Comment rester concentré au travail malgré les distractions

Vous connaissez ce sentiment : la journée se termine, votre to-do list reste intacte, et pourtant vous n'avez pas cessé de travailler. Entre les notifications, les réunions fragmentées et les demandes ad hoc, votre capacité à vous concentrer s'érode minute après minute.

Selon l'Anatomie du travail 2021 d'Asana, 66 % du temps des travailleurs français est consacré au « work about work », ces tâches de coordination qui ne produisent aucune valeur directe. Cette hémorragie silencieuse explique pourquoi tant de professionnels peinent à avancer sur leurs priorités stratégiques.

Ce guide vous livre les méthodes concrètes pour reconquérir votre attention et transformer chaque heure de travail en résultat tangible.

Ce que signifie rester concentré au travail

Rester concentré au travail signifie mobiliser l'intégralité de vos ressources cognitives sur une seule tâche, en écartant délibérément les sollicitations périphériques. Cet état de focalisation permet d'atteindre un niveau de performance et de créativité inaccessible en mode multitâche, accélérant la résolution de problèmes complexes et la qualité des livrables.

Le monde du travail actuel file à cent à l'heure ; c'est pourquoi, pour accorder votre attention à une tâche, il vous faut bien souvent en mettre de côté de nombreuses autres et choisir vos priorités. Se focaliser, c'est avant tout savoir dire non aux sollicitations concurrentes afin de consacrer votre énergie à ce qui compte vraiment.

Une bonne capacité attentionnelle nous permet de traiter les tâches les plus difficiles, faire preuve de créativité et travailler efficacement, à la fois plus vite et mieux. Fini le burn-out, vive le sentiment du devoir accompli en fin de journée !

Les pratiques qui troublent notre attention

De nos jours, dans le cadre professionnel, notre attention est souvent mise à rude épreuve. Voici quatre des raisons les plus courantes derrière les baisses d'attention de votre équipe, accompagnées de solutions pour y remédier.

Chercher à tout faire en même temps

D'après nos recherches, près de trois employés sur quatre (72 %) se sentent poussés à effectuer plusieurs tâches à la fois dans la journée. Pourtant, cette approche semble-t-il plus productive est un leurre, puisque sans le savoir, nous passons incessamment d'une activité à l'autre.

Le cerveau humain n'est pas fait pour être multitâche. Dès que nous tentons de faire plusieurs choses en parallèle, par exemple lorsque nous rédigeons des brouillons d'e-mails en réunion, nous passons simplement d'une tâche à l'autre à toute allure. Tout cela a un prix : davantage d'efforts, pour des résultats plus modestes.

Selon la chercheuse en neurosciences cognitives Sahar Yousef, le multitâche est un mythe : ce que nous prenons pour du travail simultané n'est en réalité qu'une succession rapide de basculements entre différentes activités. Chaque basculement a un coût en temps et en énergie, si bien qu'il est presque toujours plus efficace de traiter une tâche jusqu'au bout avant de passer à la suivante.

La solution, planifier des temps de concentration

Plutôt que de jongler entre vos tâches au fil de la journée, prévoyez des périodes pour vous concentrer sur un projet en particulier. Pour ce faire, vous avez le choix entre deux méthodes courantes : le « Timeboxing » (gestion par blocs de temps) et le « Time blocking » (blocage de temps). Le Timeboxing est une stratégie de gestion du temps qui consiste à estimer le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche et à bloquer un créneau dans votre emploi du temps pour la réaliser. Vous ignorerez toutes les tâches autres que celle prévue jusqu'à la fin de ce laps de temps. Le Time blocking est un concept analogue, si ce n'est qu'au lieu de prévoir un bloc de temps pour une seule tâche, vous regrouperez les tâches similaires et les traiterez au cours d'un même bloc (ex. : un bloc de temps dédié à la rédaction de vos e-mails).

Nous vous avons concocté quelques astuces pour vous aider à vous organiser, quelle que soit la méthode sélectionnée :

• Bloquez du temps sur votre calendrier : changez votre statut sur les applications de messagerie instantanée que vous avez l'habitude d'utiliser (par exemple en indiquant « ne pas déranger » ou « en pleine concentration ») pour faire savoir à vos collègues que vous êtes occupé.

• Éliminez les distractions : désactivez les notifications de messagerie (e-mails et messages instantanés) et fermez toutes les applications ou fenêtres dont vous n'avez pas besoin pour le travail en cours. Rangez votre téléphone dans un tiroir ou mettez-le hors de portée afin de résister à la tentation de répondre à un coup de fil ou un SMS.

• Une fois la tâche terminée, faites une pause : si possible, éloignez-vous de l'ordinateur et pratiquez une activité physique (des étirements ou une petite marche, par exemple).

Organiser le travail en « focus sprints », c'est-à-dire des créneaux durant lesquels on évite de changer d'application et de consulter sa messagerie, soutient nettement la productivité. Ce format permet aux équipes de préserver des plages de concentration ininterrompues et d'avancer efficacement sur leurs tâches prioritaires.

Surveiller votre boîte mail

Bien que les outils de messagerie soient essentiels à notre travail, ils sont en réalité mal utilisés. Ils sont à l'origine du désordre ambiant et poussent les gens au bord de l'épuisement. Au lieu de rassembler, ils encouragent le travail en vase clos, car les informations se retrouvent éparpillées dans de multiples applications et groupes.

En outre, ces outils sont conçus pour communiquer, et non pour gérer des projets à grande (voire à petite) échelle. Lorsque les projets sont gérés par courrier électronique ou messagerie instantanée, les employés se retrouvent face à d'interminables notifications et à des informations disséminées. Il devient alors difficile pour eux de se concentrer sur leur travail.

Pourtant, 80 % des travailleurs de la connaissance déclarent travailler avec leur boîte de réception ou autres applications de communication ouvertes. Beaucoup se sentent obligés de répondre aux messages dans l'immédiat, ce qui n'est pas sans conséquences. En effet, si vous vous intéressez à ces notifications pendant votre travail, vous allez incessamment passer d'une activité à l'autre et perdre le rythme à chaque nouveau message. Or, reprendre le fil après une telle interruption demande de longues minutes, si bien que consulter ses messages plusieurs fois par heure ampute fortement le temps de concentration disponible.

Ces notifications qui accaparent votre attention vous empêchent de rentrer dans un état d'hyper-concentration (« flow ») ou de travail en profondeur (« deep work »), grâce auquel vous pouvez vous focaliser sur le travail en cours sans aucune distraction, et effectuer les tâches difficiles plus rapidement et efficacement.

Sahar Yousef observe que de nombreuses personnes n'ont plus de véritable journée de travail, mais seulement de courts fragments de temps entre deux réunions, appels ou e-mails : quinze minutes par-ci, trente à quarante-cinq minutes par-là.

La solution, regrouper les réponses aux e-mails et messages

Regrouper le traitement de ses e-mails plutôt que d'y répondre en continu réduit les interruptions et soutient la productivité. Mieux vaut donc s'octroyer des périodes précises au cours de la journée pour vérifier sa boîte mail et ses messages, ce dans le but d'éviter au maximum les interruptions gênantes au moment de réaliser les tâches clés de son planning.

Quelques astuces pour y parvenir :

• Prévoyez du temps pour traiter vos messages et e-mails : la fréquence dépendra de la nature de votre travail. Par exemple, un chargé de compte devra certainement surveiller sa boîte de messagerie à intervalle régulier s'il veut maintenir le lien avec ses clients. Si possible, commencez par vous laisser 30 minutes matin et soir pour vous en occuper.

• Désactivez les notifications : quelles que soient les applications que vous utilisez pour vos communications, mettez les notifications en sourdine ou activez le mode Ne pas déranger pour ne plus voir s'afficher sur votre écran icônes et autres bannières distrayantes alors que vous avez besoin de vous concentrer. Et s'il vous faut vraiment mobiliser toute votre attention au maximum, nous vous conseillons directement de fermer vos applications de messagerie (e-mails et messages instantanés).

• Communiquez vos heures de disponibilité à votre équipe : indiquez vos préférences aux membres de votre équipe en matière de communication et précisez à quel moment vous êtes généralement le plus susceptible de répondre à leurs messages. Si vous êtes manager, encouragez vos subordonnés directs à en faire de même. Enfin, si votre équipe se sert d'une application de messagerie instantanée, par exemple de Slack, précisez si vous êtes disponible ou non dans votre statut.

Organiser de longues réunions virtuelles

D'après Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, les réunions en visioconférence mobilisent davantage nos capacités cognitives que les réunions en présentiel. Une exposition prolongée à ce format génère une fatigue supplémentaire, communément appelée « Zoom fatigue », et fait chuter la concentration plus rapidement qu'un échange en face à face.

Elle explique que les visioconférences sollicitent le corps et exigent un effort supplémentaire pour rester alerte et attentif. Lorsque la fatigue s'installe et que l'attention décline, ce n'est pas une question de volonté : c'est un cerveau en état de surcharge.

La solution, planifier minutieusement ses réunions virtuelles

Si vous voulez diminuer cette fatigue liée à la vidéo, raccourcissez vos réunions (30 minutes maximum) et faites en sorte qu'elles soient les plus productives possible. Voici quelques astuces pour vous aider dans votre tâche :

• Réfléchissez bien à la nécessité d'organiser une réunion ou non : un rapport d'avancement ou une simple mise à jour en différé est parfois suffisante (voire préférable) à une visioconférence. Mieux encore, ces communications asynchrones laisseront à votre équipe tout le temps nécessaire pour se concentrer sur ses activités essentielles.

• Communiquez l'ordre du jour et les documents à consulter par les participants en amont : en établissant un ordre du jour, vous facilitez la transition d'un sujet à l'autre et réduisez les chances de passer à côté d'un point important. En outre, le fait de communiquer les ressources à l'avance aidera chacun à se préparer aux discussions et à proposer des solutions pertinentes.

• Prenez en compte les préférences de votre équipe : demandez à vos collègues à quel moment ils préfèrent se rencontrer ou se concentrer pleinement sur leur travail. Par exemple, si une majorité d'entre eux souhaitent consacrer leurs matinées au travail intensif, organisez vos réunions l'après-midi autant que faire se peut.

• Terminez vos réunions cinq minutes avant la fin : organiser une multitude de réunions à la suite peut vite devenir usant pour tout le monde, c'est pourquoi il est conseillé de prévoir quelques minutes de pause entre deux sessions, le mieux étant de s'éloigner de l'écran un moment. C'est le moyen idéal pour mettre son cerveau en pause et repartir sur de bonnes bases.

• En visioconférence, éteignez votre propre retour vidéo ou cachez la partie de l'écran sur laquelle vous apparaissez en y collant une note adhésive. Pourquoi ? Parce que la vision de votre visage en vidéo active la partie de votre cerveau qui gère la reconnaissance faciale, ce qui vous perturbe d'autant plus. Sahar Yousef compare cette situation au fait de devoir travailler face à un miroir permanent : votre attention est constamment détournée par votre propre image.

Manque de transparence

Nos activités réalisées dans un cadre professionnel requièrent un maximum de visibilité : il nous faut savoir sur quelles tâches travailler en priorité, mais aussi avoir bien conscience de nos objectifs et responsabilités. Sans une grande transparence, il devient difficile de hiérarchiser les tâches et de délimiter le périmètre de travail. Résultat, vous pourriez errer sans but entre plusieurs projets, en oublier les petites tâches perdues au fin fond de votre boîte de réception ou votre messagerie instantanée, pour au final ressentir de la frustration à l'idée de ne pas en faire assez.

Pourtant, un tel manque de transparence est monnaie courante. D'après nos recherches, 29 % des travailleurs de la connaissance se sentent surchargés en raison d'un manque de clarté sur les tâches et les rôles.

Comme le rappelle Cal Newport dans son ouvrage Deep Work, définir ce qui est essentiel permet aussi d'identifier ce qui ne l'est pas.

La solution, se fixer des objectifs clairs et les communiquer

Comme une boussole lorsque vous cherchez votre chemin, des objectifs clairs sauront vous guider. Grâce à eux, vous pourrez déterminer sur quoi il n'est pas urgent de travailler à l'instant T. Imaginez que vous vous êtes fixé pour objectif trimestriel d'augmenter l'engagement sur Instagram, de même qu'un autre objectif à court terme qui consiste à rédiger 10 publications Instagram par semaine. Dans cette optique, plutôt que de répondre à vos e-mails, vous pouvez décider de vous employer à rédiger le brouillon et le plan du texte destiné aux réseaux sociaux au cours de votre prochain bloc de temps ininterrompu. Cet exemple montre bien qu'un objectif précis peut vous aider à vous focaliser sur le travail essentiel sans être distrait par d'autres tâches moins importantes.

Quelques conseils pour vous fixer des objectifs clairs :

• Définissez des objectifs SMART avec votre équipe et communiquez à leur sujet. Ces objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis vous permettront de dresser une feuille de route précise de votre projet et d'en déterminer le résultat final. Un exemple d'objectif SMART établi par une équipe produit : « Au 3e trimestre, travailler au développement d'un chatbot pour notre site Web aux côtés de l'équipe du service client ».

• Suivez votre progression par rapport à vos objectifs : les objectifs sont une très bonne source de motivation, dans la mesure où ils donnent un sens à notre travail quotidien. Mais pour que ceux-ci soient productifs, ils doivent être reliés à vos activités. Vous devez donc prévoir d'évaluer votre progression et de la mettre à jour à intervalle régulier, par exemple en fin de journée ou de semaine.

• Repérez les tâches essentielles de la journée : tous les jours, mettez par écrit une à trois tâches à réaliser absolument. Cela vous aidera à vous focaliser sur ces tâches et à clore votre journée de travail une fois celles-ci terminées ; une très bonne technique pour éviter tout risque de burn-out et maintenir une attention optimale sur votre travail à long terme.

5 astuces pour un maximum d'attention

Nous avons donc expliqué les raisons qui se cachent derrière notre manque d'attention et évoqué des solutions pour régler le problème. Vous rencontrez encore des difficultés ? Voici cinq astuces supplémentaires pour vous aider à rester pleinement concentré et à maximiser votre productivité.

1. Créez-vous des déclencheurs pour mobiliser toute l'attention de votre cerveau

D’après le Dr Yousef, le cerveau humain a ses propres souvenirs. Lorsqu'un environnement particulier est associé à un certain stimulus (par exemple, le fait d'écrire sur un bureau bien rangé), notre cerveau crée une association cognitive : il se souvient du stimulus et anticipe sa présence future. La prochaine fois que vous ferez le ménage dans votre espace de travail et que vous vous mettrez à écrire, votre cerveau sera prédisposé à se focaliser sur cette tâche.

Si vous avez du mal à vous concentrer, nous vous conseillons donc de tenter de créer des associations cognitives de ce type afin d'indiquer à votre cerveau quand mobiliser son attention. Quelques idées pour vous inspirer :

• Allumez une bougie.

• Servez-vous une boisson particulière, par exemple une tasse de thé ou de café.

• Écoutez un certain type de musique.

• Portez des vêtements spécifiques : si vous travaillez à la maison, vous pouvez vous habiller comme si vous vous rendiez au bureau à l'extérieur.

• Rangez votre bureau.

• Rendez-vous dans un lieu particulier (bureaux, café, etc.) ou dans une pièce de chez vous réservée au travail.

2. Respectez votre horloge biologique

Votre propre corps peut avoir une influence sur les heures de la journée auxquelles vous faites preuve d'un maximum de productivité. Nous disposons tous d'un « chronotype » : ce rythme circadien prédéfini détermine de quelle façon fluctuent nos niveaux d'énergie au quotidien. Une fois que vous aurez établi votre chronotype, vous pourrez prévoir des blocs de temps dédiés à la pleine concentration aux moments les plus opportuns pour vous. À l'inverse, les tâches les moins exigeantes attendront les moments où vous avez moins d'énergie et où votre esprit n'est plus aussi affûté. Pour la plupart, nous rentrons dans l'une de ces trois catégories :

• Plutôt du matin : vous avez naturellement tendance à vous lever tôt le matin, et vous vous sentez le plus productif en début de journée. Si vous vous retrouvez dans cette description, traitez les tâches créatives dès le matin et gardez le travail le moins complexe pour l'après-midi.

• Biphasé : vous êtes au maximum de vos capacités entre 10 h et 14 h, avec une baisse de régime à la mi-journée. Vous regagnez ensuite de l'énergie dans la soirée, en mode « second souffle ». Concentrez-vous sur les tâches majeures avant le déjeuner ou occupez-vous-en plus tard dans la journée, après votre perte de vitesse de l'après-midi.

• Plutôt du soir : vous préférez vous lever plus tard et êtes davantage productif en fin d'après-midi et en soirée. Si tel est le cas, commencez votre journée par des tâches qui ne vous demandent pas trop de réflexion et réservez celles qui exigent toute votre attention pour la fin de journée.

3. Regroupez toutes vos tâches sur un même outil

Vous vous fiez uniquement à votre mémoire pour vous rappeler des tâches à réaliser ? Sachez que vous perdez une énergie précieuse à essayer de vous souvenir de tout. Mieux vaut donc consigner par écrit tout le travail prévu, au même endroit, de façon à consacrer toute votre énergie mentale à leur seule réalisation. L'auteur et spécialiste de la productivité David Allen développe davantage ce concept dans sa méthode Getting Things Done (GTD) : pour hiérarchiser ses tâches, il faut déjà toutes les répertorier.

Par ailleurs, la façon dont nous enregistrons nos tâches n'est pas anodine. Il est préférable d'éviter de dresser des listes sur papier ou d'utiliser plusieurs outils en ligne pour le faire. Aidez-vous plutôt d'un outil de gestion de projet pour organiser toutes vos informations et tâches de projet. Vous pourrez ainsi suivre les actions à entreprendre et les partager, en contexte.

4. Adoptez une stratégie de gestion du temps

Avec la bonne stratégie de gestion du temps, vous céderez moins à la tentation de traiter plusieurs tâches à la fois et pourrez analyser précisément à quoi vous consacrez votre temps, ce qui vous aidera à vous focaliser sur le travail en cours. L'approche choisie dépendra de vos préférences de travail personnelles, mais voici quelques options envisageables :

• La technique Pomodoro : inutile de passer des heures à se focaliser intensément sur une tâche pour travailler efficacement ! Cette technique repose sur des sessions de travail de 25 minutes entrecoupées de pauses de cinq minutes. Elle permet de traiter une tâche à la fois et de réduire la fatigue intellectuelle.

• Le Time blocking : cette technique vise pour sa part à planifier tous les moments de sa journée, sans exception. Elle vous sera utile si vous souhaitez reprendre le contrôle de votre journée de travail et à comprendre comment vous utilisez votre temps.

• Le Timeboxing : ici, il s'agit de créer des blocs de temps. À l'occasion de chaque bloc, vous vous fixez pour objectif de réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps. Vous avez du mal à résister à l'envie d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de vérifier vos notifications à longueur de journée ? Optez pour cette méthode !

• « Eat the frog » ou « Avalez le crapaud » : cette méthode-ci consiste à réaliser la tâche la plus difficile de la journée avant toute autre tâche. En effet, selon l'adage souvent attribué à Mark Twain, mieux vaut accomplir dès le matin la tâche la plus pénible de la journée.

• Le principe de Pareto : également connu comme la règle des 80/20, ce principe affirme qu'environ 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes. En matière de productivité, on estime donc que certaines tâches ont bien plus d'incidence que d'autres, et que c'est sur ces tâches qu'il faut vous focaliser pour produire le maximum de résultats.

5. Faites passer votre bien-être avant tout

Enfin, dernière astuce pour être en mesure d'apporter toute l'attention nécessaire à votre travail, vous devez absolument prendre soin de votre santé, aussi bien physique que mentale. Un esprit sain dans un corps sain, et vous aurez les idées claires. Adieu le stress et le burn-out ! Si votre santé physique dépend évidemment de nombreux facteurs, vous pouvez d'ores et déjà appliquer quelques conseils fondamentaux : dormez suffisamment, accordez-vous du temps pour pratiquer une activité physique, mangez sainement et faites de courtes pauses tout au long de la journée. Une simple anxiété de fond peut vous gêner dans votre concentration ; dès que vous sentez monter le stress, faites une pause, échangez avec un ami, allez vous promener ou pratiquez la méditation consciente.

Et surtout, si vous avez des baisses de régime, ne vous en tenez pas rigueur ! Personne n'est à 100 % en permanence, notre attention fluctue au gré de la journée et de la semaine.

Rester concentré au travail avec l'IA Asana

L'intelligence artificielle devient un levier direct pour préserver vos plages de concentration. Au lieu de vous noyer dans le tri d'informations ou le suivi de tâches répétitives, vous déléguez ces charges cognitives à l'IA et réservez votre attention aux décisions stratégiques.

L'IA Asana génère des résumés automatiques de vos projets et propose des suggestions intelligentes de priorisation des tâches. Vous accédez en quelques secondes au contexte essentiel, sans parcourir des dizaines de mises à jour, ce qui protège vos blocs de travail profond.

Les AI Teammates, agents IA autonomes intégrés à Asana, prennent en charge les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée : relances, mises à jour de statut, affectations automatiques. Vous récupérez ainsi un temps précieux pour les activités qui exigent votre pleine concentration. Le Studio IA vous permet également de créer des workflows personnalisés sans code, adaptés aux besoins spécifiques de votre équipe.

FAQ - Tout savoir sur la concentration au travail

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes sur la concentration au travail.

L'essentiel à retenir pour rester concentré au travail

La concentration n'est pas un trait de caractère, c'est un système que vous pilotez activement. Vous avez désormais les clés pour agir sur chaque levier : neutraliser les déclencheurs de distraction dans votre environnement, clarifier vos priorités quotidiennes, adopter une méthode de gestion du temps alignée sur votre rythme cognitif et préserver votre bien-être pour maintenir vos capacités attentionnelles sur la durée.

L'IA vient aujourd'hui renforcer ce dispositif en absorbant les tâches répétitives et les charges de coordination qui fragmentent traditionnellement les journées. Vous pouvez ainsi consacrer votre énergie mentale aux décisions et aux créations qui génèrent une réelle valeur.

En combinant ces leviers, vous transformez votre attention en avantage compétitif. Chaque heure reconquise sur les distractions se traduit en livrables de meilleure qualité, en décisions plus rapides et en équipes plus engagées. Passez à l'action pour maximiser votre productivité et celle de vos collaborateurs.