Indeed ahorra 300 000 dólares al año con un motor de Operaciones Creativas Globales con tecnología de IA

Destacados

Desafíos

• Rigidez del sistema: un entorno heredado que dependía de los desarrolladores hacía imposible que los equipos creativos pudieran iterar los flujos de trabajo en tiempo real.

• Fricción administrativa: la gestión de más de 1500 solicitudes en 28 idiomas generó una enorme carga de clasificación manual para los productores sénior y los analistas.

• Retraso en los informes: el liderazgo carecía de visibilidad en tiempo real de la capacidad productiva global, y los productores dedicaban 13 horas al mes a la búsqueda manual de datos para actualizar los estados.

Soluciones

• Descubrimiento automatizado de proyectos: AI Studio analiza los datos de recepción no estructurados para redactar automáticamente project charters técnicos y documentos de requisitos.

• Motor de clasificación inteligente: las reglas inteligentes dirigen automáticamente las solicitudes globales a 80 portafolios específicos y asignan códigos de trabajo en función de la región y el tipo de activo.

• Auditoría de marca autónoma: los compañeros de equipo de IA de Asana actúan como estrategas de contenido global y hacen que los activos localizados cumplan con las pautas de la marca en 28 idiomas en segundos.

Resultados

• Ahorro de 300 000 dólares en tiempo y aumento de la capacidad productiva en las funciones de globalización y análisis.

• Más de 1400 horas de alto nivel recuperadas anualmente al automatizar los project charters y el descubrimiento.

• Reducción del 42 % en la gestión manual de tickets para la agencia creativa global.

• Tiempo de entrega un 60 % más rápido desde la solicitud inicial hasta el proyecto activo al eliminar la definición manual del alcance.

Asana ha cambiado fundamentalmente la forma en que gestionamos las operaciones creativas a gran escala. Por primera vez, tenemos visibilidad en tiempo real de todos los flujos de trabajo creativos, desde campañas individuales hasta portafolios completos de programas. Esta transparencia nos ha permitido detectar patrones, resolver cuellos de botella con anticipación y tomar decisiones más rápidas y mejor informadas.”

Ganador: Premio Global AI Innovation Partner 2026

Este premio reconoce a Indeed por ir más allá de la simple automatización de tareas y adoptar un modelo de delegación cognitiva. Al usar AI Studio para gestionar las partes más exigentes mentalmente de la gestión de proyectos (el descubrimiento y la clasificación), Indeed ha creado un modelo global para la madurez de la IA.

Caso de uso 1: Descubrimiento automatizado de proyectos y definición del alcance técnico

Para los Equipos de Análisis de Indeed, la fase de descubrimiento de un proyecto era anteriormente un cuello de botella administrativo que requería mucha interacción. Los analistas sénior pasaban horas entrevistando a los participantes y redactando actas en borrador antes de que pudiera comenzar el trabajo concreto. Indeed resolvió esto al usar AI Studio para actuar como primer respondedor, automatizando la carga cognitiva de la reunión inicial del proyecto.

• Recepción de solicitudes con tecnología de IA: cuando una parte interesada envía una solicitud de datos a través de los Formularios de Asana, las reglas analizan instantáneamente el texto para extraer las fuentes de datos y los niveles de urgencia.

• Creación automática de la project charter: a medida que el proyecto pasa a la fase de descubrimiento, AI Studio revisa la solicitud y crea una project charter y un documento de requisitos técnicos en los comentarios.

• Priorización predictiva: la IA extrae el valor comercial y la complejidad técnica durante la recepción, lo que permite al equipo priorizar el trabajo pendiente según el ROI proyectado.

• Cambio de rol de autor a editor: los gerentes sénior de programas técnicos ahora comienzan con un alcance finalizado en un 70 % y un nivel de esfuerzo sugerido, lo que les permite centrarse en la validación estratégica.

El elemento más transformador es la fase de descubrimiento automatizada. Básicamente, hemos automatizado el tiempo de reflexión necesario para iniciar un proyecto. Esto ha reducido nuestro tiempo de entrega en un 60 % y permite que nuestro personal sénior actúe como editores estratégicos en lugar de recopiladores de datos.”

Caso de uso 2: Alineación autónoma de la marca con los compañeros de equipo de IA

Mantener la coherencia de la marca en más de 60 países y 28 idiomas es un desafío importante para un equipo creativo global. Indeed probó un compañero de equipo de IA, un estratega de contenido, para que actuara como auditor de marca autónomo y garantizara que el contenido localizado se alineara con los estándares globales sin ciclos de revisión manual.

• Auditoría global de la marca: el compañero de equipo de IA de Asana funciona como un auditor de la marca siempre activo, que hace coincidir el contenido localizado con las pautas globales en decenas de idiomas.

• Generación instantánea de briefs: el compañero de equipo analiza las necesidades específicas del mercado para generar briefs creativos en segundos, manteniendo la voz de Indeed a nivel mundial.

• Delegación cognitiva: al proporcionar al compañero de IA una memoria institucional profunda, Indeed ha pasado de la alineación manual de la marca con el mercado a un sistema automatizado de auditoría estratégica.

• Tiempo de producción recuperado: esta supervisión autónoma permite que los líderes creativos se centren en la innovación en lugar de revisar las traducciones y el cumplimiento de los activos.

Configurar un compañero de equipo de IA es menos como codificar una regla y más como capacitar a un colega. Con la IA generando borradores y auditando el contenido al instante, nuestro Equipo cambió el enfoque de la entrada de datos a la auditoría estratégica, lo que nos permitió pasar de la gestión del trabajo a la arquitectura de los resultados.”

Caso de uso 3: El motor global de operaciones creativas

La gestión de una agencia interna de más de 70 personas en 60 países y 28 idiomas generó una carga de coordinación significativa. Indeed reemplazó su rígido sistema heredado por un ecosistema automatizado de Asana y ahora es el equipo que más adopta la IA en la empresa.

• Recepción y clasificación dinámicas: un solo Formulario captura los requisitos para 61 códigos de trabajo diferentes. Luego, más de 18 reglas personalizadas dirigen el trabajo a uno de los 80 portafolios específicos según la región y el tipo de activo.

• Informes automatizados: los productores usan el estado inteligente para extraer datos en tiempo real de los campos personalizados y los hitos, y generan actualizaciones para los ejecutivos en segundos en lugar de dedicar horas a la extracción manual de datos.

• Memoria institucional instantánea: el equipo usa el chat de IA de Asana para consultar todo el dominio en busca de contexto histórico y encontrar en segundos las especificaciones de campañas globales anteriores.

• Gestión de la localización global: el alojamiento de tareas en varios proyectos permite que un solo activo esté en un proyecto de producción global y, al mismo tiempo, aparezca en portafolios regionales para que las partes interesadas puedan verlo.

No solo trasladamos nuestro trabajo a Asana; la usamos para eliminar los pormenores del trabajo. Al aprovechar el estado inteligente para automatizar la parte que más tiempo consume de las operaciones creativas, la minería de datos, ahorramos 13 horas al mes que ahora reinvertimos en la estrategia creativa.”

Conclusión

Antes de Asana, los equipos globales de Indeed enfrentaban un obstáculo creciente de clasificación manual y fricción administrativa. Al crear un sistema operativo impulsado por IA, la empresa ha logrado desvincular su producción organizacional de su personal administrativo. Esta arquitectura unificada garantiza que, a medida que Indeed amplía su alcance a más de 60 países, sus equipos creativos y de análisis permanezcan enfocados en la estrategia crítica para la misión de ayudar a las personas a encontrar un mejor trabajo. Para Indeed, la IA es el socio que se encarga de la coordinación para que las personas puedan ocuparse de la misión.