概要
「情報の一元化」とはどういう意味か
情報の一元化とは、部署や担当者ごとに散らばっている情報を 1 つの場所に集約し、一貫した方法で管理・活用できる状態にすることを指します。情報の一元管理と呼ばれることもあり、意味としてはほぼ同じ内容を指す言葉です。近年では、社内に蓄積されたデータや情報そのものが、重要な経営資源として扱われるようになっています。
似た言葉に「一本化」があります。一本化は、複数あるものを 1 つにまとめるという意味で使われ、情報だけでなく、窓口や制度、業務フローなど幅広い対象に使われる言葉です。一方、一元化は、情報やデータを 1 か所に集約して管理するという文脈で使われることが多く、ビジネスの現場では「情報を一元化する」「窓口を一本化する」のように、対象によって使い分けられています。
一元化と一本化の違い
一元化と一本化は、いずれも「複数のものを 1 つにまとめる」という点では共通していますが、一元化は集約したうえで一貫して管理・活用することに重点があるのに対し、一本化は複数あった手段や窓口を単純に 1 つに絞り込むことに重点がある、という違いがあります。「一元化」を使う場合は、「情報を一元化する」「顧客データベースを一元化する」のように、集約後の管理や運用まで含めて使われることが多く、業務の中で言い換える際は「一元管理する」「集約する」といった表現も近い意味で使えます。
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情報が散らばっていると起こる問題
リモートワークやテレワークが広がり、働く場所やツールが多様化する中、社内の情報がさまざまなツールや個人のファイルに散らばっている企業は少なくありません。こうした状態では、いくつかの問題が生じます。
必要な情報を探すのに時間がかかり、メールやチャット、Excel などのスプレッドシート、複数の IT ツールを行き来しながら情報を探すだけで、多くの作業時間が失われてしまいます。担当者ごとに保存場所や管理方法が異なっていると、業務が属人化し、担当者が不在のときに情報が見つからないという事態も起こりやすくなります。
プロジェクトマネージャーの立場からは、チームの進捗状況や意思決定の経緯がさまざまな場所に分散していると、全体を把握するだけでも大きな手間がかかります。情報共有が徹底されないまま業務が進むと、意思決定が遅れたり、同じ内容を何度も確認したりする非効率も生まれます。
管理方法が統一されていない状態は、セキュリティの面でもリスクになります。個人情報や機密情報がどこにどう保存されているかを組織として把握できていないと、情報漏洩のリスクが高まります。
情報を一元化するメリット
情報一元化に取り組む企業が増えている背景には、業務効率化や生産性向上につながるさまざまなメリットがあります。
まず、必要な情報にすぐアクセスできるようになるため、検索性が大きく向上します。情報を探す時間が減れば、作業効率が上がり、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
情報が 1 か所に集約されていれば、意思決定に必要なデータをすぐに確認できるため、経営判断のスピードも上がります。属人化していた業務や情報も、一元化によってチーム全体でのナレッジ共有につながり、ノウハウが特定の人だけに偏る状態を防げます。情報の一元化は、こうした業務プロセスの見直しを伴うことから、DX 推進の土台としても重要視されています。
結果として、二重入力や確認作業といった無駄な工数が減り、コスト削減にもつながります。一方で、システムやツールを導入する際には初期費用や導入コストがかかること、一元化した運用に慣れるまでに一定の時間がかかることも、あらかじめ理解しておく必要があります。ツールを選ぶ際は、こうしたコストと得られる効果を比べた費用対効果も踏まえて検討しましょう。
情報の一元化のやり方
情報の一元化を進める際は、次のような流れで取り組むと進めやすくなります。
一元化する目的を明確にする
まずは、何のために情報を一元化するのかを明確にします。検索性を高めたいのか、属人化を防ぎたいのか、意思決定のスピードを上げたいのかによって、優先すべき情報やツールの選び方も変わってきます。
対象となる情報を洗い出す
次に、社内に散らばっている情報を洗い出します。顧客情報、人事情報、スケジュール、請求書、業務マニュアルやナレッジなど、部署や業務ごとにどのような情報がどこに保存されているかを整理しましょう。個人の Excel ファイルに保存されたままの情報も、洗い出しの対象になります。すべてを一度に一元化しようとせず、優先度の高いものから着手するのが現実的です。
業務フローに合わせてツールを選ぶ
洗い出した情報の種類や量、関わる人数に応じて、適したツールやクラウドサービスを選びます。既存の業務フローを大きく変えすぎると定着しにくくなるため、現場の使いやすさも基準に加えるとよいでしょう。
運用ルールを定めて定着させる
最後に、誰が、どの情報を、どこに、どのように登録するのかという運用ルールを定め、組織全体に定着させます。ツールの導入だけでなく、これまでの管理方法を見直す意識改革も、一元化を定着させるうえで欠かせません。ルールを決めただけで終わらせず、実際に使われているかを定期的に確認することが、一元化を成功させるポイントです。
情報の一元化に使われる代表的なツール
情報の一元化には、目的に応じてさまざまな IT ツールやクラウドサービスが使われています。
顧客情報を一元化したい場合は CRM、営業活動に関する情報を一元化したい場合は SFA が代表的です。人事情報を一元化するための人事管理システムや、社内のあらゆる業務情報を一括管理できるグループウェアや社内ポータル、スケジュール管理機能を備えたツールも広く使われています。近年は、専門知識がなくても業務アプリケーションを作成できるノーコードツールを使って、独自のデータベースを構築するケースも増えています。
こうしたツールは、それぞれの情報を一元管理するうえでは有効ですが、多くの場合、情報の種類ごとに別々のツールへ分かれてしまいます。顧客情報は CRM、営業の進捗は SFA、日々のタスクやファイル、コメントのやり取りはまた別のツール、というように、結局は複数のツールを行き来することになるケースも少なくありません。
情報の一元化を進めるうえで注意したいセキュリティ
情報を一元化することは、それだけ多くの情報が 1 か所に集まることも意味します。だからこそ、セキュリティ対策とあわせて進めることが欠かせません。
個人情報や機密情報を扱う場合は、誰がどの情報にアクセスできるのかというアクセス権限を適切に設定し、必要な人だけが必要な情報を見られる状態にしておく必要があります。情報セキュリティの基準や、業界・地域ごとのコンプライアンス要件を満たしているかどうかも、ツール選定の段階で確認しておきたいポイントです。
一元化によって情報漏えいのリスクがかえって高まるのではと心配する声もありますが、アクセス権限の管理や監査ログの記録といった機能を備えたツールを選ぶことで、散在した状態で管理するよりもむしろセキュリティを担保しやすくなるケースも多くあります。
Asana で仕事に関する情報を一元化する方法
CRM や SFA、グループウェアなど、情報の種類ごとに一元化を進めても、日々のタスクやファイル、コメント、プロジェクトの進捗といった「仕事そのもの」に関する情報は、メールやチャット、スプレッドシートなど複数のツールに散らばったままになりがちです。
Asana のワークマネジメントツールを使えば、タスクのコメントやプロジェクトのステータス更新、ファイルの添付までを 1 つのワークスペースに集約できます。ワークマネジメントとは何かを知ることで、単なるタスク管理にとどまらず、業務全体を一元管理する考え方も理解しやすくなります。
チームコミュニケーションを一元化する Asana の使い方を使えば、プロジェクトに関する会話をタスクの中に集約でき、チャットやメールに情報が埋もれることを防げます。管理者や Admin 担当者には、Asana の管理者機能とセキュリティ機能や、アクセス権限の管理も参考になります。
ツール選びに迷う場合は、ワークマネジメントツールの選び方ガイドも参考にしてみてください。
散らばった仕事の情報を、1 つの場所に
タスク、ファイル、コメント、進捗をひとつのワークスペースに集約すれば、情報を探す時間も、確認のための手間も減らせます。Asana で、仕事そのものの一元化を始めましょう。
散らばった仕事の情報を、1 つの場所に
タスク、ファイル、コメント、進捗をひとつのワークスペースに集約すれば、情報を探す時間も、確認のための手間も減らせます。Asana で、仕事そのものの一元化を始めましょう。
まとめ
情報の一元化とは、散らばった情報を 1 か所に集約し、一貫して管理・活用できる状態にすることです。情報が散らばったままだと、検索の手間や属人化、意思決定の遅れ、セキュリティリスクといった問題が生じますが、目的を明確にしたうえで対象を洗い出し、適したツールと運用ルールを整えることで、これらの課題は解消できます。
CRM や SFA、グループウェアなど情報の種類ごとのツールに加えて、タスクやファイル、コメント、進捗といった仕事そのものに関する情報も、Asana のようなツールで一元化することで、チーム全体が同じ情報をもとに動ける環境をつくることができます。
情報一元化に関するよくある質問
情報の一元化とは？
「一元化」とはどういう意味ですか？
ビジネスで「一本化する」とはどういう意味ですか？
一本化と一元化の違いは何ですか？
「一元化」の使い方は？
情報化の具体例は？