Die Obeya-Methode: Bedeutung, Vorteile und Einrichtung

Die heutige Geschäftswelt ist zunehmend von Komplexität geprägt. Immer mehr Informationen müssen bei Entscheidungsfindungen berücksichtigt werden. Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren, suchen Unternehmen und auch Projektleiter nach effizienten Methoden, die zur Unterstützung verwendet werden können.

Eine mögliche Herangehensweise ist die Verwendung von visuellen Darstellungen. Zahlreiche Projektmanagement-Methoden, wie zum Beispiel das Kanbanboard, setzen bereits auf dieses Prinzip. Denn durch die Visualisierung können Informationen übersichtlich dargestellt werden. Somit verhindern Sie, wichtige Informationen während des operativen Alltags zu übersehen.

Einer der beliebtesten Ansätze zur Visualisierung ist der Obeya-Raum. Mit dieser Methode können Sie die Herangehensweise an komplexe Prozesse wesentlich vereinfachen. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über Obeya. Wir zeigen Ihnen, wie die Methode funktioniert und welche Vorteile sie für Ihr nächstes Projekt bietet.

Was ist ein Obeya-Raum?

Ein Obeya-Raum (japanisch für „großer Raum") ist ein dauerhaft eingerichteter Projektraum, in dem alle strategischen Informationen – von Zielen über KPIs bis hin zu Hindernissen – visuell dargestellt werden. Teams nutzen ihn, um abteilungsübergreifend Informationen auszutauschen und fundierte Entscheidungen vor Ort zu treffen.

International ist die Methode auch als „Big Room" oder „War Room" bekannt.

Das Prinzip stammt aus der japanischen Automobilindustrie: Takeshi Uchiyamada nutzte es bei Toyota für die Entwicklung des Prius – des ersten Hybridfahrzeugs. Dank des Obeya-Ansatzes verkürzte Toyota die Entwicklungszeit auf unter 20 Monate, während vergleichbare Hersteller etwa 36 Monate benötigten.

Das Prinzip wurde im Anschluss durch die Obeya-Association weltweit bekannt. Heutzutage wird das Prinzip in zahlreichen Branchen angewendet. Viele Unternehmen nutzen die Methode der visuellen Darstellung, um einen Überblick über alle Informationen zu erhalten und dadurch fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Die Obeya-Prinzipien im Überblick

Die Obeya Association hat 11 Prinzipien definiert, die als Leitfaden für die erfolgreiche Umsetzung der Methode dienen. Diese Prinzipien prägen sowohl das Verhalten der Beteiligten als auch die Gestaltung des Raums.

Die 11 Obeya-Prinzipien lassen sich in drei Kategorien einteilen:

Zusammenarbeit und Kommunikation:

• Inklusivität: Alle relevanten Stakeholder werden einbezogen, unabhängig von Hierarchie oder Abteilung.

• Respekt: Unterschiedliche Perspektiven werden wertgeschätzt und gehört.

• Dialog: Offene Gespräche ersetzen einseitige Berichterstattung.

• Vertrauen: Psychologische Sicherheit ermöglicht ehrliche Kommunikation über Probleme.

Visuelles Management:

• Transparenz: Alle Informationen sind für alle sichtbar – Fortschritte ebenso wie Hindernisse.

• Faktenbasierung: Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten und Kennzahlen, nicht auf Vermutungen.

• Visualisierung: Komplexe Zusammenhänge werden grafisch dargestellt, um schnelles Verständnis zu ermöglichen.

Kontinuierliche Verbesserung:

• Alignment: Alle Beteiligten arbeiten auf gemeinsame Ziele hin.

• Nachhaltigkeit: Lösungen werden langfristig gedacht.

• Eigenverantwortung: Jedes Teammitglied übernimmt Verantwortung für seinen Beitrag.

• Entwicklung: Kontinuierliches Lernen und Anpassen ist fester Bestandteil der Methode.

Diese Prinzipien bilden das Fundament, auf dem ein erfolgreicher Obeya-Raum aufgebaut wird. Sie sind eng mit den Grundlagen des Lean Managements und dem Prinzip des Kaizen – der ständigen Verbesserung – verbunden.

Wie funktioniert die Obeya-Raum-Methode?

Für die Obeya-Methode benötigen Sie einen großen Raum, der genug Platz bietet, um alle notwendigen Informationen grafisch darzustellen. Dabei unterteilen Sie den Raum in fünf Bereiche, die sich am PDCA-Zyklus orientieren.

1. Raumgestaltung

Die Obeya-Methode dient dem Zweck, wichtige Daten und Fakten grafisch darzustellen. Damit Sie eine klare Struktur in den Raum bringen, sollten Sie diesen in fünf verschiedene Bereiche unterteilen. Diese orientieren sich stark am PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) und liefern so eine stabile Grundlage.

• Strategie: Der erste Bereich umfasst alle Informationen, die für die Gesamtstrategie wichtig sind. Dies umfasst sowohl die Strategie für Ihr Projekt als auch für das gesamte Unternehmen. Ergänzend dazu können Sie auch Erwartungen und Anforderungen von Stakeholdern näher erläutern.

• Wertschöpfung: Im Bereich der Wertschöpfung sollten Informationen, wie Portfolio-Funnels, Wertströme oder Roadmaps angezeigt werden. Diese geben einen Überblick über das aktuelle Projekt.

• Operatives Tun: In diesem Bereich befinden sich alle wichtigen Informationen, die das aktive Handeln betreffen und bei denen die Beteiligten gemeinsam Entscheidungen treffen. In diesem Bereich werden die aktuellen Fortschritte und Hindernisse im Projekt besprochen und sichtbar gemacht.

• Leistungsmessung: Der vierte Bereich befasst sich mit dem Thema „Performance". Dabei geht es um die Auswirkungen von bestimmten Handlungen anhand von Metriken. Im Fokus stehen die KPIs (Key Performance Indicator) oder auch Key Value Indicators.

• Problemlösung: Im letzten Bereich sollen aktuelle Probleme näher besprochen und gelöst werden.

Während der Obeya-Raum-Methode sollten die Teilnehmenden gemeinsam durch alle fünf Bereiche geführt werden. Dies garantiert, dass alle Beteiligten Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben. Dadurch können fundierte Entscheidungen im letzten Bereich, der „Problemlösung", getroffen werden.

2. Wahl der richtigen Tools

Bei der Obeya-Raum-Methode geht es darum, die Informationen, Zahlen und Fakten visuell darzustellen. Nutzen Sie daher verschiedene Hilfsmittel für die Raumgestaltung.

Im Bereich der Strategie ist es beispielsweise nur notwendig, Informationen aufzuzeigen. Dazu können Sie digitale Displays oder auch ausgedruckte Kopien nutzen.

Bei der Problemlösung hingegen ist es wichtig, dass die Beteiligten ihre Gedanken gemeinsam aufschreiben können. Nutzen Sie dazu ein Whiteboard oder ein Clipboard.

Auch für die Nachbereitung sollten Sie sich Gedanken zu den richtigen Tools machen. Für eine optimale Aufbereitung der Informationen nach dem Meeting empfehlen wir Ihnen eine Work-Management-Software wie Asana.

Mit Asana lassen sich alle Informationen zentral speichern und direkt in konkrete Aufgaben umwandeln. Sie können also die Informationen, die im Obeya-Raum gesammelt wurden, nutzen, um Aufgaben für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Mehr über unsere Software erfahren Sie hier:

3. Schulung der Mitarbeiter

Bevor Sie damit beginnen, Meetings in dem Obey-Raum abzuhalten, sollten Sie vorab noch die Mitarbeiter entsprechend schulen. Dazu kann es helfen, ein einleitendes Gespräch mit allen Beteiligten abzuhalten.

In diesem Gespräch sollten Sie näher darauf eingehen, wie der Raum aufgebaut ist und in welcher Reihenfolge sich die Beteiligten durch die verschiedenen Bereiche arbeiten sollten. Unterstützend dazu kann es auch hilfreich sein, Ihr Team in die Prinzipien des Lean Managements einzuschulen, da der Obeya-Raum auf dieser Methode basiert.

4. Regelmäßige Updates

Den Obeya-Raum werden Sie in der Regel für einen längeren Zeitraum nutzen. Daher sollten Sie darauf achten, die dargestellten Informationen stets aktuell zu halten. Sollte es zum Beispiel Veränderungen der Strategie geben, sollte dies aktualisiert werden.

Auch neue Status-Updates des Projekts sollten angeführt werden. Dadurch stellen Sie sich, dass sich die Beteiligten mit aktuellen Problemen auseinandersetzen.

Für welche Bereiche eignet sich die Obeya-Methode?

Der Obeya-Raum als Methode zur visuellen Darstellung von Informationen lässt sich für zahlreiche Bereiche einsetzen. Allgemein eignet sich diese Methode besonders gut für komplexe Projekte, die von Interdisziplinarität und Zusammenarbeit geprägt sind.

In den folgenden Absätzen finden Sie eine Auflistung möglicher Projekte und Aufgaben, in denen Sie von dieser Methode profitieren können:

• Forschung und Entwicklung: In diesem Bereich geht es darum, innovative zu entwickeln. Dies erfordert einen klaren Überblick über Daten, Kosten und Regulierungen. Ein Obeya-Raum kann dabei helfen, den Ressourcenbedarf und den Stand der Forschung zu visualisieren.

• Produktentwicklung: Auch in der Produktentwicklung werden Obeya-Räume regelmäßig verwendet. In diesem Bereich sind verschiedene Teams in ständigem Austausch miteinander. Dazu zählen Ingenieure, Designer und auch Fertigungsteams. Es kann daher hilfreich sein, diese Teams zusammenzuführen, um gemeinsam an Problemstellen zu arbeiten.

• Bauprojekte: Bauprojekte sind oft komplex und erfordern ein großes Maß an Koordination. Es ist leicht, hierbei den Überblick zu verlieren und wichtige Aufgaben zu übersehen. Auch hierfür kann die Obeya-Methode hilfreich sein. Sie können damit den Projektstatus und mögliche Herausforderungen übersichtlich visualisieren.

Selbstverständlich können Sie die Methode auch in anderen Bereichen verwenden, wie Krisenmanagement, Marketing und Prozessverbesserung.

Obeya digital umsetzen: So funktioniert der virtuelle Obeya-Raum

Traditionell ist der Obeya-Raum ein physischer Ort. Doch mit der zunehmenden Verbreitung von Remote- und Hybridarbeit setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Obeya-Lösungen. Ein virtueller Obeya-Raum überträgt die Prinzipien der visuellen Zusammenarbeit in den digitalen Raum.

Voraussetzungen für einen digitalen Obeya:

• Zentrale Plattform: Alle relevanten Informationen müssen an einem Ort zugänglich sein – von Projektfortschritten über KPIs bis hin zu offenen Aufgaben.

• Visuelle Dashboards: Digitale Boards und Dashboards ersetzen die physischen Wände und ermöglichen Echtzeit-Übersichten.

• Regelmäßige virtuelle Treffen: Der Rhythmus der Obeya-Sitzungen bleibt erhalten, auch wenn die Beteiligten remote arbeiten.

• Aufgabenmanagement: Beschlüsse und Maßnahmen werden direkt in konkrete Aufgaben mit klaren Verantwortlichkeiten umgewandelt.

Mit einer Work-Management-Plattform wie Asana können Sie die Kernprinzipien eines Obeya-Raums digital abbilden. Portfolios bieten den strategischen Überblick, Dashboards visualisieren den Projektfortschritt in Echtzeit und Aufgaben sorgen dafür, dass jede Entscheidung in konkrete Handlungsschritte übersetzt wird.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt Danone. Der globale Lebensmittelkonzern startete 2019 eine digitale Transformation an über 40 Produktionsstandorten in Europa. Mithilfe von Asana-Portfolios, Dashboards und Vorlagen steuert Danone heute die Einführung digitaler Prozesse standortübergreifend – mit globalen Kosteneinsparungen und standardisierten Programm-Rollouts. Erfahren Sie, wie auch Ihr Unternehmen komplexe Projekte digital steuern kann – Jetzt loslegen.

Welche Vor- und Nachteile hat die Obeya-Raum-Methode?

Die Obeya-Raum-Methode bietet klare Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Im Folgenden finden Sie beide Seiten im Überblick.

Mit Obeya komplexe Projekte erfolgreich steuern

Ob physisch oder digital – der Obeya-Raum hilft Teams, komplexe Projekte transparent zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen. Starten Sie Ihre nächsten Projekte mit Asana und bringen Sie die Obeya-Prinzipien in Ihren digitalen Arbeitsalltag. Jetzt loslegen

Häufig gestellte Fragen zum Obeya-Raum