Fujitra está abordando cuestiones importantes desde el nivel gerencial hasta el operativo, como la creación de nuevos negocios, el aumento del crecimiento y la rentabilidad del negocio, la estandarización y optimización de los procesos, y la mejora del sistema de Recursos Humanos y del entorno de trabajo. ​Fujitsu eligió a Asana como la herramienta central para este proyecto. ​Hablamos con el Sr. Joju Fukuda, vicepresidente ejecutivo, director de experiencia del cliente y director de Información, quien lidera Fujitra, y con otros miembros que usan Asana a diario, sobre los antecedentes de la implementación y sus efectos.

Fujitsu está trabajando en la DX en toda la empresa para fortalecer su competitividad en la era digital

Fujitsu ofrece una amplia gama de servicios en el campo de la tecnología de la información y la comunicación (TIC), incluida la integración de sistemas, los servicios de TI, los servicios de red y los dispositivos electrónicos. ​En los últimos años, la compañía también se ha centrado en el desarrollo de servicios en la nube y tecnología de inteligencia artificial (IA), y ha impulsado la industria de las TIC a través de su experiencia y tecnología innovadora.

El proyecto de DX de Fujitsu para toda la empresa, “Fujitra”, tiene como objetivo mejorar la eficiencia operativa y crear nuevo valor al promover la digitalización dentro de la empresa. ​Este proyecto se basa en el propósito de la empresa de “aportar confianza a la sociedad y hacer que el mundo sea más sostenible a través de la innovación” para convertirse en una empresa adecuada para una era que cambia rápidamente. ​Los esfuerzos y logros de Fujitra han contribuido en gran medida al desarrollo de sus propias soluciones y servicios, y su misión es resolver problemas sociales como un socio de DX confiable para los clientes mediante el uso de tecnología digital basada en la experiencia real.

Fujitra está dirigida por el CDXO (director de Transformación Digital) y CIO, el Sr. Fukuda, quien es el líder del proyecto, y promueve la “participación plena” al tiempo que toma la iniciativa con todos los miembros de la gerencia. ​Se han establecido DXO (responsables de DX) en los principales departamentos, empresas del grupo y países y regiones en el extranjero. ​Hemos creado una comunidad de alrededor de 60 DXO, y All Fujitsu ha establecido un sistema que, en general, es el mejor para trabajar en equipo.

El Sr. Fukuda, quien dirige Fujitsu, dijo: “La función de Fujitsu es centrarse en diversas posibilidades, como la tecnología, la TI, los datos, las aplicaciones para teléfonos inteligentes, las redes sociales internas y la optimización de costos a través de la estandarización de los procesos de negocios, y transformarlas en proyectos para que el grupo global pueda trabajar en conjunto entre departamentos para promoverlos”.

Superar las limitaciones de dónde y cuándo trabajas para aumentar la productividad un 40 %

Fujitsu ha establecido el objetivo de aumentar la productividad por empleado en un 40 % durante tres años como parte de su plan de gestión a mediano plazo que comenzó en abril de 2023. ​El objetivo final es aumentar las ganancias y los resultados comerciales al aumentar la productividad. ​Para lograrlo, es esencial que los empleados puedan dedicar más tiempo y energía al trabajo estratégico que deben realizar.

Como puerta de entrada a la transformación, estamos implementando Asana a nivel mundial en todos los departamentos y regiones, lo que fortalece al Equipo y nos permite superar las diferencias horarias. ​Incluso si estamos físicamente distantes, podemos construir una relación de confianza más que nunca antes. ​Creemos que se producirán diversos cambios y evoluciones en todas las áreas, como dejar en claro quién hará qué y para cuándo, y poder consultarnos entre nosotros según sea necesario, lo que en última instancia permitirá lograr un aumento del 40 % en la productividad.

Sr. Fukuda

El Sr. Fukuda también se refirió a la reciente difusión de las herramientas digitales y dijo: “En mi vida privada, puedo chatear fácilmente y usar las redes sociales para mantenerme al día con conocidos a los que no he visto en años. ​En una era así, es probable que muchas personas se pregunten si usar el correo electrónico para comunicarse con otras personas en el ámbito empresarial mejorará la productividad”.

El Sr. Fukuda dice que la razón por la que se interesó en Asana fue que las empresas con sede en Silicon Valley, en la costa oeste de los Estados Unidos, la estaban adoptando una tras otra.

Fujitsu, al igual que las empresas de Silicon Valley, se enfrenta a una intensa competencia y a una alta rotación de empleados, por lo que necesitamos eliminar los prejuicios personales. ​Escuché que esas empresas estaban adoptando Asana como su herramienta estándar y pensé que esta herramienta era la correcta.

Sr. Fukuda

Estructuración del trabajo y transmisión del conocimiento. ​Asana respalda la toma de decisiones basada en datos

El Sr. Fukuda mencionó varios beneficios de usar Asana. ​Una es la “estructuración exhaustiva”. ​En lugar de comenzar a trabajar de manera imprecisa, es importante primero comprender el panorama general e identificar las tareas que deben priorizarse. ​Por ejemplo, es necesario comprender estructuralmente toda la información necesaria para el proyecto, como las tareas a priorizar durante las horas de trabajo del día, la relación entre las tareas, como el hecho de que el siguiente proceso no se puede mover a menos que se finalice el proceso anterior, y las fases que requieren la acción de otras personas.

El Sr. Fukuda dice que Asana estructura y visualiza el proceso de trabajo de forma natural, lo que le permite aumentar la confianza y la productividad y, al mismo tiempo, eliminar el desperdicio.

La comunicación con mi secretaria, que solía hacer por email y chat, se ha simplificado con Asana. ​Las prioridades de las tareas están organizadas y el progreso se puede ver de un vistazo. ​Al reducir las conversaciones innecesarias y facilitar la alineación de mis ideas con mi secretaria, puedo gestionar las tareas sin estrés. ​Mejorar la confianza y maximizar el rendimiento entre dos personas es definitivamente una ventaja.

Además, el hecho de que todos puedan ver el progreso de las tareas también ha mejorado la eficiencia de todo el Equipo. ​Osamu Yuzuki, gerente de la oficina del CIO en la sede de la plataforma de sistemas digitales, dijo: “Los equipos que usan Asana a menudo descubren que el tiempo dedicado a los pormenores del trabajo, como preparar documentos, informar a los superiores y asistir a reuniones, se reduce en aproximadamente un 30 %. ​Creo que esto se debe a que las tareas de los empleados se visualizan y pueden ejecutarlas correctamente”.

El segundo beneficio es la “herencia de conocimiento y experiencia”. ​Los estilos de trabajo eficientes en departamentos y equipos, especialmente los estilos de trabajo de los miembros de alto rendimiento, se convierten en bibliotecas y se implementan para otros miembros. ​Asana te permite compartir, copiar y usar formas eficientes de realizar un trabajo específico, así como plantillas que son útiles al comenzar un trabajo. ​Es posible formalizar el conocimiento y la experiencia a nivel de organización e implementarlos en toda la empresa.

La facilidad de uso de Asana también ha sido muy bien calificada. ​Ta Ishibashi, CIO de la Oficina de la Sede de la Plataforma de Sistemas Digitales, dijo: “Fujitsu tiene muchos departamentos, y hubo situaciones en las que la transparencia de los cronogramas se redujo debido a esfuerzos complejos, pero ahora estamos usando Asana para mejorar la gestión de tareas para cada departamento. ​Uno de los aspectos atractivos de Asana es su UI/UX. ​Tiene un mecanismo integrado que te permite concentrarte en tu trabajo, y la interfaz de usuario es ligera y divertida, lo que facilita su uso para personas de todos los niveles ”.

También se fomenta la toma de decisiones basada en los datos. ​El Sr. Fukuda dijo: “El mundo actual se basa en los datos. ​Lo importante es visualizar las cosas objetivamente desde la perspectiva de los datos. ​Por ejemplo, puedes confirmar de manera lógica y objetiva que el Equipo B es más productivo que el Equipo A, o a qué tareas has estado dedicando demasiado tiempo recientemente. ​Los datos que siempre se muestran en Asana facilitan la búsqueda del estilo de trabajo ideal para ti y tu organización”, explicó el Sr. Fukuda.

Difundir los efectos positivos al permitir que los empleados trabajen a su manera

Fujitsu ha experimentado varios beneficios al usar Asana, pero la clave para maximizar estos beneficios en el futuro es la adopción generalizada de Asana. ​El Sr. Fukuda dijo: “Actualmente, miles de personas la están usando, pero creo que el efecto se maximizará en toda la organización solo cuando llegue a decenas de miles de personas. ​Solo tiene sentido si todos la usan”.

Además, creemos que se puede obtener un efecto sinérgico al mejorar la “calidad” de uso en paralelo. ​Para transmitir mejor el “conocimiento” y la “experiencia”, es necesario compartir excelentes plantillas y bibliotecas. Por lo tanto, perfeccionar la forma de usarlas dentro de los departamentos y equipos a través del uso diario conducirá a la máxima utilización del “conocimiento” y la “experiencia”.

También planeamos fortalecer nuestra colaboración con los datos y las tecnologías digitales para mejorar aún más la eficiencia. ​Por ejemplo, también exploraremos enfoques que combinen los datos y la tecnología más reciente, como la IA que detecta y señala problemas con el progreso del trabajo y la RPA que se conecta automáticamente al siguiente proceso cuando se finaliza una tarea en Asana.

El Sr. Fukuda concluyó diciendo: “Muchas personas no creen que 'quieran trabajar'. ​El trabajo es un medio de vida, y lo ideal es poder realizarlo de manera eficiente en poco tiempo y con el menor estrés posible. ​Y el objetivo final es poder dedicar energía al propósito original, al disfrute y a la gratificación. ​También creo que ayudarnos mutuamente traerá los beneficios y la alegría de pertenecer a una empresa. ​Transmitir y proponer esta idea a los clientes generará oportunidades de negocio, lo que constituye un buen ciclo. ​Queremos crear esos efectos positivos”.

Poder hacer el trabajo que quieres hacer es el primer paso hacia el bienestar. ​En Fujitsu, aspiramos a lograrlo a través de la promoción de Fujitra, y al conectar a los equipos centrados en Asana, aspiramos a liderar un futuro positivo no solo para nosotros, sino también para la sociedad.