Onboarding dei dipendenti

Un onboarding dei dipendenti modello è un documento strutturato che raccoglie tutte le attività, le informazioni e le scadenze necessarie per guidare un neoassunto dal primo giorno fino alla piena operatività. Utilizzarlo ti permette di standardizzare l’inserimento, ridurre gli errori e offrire a ogni persona la stessa esperienza di qualità.

Un modello per l’onboarding efficace è molto più di un semplice elenco di attività: è la tua opportunità per fare una buona impressione fin dal primo giorno. Il processo di inserimento dei dipendenti ti permette di preparare i neoassunti al loro nuovo ruolo, stabilire metriche chiare per il successo e far sentire ogni persona parte della tua azienda fin da subito.

Un’esperienza di onboarding strutturata non è mai stata così importante quanto adesso. Con l’aumento del burnout e della sindrome dell’impostore, le aziende cercano in ogni modo di dare il benvenuto ai nuovi dipendenti. Un modello per l’onboarding dei dipendenti gratis e modificabile ti dà la struttura necessaria per raggiungere questo obiettivo in modo coerente e ripetibile.

Perché usare un modello per l’onboarding dei dipendenti?

Un modello di piano per l’onboarding dei dipendenti è un modo per standardizzare il processo di inserimento dei neoassunti. Con un programma unificato, puoi assicurarti che i membri del team dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio fin dal primo giorno. I vantaggi principali sono tre:

• semplifica e automatizza il processo di inserimento;

• fornisce ai neoassunti le informazioni necessarie per essere produttivi rapidamente;

• crea un’esperienza di onboarding coerente per i team in presenza e da remoto.

Semplifica il processo

Un modello di checklist per l’onboarding raccoglie in un unico posto tutte le attività, i documenti e le informazioni che il tuo nuovo dipendente deve completare e leggere per prepararsi al suo nuovo ruolo. Invece di affidarsi alla propria memoria o a email sparse, il neoassunto ha una guida chiara e completa a cui fare riferimento in qualsiasi momento.

Se creato in uno strumento di project management, il modello per l’onboarding offre vantaggi ancora maggiori. Puoi assegnare automaticamente le attività ai responsabili giusti, impostare date di scadenza e monitorare i progressi in tempo reale. L’automazione dei flussi di lavoro riduce il lavoro manuale ripetitivo e garantisce che nessun passaggio venga dimenticato, anche quando il tuo team gestisce più inserimenti contemporaneamente. Il risultato è un processo di onboarding dei dipendenti più rapido, coerente e meno soggetto a errori.

Fornisci ai membri del team le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio

Fornire ai nuovi assunti gli strumenti per svolgere il loro ruolo è fondamentale. Quando chiarisci cosa ti aspetti dalle persone nella prima settimana, nel primo mese e persino nel primo anno di lavoro in azienda, permetti loro di comprendere chiaramente ciò di cui hanno bisogno per lavorare al meglio.

Questo non va solo a vantaggio dei neoassunti, ma, a lungo andare, aumenta anche la soddisfazione dei dipendenti. Quando i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro, è meno probabile che provino sensazioni negative sul luogo di lavoro, come il burnout e la sindrome dell’impostore. Secondo la nostra ricerca, il burnout e la sindrome dell’impostore, che colpiscono principalmente i lavoratori più giovani, causano un calo del morale, problemi di comunicazione, mancanza di coinvolgimento, aumento degli errori e persino abbandono del posto di lavoro.

Dai il benvenuto ai membri del team virtuale

Avere un modello chiaro per l’onboarding dei dipendenti è particolarmente importante per l’onboarding da remoto. I dipendenti che lavorano da remoto non avranno molte occasioni per interagire di persona con te o con il loro team virtuale. Spiegare in modo chiaro cosa devono fare, quali strumenti usare per comunicare e come possono iniziare immediatamente a fare la differenza li incoraggia, a prescindere da dove lavorano.

Ciò è particolarmente importante per i dipendenti che lavorano in fusi orari diversi. Se non puoi essere online quando lo sono loro, diventa ancora più fondamentale fornire ai nuovi assunti un elenco chiaro di cose da fare per aiutarli a iniziare da soli.

Come creare un modello per l’onboarding dei dipendenti

Per creare un piano di onboarding efficace, segui questi sei passaggi. Ogni fase ti aiuta a costruire un modello completo e personalizzabile per il tuo team.

1. Definisci gli obiettivi dell’onboarding. Prima di tutto, stabilisci cosa vuoi che il neoassunto sappia, sappia fare e abbia completato alla fine del processo. Obiettivi chiari ti aiutano a misurare il successo e a identificare eventuali lacune.

2. Mappa le fasi del processo. Suddividi l’onboarding in fasi concrete: pre-onboarding (prima del primo giorno), primo giorno, prima settimana e primi 30-60-90 giorni. Ogni fase dovrebbe avere attività e traguardi specifici.

3. Crea una checklist per ogni fase. Per ogni fase, elenca tutte le attività necessarie: dalla compilazione dei documenti amministrativi alla configurazione degli strumenti di lavoro, dalle presentazioni con il team ai primi progetti. Una checklist onboarding neoassunti dettagliata garantisce che nessun passaggio venga saltato.

4. Assegna le responsabilità. Non tutto ricade sulle Risorse umane. Identifica chi è responsabile di ogni attività, che si tratti del team HR, del responsabile diretto o di un mentore assegnato. Distribuire le responsabilità rende il processo più fluido.

5. Stabilisci traguardi e momenti di verifica. Inserisci dei check-in regolari, per esempio alla fine della prima settimana, del primo mese e del terzo mese. Questi momenti ti permettono di raccogliere feedback, rispondere alle domande e correggere il percorso se necessario.

6. Raccogli feedback e migliora il modello. Dopo ogni ciclo di onboarding, chiedi ai neoassunti cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato. Usa queste informazioni per aggiornare il modello e renderlo più efficace nel tempo.

Modello di Asana per l’onboarding dei dipendenti

Investendo seriamente nel processo di onboarding, mettiamo i nuovi dipendenti in quelle che riteniamo essere le condizioni migliori per svolgere il loro lavoro. Lo facciamo creando visibilità e fornendo a ogni neoassunto una chiara comprensione di come sarà il processo.

Non si tratta del solito modello per l’onboarding dei dipendenti. Il nostro modello gratuito include alcune delle pratiche principali che adottiamo in Asana per far sentire ogni persona la benvenuta sin dal primo giorno. Tutti i nuovi assunti ricevono una checklist per l’onboarding che viene personalizzata dal responsabile prima che inizino, includendo tutte le informazioni rilevanti sul lavoro: riunioni, check-in, progetti e attività di onboarding.

Creare questa fonte centrale di informazioni, e renderla fruibile, dà ai dipendenti un’idea chiara di ciò che dovrebbero fare fin dall’inizio. Il modello è completamente modificabile, così puoi adattarlo alle esigenze specifiche del tuo team e della tua azienda. Semplifica il modo in cui i neoassunti cercano e ottengono informazioni, consentendo loro di trovare facilmente documenti aziendali e informazioni importanti, come la descrizione del lavoro, i documenti per i nuovi assunti, le politiche aziendali e le informazioni sul vademecum del dipendente.

Elementi chiave di un modello per l’onboarding dei dipendenti

Per aiutare i nuovi assunti a lavorare al meglio, non hai solo bisogno di un modello per l’onboarding dei dipendenti efficace, ma devi anche sapere come usarlo. Per rendere questo modello il più utile possibile per tutti i nuovi membri del team, assicurati di:

• stabilire aspettative e tempistiche per quando e come il lavoro dovrebbe essere portato a termine;

• specificare le date di scadenza per ogni azione da attuare;

• trasformare il modello in un documento dinamico che il nuovo dipendente può aggiornare in tempo reale con domande, apprendimento di nuove conoscenze e passaggi successivi;

• delineare l’intero piano di onboarding del neoassunto dall’inizio alla fine.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un’attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, utilizza le sottoattività per monitorarla. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell’attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati ti permettono di contrassegnare, ordinare e filtrare le attività in modo efficace. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all’email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, i campi personalizzati possono essere condivisi tra attività e progetti per assicurare coerenza all’interno dell’organizzazione.

• Multihoming. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma troppo spesso il lavoro resta in un unico posto. Se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Con il multihoming su Asana, puoi ridurre il lavoro duplicato e aumentare la visibilità tra i team aggiungendo attività a più progetti. Visualizza le attività nel loro contesto, chi sta lavorando a cosa e mantieni organizzato il tuo team e tutte le sue attività.

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L’integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l’integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Gmail. Grazie all’integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Devi fare riferimento a un’attività di Asana mentre componi un’email? Invece di aprire Asana, usa l’add-on di Asana per Gmail per cercare quell’attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

• Microsoft Teams. Con l’integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams alle attività su Asana, direttamente da Teams. Puoi anche creare, assegnare e visualizzare attività durante una riunione su Teams, senza dover passare al browser.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Trasforma le domande rapide e le azioni in attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

Best practice per l’onboarding dei dipendenti

Per ottenere il massimo dal tuo processo di onboarding dei dipendenti, tieni a mente queste best practice, basate su ciò che funziona davvero nelle aziende che investono nell’esperienza dei neoassunti.

• Inizia prima del primo giorno. Invia al neoassunto una email di benvenuto con informazioni pratiche, accessi agli strumenti e una panoramica di cosa aspettarsi. Il pre-onboarding riduce l’ansia e permette di essere operativi più rapidamente.

• Assegna un mentore o un buddy. Affianca al neoassunto una persona di riferimento a cui rivolgersi per domande quotidiane. Avere un punto di contatto dedicato accelera l’integrazione nel team.

• Definisci obiettivi chiari per i primi 30, 60 e 90 giorni. Stabilire traguardi misurabili dà al neoassunto una direzione precisa e ti permette di valutare i progressi in modo oggettivo.

• Pianifica check-in regolari. Prevedi incontri settimanali durante il primo mese e bisettimanali nei mesi successivi. Questi momenti servono a rispondere alle domande, fornire feedback e aggiustare il percorso.

• Raccogli feedback dai neoassunti. Al termine del periodo di onboarding, chiedi ai nuovi dipendenti di valutare la loro esperienza. Le loro osservazioni sono preziose per migliorare il processo per le assunzioni future. Per approfondire, consulta la nostra guida completa con checklist e modelli per l’onboarding.

• Misura i risultati dell’onboarding. Monitora indicatori come il tempo necessario per raggiungere la piena produttività, il tasso di fidelizzazione a 6 e 12 mesi e la soddisfazione dei neoassunti. I dati ti aiutano a capire cosa funziona e dove intervenire.

Domande frequenti sui modelli per l’onboarding dei dipendenti

Conclusione

Un onboarding dei dipendenti modello ben progettato fa la differenza tra un neoassunto che si sente spaesato e uno che diventa produttivo e coinvolto fin dalle prime settimane. Che tu stia strutturando il processo per la prima volta o voglia migliorare quello esistente, un modello ti dà la base per offrire a ogni persona un’esperienza di inserimento coerente, completa e accogliente. Con il modello gratuito di Asana puoi iniziare subito a organizzare l’onboarding del tuo team in modo più efficace.