大規模ながらもスピードも兼ね備える

「Overstock.com の規模は大きいですが、動きが遅いわけではありません」と、Jaime Wilson 氏は言います。 Jaime は、このオンライン小売業者のユーザーエクスペリエンスデザイン & プロダクト担当シニアディレクターです。Overstock.com は、20 年近く事業を展開し、何千人もの従業員を抱えているにも関わらず、今もスタートアップさながらのエネルギーを持っています。

「この会社は、革新的センスと挑戦精神に溢れています。 もちろん主要事業に力を入れつつも、Overstock.com の可能性をさらに広げることも常に考えています。 現在、チームは過去 20 年間と同様に高品質の製品をリーズナブルに提供しつつも、消費者と新しいブランドを結びつけて、新しいオンラインショッピングの体験を作り出すにはどうしたらいいのか、意見交換を行なっているところです。」

一瞬でスピードに乗る

Jaime 氏にとって、成功の鍵はコミュニケーションです。 「大きなチームを小さなチームのように動かすには、ビジネスのさまざまな部分で何が起こっているのかを把握している必要があります。 私たちは自分の取り組んでいる仕事を共有することに関して抵抗がありませんでしたが、実際には共有というその作業自体が簡単なことではありませんでした。」

チームを異なるツールの上で動かしたり複数のプラットフォーム上でコミュニケーションを取らせたりすることで、全員に必要な情報が行き渡らなくなる可能性がありました。 「どのチームがどのソフトウェアを使っているか、あるいはそれぞれのシステムにアクセス権限があるのか、それからツールの仕組みを確認するというのは、時間の効率的な使い方ではありません。」

Jaime のチームは Jira などの追跡ツールを試してみましたが、不自然で複雑だったといいます。 こういったツールの使い方を覚えるのに費やした時間はプロジェクトのタイムラインに遅れを生じさせ、チームの連携が乱れてしまいました。 「このような大きなプロジェクトに取り組むとき、チームメイトをスピードに慣らすだけの時間は取れません。 何が起こっているのかを明確に捉えた上でミーティングに臨む必要があります。」

チームはまた、プロジェクトに関する情報を複数グループと簡単に共有し、その情報を基に各グループがやるべきことを明確に示す方法を必要としていました。 「戦略的に計画を練るとき、チームの全員が、自分が今何をしているのか、 何をすべきかを、他人に頼らずに把握できる何かが必要なのです。」

ひとつのチームから始まった

Overstock.com にとって重要だったのは、経営陣が強制することなく、全員が自発的に使いたくなるツールを採用することでした。 イノベーションを起こし、成長を加速するために、チームメンバーが自然な方法で働ける環境を用意する必要がありました。 Asana は現在 Overstock.com の標準ツールとして作業の管理に使われていますが、社内で公式にこの決断を下した人物がいるわけではありません。

それでも、Asana の使用は自然に広がりました。 「最初は一つのチームがプロジェクト計画のために Asana を使い始めました。 その後、デザインチームが Asana でやるべき仕事を確認するようになりました。」 複数のチームが Asana で作業するようになると、全員が Advanced レポート機能やプライバシー管理などの機能を使えるように、Premium にアップグレードすることは理にかなっていました。 「そこからあらゆるチームや部署に広がり、現在ではすべてのチームが Asana で仕事をしています。」

Jaime 氏は Overstock.com における Asana の人気の秘密はその使いやすさにあると考えています。 「誰でも Asana プロジェクトを見れば状況をすぐに把握できます。 誰か新しい人を雇い、Asana へのアクセスを与えてこのチームに参加するように言うだけで、使い方を教える必要はありません。 とてもパワフルです。”

初日からスムーズな共同作業

Jaime 氏のチームが新製品をリリースするとき、それぞれのチームは初日から取り組むべきことに集中できます。 リリースの計画は 1 か所にまとめられており、チームは必要なタスクと期日を担当者に割り当てることができます。

Jaime 氏は、Asana はキャンペーンのクオリティが水準に達しているか確認するのにも役立っているといいます。 「Asana でグループとして働いていると、製品をリリースするにあたって必要な仕事のリストを作成するとき、最初から埋めるべき穴が明確になるので、後になって慌てたり、何かを忘れてスケジュールに遅れが生じたりすることがありません。」

これのよい例が Overstock.com の SEO チームです。 「製品・デザイン方面の人間として、普段 SEO に関わることはありません。 数年前までは、SEO チームと製品計画の情報を共有することすら考えていませんでした。その必要はないと思っていたからです。 そのため SEO チームは情報が得られず、結果も良いものではありませんでした。

現在私たちは Asana で同じプロジェクトで作業しており、SEO チームも私たちがどのような作業をしているか確認でき、計画段階から情報共有することがいかに重要かを実感しています。 Asana でこのプロセスの管理を始めてから SEO の状況が改善されていて嬉しく思います。」

コラボレーションは品質向上につながる

Jaime 氏によると、Asana を導入したことによる驚くべき成果の 1 つは、コラボレーションの活発化とチーム同士のコラボレーションに楽しさが芽生えたことです。 「新製品やデザインのプロトタイプのリンクを共有すると、チームメンバーがコメントで反応してくれます。 そのコメントがまた、面白いんです。」 とはいえ、Jaime 氏は Asana でこなせる仕事の量が増えたことにも驚いています。 「私たちの会社がどんな用途で Asana を使用しているか、すべてを挙げるのは大変です。」 いくつか例をご紹介します。

• 製品ロードマップ: Overstock.com のチームはあらゆる新製品を検討段階から Asana で扱うため、誰でも最初の段階から状況を把握できます。

• デジタルマーケティング: Overstock.com の SEO、SEM、そして有料広告戦略はすべて Asana で管理されています。

• 1on1 ミーティング: マネージャーは直属の部下との 1on1 ミーティングを Asana で管理し、プライバシー設定により限られた人しかアクセスできないようにしています。

• チームミーティング: Asana でチームミーティングの管理を始めたとき、Jaime 氏はミーティングの生産性の大幅な向上を実感しました。 ミーティングの議題はプロジェクト内で管理されているため、誰もが状況を正確に把握できます。

Asana では誰もがプロジェクトの内容を確認して状況をすぐに把握できます。 誰か新しい人を雇い、Asana へのアクセスを与えてこのチームに参加するように言うだけで、使い方を教える必要はありません。 とてもパワフルです。

Jaime Wilson 氏、Overstock.com、UX デザイン / 製品部門シニアディレクター

Overstock.com における仕事の品質向上を Jaime 氏は誇りに思っています。 「チームとして、私たちはお客様に最高の体験を提供したいと考えています。Asana でプロジェクトを完了したとき、私たちはその目標を達成できたという実感を得られるのです。」