비영리 단체의 업무 중 상당 부분은 기금 모금입니다. Stand.earth에서는 모금 활동의 거의 80%가 재단에 집중되어 있습니다. Stand.earth의 개발 책임자인 Stephen Danner는 조직을 위한 보조금과 자금을 확보하기 위해 제안서와 피치 초안을 작성하는 보조금 팀을 감독합니다. 이는 시간에 민감하고 세부 사항에 중점을 두는 프로세스이며, 팀은 신청 마감일, 규정 준수 요건, 필요한 문서의 긴 목록을 모두 관리해야 합니다. 그리고 중형 비영리 단체로서 10배나 큰 대규모 단체와 자금 조달을 위해 경쟁하는 만큼, 가능한 가장 설득력 있는 내러티브, 재무, 시각적 스토리를 활용하여 마감일 전에 신청서를 제출하는 것이 중요합니다. 그러나 더 많은 사람들이 팀에 합류하고 더 많은 프로젝트와 자금 조달 기회가 생기면서 그들은 다음과 같은 어려움을 겪었습니다.

• 정보가 분산되어 있었기 때문에 팀의 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 진행할 수 있도록 하는 것

• 엄격한 보조금 마감일을 준수하기 위해 제때 제안서를 제출

• 세부 정보가 누락되어 이미 매달 15건 이상의 공식 제출로 인해 업무량이 과중한 상태에서 긴급한 기회와 비공식 요청에 대응하기

그 결과, 확장 가능한 성장을 위해 조직 전체를 체계적으로 관리할 수 있는 일원화된 업무 관리 시스템을 도입해야 했습니다.

더 효과적으로 협업할 수 있는 하나의 툴 찾기

Stand.earth의 리더십 팀은 조직이 너무 많은 프로젝트 관리 툴을 사용하고 있으며, 협업을 위한 하나의 일관된 방식이 필요하다고 생각했습니다. 이러한 불만족감 외에도, 단일 정보 소스가 없기 때문에 팀에 책임감과 소유권이 부족했습니다. 이로 인해 팀원들이 팀 리더가 기대하는 대로 후속 조치를 취하지 않았고, 팀 내 신뢰가 약화되는 초기 징후가 나타나기 시작하면서 내부 문화에 영향을 미쳤습니다.

각 팀이 서로 다른 툴을 사용하고 있었기 때문에 소통이 원활하지 않고 비효율적이었습니다. 따라서 업무를 하나의 플랫폼 툴로 일원화해야 했습니다.

조직 전체를 단일 도구로 중앙 집중화하는 것은 큰 작업이 될 것이지만, 계획, 협업, 사기에도 큰 긍정적인 영향을 미칠 것입니다. Stephen은 명확한 평가 기준을 마련하기 위해 각 팀의 필요와 요구 사항을 수집하는 것으로 시작했습니다. 35개 항목으로 구성된 목록에는 프로젝트 관리 기능, 비용, 연동 및 자동화, 다양한 프로젝트 보기, 게스트 액세스 등 모든 것이 포함되어 있었습니다.

그다음 팀으로부터 추천을 수집하고 15가지 옵션을 검토했습니다. 각 툴을 평가한 결과, Asana가 최고의 툴로 선정되었습니다. Asana는 팀이 필요로 하는 모든 기준을 충족했으며, 그 단순함과 인터페이스가 사람들의 마음을 사로잡았습니다. Asana의 기능 외에도 Asana의 비영리 단체 할인 을 받을 수 있었습니다.

Asana를 도입하기 위해 준비하는 동안 Stephen은 직원들이 Asana 사용 방법을 배울 수 있는 교육 자료를 준비했습니다. 여기에는 현재 모든 사람이 시청해야 하는 녹화된 교육이 포함되어 있습니다. Stephen은 또한 Asana 게시글 및 동영상과 같은 추가 리소스를 공유했습니다. 마지막으로, 신규 직원의 온보딩과 적응을 돕기 위해 신규 직원 온보딩 프로세스에 Asana 교육 을 포함시킵니다.

더 많은 자금을 유치하기 위한 프로세스 개선

Asana를 통해 Stand.earth는 조직 전체의 워크플로를 간소화했습니다. 이제 팀 전체가 많은 회의와 결과물, 복잡한 타임라인 관리, 매우 방대한 업무량을 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

이제 Stephen과 그의 팀은 Asana에서 엔드투엔드 보조금 관리 프로세스를 관리합니다. Salesforce 연동의 도움을 받아 항상 후원자에게 후속 조치를 취함으로써 후원자 만족도를 높게 유지하고 더 큰 자금 성장을 달성할 수 있습니다. 또한 템플릿 프로젝트 를 사용하여 Stephen은 모든 결과물이 규정을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 마지막으로, 팀 캘린더 보기 를 통해 모든 사람의 담당 업무와 마감일을 확인할 수 있으므로 팀 미팅이 더 빠르게 진행됩니다.

Asana를 사용하기 전에 Stephen이 겪었던 문제 중 하나는 팀이 어디에 집중해야 하는지, 무엇을 우선적으로 처리해야 하는지 파악할 수 있도록 중앙 집중식 커뮤니케이션 채널이 필요했다는 점입니다. 이제 그는 부하 직원들과 함께 Asana에서 3개월 업무 계획을 세우고, 인사 부서와 다른 관리자들이 사용할 수 있는 모델을 만들었습니다. 결과적으로 모든 사람이 더 많은 성과에 초점을 맞추고, 원하는 결과를 명확하게 파악하며, 자신이 담당하는 업무를 알고 있습니다. Stand.earth의 직원들은 사소한 관리 세부 정보에 집중하는 시간을 줄임으로써 보다 전략적인 대화를 나눌 수 있습니다. 전략적으로 생각할 수 있는 공간을 확보할 수 있을 뿐만 아니라, 모든 구성원은 스스로 업무를 처리하고 프로젝트 매니저가 될 수 있습니다.

이제 팀의 책임감이 강화되어 사소한 세부 정보가 누락되는 것을 방지하는 데 집중하는 대신 조직 전체에서 보다 전략적인 대화를 나눌 수 있습니다.

이제 Stephen과 그의 팀은 Asana를 사용하여 계약업체나 디자이너와 같은 외부 파트너와도 원활하게 협업할 수 있습니다. 이메일과 공유 문서에 의존하는 대신, Stephen은 추가 서류 작업 없이 Asana의 개인 정보 보호 및 게스트 기능을 사용하여 외부 협업 참여자를 참여시킬 수 있습니다. Asana 덕분에 외부 파트너 온보딩과 관련된 관리 작업이 사라지고, 누군가 볼 수 없는 정보를 볼까 봐 걱정하는 수고가 줄어들어 시간을 절약할 수 있습니다.

Asana로 운영 효율성을 개선한 이후, 조직 전반의 스트레스가 줄어들고 팀 멤버 간에 신뢰가 형성되었습니다. 그리고 업무에 더 많은 즐거움을 느끼고 있습니다.

책임감이 성장으로 이어지고 더 건강한 지구로 이어지는 경우

Asana는 Stand.earth와 Stephen의 팀이 책임감을 강화하고, 결과에 중점을 두고, 마감일을 준수하는 데 도움이 되었을 뿐만 아니라 프로세스가 간소화되고 정보가 중앙 집중화되어 새로운 잠재 고객을 10% 더 많이 발굴할 수 있도록 해 주었습니다. 이러한 보조금 리드 덕분에 투자자 참여 및 리드 모집 팀의 협업이 강화되어 단 1년 만에 자금이 17% 증가했습니다. 그들은 단순히 버티기 위해 노력하는 것이 아니라 후속 조치를 취하고 관계를 발전시킬 수 있습니다.

Stephen과 그의 팀의 일상 업무에서 한 걸음 물러나 보면, 그들은 환경에 엄청난 영향을 미칠 수 있는 자금을 확보하고 있습니다. 작업 및 캘린더와 같은 작은 것들을 통해 기초적인 수준에서 명확성을 제공함으로써 그들은 큰 변화를 이룰 수 있습니다. 커피 컵에서 청바지까지, 우리 일상 속 작은 세부 정보가 환경에 큰 영향을 미치는 것처럼, Stephen과 그의 팀이 매일 수행하는 업무는 Stand.earth가 사명을 달성하는 방식에 큰 영향을 미칩니다.

Asana 덕분에 업무가 더욱 중앙 집중화되고 조율되며 효율적으로 이루어지기 때문에 새로운 지원금 수혜 후보를 10% 더 많이 파악하고 자금 조달을 17% 늘릴 수 있습니다.