Plantilla para gestión de freelancers

Si trabajas con un equipo de freelancers, sabes lo difícil que puede ser mantener todo organizado. Debes enviar, recibir y proporcionar comentarios sobre las tareas asignadas, además de dar seguimiento a las facturas, controlar tu presupuesto y asegurarte de que los freelancers envíen el trabajo a tiempo. Con tantas variables con las que hacer malabarismos, es difícil tener una idea clara de quién está haciendo qué.

Pero no es necesario que sea tan complicado. Con una plantilla para gestión de freelancers, puedes dar seguimiento y ejecutar el trabajo en un lugar central. 

¿Qué es una plantilla para gestión de freelancers?

Una plantilla para gestión de freelancers es una guía reutilizable que te ayuda a asignar, recibir y realizar un seguimiento del trabajo de los autónomos. Presenta toda la información que debes tener en cuenta a la hora de gestionar un equipo de freelancers, como lo que has asignado, lo que está en progreso y quién está trabajando en qué. 

Cada vez que inicies un proyecto que involucre a freelancers, puedes simplemente copiar tu plantilla, completar la información requerida y poner en marcha tu iniciativa. No es necesario que empieces de cero ni que te preocupes por la posibilidad de olvidarte de información importante. En cambio, todo está dispuesto para ti. 

Los beneficios de una plantilla digital para gestión de freelancers

La gestión de freelancers no involucra solo organizar el trabajo por tu lado, también debes asegurarte de que los freelancers puedan ver y enviar fácilmente sus tareas. Si creas tu plantilla para gestión de freelancers con un software de gestión de proyectos, tú y tu equipo de freelancers podrán colaborar fácilmente. No solo puedes ver en qué está trabajando cada uno, sino que los trabajadores freelance también pueden ver exactamente de qué son responsables y cuándo deben entregar su trabajo. Incluso pueden adjuntar el trabajo finalizado directamente a las tareas en tu plantilla, en lugar de enviarlas por email o una herramienta separada.

Con una plantilla digital para gestión de freelancers, puedes hacer lo siguiente:

• Agilizar tu flujo de trabajo y colaborar directamente con trabajadores independientes en una ubicación central.

• Obtener una vista panorámica de todo el trabajo asignado entrante y saliente. 

• Ver actualizaciones en tiempo real a medida que los freelancers finalizan y envían el trabajo. 

• Agregar responsables de las tareas y fechas de entrega para que no haya confusión sobre los plazos o las responsabilidades. 

• Adjuntar documentos de Google como briefs del trabajo asignado, documentos del alcance del trabajo y trabajo finalizado directamente a las tareas.

• Organizar el trabajo según el responsable, la fecha de entrega, el estado, el tipo, el mes de facturación y más. 

• Notificar automáticamente a los freelancers cuando asignes o actualices una tarea. 

Qué incluir en una plantilla para gestión de freelancers

La gestión exitosa de freelancers se basa en la organización y la comunicación. Necesitas un sistema para dar seguimiento al trabajo asignado a cada freelancer, no solo para que sepas cuál es su carga de trabajo, sino para que los freelancers también la puedan ver. 

La mejor forma de hacerlo es creando una sección en tu plantilla para cada freelancer. Luego, cuando asignes el trabajo, agrega tareas a la sección respectiva de cada miembro del equipo para que quede claro en qué deberían estar trabajando. 

También puedes crear columnas para dar seguimiento a información adicional sobre cada tarea, como por ejemplo:

• La descripción del trabajo asignado.

• La fecha de entrega del trabajo asignado.

• El tipo de trabajo asignado (por ejemplo, los escritores pueden trabajar en artículos, descripciones de productos o *landing pages*). 

• El estado del trabajo asignado, como “sin iniciar”, “en progreso” o “entregado”.

• El mes de facturación del trabajo asignado, para dejar claro cómo deben facturar los freelancers por el trabajo. 

Una vez que hayas finalizado el diseño de tu plantilla, agrega funciones adicionales para crear un flujo de trabajo claro para tu equipo. Por ejemplo, agrega subtareas a las tareas individuales para aclarar cuáles son los pasos que tu equipo debe dar antes de finalizar el trabajo. Si tienes un equipo de escritores independientes, el trabajo puede incluir la creación de un primer borrador, la revisión del trabajo y la publicación en WordPress.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

• Verificación. La verificación permite dejar comentarios específicos y concretos sobre las imágenes. Realiza anotaciones directamente en imágenes y archivos PDF para que tu equipo sepa exactamente qué debe hacer para finalizar su trabajo. Luego, da seguimiento a esos comentarios en las subtareas para que ninguna acción se pase por alto. En última instancia, la verificación hace que el proceso de dar y recibir comentarios creativos sea más fluido y menos frustrante.

• Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones *ad hoc* hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Adobe Creative Cloud. Los equipos creativos trabajan mejor cuando se pueden enfocar en diseñar. Con la integración de Asana y Adobe Creative Cloud, los equipos creativos y de diseño pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para empezar a trabajar, recibir comentarios de revisores y de quienes aprueban, y entregar los trabajos finales sin salir de Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualiza las tareas nuevas, comparte diseños, integra enlaces para compartir de Adobe XD e incorpora comentarios hechos en Asana sin salir de Adobe Creative Cloud.

• Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

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