Arrêtez le multitâche, retrouvez concentration et efficacité

Vous jonglez entre vos e-mails, une réunion et trois projets en parallèle, persuadé de gagner du temps. Pourtant, d'après l'Anatomy of Work d'Asana, 72 % des employés se sentent obligés de travailler en multitâche au quotidien. Le résultat n'est pas l'efficacité espérée, mais un coût cognitif qui mine la concentration, la qualité du travail et la santé mentale.

L’approche multitâche est un mythe. Concrètement, il s’agit de passer rapidement d’une tâche à une autre, puis de recommencer. Chaque fois que nous basculons entre deux tâches, nous payons une « commission » en temps et en énergie. C’est justement pour cela qu’il est presque toujours plus efficace de traiter une seule tâche à la fois : concentrez-vous sur une activité et passez à autre chose lorsque vous avez terminé, afin de ne pas y laisser des plumes inutilement.”

Dans ce guide, vous découvrirez les cinq mythes les plus répandus sur le multitâche, ses conséquences mesurables sur votre productivité et votre bien-être, puis six stratégies concrètes pour adopter un travail concentré et performant.

Cinq mythes sur le travail multitâche

Pour les équipes, le multitâche représente un risque de performance sous-estimé. Ce que vous percevez comme de l'efficacité est en réalité un basculement rapide entre tâches, avec un coût mesurable à chaque transition en termes d'énergie, de temps et de qualité de décision.

Cinq idées reçues persistent autour de cette pratique. Voici ce que la recherche en neurosciences révèle.

Mythe n° 1 : l'être humain est multitâche

Accomplir deux tâches en parallèle, c'est un peu notre rêve à tous. Malheureusement, plusieurs études démontrent que notre cerveau n'est pas apte à accorder à plus d'une activité en même temps toute l'attention qu'elle mérite. Pire encore, il a même évolué de façon à ne pouvoir réfléchir qu'à une seule chose à la fois.

Le résultat ? Nous avons l'impression d'être multitâche, mais pas du tout : nous basculons simplement très rapidement d'une tâche à l'autre. Et à chaque fois que cela se produit, nous devons en payer le prix. Outre la multiplication des erreurs, nous prenons quasiment tous plus de temps à réaliser deux tâches en même temps que l'une après l'autre.

L’approche multitâche est un mythe. Concrètement, il s’agit de passer rapidement d’une tâche à une autre, puis de recommencer. Chaque fois que nous basculons entre deux tâches, nous payons une « commission » en temps et en énergie. C’est justement pour cela qu’il est presque toujours plus efficace de traiter une seule tâche à la fois : concentrez-vous sur une activité et passez à autre chose lorsque vous avez terminé, afin de ne pas y laisser des plumes inutilement.”

Mythe n° 2 : le travail multitâche n'a aucun effet négatif

Même en sachant que cette pratique n'est pas viable, difficile d'imaginer à quel point elle pèse sur notre mental. Si vous l'avez adoptée il y a un certain temps et qu'elle est votre lot quotidien, vous pourriez bien avoir l'impression d'avoir développé des capacités spéciales, sans plus vous rendre compte de son influence néfaste.

Et le plus incroyable, c'est que nous sommes nombreux à avoir cette impression. D'après cette étude, notre perception quant à notre capacité à réaliser plusieurs tâches en même temps est en total décalage avec nos aptitudes réelles. En bref, nous croyons pouvoir jongler entre plusieurs tâches sans que ce soit le cas.

Mythe n° 3 : être multitâche nous fait gagner en productivité

Mais optimisation ou pas, n'est-on pas plus rapide dans tous les cas lorsque l'on fait plusieurs choses à la fois ?

Eh bien non, c'est tout l'inverse. Les recherches conduites par le Dr David Meyer démontrent que les brefs blocages psychologiques résultant de ce changement de contexte peuvent déjà amputer à eux seuls jusqu'à 40 % de nos heures productives. Étant donné l'effort mental que demande cette opération, une approche multitâche nuit à notre capacité à travailler de façon efficace et efficiente.

Mythe n° 4 : il existe plusieurs formes de travail multitâche

On entend souvent dire qu'il existe deux à trois types de travail multitâche : on distingue ainsi le fait de basculer d'une tâche ou d'un contexte à l'autre, sans compter le résidu d'attention. Mais en vérité, il ne s'agit là que d'éléments de cause à effet qui expliquent l'inefficacité de cette approche.

Pour faire simple :

• Le travail multitâche consiste à s'efforcer de réaliser deux activités ou plus en même temps.

• Le changement de contexte (ou changement de tâche) survient dans un contexte multitâche : il s'agit donc de passer d'une tâche à une autre.

• Lorsque l'on travaille sur autant de tâches en si peu de temps, nous faisons face à un résidu d'attention, qui nous fait penser à notre activité précédente alors que nous sommes passés à une autre.

Mythe n° 5 : au travail, mieux vaut être multitâche

Même si vous parvenez à l'éviter dans votre vie personnelle, il y a des chances pour que vous y soyez confronté au travail, comme beaucoup d'entre nous. Selon nos recherches, en moyenne, un travailleur de la connaissance bascule jusqu'à 25 fois par jour entre 10 applications. Plus d'un tiers (27 %) d'entre eux déclarent d'ailleurs passer à côté de certains messages et tâches en raison de ce va-et-vient entre applications, et 26 % affirment que cette surcharge d'applications leur fait perdre en efficacité à titre personnel.

Le fait de basculer entre plusieurs technologies porte même un nom : le multitâche multimédia. Outre les écueils habituellement associés à un fonctionnement multitâche, le multitâche multimédia aurait des effets délétères sur notre mémoire à long terme et notre mémoire de travail.

Dans Asana, la vue Mes tâches permet de visualiser l'ensemble de vos priorités depuis un seul écran, sans basculer entre plusieurs outils.

Les conséquences du multitâche sur la productivité et la santé mentale

Le multitâche ne se limite pas à un problème de productivité : il affecte directement la santé mentale, la concentration au travail et la capacité créative des équipes. D'après les recherches d'Asana, 71 % des travailleurs de la connaissance ont connu au moins un épisode de burnout l'année dernière. Le lien avec un environnement multitâche est significatif : 65 % des employés qui ressentent un inconfort à l'idée de ne pas accéder à leur téléphone déclarent être en surmenage, contre seulement 45 % chez ceux pour qui cela n'a pas d'incidence.

Les conséquences mesurables du multitâche incluent :

• Perte de productivité : jusqu'à 40 % des heures productives perdues en basculement de contexte (Dr David Meyer, APA)

• Risque accru de burnout et de productivité toxique : 71 % des travailleurs de la connaissance touchés

• Surcharge cognitive : chaque transition entre tâches consomme de l'énergie mentale et augmente le taux d'erreurs

• Érosion de la créativité : la fragmentation de l'attention empêche la réflexion profonde nécessaire à l'innovation et à la résolution de problèmes complexes

Six stratégies pour remplacer le multitâche par un travail concentré

Le monotâche est l'alternative la plus efficace au multitâche. Il consiste à accorder toute votre attention à une seule activité avant de passer à la suivante. Des méthodes comme le Timeboxing, le Time blocking et la technique Pomodoro structurent cette approche et permettent des gains de productivité mesurables, validés par la recherche en neurosciences.

Le passage rapide à des activités décentralisées a exacerbé les distractions et autres interruptions. Nous n’avons jamais reçu autant de messages ni participé à autant de réunions qu’aujourd’hui, et les moments réservés à notre pleine concentration sont en voie de disparition. Une chose est sûre, il faut réagir.”

1. Testez le Timeboxing

Le Timeboxing, ou gestion par blocs de temps, désigne une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs. Vous vous donnez pour objectif d'accomplir une tâche précise dans un certain laps de temps, en attribuant un bloc à chaque activité afin de vous focaliser sur une seule chose à la fois. Dès que le bloc commence, vous ignorez toute distraction jusqu'à sa fin.

Selon les recherches sur la productivité du laboratoire Becoming Superhuman de l'université de Californie à Berkeley, les membres d'équipe qui s'organisent en « Focus Sprints » (des temps de concentration sans changement d'application ni consultation de messagerie) constatent un gain de productivité de 43 %.

2. Programmez des blocs de temps

Le Time blocking se rapproche du Timeboxing, à une exception près : il s'agit de pratiquer le regroupement de tâches similaires et de les terminer au cours d'un même bloc. Vous évitez ainsi toute perte de concentration due aux notifications indésirables. D'après nos recherches, 80 % des personnes interrogées déclarent travailler avec leur boîte de réception ou autres applications de communication ouvertes. À chaque nouvelle notification reçue, c'est un peu de votre concentration qui s'envole.

Il est plutôt conseillé de se réserver une heure le matin pour consulter ses e-mails, et une autre le soir pour répondre à ceux reçus entre temps. C'est le moyen idéal pour se concentrer sur vos autres tâches sans être constamment distrait.

Pour gagner en productivité, je prévois des blocs de temps entre les réunions pour travailler sur différents projets, en faisant aussi attention à me laisser de courtes pauses. Autre technique utile, mes collègues et moi avons pris l’habitude de signaler en statut Slack que nous sommes en pleine concentration et que nous répondrons aux demandes plus tard.”

3. Utilisez les fonctionnalités Ne pas déranger

Que vous ayez ou non adopté le Timeboxing ou le Time blocking, il existe une autre solution pour se réserver du temps de concentration : les fonctionnalités Ne pas déranger. Vous devez mener un projet à bien, mais vous vous faites sans cesse interrompre par des notifications ? Activez ce type de fonctionnalité sur votre ordinateur et votre téléphone pour vous concentrer pleinement.

Les distractions peuvent se payer cher. Nous avons donc fait en sorte de les éliminer autant que possible. Avec Asana, les employés peuvent appliquer un processus et se mettre au travail sans difficulté, car chacun sait ce que l’on attend de lui. Pas besoin de mise au point.”

4. Testez la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro structure votre concentration en séances de 25 minutes, suivies d'une pause de cinq minutes. Après quatre séances, prenez une pause plus longue de 20 à 30 minutes. Ce rythme court vous oblige à vous focaliser sur une seule activité, vous empêchant de vous disperser.

Vous aurez tout le loisir de consulter vos e-mails, les réseaux sociaux ou de vous préparer un en-cas pendant la pause prévue.

5. Restez fidèles à vos priorités

Comment ne pas passer en mode multitâche lorsque toutes les tâches semblent se valoir ? La réponse réside dans la hiérarchisation. Connaître l'incidence relative de chaque tâche vous permet d'ignorer une nouvelle demande moins essentielle que votre travail en cours, ou au contraire de remettre à plus tard vos activités pour traiter une demande plus urgente.

Dans Asana, les Champs personnalisés vous permettent d'attribuer un niveau de priorité à chaque tâche et de filtrer votre charge de travail en fonction de l'impact réel.

6. Repérez les tâches essentielles

Les tâches essentielles (en anglais Most Important Tasks ou MITs) vont au-delà du simple concept des priorités. Impossible de tout faire dans la même journée alors que vous avez de nombreuses tâches à haute priorité ? Identifiez les tâches essentielles du jour, celles qu'il vous faut absolument réaliser. Quand vous en aurez terminé, vous pourrez voir arriver la fin de journée l'esprit tranquille.

D'après une étude du Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives à l'université de Californie à Berkeley, se focaliser sur les tâches essentielles peut grandement aider à moins procrastiner et à éviter le burnout. Après trois semaines à identifier puis partager leurs MITs au quotidien, une équipe a vu sa productivité individuelle augmenter de 28 % et son niveau de surmenage diminuer de 42 %.

Gagner en concentration avec l'IA Asana

Le multitâche prospère là où les équipes passent trop de temps à chercher l'information, trier les priorités et coordonner les tâches manuellement. Les fonctionnalités d'Asana, de la Gestion des ressources (Workload) aux Portfolios en passant par l'intelligence artificielle, réduisent directement ces frictions.

• L'IA Asana génère des suggestions intelligentes et des résumés automatiques de projets, vous évitant de basculer entre plusieurs outils pour comprendre l'état d'avancement d'une initiative. Vous obtenez le contexte dont vous avez besoin sans quitter votre espace de travail.

• Les AI Teammates sont des agents IA autonomes capables de prendre en charge des tâches récurrentes comme le tri des demandes entrantes, l'attribution de responsabilités ou le suivi des échéances. Ce sont des tâches qui, réalisées manuellement, fragmentent votre attention tout au long de la journée.

• Le Studio IA permet de concevoir des workflows IA personnalisés sans code, adaptés aux processus spécifiques de votre équipe. Vous automatisez les enchaînements de tâches qui génèrent le plus de basculements de contexte.

Conseil de pro

Commencez par automatiser les trois tâches qui vous interrompent le plus souvent dans la journée. Si vous passez plus de 15 minutes par jour à trier des demandes entrantes, c'est un signal clair pour déléguer cette activité à un AI Teammate.

Erreurs courantes liées au multitâche et comment les éviter

Même avec les meilleures intentions, certaines habitudes quotidiennes entretiennent un fonctionnement multitâche sans que vous en ayez conscience. Identifier ces schémas est la première étape pour les corriger.

Le tableau ci-dessous résume les erreurs les plus fréquentes, leurs conséquences directes et les actions correctives à mettre en place.

FAQ - Tout savoir sur le travail multitâche

L'essentiel à retenir sur le travail multitâche

Le multitâche n'est pas un signe d'efficacité, c'est un mécanisme cognitif coûteux qui fragmente votre attention, réduit votre productivité et augmente le risque de burnout. Les neurosciences sont catégoriques : notre cerveau ne traite qu'une seule tâche complexe à la fois, et chaque basculement entre activités a un prix mesurable.

Les stratégies présentées dans ce guide, du Timeboxing à l'identification des tâches essentielles, vous offrent un cadre concret pour remplacer le multitâche par un travail concentré et intentionnel. L'intelligence artificielle intégrée à Asana va plus loin en automatisant les tâches répétitives et les basculements de contexte qui fragmentent votre journée.

L'enjeu n'est pas de travailler plus, mais de travailler avec clarté, en protégeant votre capacité de concentration comme un avantage stratégique.

Prêt à transformer votre façon de travailler ? Découvrez comment Asana vous aide à rester concentré sur ce qui compte vraiment.