Outsourcing: Definition, Formen, Vorteile & Risiken

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen nicht mehr notwendig, für alle neuen Aufgaben direkt neue Mitarbeiter einzustellen. Dieser Prozess kann oftmals sehr langwierig sein, denn qualifizierte Arbeitskräfte einzustellen ist nicht gerade einfach am heutigen Arbeitsmarkt.

Stattdessen ist es in vielen Situationen vorteilhafter, diese Bereiche und Aufgaben auszulagern. Diesen Prozess nennt man auch Outsourcing. Im Outsourcing werden externe Freelancer, kleine Unternehmen oder auch große Konzerne mit Aufgaben beauftragt. Erfahren Sie hier mehr darüber, welche Formen von Outsourcing existieren und welche Vor- und Nachteile sich mit diesem Modell ergeben. Zudem erfahren Sie auch, wie Sie Ihr Outsourcing mit Asana managen können, indem Sie Aufgaben und Zuständigkeiten verwalten.

Was ist Outsourcing?

Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Aufgaben, Prozessen oder ganzen Unternehmensbereichen an externe Dienstleister. Der Begriff stammt aus dem Englischen und setzt sich aus "Out", "Source" und "Using" zusammen, wörtlich übersetzt: externe Quellen nutzen.

Die Gründe für Outsourcing sind vielfältig:

• Fehlendes Fachwissen: Ein Bereich erfordert Expertise, die intern nicht vorhanden ist.

• Kostenvorteile: Der interne Aufbau von Know-how wäre teurer als die externe Vergabe.

• Ressourcenmangel: Unternehmen möchten sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und lagern unterstützende Prozesse aus.

In Deutschland unterscheidet man grundsätzlich zwei Arten:

• Unternehmensinternes Outsourcing: Aufgaben werden an ein anderes Unternehmen des gleichen Mutterkonzerns übertragen.

• Unternehmensexternes Outsourcing: Die Leistungserbringung erfolgt durch ein vollständig externes Unternehmen, regional oder international.

In welchen Bereichen wird Outsourcing angewendet?

Unternehmen können nahezu alle Aufgaben auslagern. Besonders häufig betrifft es Bereiche, die zeitintensiv sind oder spezielles Fachwissen erfordern:

• Kundenservice: Bearbeitung von Anfragen über externe Callcenter

• IT: Support, Wartung oder Softwareentwicklung

• Kampagnen, Content-Erstellung oder SEO

• Lohnabrerechnung, Belegprüfung oder Jahresabschlüsse

Nehmen wir zum besseren Verständnis einfach ein Outsourcing Beispiel: Als Projektleiter sind Sie mit einem neuen Projekt beauftragt. Es geht um ein IT-Projekt: eine neue Software, die in wenigen Monaten auf den Markt kommen soll.

Hierbei gibt es viele verschiedene Dinge, die Sie berücksichtigen müssen. Von der Teamaufstellung und der Wahl der Projektmanagement-Methode bis hin zum Designen und Testen der Software fallen viele verschiedene Aufgaben an. Schlussendlich sollen Sie auch noch eine überzeugende Marketing-Kampagne liefern, welche einiges an Zeit in Anspruch nehmen würde.

Sie könnten hier in diesem Beispiel Ihr Team noch ausweiten und über einen Einstellungsprozess ein weiteres Mitglied für die Marketing-Kampagne gewinnen. Leider hat kein Mitarbeiter aus dem Marketingbereich genug zeitliche Ressourcen für dieses Projekt. Daher entschließen Sie sich dazu, eine Marketing-Agentur dafür zu beauftragen. Diese kümmert sich um die Erstellung der Kampagne und alle anderen Aufgaben, die für diesen Bereich anfallen können. Sie profitieren nicht nur vom Expertenwissen, sondern haben auch mehr Zeit, sich um die restliche Planung der Software zu kümmern.

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Wie bereits angesprochen, sind wichtige Gründe für das Outsourcing der zeitliche Mangel oder das fehlende Know-how im Unternehmen. Aufgrund eines Engpasses an Ressourcen wird auf externe Dienstleister zurückgegriffen.

Daneben spricht aber noch mehr für Outsourcing, selbst wenn Sie die zeitlichen oder fachlichen Kapazitäten zur Verfügung hätten:

• Qualitätsverbesserung: Meist kommt mit dem Outsourcing eine wesentliche Verbesserung der Qualität. Sehen wir uns dazu unser Outsourcing Beispiel noch einmal an. Selbst wenn Sie einen Mitarbeiter fürs Marketing hätten, können Sie sich sicher sein, dass ein spezialisierter Dienstleister wahrscheinlich bessere Ergebnisse liefern kann.

• Kostenersparnis: Unternehmen sind oft so stark auf Ihren Fachbereich spezialisiert, dass sie ihren Dienst kostengünstig anbieten können. So können Sie Kosten sparen und diese in anderen Bereichen einsetzen.

• Skalierbarkeit: Oftmals ist es innerhalb von Unternehmen schwierig, Prozesse schnell und souverän zu skalieren. Durch externe Dienstleister kann die maximale Leistung erreicht werden, wobei damit auch saisonale Schwankungen minimiert werden.

Wie Sie sehen, gibt es viele Faktoren, die für die Auslagerung von Aufgaben sprechen. Es wäre daher für alle Unternehmen ratsam, diese Möglichkeit zumindest in Erwägung zu ziehen.

Welche Formen des Outsourcings gibt es?

Je nach Umfang und Art der ausgelagerten Aufgaben unterscheidet man verschiedene Formen des Outsourcings:

Application Service Providing (ASP)

Das ASP beschreibt das Nutzen von spezialisierten Softwares, die von den Unternehmen genutzt werden können. Diese Softwares werden so zur Verfügung gestellt, dass diese nicht einmal auf den Rechnern installiert werden müssen. Auch Wartungen und Updates werden übernommen.

Business Process Outsourcing (BPO)

Mit diesem Begriff ist die Auslagerung von gesamten Unternehmensbereichen gemeint. Diese Ausgliederung wird oft für Bereiche wie etwa die Logistik, die Buchhaltung oder allgemein das Rechnungswesen angewendet. Hierbei kümmert sich die externe Agentur um den gesamten Zweig.

Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Beim KPO werden komplexe Aufgabenbereiche an Drittunternehmen ausgelagert. Dies kann etwa die Erstellung von Jahresabschlüssen sein, das Webdesign oder auch die Suchmaschinenoptimierung der Webseite. Diese Form wird insbesondere dann angewendet, wenn für die Aufgabe ein hoher Grad an Spezialisierung gefordert ist und es zu zeitaufwändig wäre, sich dieses Wissen intern anzueignen.

Outtasking

Das Outtasking ist sehr ähnlich zum KPO. Auch hier werden einzelne Aufgaben, die klar abgegrenzt sind, an externe Anbieter abgegeben. Dies kann etwa die Beantwortung von Kunden-Mails oder das Design der Homepage sein.

Out-Servicing

Das Out-Servicing stellt eine spezielle Form des BBO dar, bei der der Bereich des Kundendienstes vollkommen ausgelagert wird. Hierbei werden spezialisierte Callcenter damit beauftragt, sich um Kundenanliegen zu kümmern. Gründe dafür sind meist eine starke Kostenersparnis, vor allem dann, wenn ausländische Callcenter genutzt werden.

Offshore-Outsourcing

Wenn wir schon bei ausländischen Firmen sind, kommen wir auch gleich zum Begriff des Offshoring. Hierbei werden entweder Bereiche oder Aufgaben an Unternehmen im Ausland ausgelagert. Die Gründe hierfür sind, wie bereits angesprochen, die günstigeren Kosten, etwa bei der Produktion oder bei den Löhnen.

Outsourcing in der Praxis: Beispiele aus der Unternehmenswelt

In der Praxis lagern Unternehmen vor allem klar abgrenzbare Arbeiten aus, bei denen Geschwindigkeit, Fachwissen oder zusätzliche Kapazität gefragt sind. Je nach Branche und Unternehmensgröße sehen die konkreten Einsatzbereiche unterschiedlich aus. Hier einige der häufigsten Szenarien:

• Marketing: Eine externe Agentur übernimmt Konzeption, Umsetzung und Abstimmung einer Kampagne, von der Strategie bis zur Erfolgsmessung.

• Kundenservice: Ein externer Partner bearbeitet Anfragen nach festgelegten Prozessen und Servicezeiten, häufig über spezialisierte Callcenter.

• Buchhaltung: Wiederkehrende Aufgaben wie Lohnabrechnung oder Belegprüfung werden an spezialisierte Anbieter übergeben, die über das nötige Fachwissen verfügen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei Accor, Europas größtem Hotelkonzern, waren Kampagneninformationen über verschiedene Tools verteilt. Die Koordination zwischen internen Teams in vier Regionen und über 200 externen Agenturen war zeitaufwändig und fehleranfällig.

Durch die Zentralisierung der Zusammenarbeit mithilfe von Asana konnten alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten. Das Ergebnis:

• 96 % Effizienzsteigerung im Kampagnenmanagement

• 50 % weniger Meetings und E-Mails

• Über 500 Mitarbeitende und 200 externe Partner arbeiten heute auf der Plattform

Dieses Beispiel zeigt: Outsourcing ist besonders erfolgreich, wenn die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten zentral und transparent organisiert wird.

Outsourcing erfolgreich umsetzen: Schritt für Schritt

Damit Outsourcing im Alltag funktioniert, sollten Sie den Prozess klar aufsetzen. Entscheidend ist nicht nur die Wahl des passenden Dienstleisters, sondern auch eine saubere Vorbereitung im eigenen Unternehmen.

1. Bedarf analysieren: Definieren Sie genau, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen und wo die Grenzen der Verantwortung liegen. Prüfen Sie mit einer Kosten-Nutzen-Analyse, ob Outsourcing gegenüber einer internen Lösung tatsächlich einen Vorteil bringt.

2. Anforderungen festhalten: Halten Sie Erwartungen, Fristen, Freigabeprozesse und erwartete Arbeitsergebnisse schriftlich fest. Je präziser das Briefing, desto reibungsloser die Zusammenarbeit.

3. Dienstleister auswählen: Wählen Sie einen Anbieter, dessen Arbeitsweise, Verfügbarkeit und Fachkenntnisse zu Ihrem Bedarf passen. Methoden wie die Nutzwertanalyse können bei der Entscheidung helfen.

4. Gemeinsamen Arbeitsprozess einrichten: Stellen Sie sicher, dass interne Teams und externe Partner mit denselben Informationen arbeiten. Projektmanagement-Plattformen wie Asana ermöglichen es, Aufgaben, Zeitleisten und Verantwortlichkeiten an einem Ort zu bündeln.

5. Schrittweise einführen: Starten Sie mit einer klar abgegrenzten Pilotphase, sammeln Sie Rückmeldungen, und erweitern Sie die Zusammenarbeit erst danach.

Ein schrittweiser Rollout mit Schulungen und klaren Zuständigkeiten erleichtert die Einführung, besonders wenn externe Partner von Anfang an eingebunden werden. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel von Accor: Das Unternehmen führte Asana zunächst mit 300 Pilotnutzerinnen und -nutzern ein. Der Erfolg dieser ersten Phase sprach für sich. Daraufhin weiteten immer mehr Teams die Nutzung aus, bis heute über 500 Mitarbeitende und 200 externe Partner täglich auf der Plattform arbeiten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihr Projektmanagement unterstützt.

Welche Vor- und Nachteile hat Outsourcing?

Outsourcing bietet zahlreiche Chancen, bringt aber auch Risiken mit sich. Hier ein Überblick:

Vorteile

• Durch den Einsatz von externen Unternehmen kann eine wesentliche Kostensenkung erzielt werden.

• Das Risiko an Schwankungen wird ebenfalls deutlich minimiert.

• Die Qualität wird durch die Nutzung von spezialisierten Anbietern gesteigert.

• Gleichzeitig kann sich das Unternehmen auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren und damit das Gesamtprojekt qualitativ verbessern.

Nachteile

• Indem auf Outsourcing-Dienstleister vertraut wird, kann es dazu kommen, dass die Förderung der Expertise der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen nachrangig behandelt wird, was das Betriebsklima negativ beeinflussen könnte.

• Die Zusammenarbeit fordert oftmals einen intensiven Wissensaustausch. Als Unternehmen muss man bereit sein, womöglich auch sensible Daten mit Drittanbietern zu teilen.

• Durch den Vertrag mit dem Outsourcing-Partner begibt man sich in eine gewisse Abhängigkeit. So ist man einerseits zeitlich gebunden und hat eine gewisse Kündigungsfrist und andererseits setzt man darauf, dass das externe Unternehmen die Aufgaben ordnungsgemäß und rechtzeitig erfüllt.

Diese Fehler sollten Sie beim Outsourcing vermeiden

Viele Probleme beim Outsourcing entstehen nicht durch das Modell selbst, sondern durch unklare Absprachen. Wenn Erwartungen, Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig festgelegt sind, leidet die Zusammenarbeit schnell unter Verzögerungen und Missverständnissen. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Aufgaben zu ungenau beschreiben, sodass der Dienstleister nicht weiß, was genau erwartet wird

• Erfolgskriterien und Fristen nicht klar festlegen

• Zu viele Tools und parallele Kommunikationswege nutzen, die den Überblick erschweren

• Keine feste interne verantwortliche Person benennen, die als Ansprechpartner dient

• Dienstleister ohne sauberes Onboarding in laufende Arbeit einbinden

Klare Briefings und strukturierte Übergaben sind der Schlüssel, so behalten Sie die Kontrolle über Qualität und Termine.

Was bedeutet Outsourcing für Mitarbeitende?

Outsourcing verändert nicht nur Prozesse, sondern auch die tägliche Arbeit im Team. Bei sinnvoller Aufgabenverteilung können sich Mitarbeitende stärker auf fachliche, kreative und strategisch wichtige Themen konzentrieren, statt Zeit in operative Nebentätigkeiten zu investieren.

Damit dieser Effekt eintritt, brauchen Teams Klarheit. Wer intern zuständig bleibt, welche Entscheidungen extern getroffen werden und wie Übergaben ablaufen, sollte von Anfang an transparent sein. Fehlt diese Transparenz, entstehen schnell Fragen zu Rollen, Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten, und das kann das Vertrauen im Team belasten.

Binden Sie Ihr Team deshalb früh ein, erklären Sie den Zweck der Auslagerung, und sorgen Sie dafür, dass Wissen und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.

Outsourcing gezielt nutzen und Zusammenarbeit stärken

Outsourcing bringt vor allem dann echten Mehrwert, wenn Sie klare Aufgaben auslagern, Verantwortlichkeiten sauber festlegen und die Zusammenarbeit mit externen Partnern strukturiert steuern. So behalten Sie den Überblick über Fristen, Abstimmungen und Qualität, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.

Wenn Sie interne und externe Arbeit an einem Ort planen und nachverfolgen möchten, kann Asana Ihnen dabei helfen, Aufgaben, Zeitleisten und Zuständigkeiten zentral zu verwalten. Legen Sie jetzt los und gestalten Sie Ihre Outsourcing-Prozesse transparent und effizient.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Outsourcing

Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und Offshoring?

Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister, unabhängig vom Standort. Offshoring ist eine Sonderform, bei der Aufgaben gezielt ins Ausland vergeben werden, meist um Kosten zu senken.

Was bedeutet Outsourcing für die Arbeitsplätze im Unternehmen?

Gut geplantes Outsourcing ersetzt selten bestehende Stellen, sondern entlastet Teams, damit sie sich auf Kernaufgaben und strategisch wichtige Arbeit konzentrieren können.

Ist Outsourcing auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Ja, gerade kleine Unternehmen profitieren häufig von Outsourcing, weil sie nicht für jeden Fachbereich eigene Mitarbeitende beschäftigen können. Bereiche wie Buchhaltung, IT-Support oder Marketing lassen sich kosteneffizient an spezialisierte Anbieter übergeben.

Welche Risiken birgt Outsourcing und wie lassen sie sich minimieren?

Häufige Risiken sind Abhängigkeit, Datenschutzbedenken und Qualitätsverlust. Klare Vereinbarungen, definierte Verantwortlichkeiten und ein zentrales Projektmanagement-Tool helfen, diese zu minimieren.

Möchten Sie Ihre Outsourcing-Zusammenarbeit strukturiert und transparent gestalten? Legen Sie jetzt los mit Asana und behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten.