Asana로 더 많은 아이티 사람들의 생활 수준을 높이고 있는 Hope for Haiti

도미니카 공화국과 섬을 공유하는 문화적으로 풍요로운 카리브해 국가인 아이티는 오랜 자연재해의 역사를 가지고 있습니다. 가장 큰 재난 중 하나는 2010년 수도에서 20마일 이내 떨어진 곳에서 발생한 규모 7.0의 지진이었습니다. 사망자 수에 대한 추정치는 다양하지만, 많은 사람들은 20만 명 이상이 사망했다고 생각합니다. 그리고 2016년에는 허리케인 매튜가 국가 전체를 강타하여 500명 이상이 사망하고 100만 명 이상이 노숙자가 되었습니다.

아이티 국민, 특히 아이들의 삶의 질을 향상시키기 위해 노력하는 비영리 단체인 Hope for Haiti는 이러한 재난 발생 전, 도중, 이후에도 현장에 있었습니다. 이 단체는 교육, 의료, 인프라, 식수 이용, 아이티 비즈니스 및 기업가 대상 대출 및 보조금에 초점을 맞춘 프로그램을 통해 아이티 국민을 지원하고 빈곤에서 벗어나도록 돕습니다.

Skyler Badenoch는 3년 동안 Hope for Haiti의 CEO로 재직해 왔지만, 그가 아이티에 대한 애정을 갖기 시작한 것은 13년 전입니다. 사실, 그는 2010년 지진에 대한 Hope for Haiti의 대응을 목격하고 직접 도움을 주었습니다. 현재 그는 아이티와 미국에 있는 65명으로 구성된 팀을 관리합니다. 그의 팀 중 10명은 미국에서 근무하며 기금 모금, 마케팅, 행정 지원, 재무, 거버넌스에 집중하고, 나머지 55명은 아이티에 기반을 두고 있으며 의사, 간호사, 교육자, 관리자로 구성되어 있습니다. 이들은 모두 아이티인입니다. 이 두 나라에 기반을 둔 조직은 투명성, 책임감, 우수한 거버넌스를 위해 최선을 다하고 있습니다. 또한, Charity Navigator 및 Guidestar와 같은 제3자 평가 플랫폼에서 가장 높은 평가를 받은 비영리 조직 중 하나입니다. 업무에서 모범 사례를 따름으로써 아이티와 전반적인 자선 활동에 대한 신뢰를 증진시킵니다.

성장이 변화의 필요성을 가져온 방식

2007년, Hope for Haiti는 연간 1백만 달러의 예산과 아이티에 있는 4명의 직원을 관리했습니다. 그 후로 직원 수는 15배, 예산은 4배 증가했습니다. 여기에는 1,100만 달러(10배 이상)로 성장한 비금전 기부 프로그램이 포함되지 않습니다. 조직의 성장은 아이티에서 더 큰 영향력을 발휘하는 데 도움이 되었지만, 비효율적인 커뮤니케이션, 기부자 관계, 보고와 같은 문제도 드러나게 되었습니다.

조직이 성장할수록 커뮤니케이션에 병목 현상이 발생하기 시작합니다. Hope for Haiti는 이러한 비효율성으로 인해 어려움을 겪었습니다. 기름칠이 잘 된 기계처럼 원활하게 운영되지 못한다면 최대한 많은 사람을 도울 수가 없습니다. 이를 개선하는 것은 우리의 몫입니다. ”

몇 년에 한 번씩 실시하는 조직의 가장 최근 SWOT 분석에서 여러 사람이 프로젝트 및 기부자 커뮤니케이션을 조직 개선 영역으로 파악했습니다. 그 결과, Skyler는 한 곳에서 커뮤니케이션하고 업무를 관리하는 데 도움이 될 수 있는 플랫폼을 조사하기로 결정했습니다.

솔루션 찾기

SWOT 분석 결과를 바탕으로 Skyler는 업무 관리 플랫폼이 병목 현상을 제거할 수 있는 네 가지 영역을 신속하게 파악했습니다. 그는 다음을 수행해야 했습니다.

• 재난 대응, 긴급 상황 프로토콜, 보조금 신청 및 관리, 보고와 같이 가능한 경우 프로세스를 간소화하고 자동화합니다.

• 팀원들이 업데이트를 위해 서로에게 메시지를 보낼 필요가 없도록 조직 전체에서 진행되는 업무에 대한 가시성을 높이기.

• 팀 논의 및 확인에서 기부자 관계 및 보고에 이르기까지 커뮤니케이션을 한 곳에서 중앙 집중화합니다.

• 프로젝트 관리 및 보고를 개선하여 프로젝트가 원활하게 진행되고 보고 프로세스가 쉬워지며 기부자가 조직을 신뢰할 수 있도록 합니다.

다른 가벼운 업무 관리 툴을 사용해 본 Skyler는 실망했습니다. 툴이 직관적이지 않았고 팀의 필요에 맞게 충분히 견고하지 않았기 때문입니다. 하지만 그의 임원 코치, 동료, 업계 동료가 모두 Asana를 추천하자, 그는 무료 버전 을 체험해 보고 Asana가 조직의 니즈를 충족하는지 알아보기로 결정했습니다.

조사에 기반하여 Skyler는 Asana가 성공하기 위한 가장 좋은 방법은 임원들의 동의를 얻는 것이라고 생각했습니다. 그는 먼저 핵심 리더십이 Asana를 사용해 익숙해지도록 한 다음 조직의 다른 멤버들에게 Asana를 배포하기로 결정했습니다. 그래서 그는 팀과 함께 Asana를 사용하여 주간 목표 설정 및 체크인 미팅을 추적하기 시작했습니다. 월요일 아침마다 팀원들은 각각 3개의 업무 목표와 1개의 개인 목표를 공유 Asana 프로젝트에 추가했습니다. 일주일 내내 팀원들은 댓글을 사용하여 서로의 진행 상태를 확인했습니다.

Asana를 사용하여 이러한 주간 목표를 추적하는 것이 팀에 빠르게 익숙해졌습니다. 각 목표의 상태를 확인할 수 있었고, 이러한 작업은 매주 미팅의 기본 안건 역할을 했으며, 팀의 커뮤니케이션 능력 을 즉시 향상시켰습니다.

Asana에서 주간 목표를 추적하기 시작하면서 경영진의 커뮤니케이션이 즉시 개선되었습니다. 또한, 조직 전체의 우선순위에 대한 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있었습니다. ”

조직 전체에 대한 도입

Hope for Haiti는 Asana의 무료 플랜으로 시작했지만, 유료 기능을 사용하면 더 효과적으로 운영할 수 있다는 것을 알고 있었습니다. 그래서 2020년 3월 중순, Asana가 코로나19 관련 의학 연구 및 구호 활동의 최전선에서 일하는 비영리 단체에 무료 Asana Business 플랜 을 제공하겠다고 발표했을 때, Skyler는 신청을 했고 Asana는 향후 12개월 동안 무료 비즈니스 플랜을 기부해 주었습니다.

Asana Business의 강력한 기능을 활용하여 Skyler는 조직 전체의 업무를 플랫폼으로 옮길 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다. 가장 크고 가장 중요한 이니셔티브인 연간 전략 계획이 가장 먼저 시작되었으며, Skyler는 Asana 어드바이저 에게 도움을 요청했습니다. 어드바이저의 안내에 따라 Skyler와 팀은 여러 목표, 전략, 전술로 구성된 복잡한 계획을 Asana 프로젝트로 전환했습니다. 이제 Hope for Haiti 팀은 포트폴리오 를 사용하여 조직 전체의 전략 계획에 대한 업무를 추적하고 프로젝트 타임라인 을 사용하여 진행 상태를 확인하고 상태 보고서를 작성합니다. Asana에서 조직의 토대를 마련함으로써 Skyler는 Asana가 자신의 팀에 적합한 솔루션이라는 것을 다시 한번 확인할 수 있었습니다.

Asana 어드바이저가 전략적 계획을 플랫폼으로 마이그레이션하는 데 도움을 주었기 때문에 시간을 절약하고, 출시 과정에서 큰 장애물을 제거하고, Asana가 우리에게 적합한 솔루션이라는 확신을 가질 수 있었습니다. ”

조직 전체에서 Asana 사용하기

Asana에서 주간 목표와 전략 계획 프로젝트를 통해 기반을 마련한 Skyler와 조직은 다음과 같은 더 많은 워크플로를 포함하도록 Asana 사용을 확장했습니다.

• 보조금 신청 및 관리: 미국에 본사를 둔 팀은 Asana를 사용하여 자금 조달 활동을 관리하여 막바지에 서두르는 일이 없습니다. 또한, SWOT 분석을 통해 보조금 확보 및 보고에 있어 비효율성이 확인되었을 때 해당 프로세스를 Asana로 이전했습니다. 현재 이 팀은 Asana를 사용하여 보조금 신청, 보고서 작성, 보조금으로 예상되는 현금 수입을 관리합니다.

자금 조달이 매우 어렵기 때문에 보조금 관리는 매우 중요합니다. Asana로 얻은 효율성은 우리가 더 경쟁력 있는 조직이 되어 새로운 자금 조달을 추구하고 시간을 절약할 수 있도록 도와줍니다. ”

• 프로토콜 준수: 아이티에 기반을 둔 팀은 내부 커뮤니케이션에서 보고 및 코로나19 프로토콜에 이르기까지 모든 업무에 Asana를 사용합니다. 코로나19와 같은 비상 상황이 발생하면 팀은 Asana를 사용하여 대응 프로토콜을 생성하고 배포합니다. 예를 들어, 병원에서 환자를 수용하고 치료하기 위한 정교한 절차를 수립했습니다. 여기에는 체온 측정, 손 씻는 곳, 마스크 배포 등이 포함됩니다. 그들은 Asana 프로젝트에 프로토콜을 문서화하고 이를 사용하여 내부적으로 커뮤니케이션하여 모든 직원이 필요한 단계를 따르도록 합니다.

코로나19가 발생했을 때, 우리 조직은 이러한 유형의 재난에 대응할 수 있는 고유한 자격을 갖추고 있었습니다. 팀과 이사회에 의사가 있고, 비상 상황에서 일한 경험이 있지만, 프로세스를 추진하는 데 도움이 되는 Asana와 같은 조직적인 도구가 필요했습니다. ”

• 현물 기부 추적: 올해 프로그램의 목표는 2천만 달러 이상의 기부를 받는 것입니다. 이는 평소 목표인 1,100만 달러의 거의 두 배에 해당하며, 여기에는 아이티로 배달하고 수입하여 파트너와 가장 도움이 필요한 사람들에게 배포해야 하는 의약품, 의료용품, 장비가 포함됩니다. 이제 Excel 스프레드시트에 의존하는 대신 Asana에서 프로세스를 추적합니다.

Asana로 더 나은 기부자 경험

Asana Business의 도움으로 Hope for Haiti는 이제 기부자와 더 신속하게 협력할 수 있습니다. 최근에 이 단체는 프로 테니스 선수 오사카 나오미가 온라인 게임 토너먼트에 참가하여 COVID-19 구호 활동에 도움을 주기 위해 25,000달러를 기부할 단체로 선정되었습니다. Hope for Haiti 팀은 Asana를 사용하여 관계를 관리하고, 올바른 자료를 전송하며, Naomi의 팀과의 모든 접점을 놓치지 않았습니다.

그리고 Hope for Haiti는 기부를 받은 후 그 기부금이 미친 영향을 Naomi에게 보고하고자 했습니다. Asana를 사용하기 전에는 이 프로세스에 여러 파일이 필요했고 긴 이메일 스레드가 필요했습니다. 하지만 Asana에서 기부금의 영향을 추적함으로써 팀은 단 몇 주 만에 보고서를 작성하여 Naomi와 공유할 수 있었습니다.

Asana가 없었다면 오사카 나오미의 기부금에 대한 보고서를 이렇게 빨리 작성할 수 없었을 것입니다. ”

재단으로 돌아가기

코로나19로 인해 Hope for Haiti의 초점이 바뀌었지만(그리고 Asana를 사용하여 비상 상황에 얼마나 신속하게 대응할 수 있는지에 대한 예가 되었지만), Skyler와 팀은 양질의 교육, 의료, 깨끗한 식수, 의료 기부, 경제적 기회에 대한 접근성을 개선하는 핵심 이니셔티브 를 실현하기 위해 계속 최선을 다하고 있습니다. Asana를 사용하면서 Skyler는 조직이 이러한 이니셔티브에 미치는 영향력이 새로이 확보한 효율성과 프로세스에 따라 더욱 커질 것이라는 것을 알게 되었습니다.

그리고 조직의 핵심 가치 와 목표를 달성하는 방법 사이의 새로운 연결 고리를 통해 Hope for Haiti는 그 어느 때보다도 목표를 초과 달성하기 위해 더 잘 준비되어 있습니다. 예를 들어, 팀은 Asana를 사용하여 매년 열리는 Hike for Haiti 기금 모금 행사를 계획할 것입니다. 이 행사에서는 전 세계 사람들이 아이티에서 부당한 거리를 걸어 학교에 가는 학생들과 연대를 표하며 하이킹에 도전합니다. Skyler와 그의 팀이 이루고자 하는 변화는 오르기 힘든 큰 산과 같습니다. 하지만 그의 팀은 Asana의 도움을 받아 그 여정을 시작하고 사랑하는 아이티에 영향을 미칠 준비가 그 어느 때보다 잘 되어 있습니다.

CEO로서 모든 팀에서 무슨 일이 일어나고 있는지 파악하기가 어려웠습니다. Asana를 사용하면 기금 모금, 기부자 관리, 현장 운영 등 진행 중인 모든 업무를 파악할 수 있습니다. ”