업무 효율성을 크게 떨어뜨리는 4가지 저해 요소: 2024년 업무 혁신의 현황 미리 보기

오전 9시에 출근하고 오후 5시에 퇴근하는 것이 더 이상 표준이 아닙니다. 점점 더 많은 지식 근로자들이 하이브리드 및 유연한 일정을 채택하고 있으며, 비동기식 워크플로와 교차 기능 팀워크가 대면 회의와 사일로화된 지식의 자리를 차지하고 있습니다. 

그러나 많은 기업들은 여전히 이러한 새로운 환경에 맞지 않는 경직된 구조에 얽매여 있습니다. 이러한 구식 관행은 생산성에 숨겨진 '부담'을 초래하여 시간이 지남에 따라 팀의 성과와 행복을 저하시킵니다. Asana의 최신 업무 혁신의 현황 보고서 는 6개국 13,000명 이상의 지식 근로자를 대상으로 실시한 설문조사 결과를 제공하며, 5년간의 데이터와 업무의 미래 전문가의 인사이트에 기반을 두고 있습니다. 이 보고서에서는 업무 관행의 주요 변화를 강조합니다. 일부는 분명하지만, 그렇지 않은 경우도 있습니다. 

하지만 걱정하지 마세요. 미래 지향적인 기업이 적응하고 성공할 수 있는 가이드도 제공합니다. 이러한 숨겨진 비용을 이해하고 해결함으로써 조직의 잠재력을 최대한 발휘하고 보다 역동적이고 효율적이며 쾌적한 업무 환경을 조성할 수 있습니다.

생산성을 저해하는 네 가지 숨겨진 비용

연결성 부담: 단절된 업무 환경의 숨겨진 비용

연결성 부담은 팀이 응집력 있는 단위로 운영되는 것이 아니라 사일로로 운영될 때 가장 두드러집니다. 이러한 단절은 직장에서 혁신과 민첩성에 필수적인 아이디어와 정보의 자유로운 흐름을 방해할 수 있습니다. 

• Asana의 조사에 따르면, 부서 간에 새로운 아이디어가 원활하게 전달된다고 느끼는 직원은 12%에 불과합니다.

• 대신, 90%는 이러한 커뮤니케이션 격차를 해소하기 위해 비공식 네트워크에 의존합니다. 

• 이러한 단절은 생산성에 영향을 미칠 뿐만 아니라 전략적 조율도 저하시킵니다. 

• 직원이 자신의 업무가 회사의 상위 목표에 어떻게 기여하는지 파악할 수 없을 때, 동기가 저하되고 작업량이 잘못 조정됩니다. 

• 풀타임으로 근무하는 직원들은 더 유연한 근무 방식을 가진 직원들에 비해 관리자의 미시적인 관리 하에 있다고 느끼는 경우가 32% 더 많습니다.

이러한 문제를 해결하려면 조직은 커뮤니케이션과 협업의 간극을 해소하는 기술을 활용하여 모든 팀원이 조직의 목표에 부합하도록 연결성과 투명성을 갖춘 문화를 조성해야 합니다. 연결성이 높은 조직에서는 근로자가 자신의 업무가 어떻게 가치를 더하고 회사 목표를 달성하는 데 도움이 되는지 이해할 가능성이 90% 더 높습니다.

속도세: 업무 속도를 늦추는 병목 현상

속도 부담은 오래된 기술과 번거로운 프로세스로 인해 생산성이 저하되는 것을 의미합니다. 

• 디지털 툴의 발전에도 불구하고, 94% 의 근로자는 여전히 스프레드시트에 크게 의존하고 있습니다.

• 64% 의 근로자는 협업 툴이 작업을 단순화하기보다는 복잡하게 만든다고 보고합니다. 

• 이러한 병목 현상은 업무의 신속한 실행과 의사 결정을 방해하여 조직의 생산성을 저해합니다. 

• 민첩성을 추구하는 기업에게는 기술을 워크플로에 맞게 조정하는 것이 매우 중요합니다. 

고속 조직은 프로세스를 간소화하고 기존 시스템에 원활하게 통합되는 기술에 투자하여 탁월한 성과를 냅니다. 팀 간에 정보가 빠르게 흐르는 조직에서는 리더가 적절한 균형을 유지하여 민첩성을 저하시키지 않으면서도 효율성을 유지할 수 있는 구조를 갖추고 있습니다. 이러한 조직의 직원들은 리더가 조직의 최선의 이익에 부합하는 결정을 내린다고 말할 가능성이 3.2배 더 높습니다.

회복탄력성세: 압박과 변화에 붕괴되는 프로세스

이 부담은 세 가지 주요 문제로 귀결됩니다. 바로 유해한 동료, 유해한 관리자, 부실한 변경 관리입니다. 이 세 가지는 조직의 회복탄력성을 조금씩 깎아나갑니다.

• 나쁜 동료: 나쁜 동료는 자신의 책임을 과도하게 보호하는 '관료주의자'부터 자신의 업무량을 과장하는 '착각한 순교자'에 이르기까지 다양한 양식으로 나타납니다. 면역력이 있다고 생각하신다면, 근로자의 93% 가 직장에서 하나 이상의 유해한 동료 행동을 경험한다고 답했다는 사실을 고려해 보세요. 

• 독성 관리자: 더 무서운 것은 근로자의 81%가 직장에서 독성 관리자의 행동을 목격했다고 답했다는 것입니다. 여기에는 팀에 지침이 필요할 때 도움을 주지 않고 응답하지 않는 관리자부터 다른 사람의 업적을 가로채는 사람까지 포함됩니다. 

• 독성적인 변경 관리: 82%의 직원이 조직 내에서 독성적인 변경 관리 사례를 경험했다고 답했습니다. 서둘러 개편을 진행하거나 비판적인 태도를 보이는 등, 유해한 변경 관리는 직원과 회사 문화에 부정적인 영향을 미치는 잘못 처리된 조직 변경으로 구성됩니다. 직원의 42%가 변화에 대처할 수 있는 자신만의 능력에 자신감을 가지고 있지만, 미래의 과제를 해결할 수 있는 조직의 능력에 자신감을 가지고 있는 직원은 27%에 불과합니다. 

불량 가스레인지와 상한 재료가 있는 주방에서 일하는 재능 있는 셰프라고 생각해 보세요. 상황이 바뀌지 않는 한, 다른 레스토랑에서 일자리를 찾기 시작할 것입니다. 그렇다면 직원 중 45%만이 6개월 후에도 현재 조직에 계속 근무할 것이라고 자신하는 것은 당연합니다.

한편, 회복탄력성이 높은 조직에서는 직원들이 관리자에게 의지할 수 있다고 답할 가능성이 116% 더 높고, 조직의 미래 계획에 자신이 어떻게 부합하는지 알 가능성이 2.7배 더 높습니다. 적응력을 키우고, 명확하게 소통하고, 직원들이 변화를 효과적으로 헤쳐나갈 수 있도록 지원하는 문화를 구축하는 것은 회복탄력성을 높이는 데 매우 중요합니다.

작업 수용량 부담: 직원의 업무 처리 능력을 고갈시키는 과로

작업 수용량세는 과도한 업무량, 과도한 기술 과부하, 비생산적인 미팅으로 인해 직원의 업무 처리 능력에 미치는 부담을 반영합니다. 

• Asana의 조사에 따르면, 근로자의 44% 가 미팅을 두려워한다고 답했습니다. 

• 비생산적인 미팅에 낭비되는 시간은 2019년 이후 두 배 증가하여 일주일에 5시간에 달합니다. 이는 매년 한 달을 낭비하는 것과 마찬가지입니다.

• 연구에 따르면 직원들은 회의의 28% 이후에 '회의 회복 증후군' 또는 좌절스러운 회의의 지속적인 영향을 경험합니다. 

• 이는 워크플로를 방해하고, 생산성을 저하시키며, 직원 89%가 동료와 공감대 형성으로 이어져 조직 전체에 부정적인 영향을 미칩니다.

• 기술도 마찬가지로 지치기 쉽습니다. 직원 중 63%가 너무 많은 도구로 인해 업무가 중단된다고 답했습니다.

그러나 Work Innovation Lab의 협업 인텔리전스 책임자인 Mark Hoffman 박사는 협업에 '스위트 스팟'이 있다고 밝혔습니다. 이러한 균형을 찾을 수 있는 조직에서는 직원들이 적절한 수준의 협업에 참여할 가능성이 41% 더 높습니다. 이러한 균형은 조직마다 다르지만, 근로자는 명확한 경계를 설정하고, 작업의 우선순위를 정하고, Asana 와 같은 툴을 사용하여 협업을 간소화하고 과도한 미팅이나 방해를 방지함으로써 이를 달성할 수 있습니다.

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이 네 가지 저해 요소는 모든 조직에 영향을 미치지만, 그 정도가 다릅니다. 전체 보고서에서 다음 팁을 확인해 보세요. 

• 팀 간 협업을 강화하여 연결성 부담을 최소화합니다.

• 워크플로를 가속화하고, 현명한 AI 투자를 하고, 디지털 리터러시에 투자하여 속도 부담을 피하세요.

• 탄력성 부담에 대한 강력한 방어책을 개발합니다.

• 도구 과다 사용을 줄이고, 과도한 미팅을 줄이고, 작업 수용량 부담을 줄이기 위해 작업 소유권을 명확히 합니다.