Asana로 보조금 신청서를 25%나 더 많이 제출하고 커뮤니티에 미치는 영향력을 높인 United Way of Salt Lake

2013년, Nour 라는 젊은 여성과 그녀의 가족은 유타에서 피난처와 더 나은 삶을 찾기 위해 시리아에 있는 집과 친척들을 떠났습니다. 그들은 영어를 할 줄 몰랐고 돈이 없었습니다. United Way of Salt Lake(UWSL)의 도움을 받아 Nour는 UWSL 커뮤니티 학교에 등록하고, 영어를 배웠으며, 고등학교 생활 전반에 걸쳐 그녀를 이끌어 줄 멘토와 연결되었습니다. 2018년에 고등학교를 졸업한 그녀는 현재 대학 진학을 위해 돈을 모으고 있으며 UWSL에서 자원봉사를 하고 있습니다.

“빨리 가고 싶다면 혼자 가세요. 멀리 가고 싶다면 함께 가세요.”라는 문구가 United Way of Salt Lake의 웹사이트에 새겨져 있습니다. 이는 파트너와 커뮤니티를 통해 Nour와 같은 수천 명의 지역 주민을 도울 수 있음을 상기시켜 줍니다. UWSL은 파트너 및 자원봉사자와 협력하여 도움이 필요한 사람들의 교육 기회와 삶의 결과를 개선함으로써 Nour와 같은 수십만 명의 사람들이 새로운 교육적 수준을 달성할 수 있도록 지원합니다.

조직의 CEO인 Bill Crim은 기부자 기반 및 회사 문화와 같은 전반적인 지표를 살펴보고, Katy Shoemaker 보조금 관리자, Amy Ahrens Terpstra 집단 영향 파트너십 부사장, Luis Miranda 역량 구축 이사, Courtney Dean 자원봉사자 참여 관리자는 조직 전체의 프로그램을 관리합니다.

지난 몇 년 동안 UWSL 팀이 성장함에 따라 업무 범위도 확대되었습니다. 더 많은 자원봉사자를 모집하고, 더 많은 이벤트를 개최하고, 더 많은 파트너를 유치하고, 솔트레이크 지역에서 멘토링 및 커뮤니티를 위한 프로그램을 구축했습니다. 이 모든 추가 업무와 추가된 팀원은 직원들 사이에 혼란을 야기하고, Bill이 '이메일 폭탄'이라고 부르는 상황을 초래했습니다. 조직 전체의 업무가 사일로화되고 분산되어 있었기 때문에 직원들이 무엇을 하고 있는지 파악하기가 어렵고 지식 공유가 어려워졌습니다. Bill은 이것이 목표 달성에 최적화된 업무 방식이 아니라는 것을 인식하고, 조직이 더 효과적으로 업무를 수행할 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다.

해결책 찾기

더 나은 업무 방식을 찾는 데 열을 올린 Bill은 업무 관리 솔루션을 찾기 시작했습니다. 그는 Asana를 발견하고 자신의 비서와 함께 테스트한 후, 더 큰 팀과 함께 테스트했습니다. 마지막으로, 그는 Asana를 선택했습니다. Asana가 그의 기준을 충족하는 최상의 솔루션이었기 때문입니다.

• 간단하고 사용하기 쉬웠습니다

• 커뮤니케이션 기능이 내장되어 있어 팀이 이메일을 사용하지 않아도 되었습니다

• Google 드라이브, Outlook, Slack과 같이 사용하는 다른 툴과 연동됩니다.

• 모바일 앱을 통해 모든 디바이스에서 작업에 액세스할 수 있습니다

팀과 함께 테스트를 마친 후 UWSL은 Asana를 조직 전체에 도입하기 시작했습니다. 각 팀에 챔피언을 두는 것을 목표로 교육을 이끌 파워 사용자를 선정했습니다. 신규 입사자가 더 빠르게 적응할 수 있도록 온보딩 프로세스에 Asana 교육을 포함시켰고, Asana 고객 성공 팀에 일부 교육을 맡겼습니다.

Asana를 사용하면 조직 전체가 적극적으로 협력하게 됩니다. 팀과 프로젝트가 서로 분리되지 않도록 하여 팀원들이 더 광범위한 범위에서 자신들의 역할을 정확하게 알게 되었습니다.”

팀과 커뮤니티를 위해 업무를 진행하기

UWSL 팀은 조직 전체에 Asana를 도입한 이후 더 많은 보조금 신청서를 제출하고 일상적인 작업에 소요되는 시간을 줄이는 등 수많은 이점을 얻었습니다. 방식은 다음과 같습니다.

• 모든 팀원이 자신의 업무가 조직의 목표에 어떻게 기여하는지 파악: Asana에서 부서 및 조직 목표와 함께 팀 우선순위를 추적함으로써 모든 팀원이 자신의 업무가 더 큰 목표에 어떻게 기여하는지 파악할 수 있습니다.

• 보조금 신청서와 같은 대규모 이니셔티브에 대한 프로세스가 간소화됩니다: 템플릿을 사용하면 팀이 보조금 신청서를 25%나 더 많이 제출하고 더 큰 보조금을 신청할 수 있습니다. 모든 단계를 놓치지 않고 진행할 수 있기 때문입니다.

Asana를 사용하면 매년 25% 더 많은 보조금 신청서를 제출할 수 있으며, 우리가 하는 업무에 더 의미 있는 방식으로 영향을 미치는 더 큰 규모의 보조금을 신청할 수 있습니다.”

• 커뮤니티와 파트너에게 더 많은 자원봉사 기회를 제공할 수 있습니다: Google 양식을 사용하여 자원봉사자 요청을 관리하면 자원봉사자 관리 프로세스를 자동화하여 팀이 이니셔티브에 더 효율적으로 인력을 배치할 수 있습니다.

• 채용 프로세스가 더 협업적으로 진행됩니다: Asana에서 채용 프로세스를 추적하면 모든 단계가 프로젝트에 명시되어 있고 프로세스에 참여하는 모든 사람이 지원자를 확인할 수 있기 때문에 프로세스의 단계가 명확해집니다.

• 모든 사람이 책임을 명확하게 파악할 수 있습니다: Asana를 사용하여 내부 미팅을 관리하면 실행 과제가 실시간으로 배정되어 다음 단계가 명확해집니다.

저는 Asana가 업무에 명확한 기대치를 제공하는 점이 마음에 듭니다. 업무를 진행하는 방법에 대해 더 잘 소통할 수 있습니다.”

커뮤니티에 더 나은 서비스를 제공하기 위한 발전

UWSL은 영향력과 도달 범위를 확대하기 위해 항상 진화하고 있으며, 더 의미 있는 파트너십을 구축하고 지역사회를 더 나은 방향으로 변화시킬 수 있는 새로운 방법을 끊임없이 찾고 있습니다. 그들이 하는 일의 핵심에는 참여도가 높은 팀과 성공적인 이니셔티브를 위한 꾸준한 자금 조달이 있습니다. 이 두 가지 요소가 없다면 그들의 업무는 불가능할 것입니다. UWSL의 경우, Asana는 직원들의 참여를 유지하고, 책임 소재를 명확히 하며, 더 큰 자금 조달 기회를 추구할 수 있도록 하는 데 중요한 역할을 합니다. 궁극적으로는 커뮤니티를 더 높은 교육 수준으로 끌어올리는 데 도움이 됩니다.

복잡한 조직에서는 모두가 동일한 이해를 바탕으로 사안을 파악할 수 있도록 방법을 마련해야 합니다. 무엇이 진행되는지 전사적으로 파악할 수 있는 시야가 확보되지 않는다면 단절이 발생할 수 있으며, 이는 가장 최악의 업무 방식입니다. Asana는 모든 팀이 업무를 공유하고, 커뮤니케이션하고, 서로의 업무에 대해 후속 조치를 취할 수 있는 단일 플랫폼을 제공합니다.”