Children's Health のマーケティングオペレーションの革命

2022年、Children's Health は、多様なマーケティング戦略を通じてリーチを拡大し、評判を高めるために、マーケティングオペレーションチームを立ち上げました。 ところが、チームはオペレーションの課題に直面しました。

• 断片化されたワークフロー: 9 種類以上の個別のプロジェクトシステムとチケット管理システムが存在するため、チームはサイロ化され、プロセスに一貫性がありませんでした。

• 非効率的なコラボレーション:連携していないツールにより、プロセスに時間がかかり、コミュニケーションのミスが頻繁に発生し、インパクトの大きなイニシアチブの進捗が遅れていました。

これらの課題に対処するため、マーケティングオペレーションチームは 2023年 1月にコラボレーティブワークマネジメントツールへの移行を決定しました。 目標は次のとおりでした。

• 仕事を一元管理: Asana を信頼できる唯一の情報源として活用することで、可視性を向上させ、部門全体の会議の必要性を減らし、ワークフローを合理化する。

• プロセスを標準化:一貫性のあるプロジェクトマネジメントのフレームワークにより、部署間のチームの連携が強化され、優先事項が明確化されました。

• スケーラビリティの実現:時間を節約し、リソースを集中させることで、チームはインパクトの大きなイニシアチブを優先できるようになり、組織がより多くの患者の家族に手を差し伸べ、主要目標を達成することに貢献します。

Children's Health はわずか 16 か月で、マーケティングおよびコミュニケーション部門全体にコラボレーティブワークマネジメントを導入することに成功し、チームの働き方や工数の優先順位付けの方法を変革しました。 チームは Asana を革新的に活用したことで、マーケティング先進企業部門ワークイノベーション賞を受賞しました。これは、家族やコミュニティへのインパクトを強化しながら、工数を拡大する能力を示すものです。

Children's Health では、マーケティングとコミュニケーションが組織をつなぐ重要な役割を果たしています。 マーケティング活動を Asana で一元化することで、コラボレーションが効率化され、患者さんやご家族の方々に期待通りの成果を提供できるようになりました。

フェルナンド・フェルナンデス、EVP、マーケティング・コミュニケーション部門チーフオフィサー

戦略計画を簡素化してより良い成果を得る 

コラボレーティブワークマネジメントを導入する以前は、マーケティング部署はプレゼンテーション、文書、スプレッドシートを使って戦略計画を管理していました。 Asana に移行することで、チームは計画プロセスを一元化し、ワークフローを自動化し、より一貫性のあるシステムを構築しました。

計画の一元化で連携を実現

• 戦略計画は Asana で専用プロジェクトとして構築され、すべての計画作業の中心となる拠点を構築します。

• マーケティング部署全体のチームは同じ戦略計画に基づいて業務を行うため、可視性が向上し、マーケティング部門以外のチームにも情報が提供され、個別の文書やツールが不要になります。

• 計画プロセスを標準化することで、チームはワークフロー全体の一貫性を確保し、仕事の見落としを防ぐことができます。 

• 1 つのタスクを複数のプロジェクトに追加できる複数プロジェクトに追加機能を使うことで、チームは戦略計画のタスクをクリエイティブキューにつなげ、すべてのキャンペーンアセットを 1 か所で追跡できるようになります。

集中力の向上がもたらす測定可能なインパクト

• リアルタイムのダッシュボードにより、チームやリーダーは仕事量やプロジェクトの進捗を可視化できます。これにより、リソースの割り当てが改善され、問題となりうる点を早期に特定して戦略的なプロジェクトを順調に進めることが可能になります。

• 計画プロセスを自動化し、非効率な作業を排除することで、マーケティングチームは優先度の高いイニシアチブに集中するキャパシティを増やし、2023年の目標である戦略的な仕事に時間の 80% を費やすことを実現しました。

合理化されたキャンペーン管理で結果を出す

マーケティングおよびコミュニケーション部署は、メールマーケティングキャンペーン、ターゲットを絞ったデジタル戦略、マルチメディアコンテンツなどのイニシアチブを通じて、組織の全国的な評判を高める上で重要な役割を担っています。 

以前は、サイロ化されたツールで大量のキャンペーンを管理していたため、非効率性、コミュニケーションのミス、遅延が発生していました。 Asana で業務を一元化することで、これらの課題が解決され、コラボレーションが改善され、可視性が維持され、成果の達成が加速されました。

仕事の統合でキャンペーンタイムラインを短縮

• すべてのマーケティング活動を単一のプラットフォームで管理することで、キャンペーンの管理を最初から最後まで一元化できます。

• 部門横断チームと外部エージェンシーパートナーは共有プロジェクトで作業を行うため、コミュニケーションの誤解が減り、調整が改善されます。

• ダッシュボードとポートフォリオビューにより、チームの仕事量をリアルタイムで可視化できるため、プロジェクトを順調に進め、締め切りを守ることができます。

• キャンペーンのワークフローを標準化することで、クリエイティブアセットの計画と実行を迅速化し、市場投入までの時間を短縮し、高品質の成果物を生み出すことが可能になります。

コラボレーションツールでチーム間の連携を強化

• リアルタイムの情報更新とオートメーションにより、チームは情報更新の追跡ではなく、革新的なキャンペーンの計画にもっと時間を費やせるようになります。

• Asana のレポートダッシュボードにより、キャンペーンの結果を報告する時間が 80% 削減されました。Asana のレポートダッシュボードは、インサイトをより迅速に提供し、測定プロセスを効率化します。

• ポートフォリオビューは、完了したタスクの合計数など、プロジェクトの重要な統計情報を可視化し、ポストモーテムレビュー中にインサイトを提供することで、チームがプロセスを継続的に改善するのに役立ちます。

クリエイティブ制作を変革して、実行と納品を迅速化

コラボレーティブワークマネジメントを採用する前は、マーケティングイニシアチブのクリエイティブリクエストはメールで管理されており、非効率性や一貫性のないワークフローを招いていました。 常に約 150 件のクリエイティブアセットがキューにあるため、チームは受け付けと制作のプロセスを合理化し、高品質な作品の制作に専念できるようにするソリューションを必要としていました。 Asana はクリエイティブ制作プロセスを変革しました。

フォームとワークフローの標準化で効率が向上

• ビデオ、写真、メール、印刷物の制作など、クリエイティブリクエストは、アセットタイプやプロジェクトのニーズに合わせてカスタマイズされた受け付けフォームを通じて提出されます。

• フォームでは、カスタムフィールドを使ってタイムライン、アセットタイプ、優先度などの重要な詳細を事前に取り込むことで、リクエストが完了した状態で次のステップに進めるようになっています。

• 承認済みのリクエストは、進行中のプロジェクトに変換されます。 タスク、タイムライン、チームメンバーは、プロジェクトテンプレートに基づいて自動的に割り当てられるため、ワークフローが合理化され、一貫性が確保されます。

• 柔軟なプロジェクトテンプレートを使用することで、チームは独自のニーズに合わせてタイムラインや依存関係を調整できるため、プロジェクトを順調に進めながら、設定時間を短縮できます。

効率とリソース管理の改善 

• ポートフォリオビューでは、デザイナーの仕事量に関するインサイトをリアルタイムで確認できるため、マネージャーはキャパシティのバランスを取り、プロジェクトの割り当てを効率化できます。 これにより、ワークロードの可視性が 25% 向上し、デザイナーが緊急プロジェクトを優先する能力が 95% 向上しました。

• 受け付けフォームを通じてプロジェクトの詳細を取得することで、効率が 25% 向上し、リクエスト 1 件あたり 2.5 時間、2024 年第 1 四半期と第 2 四半期を通して合計 115 時間の節約が実現しました。

• 新しい動画および写真レポートにより、そのチームの仕事の可視性が 98% 向上し、調整と意思決定が改善されました。

• 共有プロジェクトにより、チーム間や外部パートナーとの円滑なコラボレーションが促進され、部門横断コラボレーションが動画および写真プロジェクトで 95%、メールマーケティングのワークフローで 25% 向上しました。

• ワークフローの標準化により、クリエイティブアセットのプロジェクト作成時間が 20% 短縮され、動画および写真プロジェクトのプロジェクト作成時間が 80% 短縮され、クリエイティブアセットの市場投入までの時間が 45% 短縮されました。

子どもたちにとってより明るい未来を創造する

コラボレーティブワークマネジメントによって業務の効率が高まり、改善されたことで、チームはマーケティング活動を次のレベルに引き上げる準備が整いました。ワークフローを合理化し、コラボレーションを改善し、子供たちの生活をより良くするという Children's Health のミッションを支えるインパクトのあるキャンペーンを実施することが可能になります。