Danny Mendoza は自分のいとこが車の中で生活していることを最初に知ったとき、彼を助けて、養護施設に入れようとリソースを集め始めました。 この過程の中で、彼は大抵の里子たちは私物をゴミ袋に入れて家から家へと移り渡り、兄弟姉妹たちと離れ離れになり、さらには大学を卒業できないという現実を知りました。 これを受けて、Danny は養護施設で暮らす子どもたちの生活を改善することに全力を尽くす非営利団体Together We Riseを設立しました。

創業者の Danny は組織のビジョンと戦略に集中しています。 カリフォルニア州ブリア市とテキサス州オースティン市に分かれて活動する 35 人のチームメンバーたちは、ダッフルバッグやスケートボード、自転車を提供するプログラムや、奨学金プログラムの実施に取り組んでいます。

説明責任の把握

同組織は 2014年にその活動を拡大し始めたとき、説明責任を維持することに苦労しました。 チームメンバーはそれぞれの担当業務を覚えておくことができず、延々と続くメールや付箋は内容を把握しておくのが大変でした。 誕生日や高校の卒業式といった細かなイベントは里子たちにとって非常に大切な行事であり、そのような小さなタスクを見落とすことがあると Danny のチームはとりわけ悔しい思いをしていました。 すべての作業を把握する手段を持ち合わせていなかったチームは、自分たちが実現できたはずのインパクトを生み出すことができなかったのです。

私たちが支援する養護施設で生活する子供たちに対して私たちが自ら責任を持つということは、私たちの取り組みの一番大切な部分です。 Asana を使用し始めるまで、私たちはすべての詳細と責任を管理する手段を持っていませんでした。

チームメンバーの責任を明確にし、すべての仕事を管理するための、メールや付箋を使わない方法を見つけるため、Danny と彼のチームは自分たちの知り合いのネットワークに提案を求めました。 すると、友人から連絡があり、Danny は勧められたとおり Asana について調べました。 タスクと締め切りをチームメンバーに割り当てることができれば、説明責任を確立できそうだと考えた Danny は Asana を試す決断をしたのです。

Danny は自分の誕生日パーティという、小規模で利害のないプロジェクトから取り組み始め、チームのオンボーディングをシンプルに、楽しく実行しました。 「いいね」のような機能や、To-Do リストのようにタスクにチェックを入れて完了するといった作業は、馴染みがあり、直感的にできたので、チームは簡単に Asana を導入できました。 Asana をプロセスに組み込めるようにするために、Danny はチームメンバー全員に Asana を毎日チェックするようにと働きかけました。 最終的に、彼はメンバーたちにAsana のトレーニング動画をいくつか見せて、チームがより多くのワークフローを Asana に追加するのを手伝いました。

より大きな目標を立て、実行し、達成する

チームを Asana に移行させて以来、Danny と組織の説明責任、可視性、スケーラビリティ、そして最終的には成果が向上しました。 具体的には、

説明責任とは決して詳細を見逃さないということ: Asana を使用してイベントと会議の議題を管理することで、プロセスの各ステップにおいてメンバー全員の責任が明確になり、見落とす詳細の数を減らすことができます。 また、イベントの開催前には特に重大となる「タスクのやり忘れ」も防ぐことができます。

Asana はチームメンバー全員の責任を明確にし、仕事のステータスの追跡を助け、絶えずチームの状況を確認する必要をなくしてくれるので、私たちは今までよりも多くの仕事を処理できます。

可視性によりリーダーシップが一層効果的になる: Asana を使うことにより、Danny とエグゼクティブチームは組織全体で進行中のすべての仕事を俯瞰でき、必要に応じて特定のタスクの詳細を確認することもできます。 機密性が高い仕事については、非公開タスクを使って従業員と内密にやりとりすることができます。

設立者ならすべての仕事を頭の中で把握しているだろうと期待されますが、そんなことは不可能です。 Asana のようなツールを使ってメンバー全員の取り組みを確認できるということは欠かすことができなくなっています。

方向性を一致させることでチームはより多くを達成できる: Asana を使用するまで、Danny はチームに戦略と目標を共有する協働的な手段を持っておらず、それが原因で優先順位が曖昧になり、組織が生み出せるインパクトは制限されていました。 しかし、今は Asana で目標を立てているので、チームメンバー全員が、どの仕事に集中すればよいのかを把握できます。たとえば、新しい奨学金プログラムを開始することが組織にとっての優先事項です。 また、Zapierを使って Asana を Hubspot と Google スプレッドシートに連携することで、Danny と彼のチームは寄付金提供者管理のステップを自動化し、後手後手になることなく、寄付金提供者たちとの関係構築に集中できるようにしました。 Asana のおかげで、組織全体がより望ましい目標を立て、より多くのプログラムを立ち上げ、年間 9 万人を超える子供たちを助けています。その数はなんと 9 倍に増えました！

オフィスと養護施設の両方でテクノロジーを活用する

Asana を使って説明責任、可視性、そして成功を手にした結果、Together We Rise は、使用するソフトウェアからインスピレーションを得て、それを養護施設にいる子供たちに提供するサービスに適用することができています。 オフィスにテクノロジーを導入したことで、同組織は自宅の里親子体験の改善に向けた取り組みを拡大できます。

Asana を使い始めるまで、私たちは年間、養護施設で暮らす子供たちのおよそ 1 万人程度しか支援することができていませんでした。 しかし、Asana 導入後は、その数を毎年 9 万以上増やすことができています！

Danny と彼のチームは Asana 以外のテクノロジーの利用も考えています。 里子たちとその家族やソーシャルワーカーが写真と思い出をアプリにアップロードして、どこに住んでいても、思い出を 1 か所に保存しておくことが可能なツールの導入も計画しています。