Asana를 사용하여 직원과 커뮤니티 구성원에게 권한을 부여하는 야생동물 보호 협회

많은 비영리 단체의 경우, 영향력을 발휘하는 것은 팀이 리소스를 최대한 활용할 수 있도록 지원하고 서비스를 제공하는 지역사회 내에서 신뢰를 쌓는 데 달려 있습니다. 전 세계 야생동물 보호 단체인 야생동물 보호 협회 (WCS)는 직원과 지역사회에 투자함으로써 세계에 막대한 영향을 미치는 대표적인 사례입니다. WCS는 4,000명 이상의 글로벌 직원 팀을 통해 전 세계 생물 다양성의 50% 이상과 3억 명 이상의 전 세계 최빈곤층이 거주하는 60개국에서 야생동물과 자연 환경을 보호하고 보존합니다. 

WCS의 보존 기술 전무 Jonathan Palmer는 "모든 직원이 업무를 더 잘 수행할 수 있도록 돕는 방법이나 사람들이 일할 수 있는 역량을 강화하는 환경을 제공하는 방법에 대해 생각하는 비영리 단체는 거의 없습니다."라고 설명합니다. “시간과 예산이 제한되어 있기 때문에, 팀이 가장 중요한 자원임에도 불구하고 팀이 더 행복하고 역량을 발휘할 수 있도록 돕는 것이 어려울 수 있습니다.”

WCS의 Jonathan 팀은 100개 이상의 파트너, 벤더, 제공업체와 협력하여 오늘날 가장 큰 보전 문제를 해결하기 위한 최상의 기술 솔루션을 찾고 구현합니다. 그는 수요와 복잡성이 증가하고, 정보가 사일로화되어 있으며, '전통적인' 커뮤니케이션 및 작업 관리 방식이 확장되지 않아 미션 크리티컬 프로젝트가 마감일을 지키지 못할 위험이 더 높다는 것을 인지하고, WCS 전반에 걸쳐 더 나은 협업 방식을 찾기 시작했습니다. 

그의 주요 목표는 프로그램 관리자, 소프트웨어 개발자, 환경 과학자, 동물학자, 자원봉사자, 기타 이해관계자 등 WCS의 직원들에게 권한을 부여하는 것이었습니다. 그래서 Jonathan은 조직의 경계를 넘어서 커뮤니케이션과 협업을 개선할 수 있는 도구를 찾기 시작했습니다.

그의 팀은 원활한 협업을 도모하고, 투명성과 책임감을 구축하며, 업무와 리소스를 추적하기 위해 Asana를 구현했습니다. Asana를 통해 WCS 팀은 더 효율적으로 협업하고 몇 가지 추가적인 이점을 누릴 수 있었습니다. 직원들은 더 많은 경력 개발 기회를 얻을 수 있고, 서비스를 제공하는 지역 사회의 신뢰를 강화할 수 있었습니다. 

지역 커뮤니티와의 신뢰 구축

WCS 팀 중 하나인 이투리의 오카피 야생동물 보호구역(OWR) 팀은 EU가 자금을 지원하는 지속 가능한 야생동물 관리 프로그램 (SWM)의 지원을 받아 야생동물 보호, 식량 안보, 정책 개발에 중점을 두고 식량 문제에 대한 지속 가능한 해결책을 개발함으로써 식량 불안을 줄이기 위해 여러 국제기구와 협력하고 있습니다. 그들의 업무 중 일부는 WCS가 정부 파트너 및 기타 단체를 지원하여 마다가스카르의 마키라 자연공원과 콩고 민주 공화국 이투리의 오카피 야생동물 보호구역을 포함하여 15개국에서 프로그램을 운영하는 보호 구역에서 수행됩니다.

WCS는 모든 파트너, 호스트, 커뮤니티가 업무에 만족할 수 있도록 최선을 다하고 있지만, 불만은 불가피하게 발생합니다. 예를 들어, 개인이 환경 대우, 자신의 권리 또는 자신이 겪는 상호 작용에 대한 우려를 제기하고 싶어 할 수 있습니다. SWM 프로그램 매니저인 Caroline Abid는 “우리가 서비스를 제공하는 지역사회의 많은 구성원은 우리가 야생동물을 보호하기 위해 그곳에 있기 때문에 WCS가 책임이 있다고 느낄 수 있습니다.”라고 설명합니다. 

SWM 프로그램은 현장에서 솔루션을 구현하기 위해 지역 사회의 지원을 필요로 하기 때문에 지역 사회와의 관계는 프로그램의 성공에 매우 중요합니다. 적시에 정중한 방식으로 불만을 해결하는 것이 중요하므로 WCS는 Asana를 사용하여 서비스를 제공하는 지역 사회로부터 받은 피드백을 처리합니다. 

모든 다국적 조직에는 고충을 관리할 수 있는 방법이 필요합니다. 한 가지 불만 사항이 올바르게 관리되지 않으면 조직에 막대한 위험을 초래할 수 있습니다.”

이전에는 WCS가 물리적인 노트와 스프레드시트를 사용하여 불만을 수집하고 관리한 다음 적절한 직원에게 이메일로 전송했습니다. 결과적으로, 문제를 해결하는 데 몇 주가 걸릴 수 있어 지역 사회 구성원의 신뢰가 위험에 처할 수 있습니다. 보전 지역을 운영하고 지원하는 데 지역 사회에 의존하는 WCS의 경우, 불만을 가진 구성원이 있다면 해당 지역이 위험에 처할 수 있습니다. 

“커뮤니티의 불만 사항에 충분히 대응하지 못했기 때문에 항상 대응할 수 있도록 Asana로 프로세스를 개선하려고 노력했습니다.”라고 Caroline은 말합니다. Asana를 사용하면 커뮤니티 구성원이 불만을 제기하는 것이 간단해집니다. 이제 커뮤니티 구성원은 WCS 현장 직원에게 문제를 공유하고, 현장 직원은 Asana 양식 을 통해 문제를 제출합니다. 그러면 불만 사항을 신속하게 처리하는 데 필요한 모든 정보가 포함된 Asana 작업이 전용 프로젝트에 생성됩니다. 

Asana는 불만을 검토할 수 있는 하나의 중앙 집중식 공간을 제공하여 종이 서류를 남기는 일을 없애고 이전에 수동으로 처리하는 데 소요되었던 시간을 절약합니다. 또한 종이 메모와 이메일이 포함된 긴 커뮤니케이션 체인을 통해 전달되는 대신 WCS 내의 적절한 담당자에게 불만을 전달하여 신속하게 대응할 수 있습니다. 작업이 적절한 사람에게 배정되면, 제출된 양식에 필요한 모든 세부 정보가 포함되어 있으므로 해당 담당자는 작업을 처리하는 데 필요한 모든 정보를 확보하게 됩니다. 민감한 불만 사항인 경우, WCS는 Asana에서 공개 범위 설정을 사용하여 공개 범위를 제한할 수 있습니다.

불만 사항을 모두 신속하게 처리하기 위해 Asana를 사용하여 현지 지사에서의 대응력을 개선하고 있습니다.”

Asana를 사용하면 불만 사항이 더 신속하게 처리되므로, 지역 사회는 문제가 발생할 때 이를 공유할 수 있다고 느끼게 됩니다. 이로써 지역 사회는 WCS의 보전 활동에 계속 참여하고, WCS는 해당 지역 사회를 계속 지원하는 선순환이 이루어집니다. 이러한 결과는 WCS가 신뢰를 쌓는 데 도움이 되었습니다. 이는 조직이 야심찬 보전 목표를 달성하는 데 있어 매우 중요합니다. 

직원이 새로운 기회를 포착할 수 있도록 지원 

Asana는 WCS 팀이 이메일을 사용하지 않도록 함으로써 팀의 사일로 현상을 해소하고 가시성을 높이며 조직 전체의 정보와 기회를 더 많은 팀 멤버가 이용할 수 있도록 하는 데 도움이 되었습니다. 기본 설정으로 모든 작업과 프로젝트가 팀 내에서 공개되기 때문에 새로운 수준의 투명성이 확보되었습니다. 교차 기능 협업을 위한 많은 기회가 창출되었으며, 이는 WCS가 대면 소통을 많이 할 수 없었던 코로나19 팬데믹 기간 동안 특히 중요했습니다. 

Asana를 사용하면서 팀에 Jonathan이 '평탄화'라고 부르는 효과가 나타났습니다. 그는 “팀을 평등하게 만드는 것은 가장 비용 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 기회를 극대화하는 것입니다.”라고 설명합니다. “Asana가 제공하는 투명성 덕분에 더 많은 팀의 신입 직원과 야심찬 구성원들이 학습 기회를 얻고, 더 많은 책임을 지고, 자신의 범위를 확장하기 위해 손을 들 수 있습니다.” 이는 주목할 만한 일입니다. 왜냐하면 역사적으로 대기업에서는 단순히 정보의 가용성과 접근성 때문에 본사에 더 가까운 사람들이 기회를 얻는 경우가 많았기 때문입니다. Asana를 사용하면 이제 직원들이 프로젝트 가시성을 더 높일 수 있으며, 시간대에 관계없이 비동기적으로 기여할 수 있습니다. 그 결과, WCS는 전 세계의 팀원들이 더욱 다양하게 참여하는 것을 확인할 수 있었습니다.

Asana는 WCS 팀 전체가 참여할 수 있는 권한을 부여받고, 이전에는 알지 못했을 기회를 포착할 수 있도록 지원합니다. 또한 다양한 취업 시장에서 직원을 채용할 수 있게 함으로써 임금, 출장, 교육 시간 등 리소스를 절약할 수 있어 WCS는 예산을 효율적으로 사용하여 더 큰 영향력을 발휘할 수 있습니다. 

정보에 대한 접근성을 높이고 사람들이 기회를 잡을 수 있도록 해주는 툴을 갖추면 모든 사람이 참여할 수 있는 기회를 제공하여 WCS를 더 포용적으로 만들 수 있습니다.”

사람을 중심에 두고 약속을 이행

WCS는 한정된 리소스로 많은 일을 합니다. 이 모든 것은 조직을 지원하는 직원과 커뮤니티 구성원 덕분에 가능합니다. Asana를 사용하여 WCS는 커뮤니티 구성원의 의견을 경청하고 배려했으며, 전 세계 직원들이 더 많은 기회에 접근할 수 있도록 지원했습니다. 이러한 환영받는 결과는 조직이 많은 영향력 있는 목표를 향해 더 나아가도록 도왔고, 조직 업무의 중추인 사람들, 즉 업무를 수행하는 사람들의 참여를 더욱 강화했습니다.

프로세스의 견고성이 향상되고 투명성이 새로워진 WCS는 내부 및 외부에서 신뢰를 쌓아나가고 있습니다. 이는 WCS가 지원하는 지역, 야생동물, 지역사회를 보호하는 데 있어 중요한 요소입니다.