда вы и члены вашей команды честны друг с другом, вы снижаете риск недопонимания.

Как стать более открытым лидером:

• Делитесь информацией о результатах деятельности компании: сообщайте актуальные сведения по мере их появления.

• Предоставляйте конструктивную обратную связь: помогайте участникам команды совершенствовать свои навыки.

• Связывайте работу с целями: показывайте, почему вклад сотрудников важен для общей картины

Совет: между прозрачностью и чрезмерным раскрытием информации есть разница. Например, участникам вашей команды полезно знать, достигла ли компания своих годовых целей по выручке, но вам не нужно рассказывать о своих личных проблемах с генеральным директором на этой неделе. Шаблон устава команды поможет вам задокументировать эти цели, определить обязанности и облегчить всем задачу оставаться в курсе происходящего по мере развития проектов.

5. Планируйте совещания в формате «один на один»

Общение в команде происходит как в групповом формате, так и в виде индивидуального взаимодействия. Когда участники команды общаются один на один, они привносят эту позитивную энергию обратно в коллектив.

Регулярные встречи один на один дают вам возможность решать проблемы и интересоваться самочувствием участников команды. Поощряйте свою команду также планировать встречи один на один друг с другом, чтобы они могли выстраивать отношения сотрудничества.

Совет. Вам как руководителю не нужно брать на себя роль психотерапевта, но вы должны проявлять заботу о самочувствии участников команды. Если сотрудник испытывает эмоциональные трудности, подумайте, можете ли вы предоставить ему отгул, чтобы он мог вернуться к работе в более здоровом состоянии.

6. Предоставляйте постоянную обратную связь

Важной частью общения в команде является обратная связь по результатам работы. Чтобы сохранять мотивацию и вовлечённость, участникам команды необходимо получать подтверждение того, что они всё делают правильно. Во время встреч в формате «один на один» давайте обратную связь участникам команды и обсуждайте возможности для роста.

Совет: Сотрудникам не всегда бывает комфортно давать вам прямую обратную связь. Подумайте о том, чтобы провести анонимный опрос, чтобы узнать честное мнение вашей команды о вашей работе в качестве лидера.

Четыре стиля общения в команде

Знание того, как общаются участники вашей команды, может помочь вам управлять командой в целом. Понимание различных стилей руководства также поможет вам адаптировать свой подход. Модель DiSC делит стили общения на четыре типа: доминантный, влияющий, добросовестный и уравновешенный.

У участников вашей команды могут быть характеристики более чем одного стиля, но понимание основного стиля каждого человека поможет вам адаптировать свое общение и создать более сплоченную команду.

Доминантный

Участники команды с доминантным стилем общения — энергичные, эффективные и ориентированные на результат. Обычно таких людей легко заметить, поскольку они склонны к соперничеству и стремятся к успеху. Хотя эти люди — прирожденные лидеры команд, к их слабым сторонам относятся нетерпеливость и чрезмерная уверенность в себе.

Совет. Ставьте перед доминантными участниками команды задачи, чтобы они чувствовали себя мотивированными на работе, но напоминайте им о необходимости всегда держать в фокусе цели группы и компании.

Инфлюенсер

Участники команды со стилем общения «влияющий» — это коммуникаторы вашего коллектива. Эти люди знают, как очаровывать других и создавать энергичную и привлекательную атмосферу. Ваши сотрудники-инфлюенсеры будут успешны в отношениях с клиентами и заказчиками, потому что им нравится общаться с людьми.

Совет. Не позволяйте участникам команды с коммуникативным стилем «лидер мнений» терять концентрацию, поручая им задачи, соответствующие их навыкам. Позвольте им проявить себя на своей роли, но следите за тем, чтобы они не отвлекали других.

Добросовестный

Участники команды с добросовестным стилем общения — это ваши самые результативные сотрудники. Эти участники команды прилагают все усилия, чтобы выполнять свою работу без ошибок, и делают всё возможное, чтобы расширять свои знания. Добросовестный участник команды может предпочитать работать самостоятельно, чтобы контролировать свою производительность.

Совет: Такие участники команды, как правило, предпочитают объективное руководство, чтобы исключить возможность недопонимания. Позволяйте добросовестным участникам команды работать над проектами, в которых они преуспевают. Давайте им чёткие указания и измеримую обратную связь.

Устойчивый

Участники команды со стабильным стилем общения ценят постоянство и стабильность в своей рабочей среде. В отличие от доминантных участников команды, которым нравятся вызовы, уравновешенный сотрудник может предпочитать более предсказуемую роль в сфере обслуживания клиентов или ИТ. Спокойная рабочая обстановка позволяет сотрудникам со стабильным стилем общения чувствовать себя комфортно и уверенно.

Совет: обеспечьте участникам команды со стабильным стилем общения стабильную рабочую среду. Если происходят изменения, по возможности внедряйте их постепенно. Активно слушайте этих участников команды, чтобы они чувствовали, что их слышат, и давайте им чёткие указания по любым сложным задачам.

Инструменты обмена информацией в команде, способствующие совместной работе

Удалённая работа становится всё более распространённой во всём мире, а это значит, что значительная часть общения в команде происходит онлайн. Но даже если вы работаете в офисе, вы, скорее всего, используете инструменты для обмена информацией в команде, чтобы делиться данными и оптимизировать рабочие процессы.

Существуют инструменты для обмена информацией в команде, предназначенные для любых целей, в том числе:

• Обмен сообщениями и чат: используйте приложения для обмена мгновенными сообщениями и чата, чтобы обсуждать проекты и задавать вопросы в режиме реального времени.

• Обмен файлами: приложения для обмена файлами позволяют делиться документами без необходимости их передачи между участниками команды.

• Видеоконференции: отличный способ увидеть участников команды лично, когда вы работаете из разных мест или часовых поясов.

• Редактирование документов: редактирование документов онлайн позволяет делиться ими и сохранять их автоматически. Ваша команда может совместно работать над документами, поскольку они будут оставаться доступными для просмотра и редактирования другими участниками команды.

• Управление проектами: без инструмента для управления проектами невозможно поддерживать эффективное общение с командой. Инструменты для управления проектами, такие как Asana, позволяют управлять задачами, ставить цели, обмениваться отзывами, делиться файлами и многое другое.

Когда у вас есть возможность хранить результаты работы, делиться ими и ссылаться на них, у вашей команды будет больше ясности на рабочем месте, а общение станет проще.

Более эффективное общение в команде начинается с вас

Чтобы улучшить общение между участниками команды, вы должны подавать им пример. Участники вашей команды будут высказываться и проявлять больше заинтересованности, если вы будете поощрять их к этому. Беря на себя ответственность за то, как вы общаетесь, и создавая пространство для открытого диалога, вы закладываете основу для более здоровой и сплочённой рабочей среды.

Инструменты для общения в команде, такие как Asana, предназначены для совместной работы и могут помочь вам сформировать полезные привычки, ведущие к успеху. Когда у вашей команды есть единое пространство для обмена актуальной информацией, отслеживания прогресса и совместной работы над проектами, общение становится более чётким и последовательным. Начните использовать Asana, чтобы увидеть, как улучшение общения может изменить характер совместной работы вашей команды.

Часто задаваемые вопросы об общении в команде