Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA)의 전국 사무소에는 80명의 직원이 근무하고 있으며, 재단 보조금 팀과 연방 보조금 팀은 전체 직원 중 약 3분의 1을 차지합니다. 이 두 팀의 공동 기능은 기업, 민간 자선 단체, 연방 정부로부터 받은 자금을 지역 기관에 배분하는 것입니다. 이들은 영향력 보고서를 작성하고, 에이전시의 보조금 계약 준수 여부를 모니터링하고, 네트워크를 위한 새로운 청소년 프로그램을 개발합니다.

10년 이상 전국 사무소는 스프레드시트, 이메일, 채팅을 사용하여 이러한 프로젝트를 관리해 왔습니다. 2020년 1월에 Asana로 전환했을 때, 부서 간 가시성을 확보하기 위해 정보를 한곳에 모았습니다. 또한 규정 준수 요구 사항을 안정적으로 충족하고 마감일을 보고할 수 있도록 표준 워크플로를 구축했습니다.

확립되고 문서화된 워크플로로 인한 운영 효율성 덕분에 BBBSA는 자금 제공자와의 신뢰를 높이고 더 많은 자금 갱신을 이끌어냈습니다. BBBSA는 인력을 늘리지 않고도 자금과 보조금 분배를 늘려 조직의 핵심인 젊은이들에게 더 많은 자원을 투입할 수 있었습니다.

Asana 덕분에 적시에 커뮤니케이션하고 보고할 수 있어 자금 제공자로부터 보조금 갱신을 받을 수 있었습니다.

재단 보조금 이사 Tim Pehlke

점심 시간에 Asana에 대해 알아보기

BBBSA가 전국 사무소에 Asana를 도입하면서 재단 보조금 책임자인 Tim Pehlke는 많은 사람이 참석하는 일련의 “점심 식사 및 학습”을 진행하여 직원들에게 15~20분 동안 Asana 교육을 제공한 후 사교의 시간을 가졌습니다. 세션은 녹화되어 Asana 교육 기사 및 기타 리소스와 함께 지속적인 교육 및 신규 입사자 온보딩에 활용되었습니다.

팀이 이메일과 채팅에서 Asana로 전환하면서 Tim은 각 팀원에게 간단한 개인 작업 목록을 만들어 Asana가 어떻게 시간을 절약해주는지 확인하는 것으로 시작하도록 했습니다. “개인 작업에 대한 보드 보기가 마음에 듭니다.”라고 Tim은 말합니다. “워크플로와 템플릿을 만들 때 비영리 단체 관련 경험이 있는 Asana 고객 성공 매니저와 협력하는 것도 매우 도움이 되었습니다.”

Asana를 사용하면 팀원 온보딩이 훨씬 수월합니다. 가이드만 조금 있으면 쉽게 따를 수 있는 탄탄한 프로세스가 마련되어 있기 때문입니다.

재단 보조금 이사 Tim Pehlke

모든 보조금, 보고서, 에이전시를 위한 데이터를 한곳에서 관리

현재 BBBSA의 전국 사무소는 Asana를 사용하여 보조금 배분과 보고를 관리하고 있으며, Asana 사용을 조직 전체의 전략 계획 수립과 지식 교환으로 확대했습니다.

보조금 관리 템플릿: BBBSA는 새로운 보조금을 받을 때마다 Asana에서 프로젝트 템플릿을 복제하여 보조금 정보와 실행 작업을 보관하므로, 누락되는 단계가 없으며 규정 준수 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 템플릿은 작업을 보조금 계약, 예산 책정, 고위 리더십 승인 일정 섹션으로 나누고, 컨설턴트 또는 특별 에이전시 파트너십을 위한 선택적 섹션으로 나눕니다. 

진행 중인 프로젝트 추적: 팀은 작업을 여러 프로젝트에 추가하여 모든 보조금 보고서의 타임라인을 하나의 Asana 프로젝트로 가져옵니다. 이 개략적인 보기는 마감일을 지키기 위해 선제적으로 계획을 세우는 데 도움이 됩니다. 

위험 및 문제 추적: 또 다른 Asana 프로젝트는 위험한 상태의 보조금을 추적하고, 문제에 대한 정보를 문서화하고, 실행 과제를 조율하는 데 도움이 됩니다. 해결을 위해 Asana에서 특정 팀원에게 단계가 배정됩니다.

보조금 정보 기록 및 시간 추적기: 프로젝트는 사용자 지정 필드 (예: 이름, 중점 영역, 보고서 마감일, 지원 금액, 이해관계자)를 사용하여 모든 보조금에 대한 핵심 정보를 표시합니다. 직원들은 또한 이를 사용하여 각 보조금에 소요된 시간을 코딩하여 시간 추적 스프레드시트를 대체합니다.

에이전시 상태 대시보드: 연방 보조금 팀은 매년 1,350만 달러를 지역 에이전시에 배분하며 Asana 프로젝트를 사용하여 에이전시 상태를 추적합니다. 대행사와 만날 때 Asana 작업을 불러와 연락 담당자 변경, 미해결 및 해결된 문제, 성과 메모, 완료된 감사 등 최신 상태와 과거 맥락을 확인할 수 있습니다. 재무 감사를 제출하는 것이 늦거나 매칭 지출이 목표에서 벗어난 경우 에이전시를 쉽게 신고할 수 있습니다. 하위 작업은 나중에 참고할 수 있도록 세부 정보를 기록합니다. 

긍정적인 매치 스토리 수집: 연방 보조금 팀은 보조금 보고서에서 강조할 긍정적인 매치 스토리를 에이전시로부터 수집합니다. Asana 양식 을 사용하여 제출물을 수신하고 모든 사진, 동의서 양식, 텍스트를 중앙 Asana 프로젝트에 자동으로 정리합니다. 보고서를 작성해야 할 때 팀은 키워드를 검색하여 경찰 기관이나 농촌 지역의 어린이와 같은 특정 주제에 대한 스토리를 쉽게 찾을 수 있습니다.

통합된 도구로 정보 중앙 집중화: Sharepoint 연동을 통해 팀은 문서를 관리하고 검토를 위해 고위 리더십과 링크를 공유할 수 있으며, Outlook 연동을 통해 외부 파트너의 이메일을 내부 Asana 작업으로 변환하여 실행에 옮길 수 있습니다. 

하나로 통합: Asana는 부서들이 전략 계획을 위해 하나의 플랫폼에서 소통할 수 있도록 지원합니다. 코로나19 팬데믹이 시작되고 BBBSA가 대면 근무 사무실에서 원격 팀으로 전환했을 때, Asana는 팀이 연결 상태를 유지하고, VPN 제한을 해결하고, 학교 아이들에게 인터넷과 식사 서비스를 제공하기 위한 새로운 서비스를 신속하게 시작하는 데 도움이 되었습니다.

전략적 계획 수립 및 워크플로를 통한 팀 작업 수용량 증가

정보를 신속하게 찾고 표준 프로세스를 따를 수 있는 기능 덕분에 Tim의 재단 보조금 팀은 보조금 보고에 소요되는 시간을 80% 줄일 수 있었습니다. 또한, 템플릿과 명확한 워크플로를 통해 새로운 보조금 프로젝트를 시작하는 데 소요되는 시간을 50% 줄일 수 있었습니다.

업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면 불명확한 프로세스는 지식 근로자가 마감일을 놓치는 일반적인 원인입니다. Asana를 사용하면 BBBSA는 보고서 마감일을 준수하고 기부자와 적시에 소통할 수 있습니다. 플랫폼에서 보고서 작성 일정을 계획함으로써 미리 생각하고, 여유 시간을 추가하고, 어려움을 예측할 수 있습니다.

이로써 기부자들의 신뢰가 높아져 BBBSA는 자금 갱신을 확보하고 이전에 새로운 보조금 출처를 찾는 데 소요되었던 시간을 확보할 수 있었습니다. Foundation Grants 팀은 팀 규모를 안정적으로 유지하면서 자금을 50% 늘렸고, 현재 매년 2.5배의 보조금을 배분하고 있습니다.

Asana는 BBBSA 국가 사무소가 분산된 팀이 되었음에도 불구하고 업무 관리 일원화를 유지합니다. 이제 리더십은 프로젝트 상태, 위험, 재무 감사에 대한 가시성을 높일 수 있으며, 에이전시 네트워크 전체에 학습 내용을 더 쉽게 전파할 수 있습니다. 

Asana에서 조직의 기억을 수집하면 부서 간 사일로를 해소하고 시간이 지남에 따라 연속성을 보장할 수 있습니다. Tim은 “팀 구성원이 바뀌더라도 프로젝트를 관리하는 체계적인 방법이 있기 때문에 계속 업무를 수행할 수 있습니다. 한 사람에게서 다른 사람에게 프로젝트를 이전할 수 있으며, 모든 것이 이미 배경 정보와 함께 배정되어 있습니다.”

작업 수용량이 늘어나면 미국 전역의 청소년을 더 많이 지원할 수 있습니다

BBBSA는 Asana로 생산성을 높임에 따라 이전에 업무 관리에 소요되었던 시간을 실행 및 혁신에 재할당할 수 있습니다. 여러 지역 기관이 Asana를 업무 관리 플랫폼으로 채택하여 BBBSA 네트워크 전반에 걸쳐 연결을 더욱 강화했습니다.

연결된 팀, 안정적인 자금 성장, 규정 준수 요구 사항을 충족하는 프로세스를 통해 BBBSA는 모든 어린이가 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 지원하는 사명에 더 많은 자원을 투입할 수 있습니다.

Asana는 팀 간 협업과 부서 간 커뮤니케이션을 개선할 수 있는 플랫폼을 제공해 주었습니다. 덕분에 BBBSA 소속 기관은 모든 어린이가 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 지원하는 데 필요한 것을 갖출 수 있게 되었습니다.

재단 보조금 이사 Tim Pehlke