El Equipo de marketing es más eficiente y sabemos cuál es nuestra carga de trabajo: estamos alineados e integrados. Asana nos ayuda a ver nuestro calendario de campañas para que podamos realizar una menor cantidad de programas pero más grandes y ser estratégicos sobre las fechas de lanzamiento para maximizar el impacto en los ingresos.

Andrea Leon Trozak, directora sénior, Gestión de Programas

Cómo Asana ayuda a Genesys a trabajar de forma más inteligente

Optimización de la producción de marketing a gran escala

Los flujos de trabajo de asignación directa de Asana liberaron a los jefes de proyecto para que se centren en la planificación estratégica y la optimización de procesos. Ahora, el liderazgo puede visualizar el progreso de los Equipos hacia los objetivos y puede reunir recursos en torno a iniciativas de alto ROI. Además, los especialistas en marketing regionales pueden ver las campañas que están por finalizar y aprovechar los activos para sus campañas locales. 

Más tiempo para trabajos de mayor impacto

Antes de Asana, las solicitudes provenían de diferentes lugares y el Equipo de producción dedicaba demasiado tiempo a trabajo que no estaba en sus cola de solicitudes pendientes oficial. 

Ahora, la PMO de marketing ya no es responsable de clasificar el trabajo asignado directamente, y las solicitudes por email o chat han disminuido notablemente. El equipo de Marketing ahorra mucho tiempo administrativo, más de 140 días laborales al año, gracias a más de 350 envíos de Formularios y 2600 reglas de automatización activadas cada mes.

Los Formularios ayudan a los especialistas en marketing a iniciar el trabajo más rápido

• Para enviar una solicitud a Marketing, los empleados de Genesys completan un formulario de Asana con sus necesidades y los detalles del entregable para los equipos de producción.

• Según el tipo de solicitud (por ejemplo, una campaña, servicios creativos, un webinar, un video o una publicación en redes sociales), las reglas de Asana las asignan automáticamente al tablero de Asana del Equipo adecuado. 

Las automatizaciones dirigen el trabajo a los equipos correctos 

• Las solicitudes pequeñas se asignan directamente al equipo apropiado, que luego clasifica sus propias tareas entrantes. 

• Las solicitudes complejas que involucran una campaña de marketing integrada o un programa global se envían al Equipo de la PMO, ya que requieren la colaboración de diferentes servicios de marketing y partes interesadas.

Las personas usaban a regañadientes la plataforma de gestión de proyectos anterior, pero se quejaban y nunca podían entender la interfaz de usuario. Por lo tanto, la PMO y los equipos de servicios de marketing dedicaban demasiado tiempo a gestionar las tareas de las partes interesadas. Nuestra prioridad era hallar una aplicación fácil de usar que las partes interesadas pudieran aprender a usar rápidamente. Lo que nos llamó la atención de Asana fue la capacidad de usar metodologías ágiles. La flexibilidad para personalizar las vistas de los proyectos es una gran ventaja.

Andrea Leon Trozak, directora sénior, Gestión de Programas

Alineación de las partes interesadas con una fuente de referencias

La plataforma de gestión de proyectos anterior del equipo de marketing era demasiado compleja, lo que dificultaba la participación de las partes interesadas en el trabajo y obligaba a los jefes de proyecto a hacer malabares con más de 50 proyectos cada uno. 

Asana brinda a los equipos un espacio centralizado para dar seguimiento al trabajo de la campaña, lo que mejora significativamente el compromiso de las partes interesadas y reduce los “pormenores del trabajo”, es decir, el trabajo de coordinación que se realiza en torno a los proyectos estratégicos.

Las conversaciones, el contexto y el trabajo se capturan en un solo lugar

• Cada Equipo de servicios de marketing de Genesys tiene un tablero de proyecto dedicado de Asana que sirve como cola de producción y se usa para dar seguimiento y gestionar los entregables con su equipo y las partes interesadas.

• Los comentarios dentro de las tareas garantizan que las conversaciones de las partes interesadas se produzcan en contexto con el trabajo.

• Los miembros del equipo comparten casi 4000 comentarios cada mes, lo que ha aumentado el compromiso de las partes interesadas y ha reducido la necesidad de cambiar entre el email y otras aplicaciones. 

Los procesos estandarizados ayudan a los equipos a colaborar

• El equipo de Marketing inicia muchos proyectos nuevos mediante plantillas, que se completan previamente con tareas para el trabajo clave que se deberá finalizar.

• Luego, estas tareas se agregan a varios proyectos para que estén en el Tablero de Asana dedicado de cada Equipo, lo que integra el trabajo en todos los grupos y, al mismo tiempo, permite que los equipos vean sus tareas en un solo lugar. 

Cómo conectar a los equipos globales con traspasos fluidos

SharePoint se utiliza en todo Genesys para la colaboración en archivos del equipo y el equipo de marketing utiliza Bynder como su sistema de gestión de activos digitales. El equipo de PMO necesitaba asegurarse de que los activos creativos y los archivos de origen se cargaran en Bynder sin que el equipo creativo tuviera que preocuparse por cargar los archivos dos veces. 

Con la API de Asana y Tray.io, el Equipo conectó estas aplicaciones y creó un flujo de trabajo unificado. 

Las automatizaciones agilizan la gestión de activos

• El equipo de Operaciones de Marketing diseñó un “disparador” automatizado en Asana mediante Tray.io para cargar automáticamente los activos creativos y los archivos de origen.

• Ahora, después de que un diseñador carga los archivos en SharePoint, pega el enlace en un campo personalizado en la tarea de Asana correspondiente. 

• Luego, el “disparador” envía los archivos de SharePoint a Bynder para que el Equipo de contenido los revise y termine de cargarlos.

Las Integraciones permiten traspasos más fluidos para las solicitudes de traducción

• Cuando sea necesario traducir los materiales a otros idiomas, el gerente regional de Campaña enviará una solicitud con los enlaces de Bynder necesarios. 

• El enlace requerido se agrega a un campo de Asana, lo que activa la automatización a través de Tray.io, que extrae los activos de Bynder y los entrega a la plataforma de proyectos de traducción del proveedor de traducción.

A medida que avanza la solicitud de traducción, su estado se sincroniza nuevamente con la tarea de Asana desde la plataforma de traducción del proveedor para que el gerente regional de campañas pueda hacer un seguimiento del progreso.

Una de las principales ventajas fue ofrecer a los profesionales del marketing opciones personalizables que les permitieran gestionar su trabajo de la manera más eficiente para su Equipo. Con Asana, pudimos reducir la frustración de los usuarios, aumentar la visibilidad del estado de los proyectos y dar al Equipo de PMO más tiempo para la optimización del flujo de trabajo y la gestión estratégica de los programas.

Candice Sanders, jefa sénior, PMO de Marketing

Ampliación de la organización de marketing con Asana, en lugar de con jefes de proyecto

Durante el primer año de uso de Asana, el equipo de la PMO aumentó la adopción por parte de las partes interesadas en un 400 %. En el futuro, el equipo continuará mejorando la excelencia operativa del departamento de Marketing con Asana para que puedan enfocar sus recursos en el crecimiento del negocio.