L’équipe technologie RH et paie de loanDepot gère environ 5 000 collaborateurs répartis sur plus de 200 sites aux États-Unis. L'équipe simplifie les processus RH, soutient les partenaires des RH et aide l'entreprise à gérer des transitions commerciales complexes, telles que son introduction en bourse en 2021 et l'adaptation de l'organisation due aux changements survenus sur le marché en 2022.

L'équipe utilise Asana pour simplifier les processus RH et fournir au personnel un accès rapide aux informations de manière sécurisée et conforme aux règlements. Avec des opérations plus fluides, le personnel des RH peut se concentrer sur le soutien aux collaborateurs au lieu de rechercher des données ou d'effectuer du travail manuel. Les équipes de loanDepot utilisent Asana comme espace de travail central pour collaborer de manière interfonctionnelle dans les domaines du recrutement, des avantages sociaux, de la paie, de l'informatique, de la conformité et du leadership. Grâce à ces gains d'efficacité, l'équipe RH peut mener à bien un nombre croissant de projets et d'audits, ainsi que mettre en œuvre des changements de personnel complexes avec clarté et confiance.

Asana nous aide à travailler plus rapidement et à consacrer notre temps et notre énergie aux relations avec les collaborateurs plutôt qu'aux tâches répétitives.

David Magana, directeur des opérations RH

Documentation conforme SOX et stockage des informations

L'équipe technologie RH et paie partageait le travail entre de nombreux outils de gestion de projet. Ils ont décidé de centraliser le travail sur une seule plateforme et ont choisi Asana, car elle est facile à utiliser et hautement personnalisable. Ainsi, plusieurs équipes allaient pouvoir l'utiliser pour leurs processus.

Mike Wartenberg, vice-président technologie RH et paie, a également apprécié la capacité d’Asana à fournir aux dirigeants et aux partenaires interfonctionnels un aperçu des délais et des dépendances, ainsi qu’une visibilité sur les audits et la sécurité pour la conformité SOX. Mike déclare : « En tant que société anonyme par actions, nous devons afficher nos chaînes d'approbation pour la conformité réglementaire. Asana nous aide à le faire. » KPMG a approuvé l’utilisation d’Asana par loanDepot avec authentification unique via Azure pour des niveaux supplémentaires d’authentification et de sécurité.

Je recherchais la personnalisation et la simplicité. Le cadre de base d’Asana est simple et explicite, et nous avons pu mettre en place des mécanismes supplémentaires pour différentes fonctions et processus.

Mike Wartenberg, vice-président technologie RH et paie

Transformer loanDepot grâce à des équipes RH coordonnées

Aujourd’hui, les programmes RH de loanDepot sont centralisés sur Asana, avec des automatisations, des informations facilement accessibles et des étapes définies pour garantir que les processus sont exécutés correctement. Tout cela aide le personnel RH à gagner du temps, et ses membres peuvent ainsi regagner l’énergie qu’ils dépensaient pour le travail manuel et la consacrer au travail stratégique. 

Équipe technologie RH : gestion des demandes RH en libre-service

L’équipe technologie RH, qui supervise plusieurs plateformes et systèmes, notamment Asana et Workday (le système RH de base de loanDepot), a utilisé Asana pour gérer la mise en œuvre du projet pour les processus en libre-service liés aux demandes et approbations RH. Avant Asana, l'équipe s'appuyait sur les e-mails et les approbations verbales. Aujourd'hui, elle dispose de processus en libre-service permettant aux responsables de soumettre des modifications de poste pour leur équipe et de demander des effectifs, et aux collaborateurs de mettre à jour les informations dans les systèmes RH, comme les données relatives aux avantages sociaux.

Un projet Asana sert d'espace de travail où les équipes interfonctionnelles telles que la sécurité, le recrutement et la paie peuvent recevoir et traiter les demandes entrantes. Chaque demande est associée à une tâche Asana, créée à partir de différents modèles personnalisés en fonction des processus des différentes équipes. Les demandes progressent dans le tableau de bord du projet, de Nouvelle à En cours, puis à Terminée.

Le leadership dispose d'une excellente visibilité sur toutes les demandes RH. Dysiree Villalvazo, responsable technologie RH, a déclaré : « Asana nous a permis de mener à bien nos projets beaucoup plus rapidement, sans que personne ne les gère à temps plein. »

Asana facilite la formation polyvalente. Nous pouvons afficher le processus étape par étape d’une configuration ou d’une tâche car elle se trouve sur Asana : pas besoin de repartir de zéro à chaque fois.

Dysiree Villalvazo, responsable technologie RH

Asana pour les audits

Une fois que loanDepot est entré en bourse, ses audits sont devenus plus complets et leur fréquence a augmenté. Asana aide l'équipe à répondre aux audits en stockant un historique permettant de savoir qui a effectué les tâches, quand et comment.

Par exemple, lorsque Dysiree configure un nouveau groupe de sécurité dans Workday, elle accède à la tâche Asana de la demande pour saisir les notes de la tâche, importer des captures d’écran et attribuer des sous-tâches. La tâche indique quel collègue a terminé l'approbation, la configuration, la production, etc. Plus tard, si un audit demande des informations sur ce groupe de sécurité, Dysiree peut utiliser la recherche avancée d’Asana pour trouver la tâche et répondre rapidement aux questions.

Asana nous permet de sécuriser les processus et la documentation RH prioritaires grâce à l'authentification unique, ainsi que de respecter les règles en vigueur pour les sociétés anonymes par actions.

Mike Wartenberg, vice-président technologie RH et paie

Équipe opérations RH : mise en œuvre de projets hautement prioritaires

L'équipe opérations RH utilise Asana pour gérer les opérations prioritaires telles que les changements de personnel, ainsi que les processus quotidiens tels que l'intégration des collaborateurs, les tests de conformité et l'organisation des ressources permanentes des collaborateurs.

L'équipe opérations RH utilise un projet Asana pour planifier et coordonner des groupes en interne, notamment la direction, les relations publiques, les partenaires commerciaux RH et une société de conseil tierce. L'équipe a conçu un processus de bout en bout sur Asana, qui comprend des étapes pour communiquer avec les collaborateurs et suivre les changements liés à la paie, à l'accès aux systèmes avec le service informatique et aux mises à jour des données dans Workday.

David Magana, directeur des opérations RH, a déclaré : « Nous avions besoin d'un processus traçable et bien documenté pour les projets RH, avec de nombreuses dépendances et étapes pour différents responsables et collaborateurs, avec la confirmation que les collaborateurs avaient reçu les bons messages et que nous avancions conformément au calendrier. Asana nous a paru être l'outil idéal. »

Séquençage et automatisation sur Asana pour une communication rapide avec les collaborateurs

Pour communiquer les changements RH à venir, chaque collaborateur associé dispose d'une tâche Asana correspondante qui contient toutes les informations uniques nécessaires. Ces changements sont suivis alors qu'ils passent par une série d'étapes représentées par des sous-tâches, et attribuées au personnel des RH. Lorsque l’étape 1 de la séquence est marquée comme terminée (par exemple, une discussion avec le responsable actuel du collaborateur), les règles Asana attribuent automatiquement l’étape 2 au prochain membre de l’équipe RH responsable, et ainsi de suite. Les étapes ont déclenché des actions pour la paie et le service informatique, tout en transmettant stratégiquement les communications dans toute l'entreprise.

L’organisation de toutes les informations liées au changement sur Asana permet de limiter les interventions, car les membres de l’équipe RH peuvent regarder la tâche d’un collaborateur, comprendre les subtilités de la situation et proposer un soutien individuel instantané sans avoir à chercher d’informations. David déclare : « L'opérationnalisation de ce processus sur Asana nous a aidés à récupérer du temps pour les communications humaines et à nous assurer que nous gérions les changements du mieux que nous le pouvions du point de vue des relations avec les collaborateurs et de la conformité. »

Offrir une supervision de la conduite du changement au leadership et synchroniser les équipes RH

Les différentes étapes des initiatives sont représentées par différents projets Asana, qui sont tous reliés à un portefeuille principal et à un tableau de bord. Le leadership peut voir la progression du déploiement dans les divisions et les données importantes sont capturées dans des champs personnalisés sur chaque tâche des collaborateurs, ainsi que les informations, les communications et la progression.

Le fait d'avoir une séquence claire d'étapes avec des notifications automatisées a aidé les équipes RH à mettre en œuvre les changements de manière coordonnée. « Ce qui aurait pu prendre quelques heures avec notre processus précédent (communiquer le statut, dire aux équipes RH quand exécuter une tâche) est maintenant instantané », explique David. « Étant donné que les statuts d’achèvement étaient sur Asana, nous n’avions pas à les suivre manuellement, nous savions précisément ce qu’il fallait transmettre aux différentes équipes et nous nous sommes conformés aux éléments opérationnels en temps opportun. »

Avoir un endroit central pour gérer toutes les informations sensibles, les communications et la progression nous a permis de consacrer plus de temps à l'aspect humain et interpersonnel de notre évolution organisationnelle et a donné de la visibilité à notre leadership sur l'avancée du processus.

David Magana, directeur des opérations RH

Donner au personnel RH les moyens de servir les collaborateurs

loanDepot prévoit d’automatiser davantage de processus RH avec Asana, de développer des processus supplémentaires en libre-service et d’intégrer Asana aux systèmes RH de base. L'équipe technologie RH et paie continuera à soutenir les partenaires commerciaux des RH en explorant de nouvelles efficacités et optimisations sur Asana, en s'efforçant de mettre en place une infrastructure transparente pour aider le personnel des RH à mieux servir les collaborateurs de loanDepot et, par conséquent, à aider davantage de clients à réaliser leur rêve d'accession à la propriété. 

Les automatisations d’Asana me rassurent sur le fait que chaque étape de chaque initiative essentielle à l’entreprise sera exécutée correctement. Rien ne passe entre les mailles du filet. Tout le monde sait clairement qui travaille sur quoi, pour quand et où se situent les dépendances.

David Magana, directeur des opérations RH