2018년 여름, Telfer School에 새로운 마케팅 및 커뮤니케이션 디렉터가 임명되었으며, 이 디렉터는 부서에 새로운 비전을 제시했습니다. 이 시기에 마케팅팀은 새로운 팀원을 영입하여 규모를 확대했으며, Carla De Ciccio는 스토리 중심의 마케팅 접근 방식을 개발하기 위해 콘텐츠 전략가로 합류했습니다.

새로운 출발을 맞이한 마케팅 팀은 새로운 비전을 수행하고 구현하고자 열망했습니다. 그러나 많은 팀원이 신입이었기 때문에 과거에 대한 지식과 조직 차원의 지식이 부족했습니다. 일부 사람들에게는 부담스러울 수 있는 상황이었지만, Telfer 마케팅 팀은 이를 새로운 전략을 실행하고 더 영향력 있는 캠페인과 콘텐츠를 제작하는 데 도움이 되는 새로운 프로세스를 개발할 흥미진진한 기회로 여겼습니다.

이러한 새로운 프로세스를 만들기 시작하면서 Carla와 팀은 한 곳에서 협업하고 서로의 프로젝트에 대한 가시성을 확보하여 더 나은 협업을 할 수 있도록 모든 사람의 업무를 한 곳에 집중할 수 있는 툴이 필요하다는 것을 빠르게 깨달았습니다.

다행히도 팀 멤버들은 이전 직책에서 업무 관리 툴을 사용한 경험이 있었으며, 이를 통해 자신이 구상한 콘텐츠 우선 전략을 실행할 수 있다는 것을 알고 있었습니다.

디지털 리더 되기

고등 교육으로 이동하기 전에 기술 업계에서 일했던 Carla는 이전에 Asana를 사용한 적이 있었으며, 마케팅 캠페인, 콘텐츠 제작, 웹사이트 업데이트를 간소화하려는 희망으로 팀에 Asana를 소개했습니다.

마케팅 팀은 새로운 툴의 기본 사항을 익히면서 이를 프로세스를 보다 애자일 방식으로 전환하는 기회로도 활용했습니다. 한 번에 두 가지 큰 변화를 도입했지만, 사용자 경험과 기능이 매일 사용하는 소비자 앱과 비슷했기 때문에 팀은 Asana를 빠르게 익힐 수 있었습니다.

대학에서의 애자일 프로젝트 관리

팀이 Asana를 도입한 직후, 참여 팀의 동료들을 이 툴로 초대하여 교차 기능 계획에 수개월이 소요되는 이벤트인 학교의 연례 갈라에서 협업하면서 첫 번째 큰 성과를 거두었습니다. 이전에 참여 팀은 이 방대한 프로젝트를 스프레드시트로 추적했는데, 이 방식에서는 세부 정보를 놓치거나 방향을 잃기 쉽습니다. 하지만 Carla와 마케팅 팀은 더 나은 방법이 있다는 것을 알고 있었습니다.

이들은 참여 팀과 협력하여 마케팅 요청을 Asana에 입력하여 담당 업무와 마감일을 명확하게 했습니다. 또한 팀은 이전 갈라 이벤트의 예시를 작업에 첨부할 수 있었으므로 마케터들은 과거에 수행된 작업에 대해 더 많은 맥락을 파악할 수 있었습니다. 그 결과, 프로젝트는 그 어느 때보다도 잘 진행되었고, 학교 전체의 구성원들은 스프레드시트 대신 Asana에서 프로젝트를 관리하는 새로운 방식을 경험할 수 있었습니다.

현재 마케팅 팀은 이벤트 전단지와 같은 작은 작업부터 웹사이트 재디자인과 같은 대규모 프로젝트에 이르기까지 모든 프로젝트에 Asana를 사용하고 있으며, 이 도구는 모든 작업 흐름에 완전히 통합되어 있습니다. 그들의 가장 큰 성과는 양식을 사용하여 들어오는 마케팅 요청을 개선하고, 타임라인을 사용하여 캠페인을 관리하고, Asana API를 사용하여 웹사이트를 업데이트하고 개발한 데 있습니다.

특히 학교의 웹 개발자인 Joey Beland-Kilbride는 Asana API를 활용하여 마케팅팀이 Asana를 사용하지 않는 조직 전체 및 외부 이해관계자와 협업할 수 있도록 했습니다. 이제 마케터가 작업에 댓글을 달면 (Asana를 사용하지 않는) 요청자가 이메일을 통해 업데이트를 받습니다. 그런 다음 요청자가 이메일에 회신하면 해당 메시지가 자동으로 작업에 댓글로 추가됩니다. Joey의 통합 덕분에 이러한 모든 커뮤니케이션상의 이점을 통해 마케팅 팀은 학생 모집부터 동문 참여에 이르기까지 모든 분야에서 학교 전체를 위해 더 많은 고품질 작업을 수행할 수 있었습니다.

이제는 이해관계자들의 요구가 더 많아졌습니다. 따라서 Asana와 같은 도구를 사용하면 어떤 것도 놓치지 않고, 우선순위를 정하고 목표를 명확하게 파악할 수 있습니다.

콘텐츠 전략가 Carla De Ciccio

Asana를 통해 마케팅 부서의 운영 방식이 변화함에 따라 일상 업무의 스트레스가 줄어들었고 팀은 더 큰 목표를 더 빠르고 원활하게 달성할 수 있었습니다. 이제 마케팅 팀은:

• 모두가 진행 중인 모든 프로젝트를 확인할 수 있으므로 업무의 우선순위를 더 잘 지정할 수 있습니다.

• 이해관계자는 마케팅팀이 수행하는 업무에 대한 더 많은 인사이트를 얻고, 자신의 요청이 더 큰 그림에서 어떻게 연결되어 있는지 파악할 수 있어 팀과 팀의 역량에 대한 신뢰를 구축할 수 있습니다.

• 업무가 한 곳에 집중되어 있어 누락되지 않으므로 프로젝트를 빠르고 간단하게 완료할 수 있습니다.

• 자동화된 요청 수신 프로세스를 통해 필요한 모든 정보가 미리 수집되므로 시간을 절약하고 효율성을 크게 높일 수 있었습니다.

Asana 덕분에 실제로 수행 중인 전체적인 작업량을 확인할 수 있어 수행 중인 작업 유형별로 우선순위를 재지정하고 전략을 다시 수립할 수 있었습니다.

콘텐츠 전략가 Carla De Ciccio

Telfer의 향후 마케팅 전략 살펴보기

미래를 내다보며 팀은 업무 조율 및 커뮤니케이션과 같이 이전에 시간을 소모했던 하위 20%의 작업을 제거하는 데 집중하고 있습니다. 이를 통해 더 영향력 있는 업무에 시간을 재투자할 수 있습니다.

마케팅팀의 궁극적인 목표는 디지털 트랜스포메이션 분야에서 최고가 되어 이를 학교와 팀의 경쟁 우위로 만드는 것입니다. Asana는 그 목표를 달성하는 데 핵심적인 역할을 할 것입니다.