Plannings de travail : organiser efficacement le temps de votre équipe

Organiser efficacement les horaires de travail est essentiel pour garantir la productivité, la transparence et la conformité au Code du travail. Un bon planning de travail vous aide à visualiser les disponibilités de votre équipe, répartir la charge, anticiper les absences et assurer le bon fonctionnement des projets.

Que vous soyez responsable RH, manager ou chef de projet, ce guide vous présente les principaux types de plannings et vous explique comment créer un emploi du temps clair, adaptable et conforme à la législation, à l’aide d’un modèle gratuit.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Un planning de travail désigne l’organisation des heures de travail et des plages horaires pendant lesquelles les membres de votre équipe sont disponibles. Il sert à répartir les tâches, éviter les chevauchements, et garantir une meilleure gestion du temps au quotidien.

Contrairement à un simple emploi du temps, souvent limité à une journée de travail ou à un créneau fixe, le planning de travail peut couvrir une période étendue : planning hebdomadaire, quinzaine, planning mensuel, roulement ou alternance, selon les besoins de l’entreprise.

Au-delà de son rôle opérationnel, ce document permet aussi de :

• respecter les obligations légales liées à la durée du travail, aux temps de repos ou aux heures maximales autorisées,

• renforcer la communication entre équipes, même en télétravail ou en horaires décalés,

• assurer une mise à jour en temps réel dans un outil de gestion collaboratif.

Avant toute mise en place ou modification, veillez à ce que votre planning respecte votre convention collective, et impliquez les services RH et juridiques pour garantir la conformité.

Types de planning de travail : lequel choisir pour votre équipe?

Le choix d’un planning de travail dépend de nombreux facteurs : secteur d’activité, effectif, usage du télétravail, ou encore dispositions de votre convention collective. Il doit aussi respecter les obligations légales en matière de durée de travail, de repos, ou de majoration des heures supplémentaires.

Pour cela, certaines entreprises mettent en place un aménagement du temps de travail, qui permet de répartir différemment les heures travaillées sur la semaine, le mois, voire l’année, selon les pics d’activité.

Voici un aperçu comparatif des principaux types de plannings, pour vous aider à choisir celui qui répond le mieux aux besoins de votre équipe :

Plannings de travail à temps plein

C’est le format le plus répandu : une moyenne de 35 à 40 heures de travail par semaine, souvent réparties sur 5 jours.

• Idéal pour les équipes en présentiel à horaires fixes.

• À adapter selon la convention collective ou les usages locaux (ex. : semaine de 4 jours en Belgique).

Plannings de travail à temps partiel

Cet emploi du temps allégé peut concerner des collaborateurs permanents ou des renforts ponctuels.

• Offre plus de flexibilité et réduit la fatigue.

• Important : bien cadrer les heures travaillées et les plages fixes dans le contrat de travail.

Plannings de travail flexibles

Les horaires de travail sont définis par les employés, dans une certaine limite.

• Favorise l’autonomie, le bien-être et la productivité.

• Prévoir une plage horaire commune pour maintenir la synchronisation (ex. : 11h–15h).

Planning hybride

Les membres de l’équipe alternent entre travail au bureau et télétravail, selon un rythme défini.

Combine les avantages du présentiel et du distanciel. Nécessite des outils de mise à jour en temps réel pour garder une vision partagée.

Planning comprimé

Permet de répartir les heures sur un nombre réduit de jours (ex. : 4 x 10 h au lieu de 5 x 8 h).

Gagne en jours de repos sans perte de temps de travail. Attention à la gestion de la fatigue et aux amplitudes horaires.

Planning par roulement

Essentiel dans les équipes avec présence continue (24/7, hôpitaux, support client…).

Assure une couverture horaire permanente. Demande une coordination fine des plages horaires et des périodes de repos.

Planning fractionné

Les collaborateurs travaillent en deux plages horaires distinctes dans la même journée.

Adapté à certaines fonctions logistiques, de vente ou de restauration. Attention à bien encadrer les pauses et respecter le temps de repos légal.

Planning d’astreinte

Un employé peut être contacté en dehors de ses heures normales en cas de besoin.

Offre de la flexibilité opérationnelle en cas d’urgence. L’astreinte doit être prévue contractuellement et compensée selon la loi.

Planning des travailleurs indépendants

Les freelances ou prestataires externes définissent eux-mêmes leur emploi du temps.

Aucune contrainte horaire : objectif = livrables. Intégrer leur planning dans votre outil pour suivre la gestion de projet globale.

Créer un planning de travail en 8 étapes

La création d’un planning efficace repose sur une bonne compréhension des besoins de l’entreprise, des contraintes légales et de la réalité terrain. Suivez ces étapes pour concevoir un planning qui fonctionne vraiment, et assure une gestion du temps claire pour chaque membre de l’équipe.

1. Identifiez les exigences et les ressources

Avant de vous lancer dans la création du planning, commencez par délimiter le périmètre de travail propre à votre équipe, sans oublier les ressources disponibles. Vous n’aurez ainsi aucun mal à organiser raisonnablement son emploi du temps de façon à atteindre vos objectifs de projet.

Si votre équipe est composée de salariés, faites le point sur le nombre de collaborateurs que compte votre équipe et leurs heures de travail habituelles, mais aussi sur les prochains congés ou vacances des uns et des autres. Si vous faites appel à des collègues payés à l’heure ou des prestataires extérieurs, référez-vous au budget du projet afin de déterminer le nombre d’heures maximal que vous pouvez vous permettre chaque semaine.

2. Déterminez à quel moment travaillera votre équipe

Réfléchissez aux plages horaires à couvrir : avez-vous besoin d’une présence continue ? de créneaux spécifiques pour le service client ? de flexibilité pour le télétravail ? Tenez compte des fuseaux horaires et des rendez-vous récurrents si votre équipe est distribuée.

3. Dressez la liste des exigences pour chaque plage de travail

Pour chaque plage de travail, précisez les besoins en compétences ou en supervision. Certains rôles nécessitent une présence en binôme, d’autres un suivi particulier. Cela permet de mieux répartir les rôles et d’éviter les doublons ou les angles morts.

4. Apprenez à connaître votre équipe

Demandez aux collaborateurs quand ils sont le plus efficaces (matin, après-midi, soirée) et leurs contraintes personnelles. Ce dialogue permet d’anticiper les ajustements et favorise l’adhésion au planning.

5. Concevez votre planning

Créez une première version structurée de votre planning, avec les noms, les heures travaillées, les rôles, le lieu de travail (présentiel / distanciel) et les périodes de repos. Utilisez un modèle de planning pour gagner du temps et standardiser la présentation.

6. Anticipez les changements

Aucune semaine ne se passe comme prévu. Prévoyez des solutions pour gérer les absences de dernière minute : congés maladie, urgences, retards. Identifiez des personnes référentes ou des remplaçants potentiels en amont.

7. Diffusez le planning

Pour être utile, ce planning de travail doit nécessairement être accessible à tous les membres de votre équipe. Le fait de le partager vous aide à collaborer efficacement, en toute transparence. Vos collègues savent ainsi à qui s’adresser lorsqu’ils ont des demandes ou des questions, et ce à tout moment. Enfin, vous fixez des limites et protégez la vie privée de vos collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail.

Il existe aujourd’hui une multitude d’outils vous permettant de créer et partager votre planning de travail, allant de simples modèles Excel à des logiciels de gestion de projet bien plus performants.

Les avantages à créer votre planning de travail sur Asana

Avec un outil comme Asana :

• Partagez facilement les informations au sein d’une source unique de référence et permettez ainsi à votre équipe d’accéder en quelques clics à la dernière version de votre planning.

• Permettez aux membres de votre équipe de mettre à jour leurs disponibilités et de partager leurs notes en temps réel.

• Visualisez le planning de travail de votre équipe avec différentes vues de projet, par exemple les vues Liste, Tableau, Calendrier ou encore Chronologie.

8. Demandez son avis à votre équipe

Une fois le planning en place, évaluez ce qui fonctionne ou non. Les retours d’expérience sont essentiels pour améliorer la gestion des plannings sur le long terme. Mettez à jour avec un délai raisonnable, sans bousculer l’organisation de l’équipe.

L’intérêt du planning de travail pour votre équipe

Un planning de travail clair et partagé vous permet de structurer l’organisation du travail, de gérer les plannings plus facilement, et de renforcer la productivité collective tout en respectant le cadre légal.

Voici les bénéfices concrets d’un bon planning.

Optimisez la gestion des plannings et gagnez du temps

Une fois en place, un planning bien conçu réduit le temps passé à gérer les absences, demandes de congés, ou ajustements de dernière minute. Il fluidifie la gestion RH, évite les doublons, et simplifie le quotidien des managers.

À lire : Planification de projet

Suivez les heures travaillées et anticipez les dépassements

Le planning vous aide à suivre les heures travaillées de chaque membre de l’équipe. En particulier pour les salariés payés à l’heure ou en forfait, vous gardez un œil sur les heures supplémentaires, les quotas hebdomadaires, et la durée légale du travail.

Ce suivi est indispensable pour rester conforme au Code du travail et à votre convention collective.

Protégez la vie privée et évitez les débordements

Un planning partagé définit une frontière claire entre temps de travail et temps de repos. En fixant les plages de disponibilité, vous évitez les sollicitations en dehors des horaires, y compris en télétravail.

C’est un levier essentiel pour préserver la vie privée des collaborateurs et éviter les risques de surcharge.

Facilitez la collaboration asynchrone

Lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires ou pratiquent le travail hybride, un planning bien structuré permet de coordonner les échanges, fixer des rendez-vous en commun et assurer la continuité opérationnelle.

Avec un outil comme Asana, chacun visualise les plages horaires des autres et peut planifier les tâches sans perte d’information.

Centralisez et mettez à jour votre planning en temps réel avec Asana

En utilisant Asana pour gérer votre planning du personnel, vous bénéficiez d’une visibilité centralisée, de mises à jour en temps réel et d’un accès fluide pour tous les membres de l’équipe. Plus besoin de jongler entre fichiers Excel, emails ou impressions papier : tout est synchronisé dans un seul outil.

Grâce aux différentes vues (Liste, Chronologie, Calendrier), chacun peut consulter les plages horaires, identifier les disponibilités ou signaler une absence. Vous réduisez ainsi les erreurs, les oublis, et améliorez durablement la gestion des plannings.

Utilisez un modèle de planning de travail et planifiez en toute confiance

Un bon planning de travail commence par un outil adapté. Plutôt que de repartir de zéro, gagnez du temps avec un modèle gratuit et personnalisez-le en fonction des besoins de votre équipe.

Avec Asana, vous disposez d’un logiciel de planning simple à utiliser, accessible à toute l’équipe et pensé pour la mise à jour en temps réel. Organisez les horaires de travail, suivez la charge de travail et visualisez les plages horaires clés dans un seul et même outil de gestion collaboratif.

Foire aux questions - Planning de travail