この国際的な企業全体で活動するOnfidoのオペレーションチームの使命は、プロセスを改善し、各部署がより効率的かつ効果的に業務を行えるようにすることです。 つまり、不要な工数をかけずに、人々がより多くのことを達成できるように支援するということです。

オペレーション部長の Tom Booth 氏が 2019年 9月にオペレーションチームの 2 人目のメンバーとして加わって以来、チームは急速に成長し、オペレーションマネージャーの Naomi Shammas 氏を含む 28 人のメンバーがいます。

Ops チームの急成長は、Onfido 全体の軌跡を反映しています。 拡大を続け、収益目標を達成し、部門間のクロスファンクショナル性を促進するために、組織は、成長に合わせて拡張しながら、仕事をより効果的に整理および管理できるシステムを必要としていました。

スプレッドシートによる遅延

Tom 氏と Naomi 氏が入社する前、仕事管理にはスプレッドシートやメールが使用されていましたが、それらはすでにボトルネックとして特定されていました。 それらのツールは真の部門横断的な構造には適しておらず、情報は分断され、説明責任が欠如していました。

スプレッドシートには機密情報を扱う際に必要なセキュリティも欠けていたことが、さらに重要な問題でした。

Onfido は、連携を強化し、安全に拡張できる構造を確立するために、ツールを統合し、組織全体のプロセスを見直すことにしました。

部門横断的な連携と、全員の共通認識を築く上で、真のコラボレーションと可視性を実現するツールは、当社の Business のスケールアップに不可欠な存在です。

Tom Booth 氏、オペレーションディレクター

ニーズを特定する

部門横断コラボレーションと成長が Onfido のビジネスの中核であるため、チームは次のことが可能なツールを必要としていました。

• 収益オペレーションから新入社員のオンボーディングまで、組織全体のさまざまな部門に迅速に拡張し、適応できる

• 使いやすく、直感的で、価値の高い仕事に集中できる。

• テックスタック (Slack や Google Workspace など) とシームレスに統合できる

• リアルタイムで更新され、コラボレーションを円滑に行える

リーダーシップチームは、将来の急成長の中心となることを認識し、ワークマネジメントソリューションに投資するという迅速な戦略的決定を下し、迅速に行動しました。 最初の導入後、Asana が成長主導型の目標に最適であることがわかりました。

全員に適したツール

Tom 氏、Naomi 氏、そしてそのチームがチャンピオンとして活躍する Asana は、現在 Onfido の全社で使用されています。

社内のすべての部署が Asana を使ってプロジェクトのタイムラインを作成し、依存関係を特定し、全員が共通認識を持てるようにしています。 同様に、ミーティング、議題、アクションはすべて Asana で追跡されるため、重要な情報を見落とすことはありません。

オペレーションチームだけでなく、Onfido 全体で、非常にクロスファンクショナルな働き方をしています。 Business 全体の仕事の少なくとも 3 分の 1 は、「Squad」と呼ばれるチームで行われています。Squad は、共通の目標に向かって協力する、さまざまな部署の代表者からなる部門横断型チームです。

Tom Booth 氏、オペレーションディレクター

この部門横断ワークマネジメントが重要であることに加え、組織全体で仕事をマルチホームできることで連携が可能になったことも、Onfido の各部署が Asana を活用する理由です。また、各部署は Asana を自らのニーズに合わせて活用する方法も見出しています。

• ピープルオペレーションチームは、Asana を使用して、就職面接から休暇後の従業員の再入社まで、すべてのプロセスを追跡し、情報セキュリティを厳密に管理し、明確な監査証跡を作成しています。 全体的に見て、Asana を使用して以来、監査のパフォーマンスは飛躍的に向上しています。

• レベニューオペレーションチームは、顧客のフィードバックを自動的に Asana ボードに取り込み、顧客のニーズをより迅速に特定し、そのニーズに対応するための、明確なワークフローを設けています。 ルールとオートメーションが、この迅速で統一されたアプローチをさらにサポートします。

• テクニカルオペレーションズチームは、Asana を介して大規模で継続的なプロジェクトである営業エコシステムを管理しています。組織では DealHub や Salesforce などの商用プラットフォームを使用しています。 チームは、仕事の進展に合わせてサブタスクやタグを更新することを通じて、新しい製品をエコシステムへ追加するなどの大きな仕事を分解して整理することができます。

Asana はまさに理想的なツールです。すべての取り組みの情報を確認でき、チームとのコミュニケーション向上に役立ち、さらにステークホルダーの管理にも使えます。

Corey Hume 氏、Onfido、デザインプログラムマネージャー

迅速なオンボーディングと顧客とのより緊密なつながり

Asana を使うことで、時代遅れのツールによって生じたボトルネックを解消し、組織や個人のタスクにかかる時間を減らし、新しい目標を達成して拡大し続けるキャパシティを獲得しました。

プロセスを明確にすることで、レベニューオペレーションチームはこれまで以上に顧客との距離を縮めています。 ネットプロモータースコア (NPS) フィードバックを Asana に直接統合することで、まれに顧客が問題を提起した場合でもチームが迅速に課題を特定して対処できるようになり、顧客の不満の原因が不明に終わることは無くなりました。

ピープルチームは、各オンボーディングの準備にかかる時間を 16 時間から 10 時間強に短縮し、一人の従業員のオンボーディングにかかる時間を 2 時間から 1 時間半に短縮したと推定しています。

会社の継続的な成長を目指す中、この合理化は、人事チームが新しい目標を達成しながら新しいメンバーのオンボーディングを行うために不可欠です。

Asana なしでは、200 人から 400 人へと従業員を増やすことはできなかったでしょう。本当に苦労したことでしょう。

Sonia Krakowiak、ピープルオペレーションリーダー

オペレーションチームの Tom さんと Naomi さんにとって、Asana をビジネス全体のワークマネジメントレイヤーとして導入したことは大きな変革となりました。 リードタイム、プロジェクトの進捗、作業に要する時間を正確に把握できるため、全体的にリソース管理の効果と効率が向上しています。

共に次の超高速成長のステージに突入

今後も Tom さんと Naomi さんは、組織のアクション、プロセス、ツールができるだけ目的意識が高く、効率的であるよう努力を続けていきます。

一方、Asana を活用して Project Dovetail に取り組んでいきます。これは、会社の戦略、OKR、指標をまとめ、それらを各個人のタスクに明確に結びつけるというミッションです。

しかし、だからといって他の分野でペースを緩めるわけではありません。 Asana をスケーラブルなバックボーンとして活用することで、Onfido はすべての部署において今後の急成長に備えることができます。