Análisis de brechas

La plantilla de análisis de deficiencias de Asana ofrece un proceso estructurado y repetible para mejorar tu planificación estratégica. Está diseñada para ahorrar tiempo, establecer coherencia y fomentar la colaboración dentro de tu Equipo.

Esta plantilla te ayuda a identificar las brechas de habilidades, los problemas de rendimiento y las necesidades del producto al organizar tus hallazgos en categorías y prioridades claras. Garantiza que todos estén alineados con la visibilidad compartida de los objetivos, los obstáculos y los próximos pasos.

Esta plantilla también permite la colaboración en tiempo real, ya que te permite asignar tareas, ajustar planes y actuar de inmediato en función del análisis de datos. Al hacer esto, puedes crear tu hoja de ruta más rápidamente, aclarar las prioridades clave y abordar cualquier brecha que pueda estar impidiendo tu éxito.

¿Quién se beneficia con esta plantilla de análisis de brechas?

En Asana, recurrimos al análisis de deficiencias cuando llega el momento de recalibrar. Ya sea que nos dirijamos a un nuevo ciclo de planificación o abordemos un desafío específico del equipo, nos ayuda a evaluar qué funciona, qué no y qué debe cambiar. Al comparar nuestro desempeño actual con el resultado deseado, podemos centrar nuestra energía en el trabajo que tiene el impacto más significativo.

Sin embargo, para realizar un análisis de brechas se requiere un enfoque estructurado y un seguimiento constante. Ahí es donde entra en juego la plantilla. Las plantillas de análisis de deficiencias simplifican el proceso de configuración, mantienen a todos alineados dentro de un solo espacio de trabajo y facilitan la conversión del análisis de datos en acción. Para los equipos ocupados, usar una plantilla estándar de análisis de deficiencias elimina la fricción del análisis y les da tiempo para concentrarse en resolver las deficiencias.

Una plantilla de análisis de brechas es ideal para:

• Equipos de Estrategia de Negocios que necesitan una forma repetible de coordinar a las partes interesadas y convertir el análisis de datos en prioridades y planes a largo plazo.

• Jefes de Recursos Humanos que desean estandarizar los análisis de las brechas de habilidades y facilitar que los diferentes equipos evalúen y actúen en función de las necesidades de capacitación mediante un marco compartido.

• Equipos de marketing que buscan ejecutar análisis de brechas de contenido y revisiones de SEO sin tener que reconstruir su flujo de trabajo cada vez.

• Jefes de Producto que buscan identificar rápidamente las brechas del producto y asignar pasos concretos a los miembros del equipo o a las partes interesadas.

• Jefes de operaciones que necesitan un formato estructurado para capturar los flujos de trabajo actuales y futuros e identificar ineficiencias, a menudo junto con un plan de asignación de recursos.

• Equipos de servicio al cliente que desean diagnosticar problemas de servicio, descubrir patrones en los tickets de asistencia y mejorar la satisfacción del cliente con planes de acción claros y fáciles de seguir.

Por ejemplo, una marca de comercio electrónico podría usar la plantilla para identificar brechas en su experiencia de pago al comparar las tasas de abandono del carrito actuales con los puntos de referencia. Un equipo de SaaS podría analizar los datos de uso para identificar las funciones infrautilizadas y alinear su hoja de ruta con las necesidades del cliente.

¿Por qué usar la plantilla de análisis de deficiencias de Asana?

Si no comprenden qué es lo que falta o qué es lo que no funciona bien, los equipos a menudo basan la toma de decisiones en conjeturas. Esto lleva a prioridades perdidas, esfuerzos duplicados y una ejecución inconsistente.

La plantilla de análisis de deficiencias de Asana le ofrece a tu equipo un lugar único para dar seguimiento a lo que funciona y lo que requiere atención. Agiliza la realización de análisis de deficiencias para que puedas detectar rápidamente los problemas, comprender sus causas y decidir qué hacer a continuación.

• Define tu situación actual y los resultados deseados con tareas y subtareas estructuradas.

• Identifica las discrepancias de rendimiento y las causas raíz a través de comentarios y archivos adjuntos para capturar el contexto.

• Conecta cada tarea a tus objetivos inteligentes o indicadores clave de rendimiento (KPI) con campos personalizados que dan seguimiento al progreso y al rendimiento.

• Delega responsabilidades mediante la asignación de tareas con fechas límite para asegurarte de que nada se pase por alto.

• Usar paneles para visualizar el progreso y las métricas sin cambiar de herramienta.

• Mejorar la satisfacción del cliente al identificar y resolver los problemas del servicio más rápido.

Con esta plantilla personalizable para análisis de deficiencias, puedes crear un plan de acción para cerrar la brecha entre tu situación actual y tus objetivos.

Cómo usar esta plantilla de análisis de brechas

Ya sea que estés buscando una plantilla de análisis de brechas de habilidades o una plantilla de análisis de brechas de contenido, esta opción personalizable puede satisfacer cualquier necesidad. Aquí tienes una guía paso a paso para aprovecharla al máximo

Paso 1. Duplica la plantilla y define el alcance

Comienza por duplicar la plantilla en Asana y asigna un nombre al proyecto para que todos entiendan su propósito. Usa un título claro como “Revisión de asignación de recursos del tercer trimestre” o “Brechas de contenido en redes sociales”. Luego, escribe una breve descripción que defina el alcance y los objetivos, incluido el equipo, el proceso o el flujo de trabajo que cubrirá el análisis.

Proporcionar contexto por adelantado le da dirección a tu Equipo y ayuda a evitar confusiones más adelante. Por ejemplo, un líder de Recursos Humanos puede establecer el alcance en torno a la incorporación de empleados o la capacitación técnica, mientras que un jefe de marketing puede centrarse en las brechas en la planificación de campañas. Ambos enfoques se benefician del mismo marco estructurado.

Paso 2. Capturar el estado actual y el deseado

Enumera el estado actual y el estado futuro deseado como tareas o secciones separadas en el proyecto. Considera usar marcos como FODA, PEST o McKinsey 7-S para descubrir los factores organizativos, operativos o culturales que definen tu estado actual. Estos marcos te ayudan a ver el panorama general antes de documentar los detalles.

El estado deseado debe ser igual de específico. Un equipo podría anotar “La incorporación de clientes tarda 12 días” en el estado actual y establecer el objetivo futuro como “La incorporación de clientes se finaliza en 5 días”. Los puntos de referencia claros facilitan la medición de la brecha y la definición del éxito.

Paso 3. Identificar y categorizar las brechas

Compara el estado actual con el estado deseado para identificar dónde se están quedando cortos el rendimiento, los recursos o los procesos. Divide estas brechas en categorías como necesidades de capacitación, ineficiencias de procesos o limitaciones tecnológicas. Esto hace que los grandes problemas sean manejables y te ayuda a asignar responsables.

Para conectar este análisis de datos con tu contenido o estrategia de SEO, puedes usar una plantilla de investigación de palabras clave para descubrir brechas de contenido vinculadas a las necesidades de tu público objetivo.

Por ejemplo, un equipo de Recursos Humanos descubrió que el 40 % de sus representantes de soporte carecían de habilidades técnicas para la resolución de problemas. Al etiquetar esto como una brecha de capacitación, prepararon el escenario para acciones específicas que abordan directamente el déficit. La categorización garantiza que tu Equipo aborde los problemas de manera sistemática, en lugar de adivinar por dónde empezar.

Paso 4. Determina las causas raíz

Una vez que identifiques las brechas, profundiza para comprender por qué existen. Usa lluvias de ideas, diagramas de espina de pescado u otros métodos colaborativos para descubrir las causas raíz. Registra el análisis de datos en los comentarios o conecta herramientas como Lucidspark para documentar el análisis.

El análisis de causa raíz evita las correcciones superficiales. En el caso del equipo de Recursos Humanos, descubrieron que las descripciones de trabajo poco claras y la incorporación insuficiente contribuyeron a la falta de habilidades técnicas entre los empleados. Comprender el “por qué” garantiza que tus acciones resuelvan los problemas en lugar de enmascararlos.

Paso 5. Crear y asignar acciones pendientes

Convierte tu análisis en tareas específicas y prácticas. Asigna cada elemento a un responsable, establece una fecha de entrega y prioriza en función de la gravedad o el esfuerzo. Usa los campos personalizados de Asana para dar seguimiento a detalles como la gravedad de la brecha, el esfuerzo estimado o el impacto esperado.

Continuando con el ejemplo de Recursos Humanos, el equipo creó tareas para desarrollar un módulo de capacitación y actualizar las descripciones de los puestos. Asignar la responsabilidad convirtió los hallazgos generales en pasos prácticos, dejando en claro quién era responsable de cerrar cada brecha.

Paso 6. Dar seguimiento al progreso y perfeccionar

Usa paneles e informes visuales en Asana para dar seguimiento a cómo se cierran las brechas a lo largo del tiempo. Compara los resultados reales con tus objetivos y puntos de referencia para medir el progreso. Ajusta los recursos, reasigna a los responsables o perfecciona los cronogramas cuando los resultados no se alineen con las expectativas.

Los equipos que revisan sus análisis con regularidad descubren qué funciona y qué debe mejorarse. Por ejemplo, un equipo de Recursos Humanos descubrió recientemente que el 40 % de sus representantes de Atención al Cliente carecían de habilidades técnicas para la resolución de problemas. Establecieron un objetivo de “competencia técnica”, identificaron las causas raíz (falta de capacitación, descripciones de trabajo poco claras) y asignaron acciones (módulo de capacitación, actualización de la definición de roles).

Este tipo de seguimiento y perfeccionamiento garantizó que su plantilla de análisis de deficiencias se mantuviera actualizada.

Tipos de análisis de brechas y cuándo usarlos

Los diferentes tipos de análisis de brechas resuelven varios desafíos. Estos son algunos que puedes ejecutar con esta plantilla:

• Análisis de las deficiencias de habilidades: los equipos de Recursos Humanos lo utilizan para comparar las habilidades de los empleados con lo que se necesita para los roles actuales o futuros. Úsalo al contratar para nuevos roles, diseñar programas de aprendizaje y desarrollo y realizar evaluaciones de desempeño.

• Análisis de brechas de contenido: ayuda a los equipos de marketing a identificar el contenido faltante o de bajo rendimiento. Úsalo para crear estrategias de SEO, calendarios de contenido o para intentar aumentar el tráfico y el compromiso.

• Análisis de brechas de producto: utilizado por los equipos de producto y UX para encontrar brechas de funciones o capacidades. Usa una plantilla de análisis de brechas de producto para la planificación estratégica, el análisis de los comentarios de los usuarios o el análisis de la competencia.

• Análisis de brechas de rendimiento: evalúa las métricas de rendimiento actuales en comparación con los puntos de referencia esperados. Úsalo al revisar los KPI del equipo, descubrir ineficiencias operativas o establecer nuevos OKR.

• Análisis de brechas de mercado: evalúa las necesidades no satisfechas de los clientes o las áreas desatendidas por la competencia. Úsalo al lanzar nuevos productos, explorar la expansión o refinar una estrategia de salida al mercado (GTM).

• Análisis de brechas de la competencia: ayuda a identificar cómo se compara tu oferta con la de la competencia en cuanto a funciones, servicios o precios. Úsalo al comparar productos o servicios para descubrir ventajas o riesgos del mercado.

• Análisis de brechas de palabras clave: encuentra palabras clave para las que tus competidores se posicionan y tú no. Úsalo al crear o refinar una estrategia de contenido orgánico.

• Análisis de brechas de enlaces de retroceso: muestra qué sitios de alta autoridad se vinculan con tus competidores pero no contigo. Úsalo al planificar campañas de divulgación o fortalecer la autoridad de SEO.

• Análisis de brechas de SEO: combina SEO técnico, palabras clave y análisis de datos de contenido para mejorar la visibilidad de la búsqueda. Úsalo cuando realices una auditoría de SEO o renueves tu estrategia digital.

Consejo: Un análisis FODA es un complemento útil para un análisis de brechas. Usa el análisis FODA para identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de alto nivel. Luego, ejecuta un análisis de brechas para convertir ese análisis de datos en acción. Por ejemplo, si tu análisis FODA destaca una amenaza de competidores emergentes, tu análisis de brechas puede identificar las capacidades que faltan y desarrollar un plan para abordarlas.

Mejores prácticas para un análisis de deficiencias efectivo

Prepara a tu equipo para el éxito con estos consejos comprobados:

• Sé específico. Los objetivos poco claros conducen a brechas poco claras. Define cuál sería el resultado exitoso.

• Usa puntos de referencia. Compara con los estándares de la industria o los mejores resultados internos.

• Involucrar a las partes interesadas desde el principio. Alinea las expectativas y obtén la aceptación desde el principio.

• Documenta los supuestos. Da seguimiento a los datos en los que basas tus conclusiones sobre las brechas.

• Priorizar por impacto. No todas las brechas son iguales. Céntrate en las que bloquean los resultados clave.

• Asigna la responsabilidad con claridad. Haz que cada acción pendiente se pueda dar seguimiento y que sea responsable.

• Revisa con regularidad. Revisa tu análisis de brechas trimestralmente para adaptarlo a los cambios en el alcance, el mercado o el rendimiento.

Funciones de Asana para un mejor análisis

Asana tiene decenas de funciones diseñadas para respaldar cada paso de tu flujo de trabajo, desde la planificación hasta la ejecución. Esta plantilla de análisis de deficiencias incluye varias herramientas que son particularmente útiles para organizar tu análisis y monitorear el seguimiento. Para obtener una lista finalizada, visita nuestra página de funciones.

• Campos personalizados: supervisa el rendimiento actual, los objetivos futuros y los niveles de prioridad en campos organizados y ordenables. Por ejemplo, usa un campo “Gravedad de la brecha” para calificar el impacto del 1 al 5.

• Hitos: identifica las fases clave de tu proceso de análisis de deficiencias y asegúrate de que tu equipo se mantenga alineado con el progreso, como “análisis finalizado” o “acción finalizada”.

• Paneles: visualiza las discrepancias, el progreso y los resultados en tiempo real con gráficos que destacan las tendencias de rendimiento.

• Objetivos: vincula los resultados de tu análisis de deficiencias con objetivos de negocios más amplios para mayor claridad y responsabilidad. Descubre cómo cada iniciativa respalda tu planificación estratégica.

• Formularios: estandariza la forma en que los miembros del equipo envían datos de rendimiento o comentarios sobre las brechas para reducir las inconsistencias y mejorar la visibilidad.

Integraciones recomendadas

Asana se integra con cientos de otras herramientas, lo que permite que tu equipo se mantenga enfocado sin cambiar de plataforma. Aquí hay varias integraciones que pueden mejorar tu análisis y facilitar la colaboración. Puedes explorar más opciones en el Directorio de aplicaciones de Asana.

• Power BI: sincroniza los KPI y las métricas clave para un análisis y una presentación más profundos. Ideal para informes de liderazgo y resúmenes del progreso.

• Lucidspark: úsalo para lluvias de ideas visuales, mapeo de recorridos o análisis de causa raíz junto con el seguimiento estructurado de tareas en Asana.

• Hojas de cálculo de Google y Documentos de Google: importa métricas de rendimiento y puntos de referencia externos para fundamentar tu análisis. Ideal para cargar KPI trimestrales o auditorías de terceros.

• Slack: recibe notificaciones cuando las tareas se actualicen o finalicen en tu flujo de trabajo de análisis de deficiencias. Mantén a tu equipo alineado sin reuniones adicionales.

• Gmail: convierte los emails de las partes interesadas en acciones pendientes directamente en la plantilla. No pierdas el control de una solicitud o ciclo de comentarios.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de análisis de brechas