AWINは 20 年前の設立以来、順調に業績を伸ばしてきました。 しかし、こうした実績をもってしても、新型コロナウイルス感染症の蔓延をきっかけとした需要の急拡大への対応は容易ではありませんでした。 プロジェクトが大型化し、より複雑になり、締め切りが厳しくなる中で、 縦割りの各部署がスプレッドシートやメールで連携を取ろうとしても、もはや効率的には動けません。 しかも、そのスタイルは AWIN のもつ将来的なビジョン、つまり、週 4 日勤務が世界の主流となるという考え方とは両立しませんでした。 そこでプロセスを最適化し、働き方を工夫して、試験的に週 32 時間労働を導入するという目標のもとに、AWIN は、全社共通で使用できるワークマネジメントツールの選定を開始したのです。

仕事を管理するために最適なプラットフォームを求めて

AWIN がワークマネジメントツールを使うのはそれが初めてではありませんでした。 複数の部署で、業務管理のためにそれぞれツールを利用してきたからです。 しかし、このことが部署間の分断につながり、連携を難しくしている原因でした。 AWIN に必要だったのは、情報の整理をシンプルにし、すでに会社で使用しているMicrosoft TeamsやJiraなどのシステムと連携できるプラットフォームでした。 この時点で、マーケティングチームの従業員 30 名がすでに Asana を使用していました。 中でもシニアマーケティングマネージャーの Alexandra Bietz さんが Asana を気に入り、社内のあちこちでこのプラットフォームの良さを宣伝していました。 マーケティングチームの応援は Asana にとって追い風となりましたが、それでも Asana が選ばれたのは、ほかのさまざまなツールを試して評価を行った後のことでした。

Asana が第一候補として挙がった理由は、直感的でユーザーにとって使いやすいインターフェイスと、会社全体の業務が見える化される透明性の高さでした。

ブラックフライデーのキャンペーンで Asana を試す

Asana を採用した AWIN は、全社的に導入するには、具体的にその有効性を示すことが一番だと考えました。 まず、ドイツのセールスチームで Asana のプラットフォームを試験的に導入し、ブラックフライデーのキャンペーン管理を Asana だけを使って行いました。 小売業界の勝負の日であるブラックフライデーの準備には、大量のコミュニケーション、交渉、調整が含まれます。 セールスチームはこのすべてを Asana で見事に行い、プラットフォームの使用感について非常に前向きなフィードバックを寄せました。

ブラックフライデーの期間は、一度に 600 のタスクをこなすことも珍しくありません。 タスク内でコミュニケーションを取り、同時に進捗状況を確認できる機能は、大きなメリットでした。

Felix Witte 氏、AWIN AG、コーポレートデベロップメント & ストラテジーディレクター

この成功を経験した Awin は会社全体で Asana を導入しました。 使いやすさのおかげで、Asana はたちまち大多数の従業員に受け入れられました。 テクノロジーに強い従業員たちが、「ルール」などのオートメーション機能やステータス更新を真っ先に使いはじめる一方、 Asana をなかなか使いこなせない人たちも、基本のタスクリストから始めて、新しい働き方に慣れていきました。 Asana のカスタマーサクセスチームが、プラットフォームを使って何ができるのかを具体的に紹介する特別な導入支援も実施しました。 プラットフォームの活用のレベルはさまざまでも、社内における透明性は劇的に改善され、その効果をすぐに AWIN の社員全員が感じるようになります。

現在 AWIN のコーポレートデベロップメント & ストラテジー部門を統括している Felix Witte さんは、Asana の強力なチャンピオンです。 Felix 氏によると、Asana ほど導入も定着もスムーズだったプラットフォームは他にありません。 「Asana はかゆいところに手の届く小さな機能を積み重ねて、すばらしい価値を生み出します」と Witte さんは絶賛しています。 なお Witte さんにとって、Asana でうれしいことの一つが、会議中にすぐ To-Do を従業員に割り当てられるため、議事録を作る必要がなくなったことだそうです。

これまで、Asana ほど導入も定着もスムーズだったプラットフォームは他にありません。 はじめは社内を説得しなくてはなりませんでしたが、今では同僚たちのほうが私以上に Asana のチャンピオンになっています。

Felix Witte 氏、AWIN AG、コーポレートデベロップメント & ストラテジーディレクター

効率アップによる週 4 日制の実現

Asana によるオートメーションと効率アップにより、Awin は週 4 日勤務の試験的導入に成功しました。 この変化に期待を膨らませた従業員は、Asana で仕事をよりシステマティックに組み立てる意欲をさらに高めました。 その結果、業務の合理化が進み、リソースも効果的に活用できるようになりました。

Asana によって改善されたプロセスには次のようなものがあります。

• 世界各地のマーケティングチーム: 分断されていた各地のマーケティングチームが、互いに簡単にコラボレーションできるようになりました。 現地リーダーだけでなく、さらに上層部とも直接の意思疎通ができるため、グローバルキャンペーンの調整や知識の共有がシンプルに行えます。

• 複数の関係者が関わるグローバルプロジェクトの管理が格段に簡単になりました。 たとえば、AWIN Access は小規模なオンラインショップ向けの新しいサービスですが、 このプロジェクトの立ち上げには各国のさまざまなチームが加わり、全体で数百件ものサブタスクが発生しました。 しかし Asana のおかげで、プロジェクトは何の支障もなく実施できたといいます。

• AWIN とそのパートナーによる新規オファーは、Asana で手軽にやり取りされています。 誰でも Asana で自分に関連のある情報を確認できるので、世界中にメールを送ったり、複雑なスプレッドシートを使ったりする必要がありません。

• 報告業務: 報告業務も自動化されてシンプルになりました。 Witte さんのデベロップメント & ストラテジー部署のようなチームでは、報告のために毎月同じデータを追跡する必要がありません。 リクエストも自動化され、誰の手も煩わせずにデータを入手できます。

総合的に見て、Asana によって透明性が改善されたことが、Awin に素晴らしい変化をもたらしました。 プロジェクト計画の全体を把握し、依存関係にあるタスクを視覚化できるため、従業員は自分の仕事やリソースをより効率的に管理できるようになりました。 今では世界各地のチームでコミュニケーションがとりやすくなり、部門横断的な仕事の調整も大幅に改善されました。

今まで膨大なメールのやり取りで混乱していたのが嘘のようです。 プロジェクトの関係者は Asana ですべてを追跡できるので、スプレッドシートにごちゃごちゃとタスクをまとめる必要もありません。

Felix Witte 氏、AWIN AG、コーポレートデベロップメント & ストラテジーディレクター

未来を見据えて

今 Awin は、Asana を使って目標と主要な結果 (OKR) の管理を始めたところです。 Witte さんとそのチームが先に立って始めたプロジェクトですが、現在では会社の全員が、自分の仕事が会社の目標にどう貢献しているかを確認できます。 この OKR は経営管理に欠かせないツールとなり、Awin の経営陣は OKR、そして Asana そのものを活用し、チームが最善のパフォーマンスを出せるよう、後押しをする方法を今後も模索していく考えです。