Team virtuale: dieci modi per sviluppare una cultura collaborativa

Se abbiamo imparato una cosa nel 2020, è che il lavoro da remoto è possibile. I falsi miti secondo cui i team virtuali sarebbero meno produttivi, sarebbe impossibile creare legami attraverso uno schermo o il lavoro da remoto riduca le opportunità di crescita professionale sono stati ufficialmente sfatati. 

Secondo il resoconto sullo stato del lavoro da remoto del 2020, quasi il 70% dei lavoratori a tempo pieno negli Stati Uniti ha lavorato da casa durante la pandemia di COVID-19. Con un numero sempre maggiore di team che lavorano da casa e molte organizzazioni che offrono la possibilità di lavorare da remoto a tempo pieno, è fondamentale che manager e leader capiscano cosa rende i team virtuali così efficienti.

In qualità di manager di un team virtuale, probabilmente ti sarai chiesto come coltivare una forte cultura del team in un mondo remoto, creare flussi di lavoro efficaci ed efficienti e combattere la solitudine e la mancanza di motivazione. Ecco alcune soluzioni.

Come gestire i team virtuali

Gli elementi chiave per guidare e gestire un team virtuale di successo non sono poi così diversi da quelli necessari per i team tradizionali. Tuttavia, l’implementazione di questi elementi in un team virtuale è particolarmente importante per creare un ambiente in cui i membri del team siano coinvolti, produttivi ed efficienti:

• Fiducia: la fiducia responsabilizza i tuoi colleghi, rende tutti più flessibili e crea un ambiente di lavoro più gratificante sin dall’inizio. Incoraggia il tuo team ad assumersi rischi ragionevoli e a risolvere i problemi da soli quando è il caso.

• Motivazione: quando non puoi congratularti con i membri del tuo team per aver raggiunto un obiettivo o fare una chiacchierata motivazionale durante il pranzo, devi trovare modi più creativi per mantenere tutti coinvolti e motivati.

• Autonomia: non puoi monitorare ciò che fa il tuo team quando lavora da casa, e non dovresti nemmeno farlo! Dai loro l’autonomia di organizzarsi e confida che porteranno a termine il loro lavoro in tempo. Non è un problema se fanno il bucato a metà giornata lavorativa, purché rispettino le scadenze.

• Comunicazione: forse uno degli elementi più impegnativi ma cruciali per guidare un team virtuale di successo è una comunicazione chiara ed efficace. Le interazioni faccia a faccia saranno probabilmente rare, quindi dai la priorità a una comunicazione efficace sul luogo di lavoro per garantire che i membri del tuo team si sentano ascoltati, considerati e supportati.

• Collaborazione: oltre a una mentalità incentrata sul lavoro di squadra, dovrai anche fornire al tuo team gli strumenti giusti per migliorare la collaborazione sul luogo di lavoro. Documenti condivisi, strumenti di messaggistica e strumenti di gestione del lavoro in collaborazione sono componenti chiave per far funzionare un team virtuale.

Tieni a mente questi elementi chiave quando gestisci il tuo team remoto, ma sappi anche che ci sono altri fattori che costituiscono le basi per un team virtuale di successo. Ecco una carrellata dei nostri consigli preferiti per assumere e guidare un team remoto altamente collaborativo e performante.

1. Assumi il team giusto

Il lavoro da remoto apre un mondo completamente nuovo di opportunità e sfide. Non si è più limitati a trovare persone nella propria zona e si può assumere da un bacino di talenti molto più ampio. Tuttavia, i team geograficamente distribuiti devono fare affidamento su qualcosa di più del semplice talento. I membri del team devono dimostrare eccellenti capacità di comunicazione ed essere autosufficienti, orientati ai risultati e in grado di mantenere la motivazione in un ambiente isolato.

Il falso mito secondo cui i team virtuali sarebbero meno produttivi rispetto a quelli tradizionali è stato sfatato durante la pandemia. Infatti, il 75% delle persone ha dichiarato di essere altrettanto o più produttivo quando lavora da casa. 

Per trovare le persone giuste per il tuo team virtuale, poni domande specifiche sulla loro etica del lavoro durante il colloquio per avere un’idea migliore in merito al fatto che possano lavorare bene o meno da remoto. Ecco alcuni esempi:

• Perché preferisci lavorare da casa?

• Di cosa hai bisogno nel tuo spazio di lavoro fisico per lavorare in modo produttivo?

• Come fai a mantenere la concentrazione sulle tue attività?

• Come fai a staccare dal lavoro alla fine della giornata?

Dovresti anche considerare le dimensioni del tuo team. Pensa agli sport di squadra: nella maggior parte degli sport, le squadre sono composte da 5 a 12 giocatori in campo. Non appena aggiungi altri membri al team (al lavoro o nello sport), rischi che le persone sentano che il loro contributo a un progetto non è più così importante. Questo effetto è chiamato "social loafing" ed è un buon motivo per limitare il numero di membri del team a un massimo di 10.

2. Crea un’esperienza di onboarding inclusiva

L’onboarding dei membri di un team virtuale è un processo completamente diverso rispetto a quello del personale in un ufficio. Dovrai creare opportunità per i nuovi membri di conoscere i loro colleghi del team, perché non si incontreranno per caso nel corridoio.

Ecco alcune idee per creare un’esperienza di onboarding più memorabile e inclusiva per i tuoi dipendenti da remoto.

• Invia un pacchetto di benvenuto: per far sentire l’accoglienza al nuovo membro del team e creare entusiasmo per l’ingresso in azienda, potresti inviare un pacchetto di benvenuto per posta. Che si tratti di una tazza con il logo dell’azienda, di un buono regalo per un caffè o di un set di cancelleria con il brand, i nuovi assunti apprezzeranno il gesto.

• Prepara tutto: oltre a inviare regali, assicurati che il nuovo membro del team abbia tutto ciò di cui ha bisogno prima della data di inizio. Che si tratti di un laptop, delle nuove informazioni di accesso o di un telefono, prepara tutto in tempo, così potrà iniziare subito a lavorare.

• Assegna un mentore: un programma di mentorship è un altro modo per far sentire accolto il nuovo membro del team. I mentori possono rispondere a tutti i tipi di domande che i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio nel porre al loro manager, e sono di grande aiuto per ridurre al minimo la sindrome dell’impostore. 

Secondo la nostra ricerca, quasi 8 nuovi assunti su 10 hanno riferito di aver provato un senso di insicurezza legato ai risultati lavorativi nel 2020. Avere una persona designata con cui chiacchierare e a cui rivolgersi per le domande può aumentare la fiducia del nuovo membro nei primi mesi di lavoro. I mentori possono anche fungere da guide per comprendere la cultura aziendale.

3. Crea una cultura aziendale solida

La cultura aziendale è costituita dagli obiettivi aziendali, dai valori aziendali, dalle persone e dalle interazioni tra di loro. Una cultura aziendale forte ti consente di creare pratiche orientate al team, ridurre gli attriti tra i membri del team, garantire uno spazio di lavoro inclusivo e collegare tutto ciò che fai alla missione della tua azienda. Definendo obiettivi comuni e condividendo una visione chiara, alimenterai efficacemente i risultati aziendali e la salute della tua organizzazione.

Studi recenti dimostrano che, nonostante un numero crescente di team lavori da remoto durante la pandemia, la cultura aziendale rimane un fattore importante nella decisione di candidarsi o meno per un lavoro. Infatti, l’86% ha dichiarato che la cultura aziendale è un fattore da abbastanza a molto importante nella loro decisione.

Una cultura aziendale forte può essere percepita dal tuo team, ma si manifesta anche attraverso il lavoro che svolge e nel modo in cui la tua organizzazione è vista dall’esterno. I potenziali candidati controlleranno i tuoi social media, i siti di recensioni di lavoro e le informazioni sul tuo sito web per farsi un’idea della tua cultura aziendale. Se stai assumendo, assicurati che questi canali riflettano la cultura che hai creato!

4. Definisci chiaramente i processi di lavoro

Come parte del processo di onboarding (o transizione verso un’azienda remota), è necessario definire chiaramente i processi. Lavorare da casa offre ai tuoi colleghi una libertà che probabilmente non avrebbero in un ufficio. Sebbene questa libertà sia un aspetto positivo e rappresenti uno dei motivi per cui il tuo team lavora da remoto, la mancanza di interazione faccia a faccia può anche creare incomprensioni e problemi di comunicazione.

Ci sono diverse aree in cui i processi e le regole di lavoro dovrebbero essere chiaramente stabiliti. Ad esempio, poiché il 44% dei lavoratori da remoto non ritiene necessario vestirsi in modo formale per una videochiamata, potresti voler impostare un determinato galateo aziendale per le riunioni online. 

Per evitare problemi di comunicazione e conversazioni perse, utilizza un piano di comunicazione per definire chiaramente quali canali utilizzare per ogni tipo di comunicazione. Slack è ottimo per aggiornamenti rapidi o conversazioni private, ma le domande specifiche del progetto sono probabilmente meglio comunicate in un documento o software condiviso.

Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro del 2021, il 60% del tempo di una persona al lavoro è dedicato ad attività superflue (ad esempio, comunicazioni sul lavoro, ricerca di informazioni, passaggio da un’app all’altra, ecc.). Tutto questo tempo dedicato ad attività manuali e duplicate anziché allo svolgimento di mansioni qualificate può avere un impatto negativo sulle prestazioni del tuo team. Definire chiaramente i processi di lavoro può ridurre al minimo la quantità di lavoro improduttivo che il tuo team deve affrontare. 

5. Comunica efficacemente

Tutti abbiamo sentito parlare della magia della comunicazione eccessiva. Sebbene sia importante assicurarsi che tutti siano sempre aggiornati, può anche essere estenuante. Piuttosto che comunicare in eccesso, concentrati sulla comunicazione efficace. 

Chiediti se sia necessario fornire un feedback su qualcosa o se puoi fidarti della persona responsabile per gestire la situazione senza il tuo contributo. Valuta se partecipare o meno a una riunione sarà utile a te e agli altri partecipanti o se invece puoi semplicemente leggere le note in un secondo momento. E, soprattutto, assicurati sempre che il valore che stai aggiungendo a un progetto sia superiore a quello che potresti fornire con il tuo tempo. 

Quando ti viene richiesto un contributo o la tua presenza, comunica in modo efficace:

• Arriva subito al punto. Fornisci un feedback gentile ma schietto. Guida sempre il team partendo dal presupposto che tutti stiano dando il meglio. Quando qualcosa non soddisfa le tue aspettative o gli standard del progetto, fornisci un feedback chiaro e costruttivo in modo che tutti sappiano come migliorare il proprio lavoro.

• Mantieni aggiornati solo i membri del team pertinenti. Se il tuo collega del reparto IT non è in grado di aiutarti a risolvere il problema, non ingombrare la sua casella di posta già stracolma.

• Specifica le date. Assicurati che ogni attività o progetto abbia una data associata, per evitare di rimanere bloccati in un ciclo di follow-up.

• Invia l’ordine del giorno. Le riunioni sono molto più efficienti e divertenti quando c’è un ordine del giorno da seguire. Consente ai membri del tuo team di capire cosa verrà trattato e quanto tempo durerà la riunione. Per iniziare, prova il nostro modello di ordine del giorno per le riunioni.

Non sottovalutare la mancanza di segnali visivi e del linguaggio del corpo che i team virtuali devono affrontare. Interagisci regolarmente con i tuoi colleghi per assicurarti che tutti si sentano parte del team e che si possano evitare i malintesi.

6. Tieniti in contatto con i colleghi del team

Anche se non disponi di uno spazio fisico dove poter incontrare i tuoi colleghi, puoi comunque organizzare riunioni virtuali per interagire con loro. Riunioni individuali regolari, pause caffè virtuali e happy hour aiuteranno il tuo team a far fronte all’isolamento virtuale.

Non devi limitarti a ridurre queste interazioni personali a chiamate divertenti. Prenditi del tempo per conversazioni informali all’inizio di una riunione, proprio come faresti in ufficio. Cinque minuti di chiacchiere sui programmi del fine settimana, sulla partita di calcio di tuo figlio o sulla prima volta che hai fatto fare la toelettatura al tuo cane ti aiuteranno a entrare in sintonia con il tuo team a livello personale e a creare un ambiente di lavoro accogliente e stimolante.

I giochi di team building sono un altro ottimo modo per coinvolgere tutti i membri del team. Che si tratti di un rapido rompighiaccio all’inizio di una videoconferenza, di una serata di quiz mensile o di un workshop in presenza pagato dall’azienda, sono i piccoli scambi personali e le opportunità di creare legami di squadra che compensano la mancanza di interazione faccia a faccia su base giornaliera.

7. Motiva il tuo team virtuale

Idealmente, il tuo team virtuale è composto da persone che sono brave a mantenersi responsabili e motivate. Tuttavia, anche il membro del team più autosufficiente ha bisogno di essere incoraggiato ogni tanto. 

Per mantenere il tuo team virtuale coinvolto e motivato, devi dare alle persone che lo compongono un senso di scopo. Il tuo team si sentirà molto più connesso al progetto e all’organizzazione quando avrà familiarità con la mission della tua azienda. Avrà anche bisogno di opportunità di crescita e di apprendimento per sentirsi come se stesse avanzando nella propria carriera. 

Festeggia i compleanni, gli anniversari di lavoro e i traguardi importanti per far sapere al tuo team che apprezzi i suoi membri e il loro lavoro. Crea opportunità per i colleghi del team di apprezzarsi a vicenda con piccoli regali o ricevere complimenti dal loro manager per aumentare la fiducia. Tutti questi aspetti possono contribuire alla felicità del tuo team e influire sulle sue prestazioni.

8. Fai attenzione ai fusi orari

Riunire il tuo team per progetti, videochiamate e happy hour virtuali è fantastico, ma tieni conto di dove si trovano i colleghi del team remoto. Se hai membri del team in fusi orari diversi, scopri qual è il momento migliore per questi incontri virtuali.

Sebbene i team remoti siano molto più flessibili, puoi comunque stabilire un orario di lavoro principale (ad esempio, dalle 11:00 alle 15:00). Durante queste ore di lavoro, tutti dovrebbero essere online e disponibili per i propri colleghi (a parte la pausa pranzo). Gli studi dimostrano che il 74% dei lavoratori ritiene che il concetto di orario di lavoro principale aiuti i team che lavorano da remoto.

Per ridurre al minimo gli attriti tra i colleghi del team, non pianificare le riunioni prima dell’inizio dell'orario di lavoro di tutti o dopo che è finito. Idealmente, nessuno dovrebbe svegliarsi presto o rimanere fino a tardi se ci sono momenti migliori durante il giorno per interagire. Essere consapevoli dell’orario di lavoro di tutti mostrerà al tuo team che dai valore al tempo e consenti loro di avere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Questo può diventare particolarmente difficile con i team globali. In Asana, facciamo del nostro meglio per far sentire tutti inclusi, programmando riunioni ricorrenti a rotazione. Ad esempio, se l’intero team si riunisce una volta alla settimana, cambieremo l’orario della riunione ogni due settimane, alternando tra la mattina e il pomeriggio (negli Stati Uniti). Ciò consente ai membri del team con sede in Europa di partecipare una settimana, mentre i membri del team APAC possono guardare la riunione registrata nel loro tempo libero e viceversa. 

In fin dei conti, ciò che conta è fare del proprio meglio per trovare una routine di riunioni che funzioni per il proprio team. Potresti anche considerare un giorno settimanale senza riunioni, per dare al tuo team una pausa dalle chiamate e l’opportunità di lavorare senza interruzioni.

9. Utilizza gli strumenti per il lavoro da remoto

Se non fornisci al tuo team gli strumenti necessari per comunicare e collaborare in modo efficace, il tuo team virtuale non ha alcuna possibilità di successo. In un mondo frenetico, l’invio di documenti avanti e indietro tramite email non è sufficiente. Sfrutta piattaforme interattive e software come Google Docs o Asana, progettati appositamente per la collaborazione dei team virtuali.

10. Organizza riunioni in presenza

Infine, non sottovalutare l’importanza delle riunioni in presenza. Se possibile, cerca di riunire regolarmente il tuo team per eventi di questo tipo. Se i tuoi colleghi del team si trovano tutti nelle vicinanze, potresti organizzarli ogni settimana o una volta al mese. Se invece i membri del tuo team sono distribuiti in diversi stati, paesi e fusi orari, puoi organizzare meetup locali per gruppi più piccoli o riunire tutti per un evento più grande (ad esempio, un meetup estivo, una festa per le vacanze o un altro evento aziendale).

Anche se riunire il team di persona può essere costoso e richiedere molto tempo, almeno un evento in presenza all’anno può fare miracoli per il tuo team. Riunirsi di persona può creare fiducia, rafforzare le relazioni tra i colleghi e aumentare il coinvolgimento del team.

Vantaggi e sfide dei team virtuali

I team virtuali consentono alle organizzazioni di ampliare il proprio bacino di ricerca per trovare i migliori candidati. Tuttavia, poiché i membri del team non condividono uno spazio fisico, i team virtuali possono essere soggetti a una serie di sfide.

Tuttavia, con la giusta gestione e una mentalità positiva, i leader possono trasformare le sfide del lavoro con un team virtuale in opportunità. 

Pro: il tuo team è più flessibile

Uno dei maggiori vantaggi dei team virtuali è la flessibilità che deriva dal lavoro da casa. A meno che il tuo team non tenga molte videoconferenze, i membri potrebbero evitare di indossare abiti professionali e godersi il lavoro in pantaloni della tuta e maglietta.

Il tuo team è anche più flessibile quando si tratta di creare i propri programmi di lavoro. Può alzarsi presto e sbrigare il lavoro prima che i figli tornino a casa da scuola, o lavorare fino a tarda notte se questo è il momento più produttivo della giornata. 

I membri del tuo team possono lavorare dalla cucina, andare in un bar o incontrarsi con altri lavoratori da remoto in uno spazio comune. Potrebbero anche avere l’opportunità di trasferirsi nella città dei loro sogni. Le opzioni sono infinite.

Pro: le case diventano uffici

Sebbene alcuni dei tuoi colleghi possano apprezzare la possibilità di iniziare la giornata rispondendo alle email dal letto, lavorare da casa può anche essere una sfida. Oltre all’isolamento che il team potrebbe riscontrare senza avere i colleghi intorno, alcuni potrebbero anche avere un livello più elevato di distrazioni nella propria casa. 

Ci sono i piatti sporchi nel lavandino, il gatto che continua a camminare sulla tastiera, il bambino che è tornato a casa da scuola e ha bisogno di pranzare subito: tutti questi fattori possono rendere difficile lavorare da casa. Quando non c'è uno spazio ufficio in cui rifugiarsi, questi fattori possono essere difficili da gestire per alcuni colleghi del team.

Tieni presente che non tutti hanno il lusso di una stanza separata in casa che possa fungere da ufficio. Staccare la spina alla fine della giornata può essere difficile per i team virtuali, soprattutto se lo spazio di lavoro coincide con quello abitativo. 

Contro: risparmi tempo e denaro

Il tempo che il tuo team risparmia non dovendo recarsi in ufficio ogni giorno può essere trascorso con la famiglia e gli amici, coltivando hobby e ricaricandosi dal lavoro. 

Non avere uno spazio fisico per l’ufficio consente anche all’azienda di risparmiare denaro. La tua organizzazione non ha più bisogno di pagare un ufficio o fornire parcheggi o sovvenzioni per il pendolarismo ai membri del team.

Pro: dovrai lavorare con persone che vivono in fusi orari diversi

In un team geograficamente disperso, i tuoi colleghi potrebbero trovarsi ovunque. Possono verificarsi problemi di comunicazione e collaborazione quando non si è a conoscenza dei diversi fusi orari e orari di lavoro dei colleghi.

Se non ti approcci alla comunicazione del team virtuale con intenzione, i malintesi possono complicare i progetti e le attività quotidiane. Assicurati di dare indicazioni chiare e di utilizzare uno strumento che mantenga tutti connessi e aggiornati sui progetti.

Dare priorità alla comunicazione e alla collaborazione

Che tu stia gestendo un team virtuale o tradizionale, concentrati su una comunicazione chiara, dimostra empatia con i tuoi colleghi e dai l’esempio per promuovere un ambiente di lavoro sano.

Non sottovalutare mai l’impatto positivo che il giusto software di lavoro può avere sul tuo team virtuale. Approfitta dei nostri modelli Asana per monitorare i processi, condividere gli ordini del giorno delle riunioni e collaborare comodamente con il tuo team, in modo da rispettare sempre le scadenze.